醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性研究

鄧思建，鄔江濤

(重慶醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院設(shè)備處，重慶 400010)

隨著醫(yī)療設(shè)備的高速發(fā)展及現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的提升，醫(yī)療設(shè)備在臨床工作中發(fā)揮的作用越來越大，醫(yī)療設(shè)備檔案管理也在醫(yī)院檔案管理中占據(jù)著越來越重要的位置。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是從申請、論證、申購、驗收、使用、維修、報廢等環(huán)節(jié)對醫(yī)療設(shè)備全生命周期信息進行全程跟蹤管理，是醫(yī)療設(shè)備管理中的一個重要環(huán)節(jié)，也是設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的重要保障[1]。由于醫(yī)療設(shè)備更新速度日益加快，這對醫(yī)療設(shè)備管理，尤其是醫(yī)療設(shè)備檔案管理提出了更高的要求。

眾多學(xué)者及專家對醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題提出了各自的觀點。劉翠花[2]認為，當前的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度缺乏具體實踐方面的操作指導(dǎo)，且醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作漸趨復(fù)雜，較為滯后的信息化設(shè)備技術(shù)、非專業(yè)性的隊伍難以保證醫(yī)療檔案工作質(zhì)量。也有學(xué)者認為存在檔案管理資料不全、檔案管理制度不完善、檔案管理人員專業(yè)性不強等問題[3-4]。針對這些問題，馬建賓[3]認為，在后續(xù)發(fā)展中應(yīng)強化檔案管理意識，更加注重檢查與考核，加快管理信息化進程，明確職能權(quán)限，積極開展人員培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)，不斷完善檔案管理制度。針對當前存在的信息化管理水平不高等問題，有學(xué)者認為可采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合手持式平板設(shè)備，研制一套醫(yī)療設(shè)備維修管理器，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備故障的實時感知和監(jiān)控功能，輔助設(shè)備管理人員實現(xiàn)設(shè)備故障自動分析判斷。熊昌蓉等[1]應(yīng)用二維碼技術(shù)，生成設(shè)備資產(chǎn)標簽，并運用手機等智能終端對二維碼進行掃描，實現(xiàn)設(shè)備信息查詢、報修、報廢等操作，提高了工作效率，最終實現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備動態(tài)管理。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度現(xiàn)狀分析

近年來，在院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，本科對全院萬元以上的醫(yī)療設(shè)備檔案資料進行了整理，加強了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，利用醫(yī)療設(shè)備檔案對全院醫(yī)療設(shè)備進行全程監(jiān)督，取得了初步成效。作者結(jié)合現(xiàn)有學(xué)者的理論研究，將理論聯(lián)系實際，以重慶兒童醫(yī)院為例，簡要從醫(yī)療設(shè)備檔案流程化管理制度為視角，針對現(xiàn)有問題為后文的對策建議提供案例支撐[5]。

1.1醫(yī)療設(shè)備檔案流程化管理制度

1.1.1醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性原則 從申購、使用到報廢，整個過程都要對醫(yī)療設(shè)備進行建檔，包括醫(yī)療設(shè)備申購表、設(shè)備購置可行性論證報告、醫(yī)療設(shè)備裝備委員會論證過程；進口設(shè)備還需要市衛(wèi)生健康委員會批復(fù)、設(shè)備招投標過程、購銷合同、驗收報告、操作手冊、維保記錄、調(diào)撥、報廢；50萬及以上大型醫(yī)療設(shè)備還需要經(jīng)濟效益分析等[6-8]。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案方便管理者及時查找檔案資料，實時了解醫(yī)療設(shè)備各方面情況，在醫(yī)療設(shè)備的全生命周期中可發(fā)揮重要作用。

1.1.2醫(yī)療設(shè)備的購置 醫(yī)療設(shè)備在購置前由科室提交醫(yī)療設(shè)備申請表和醫(yī)療設(shè)備購置可行性報告，包括設(shè)備功能需求、技術(shù)需求、新技術(shù)新項目可行性報告、設(shè)備經(jīng)濟效益分析，設(shè)備檔案中要真實反映該設(shè)備對醫(yī)院經(jīng)濟收入及醫(yī)療水平的貢獻情況[9-11]。以本院磁共振為例，大型醫(yī)療設(shè)備的社會效益分析為設(shè)備的購置提供依據(jù)，從設(shè)備開機利用率、設(shè)備年時間利用率、設(shè)備年能力利用率和設(shè)備年有效利用率分析設(shè)備經(jīng)濟效益，綜合得出利用率均達到90%以上，說明本院磁共振設(shè)備已經(jīng)達到飽和，有必要新購磁共振設(shè)備。設(shè)備購置可行性由醫(yī)院醫(yī)療器械裝備委員會進行論證，設(shè)備論證體現(xiàn)了醫(yī)院購置醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)嚴謹、公正公開，也關(guān)系到醫(yī)院購置醫(yī)療設(shè)備的正確性，影響醫(yī)院購置醫(yī)療設(shè)備的成敗。醫(yī)療設(shè)備在招標時要充分論證供應(yīng)商和設(shè)備的資質(zhì)。供應(yīng)商資質(zhì)包括供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、法人代表授權(quán)書、銷售人員和送貨人員信息、資信材料等；設(shè)備資質(zhì)包含醫(yī)療器械注冊證、生產(chǎn)廠家資質(zhì)、授權(quán)、設(shè)備市場占有情況、與設(shè)備有關(guān)的檢驗合格證書、設(shè)備彩頁、技術(shù)手冊、使用手冊、醫(yī)療設(shè)備的系統(tǒng)配置參數(shù)、售后服務(wù)情況[12]。其中，從系統(tǒng)配置參數(shù)可以看出設(shè)備能否滿足醫(yī)院提出的醫(yī)療功能需求，這是重要的技術(shù)支撐材料。售后服務(wù)情況能真實反應(yīng)商家在設(shè)備進入醫(yī)院后對設(shè)備維護保養(yǎng)的應(yīng)急能力，體現(xiàn)在商家電話響應(yīng)速度、維修速度、對設(shè)備的巡查力度、售后服務(wù)態(tài)度等。這些材料均需要商家在參與投標時提供并保證其真實性，作為以后設(shè)備維護保養(yǎng)的依據(jù)[13]。

1.1.3醫(yī)療設(shè)備的合同簽訂與驗收 通過招標確定中標產(chǎn)品后，與供應(yīng)商簽訂銷售合同。合同是雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議，依法成立的合同受法律保護，一旦合同條款有弊于醫(yī)院，將對醫(yī)院造成重大的經(jīng)濟損失，簽訂合同必須嚴謹。合同條款要體現(xiàn)招標過程中醫(yī)院與商家協(xié)商的一切與設(shè)備有關(guān)的事宜。合同簽訂后由醫(yī)院檔案管理員、維修工程師、科室負責人和商家雙方共同進行設(shè)備安裝與驗收。驗收時主要查驗設(shè)備及附件的型號、數(shù)量、出廠編號、生產(chǎn)日期與合同中是否一致，開箱時觀察設(shè)備外觀的完好情況，通電后檢查設(shè)備是否正常運行，需進行醫(yī)學(xué)計量和質(zhì)量控制的設(shè)備要使用相關(guān)檢測設(shè)備進行檢測。設(shè)備驗收合格后，形成相關(guān)檔案資料并由檔案管理員進行歸納、整理、存檔[14-15]。

1.1.4醫(yī)療設(shè)備的使用、維修維護 科室使用醫(yī)療設(shè)備時建立設(shè)備使用記錄登記表及相關(guān)檔案，設(shè)備使用記錄登記表包括使用人員、使用時間、設(shè)備運行狀況、設(shè)備故障情況、使用人員簽字等信息，由檔案管理員定期進行收集歸檔[16-17]。醫(yī)院管理者和使用者可以通過設(shè)備使用情況記錄實時了解設(shè)備運行情況，分析設(shè)備使用效率。通過維修記錄登記表全程追蹤設(shè)備維修情況，質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備廠家進行維修后由檔案管理員對維修記錄進行歸檔，質(zhì)保期外的設(shè)備還需要簽訂維修合同。此外，需要定期進行計量和質(zhì)量控制的相關(guān)設(shè)備資料也要歸檔。維修維護資料是評價設(shè)備質(zhì)量好壞與廠家服務(wù)質(zhì)量的重要參考依據(jù)[18]。

1.1.5醫(yī)療設(shè)備的調(diào)撥和報廢 醫(yī)療設(shè)備的使用部門發(fā)生變更，需要對設(shè)備進行調(diào)撥處理時，設(shè)備檔案中應(yīng)有固定資產(chǎn)調(diào)撥審批表，并有相關(guān)設(shè)備調(diào)撥情況的記錄[19-20]。醫(yī)療設(shè)備的報廢是指對設(shè)備使用年限較長、無修理價值或技術(shù)淘汰的設(shè)備進行報廢處理。設(shè)備報廢檔案中應(yīng)包含有設(shè)備報廢申請表、維修工程師技術(shù)鑒定、醫(yī)院行政管理部門及領(lǐng)導(dǎo)的批示。

1.2醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點

1.2.1檔案資料收集不全 由于醫(yī)療設(shè)備檔案的收集貫穿于醫(yī)療設(shè)備全生命周期過程，任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都會造成資料的缺失，增加資料完整收集的難度[21-22]。檔案資料的收集不僅僅是檔案管理員的工作，更需要各臨床使用部門共同協(xié)作完成。

1.2.2檔案管理手段技術(shù)落后 目前醫(yī)院檔案管理大多停留在人工搜集、檢索階段，雖然計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，在醫(yī)院管理中得到廣泛運用，但醫(yī)療設(shè)備的檔案管理仍然停留在手工搜集資料、手工檢索資料階段，無形中增加了資料搜集和檢索的難度[23]。

1.2.3檔案管理員業(yè)務(wù)水平不高，管理意識不強 醫(yī)療設(shè)備檔案包含醫(yī)療設(shè)備全生命周期的所有信息，部分資料在設(shè)備使用過程中從未進行過檢索，管理人員的重視程度不高且缺少崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致其在管理工作具有一定的誤差性，甚至忽略部分資料的搜集，特別容易忽略醫(yī)療設(shè)備動態(tài)資料(包括設(shè)備運行情況、維修維保情況、設(shè)備調(diào)撥等)，造成檔案資料缺失[24]。

1.2.4檔案借閱制度不合理、不規(guī)范 由于缺乏科學(xué)的管理規(guī)范，醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在很多問題，借閱過程中的潛在問題也會被放大。閱覽檔案資料的環(huán)節(jié)不完善，大多醫(yī)院在其制度上都沒有統(tǒng)一管理借閱標準，這使得借閱的任性度很高，借鑒工作未發(fā)揮應(yīng)有的作用[25]。

2 關(guān)于完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的對策與建議

2.1加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的標準化管理 加強醫(yī)療設(shè)備檔案的制度化管理，制度建設(shè)是建好檔案管理工作的有力保障，醫(yī)療設(shè)備檔案管理要適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求，不斷完善有利于醫(yī)院發(fā)展和患者需求的檔案管理體系。醫(yī)院可根據(jù)自身的實際情況，以《檔案法》為依據(jù)，建立一套適合本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個環(huán)節(jié)有章可循。建立起標準化、正規(guī)化的檔案管理模式，確保設(shè)備正常使用，提高設(shè)備利用率，充分挖掘設(shè)備潛力，為醫(yī)院的醫(yī)、教、研工作提供可靠的保障[26]。醫(yī)院還需要加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識，用制度約束管理者，明確職責權(quán)限，嚴格考核制度，做到獎罰分明，責任到人，實施嚴格的責任管理[2]。加強醫(yī)療設(shè)備檔案的標準化管理，醫(yī)療設(shè)備的檔案貫穿于醫(yī)療設(shè)備從采購到報廢的全生命周期，對醫(yī)療設(shè)備檔案的標準化管理可以約束管理者對資料的搜集。標準化管理包括目錄分類、檔案編號，需要檔案管理者一一對應(yīng)搜集的資料與目錄，查漏補缺，保證資料的完整性，對搜集完整的資料進行編號歸檔，方便查找。除此之外，在建立醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中應(yīng)包含采購模塊、驗收模塊、檔案模塊、維修模塊、科室查詢模塊。從設(shè)備資料較為齊全的驗收階段開始建檔，驗收人員將資料錄入系統(tǒng)，檔案兼職管理員可從驗收模塊中將部分數(shù)據(jù)調(diào)至檔案模塊，歸檔后無法更改檔案信息，各臨床科室人員僅有查詢信息功能，以規(guī)避資料缺失或者錯誤的風(fēng)險。

2.2加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè) 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化指運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源整合和共享，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)可以大大提高工作效率，完善檔案搜集工作。信息化建設(shè)由醫(yī)院提出需求，開發(fā)適合醫(yī)院實際情況的計算機管理軟件系統(tǒng)。系統(tǒng)除了能夠滿足一般資料查詢外，還要具備一定的統(tǒng)計分析能力，如大型醫(yī)療設(shè)備效益分析，設(shè)備使用完好率分析等，為設(shè)備管理提供多樣化的信息服務(wù)?？衫梦锫?lián)網(wǎng)技術(shù)及二維碼技術(shù)等具體實現(xiàn)信息化管理[1,27]，將問題分版塊拆解，建立設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊、故障信息分析處理模塊、維修人員管理模塊和維修查詢分析模塊等四大板塊數(shù)據(jù)分析體系，實現(xiàn)“技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)”“數(shù)據(jù)反饋信息”“信息創(chuàng)造價值”及“信息實時跟蹤”的信息化動態(tài)監(jiān)控治理體系。

2.3加強人才培養(yǎng)力度 首先需要提高思想意識，加強檔案知識宣傳，提高檔案管理員的法律意識和業(yè)務(wù)意識，提高醫(yī)務(wù)人員對設(shè)備檔案知識的認識程度，提高各級人員對醫(yī)療設(shè)備檔案的重視程度，其次需要加強檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理是一向細致復(fù)雜、無名無利的工作，檔案管理員要具備吃苦耐勞的精神，養(yǎng)成嚴謹細致的工作作風(fēng)。同時，應(yīng)派遣檔案管理員定期參加專家講座，為其提供更多學(xué)習(xí)和提升的機會，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，進而提升檔案管理的質(zhì)量和效度[28]。

3 小 結(jié)

通過實踐證明，完整的醫(yī)療設(shè)備檔案能提高醫(yī)療設(shè)備管理的工作效率，為設(shè)備申購前的調(diào)研工作、設(shè)備招標采購提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，為設(shè)備維修維護提供技術(shù)支撐，在醫(yī)院運營中發(fā)揮著重要作用。隨著醫(yī)療設(shè)備技術(shù)的高速發(fā)展及醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)療設(shè)備管理部門應(yīng)及時掌握醫(yī)療設(shè)備市場的最新動態(tài)，為醫(yī)院發(fā)展拔得先機。醫(yī)療設(shè)備管理部門責任重大，任務(wù)艱巨，醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員除了掌握醫(yī)院現(xiàn)有設(shè)備資料以外，還需要盡可能掌握更多醫(yī)療設(shè)備發(fā)展的最新動態(tài)，為醫(yī)院采購新設(shè)備提供決策咨詢。