網(wǎng)絡環(huán)境下高校招標檔案信息管理的研究

朱潔 桂林理工大學資產(chǎn)管理處

引言：隨著社會科技的逐漸進步，高校的工作逐漸豐富。各類學科與領域的相互融合為高校的科研工作帶了新的機遇與挑戰(zhàn)。由此，在高?？蒲邪l(fā)展進步的過程中，相關(guān)設備的使用與購買就成為了高校日常工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)。近年來，基于高校成為科研發(fā)展的主要陣地，相關(guān)設備的招標工作和采購工作已然成為高校的一項周期性的工作。但是在高校的招標工作推進當中，仍然存在諸多問題。具體來說，在當前的高校招標體系當中，普遍存在工作量大、涉及面廣、任務繁重等現(xiàn)象[1]。相關(guān)工作人員在整個招標工作中需要處理大量的招標文件，同時還需要做大量的溝通與交流工作，才能保證招標工作的順利推進。另外，由于各個高校的科研領域不同、科研進展的階段不同，使得高校在采購相關(guān)設備時均存在一定的特殊性[2]。這就導致在高校的招標體系當中，并不能采用較為統(tǒng)一的招標工作模式去應對各個高校的招標工作，而是需要針對每次的招標工作進行詳細的論證與審核，才能保證高校招標工作的順利開展。而且，即便是針對同一所高校，基于科研領域的不同以及科研進度的差異，每次所需采購的設備也不盡相同。由此可以看出，在高校的招標工作推進的過程中，其工作程序、工作內(nèi)容以及工作環(huán)節(jié)都是較為復雜的。

在整個工作推進的過程當中，伴隨著招標工作也會產(chǎn)生數(shù)量較多的招標檔案信息。而對于數(shù)量較多的招標檔案信息的管理，也是高校需要面臨的重要問題。在傳統(tǒng)的高校招標檔案信息管理方式當中，高校主要采用紙質(zhì)文件立卷歸檔保存的方式將整個招標工作當中產(chǎn)生的文件進行保存并做記錄。但是隨著時間的推移，紙質(zhì)的招標文件則會出現(xiàn)紙質(zhì)易老化、基數(shù)龐大、占用空間大等弊端。所以針對上述問題，高校也在積極探索解決該類問題的辦法。目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來越多的信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸，同時各個主體也可以對相關(guān)信息文件進行下載與保存。所以，針對高校招標工作當中所產(chǎn)生的大量檔案信息，高?？梢赃x擇基于網(wǎng)絡環(huán)境下的電子信息存檔方式來解決當前高校招標檔案管理的諸多難題。

一、高校招標檔案信息管理的現(xiàn)狀與不足

（一）文件數(shù)量龐大且保存周期長

在當前的高校檔案信息管理系統(tǒng)當中，大部分檔案信息都是采用紙質(zhì)文件保存的方式，招標信息檔案同樣如此。但是在這種傳統(tǒng)的檔案保存模式下，紙質(zhì)文檔會表現(xiàn)出諸多不足。具體來說，紙質(zhì)文件很容易受到外界因素的影響，如存放環(huán)境中的溫度、濕度甚至是環(huán)境當中所存留的灰塵，都是影響紙質(zhì)文件保存的重要影響因素。而且，對于高校招標工作而言，其所涉及的相關(guān)部門較多，財務、監(jiān)察、設備、科研、資產(chǎn)等多個部門均需要參與其中[3]，由此而產(chǎn)生的部門檔案信息也十分豐富，而且檔案需要保存較長的時間，其中還包含了可公布文件與部分保密文件，這就要求高校針對招標工作的檔案信息管理進行合理有效的分類與整理，以保證高校招標檔案信息的高效利用。另外，隨著當前高校科研工作的愈發(fā)深入，高校的招標工作數(shù)量也呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，而在整個招標過程當中也會產(chǎn)生大量的招標文件，其歸檔、整合、保存、調(diào)取等工作的工作量也十分龐大。久而久之，越來越多的招標文件將會成為高校檔案管理的一大難題。因此，針對高校招標文件檔案的管理工作，如何改善當前紙質(zhì)招標文檔保存難且數(shù)量龐大的現(xiàn)狀，是當前高校亟待解決的問題。

（二）檔案管理不系統(tǒng)且復用率不高

在高校的招標檔案體系當中，針對一個招標周期所產(chǎn)生的檔案文件，高校對于其保存方式主要是以立卷保存的方式，但是針對完整招標過程中所產(chǎn)生的大量文件，歸檔系統(tǒng)并沒有對其作出詳盡的主體劃分。導致高校的招標檔案信息存在管理不系統(tǒng)、歸類不明確的情況出現(xiàn)。而且在目前的高校招標過程中，由于各部門之間的信息大多采取獨立保存的方式，招投標管理系統(tǒng)其設計定位局限于獨立的信息管理系統(tǒng)[4-6]。由此則會導致招標信息檔案整合困難。同時，由于招標檔案信息的數(shù)量較為龐大，且歸類整合并不明確。使得高校對于存檔的高校招標信息檔案難以有效利用，僅僅是將相關(guān)文件進行了存放，而并沒有對其內(nèi)容和體系進行有效的整合與歸納。從而也就難以形成符合高校自身的招標管理系統(tǒng)以及文件的基本模型。由此可見，在高校的招標工作當中，相關(guān)檔案文件的管理體系以及文件的復用率均存在較大不足。而且基于紙質(zhì)文件的限制，即便是對相關(guān)文件有一定的復用率，同樣也會因為紙質(zhì)文件的復用導致相關(guān)文件的損壞或是遺失，進而造成招標信息檔案不完整的情況。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下的高校招標檔案信息管理模式

在高校的招標過程中，需要涉及多個參與主體，其大致可以劃分為高校內(nèi)部各相關(guān)部門、招標產(chǎn)品供應商以及招標評審專家組三個部分。而上述三個主體在整個招標過程中均會產(chǎn)生較多招標檔案信息。這就需要高校對于各主體的各類招標信息檔案具有明確的劃分與整合，而且能夠?qū)崿F(xiàn)各類招標檔案的及時歸檔與有效利用。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)與電子科技的廣泛應用，高校的招標信息檔案已然能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理。而且目前高校也在積極探索基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標體系構(gòu)建。所以，面對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的高校招標檔案信息，如何構(gòu)建起現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理模式是當前高校需要重點關(guān)注的領域。

（一）高校內(nèi)網(wǎng)招標檔案信息管理模式

高校作為招標過程的主導者，其主要負責信息的匯總與整合工作。同時，參與招標工作的各個部門也需要在高校運行體系下推動招標工作的開展。而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，參與招標的各個部門可以通過高校所建立的招標系統(tǒng)實現(xiàn)信息的高效傳遞，并可以構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)的高校內(nèi)網(wǎng)招標檔案信息管理系統(tǒng)。在該檔案信息管理系統(tǒng)當中，高校各部門可以將自身涉及招標工作各個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵信息與重要文件按照高校所規(guī)范的固定模板進行整理后上傳至高校招標檔案信息管理系統(tǒng)，之后由高校檔案管理的相關(guān)工作人員對所上傳信息進行審核，審核通過后做好入檔工作。以此作為一份招標檔案信息的入檔流程。而在整個的招標過程中，高校各部門會產(chǎn)生較多的招標檔案信息，這就需要檔案信息管理人員具有較好的業(yè)務能力。同時，基于互聯(lián)網(wǎng)在文件傳輸?shù)谋憬菪砸约皩Σ僮髁鞒痰挠洃浶?，其可以幫助招標檔案管理人員實現(xiàn)檔案信息的及時有效整合。另外，在高校招標工作的內(nèi)網(wǎng)體系當中，招標檔案的管理工作可以與高校招標系統(tǒng)合并，形成信息傳輸與信息留檔的高效運行體系。以此來促進高校招標工作中高校內(nèi)部各部門的信息整合與使用效率。

（二）供應商招標檔案信息管理模式

在高校招標的過程中，設備供應商是該體系中十分重要的一個環(huán)節(jié)。其在高校招標過程的多個階段均會與高校招標的各個部門產(chǎn)生交集。同時，在供應商參與招標的過程中，其同樣也會產(chǎn)生諸多重要的招標檔案信息。具體可大致包括資格預審文件、招標文件、投標文件以及各類答疑及增補文件等。而上述文件屬于高校招標過程中較為重要的檔案信息，因此針對上述檔案信息的管理與使用是高校招標檔案工作的重要環(huán)節(jié)。因此，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校針對供應商的相關(guān)檔案可以通過構(gòu)建以高校為主導的檔案信息管理體系來實現(xiàn)供應商招標檔案的高效利用與及時歸檔。在針對供應商的招標檔案信息管理模式當中，互聯(lián)網(wǎng)作為供應商與高校之間信息傳遞的主要途徑，其能夠有效保證相關(guān)文件的及時記錄。同時，供應商還需要根據(jù)高校的要求，將招標相關(guān)文件進行上傳，以此來實現(xiàn)招標檔案的一致性與準確性。另外，針對供應商的招標檔案信息管理模式，高校也需要將該管理模式整合到高校的招標管理系統(tǒng)當中，使整個招標過程在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下實現(xiàn)信息的及時高效傳遞以及檔案的準確保存與應用。

（三）專家組招標檔案信息管理模式

在高校招標的過程中，專家組作為招標過程的權(quán)威評審組織，其評審意見與相關(guān)文件是高校招標過程中極其重要的檔案。在高校開展招標工作的過程中，專家組會根據(jù)自身的專業(yè)知識對招標的各方面展開合理的論證與分析，并最終給出專家組統(tǒng)一的意見，以此來保證高校招標工作的順利進行。但是在傳統(tǒng)的高校招標體系當中，專家組需要現(xiàn)場進行招投標的評審工作，這樣就導致專家組的成員受到了時間和地域上的限制，而且相關(guān)檔案也是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，需要檔案管理工作人員對紙質(zhì)文件進行保存。基于上述情況，在互聯(lián)網(wǎng)背景下的高校招標系統(tǒng)中，其能夠使專家組不再受到時間和地域上的限制，同時進行評審的相關(guān)檔案文件也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化傳輸，從而實現(xiàn)了專家組招標檔案信息的無紙化轉(zhuǎn)變。而涉及到專家組的招標檔案管理工作，高校則可以將專家組的組建、維護、信息完善等各項工作集中整合到高校的招標系統(tǒng)當中，使專家組的招標工作集中于某單一系統(tǒng)中來完成。另外，針對專家組所產(chǎn)生的招標檔案，高校也可以連同高校內(nèi)網(wǎng)、供應商以及專家組構(gòu)建高校招標系統(tǒng)下的檔案信息管理模式。以此來保證招標過程中的相關(guān)檔案能夠及時留檔、高效利用。

（四）基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標檔案信息管理模式

綜上所述，在高校招標過程中，檔案信息的建立與管理離不開招標工作的推進。所以高校招標檔案信息的管理需要與高校的招標工作體系同時運行才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的及時留檔以及招標工作的順利推進。因此，高?？梢越柚ヂ?lián)網(wǎng)逐步構(gòu)建基于網(wǎng)絡環(huán)境的高校招標檔案信息管理模式，并將該管理模式融入到高校的招標工作體系當中，以此來實現(xiàn)高校招標工作的一體化和數(shù)字化。圖1為基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標檔案信息管理模式。

根據(jù)圖1，我們可知，在高校招標工作推進的過程中，招標檔案的管理與招標工作是密不可分的。同時，無論是招標工作還是招標檔案的管理工作，都是以高校作為主導而展開的。同樣，在整個過程中，相關(guān)的信息、文件等都會集中到高校。另外，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，各主體之間檔案信息的上傳工作也都是基于招標系統(tǒng)來實現(xiàn)的。也就是說，在招標工作推進的過程中，相關(guān)的招標檔案信息整合工作也在同步跟進。

圖1 基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標檔案信息管理模式

三、網(wǎng)絡環(huán)境下高校招標檔案信息管理的機遇與挑戰(zhàn)

（一）電子檔案的定期備份與整合

隨著互聯(lián)網(wǎng)與高校招標工作的逐漸融合，文件的數(shù)字化進程也在逐步加快，基于該類情況，高校招標的電子檔案也在由紙質(zhì)化文件逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變。但是隨著電子檔案存檔體系的逐步形成，對于電子檔案的維護問題將會成為高校檔案管理的一個重要領域。具體來說，電子檔案是基于數(shù)字化設備得以保存的。而數(shù)字化設備的定期維護、折損等問題依舊需要關(guān)注。相對與紙質(zhì)化檔案，電子檔案的維護周期相對較長，且時間相對固定。因此，對于招標檔案信息的維護工作，相關(guān)工作人員就需要對電子檔案進行定期的備份，以保證檔案信息的安全。同時，為了保證電子信息的有效利用，相關(guān)工作人員也需要對其進行定期的整合歸類。

（二）電子檔案的認證問題

在當前高校招標的工作體系當中，雖然在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，招標的部分環(huán)節(jié)已然獲得了極大的便利，但是在檔案的留存以及相關(guān)文件的傳輸過程中。目前大多高校體系采用電子檔案與紙質(zhì)文件并行的模式。其主要目的是為了利用電子檔案與紙質(zhì)文件的對照保證文件信息的一致性和安全性。但是，上述工作不但沒有減輕各方的工作壓力，反而使各主體的工作更加復雜。所以，在高校的招標體系當中，電子檔案的認證問題已然成為當前高校急需重視的關(guān)鍵問題。而且廣泛利用能夠認證的電子檔案，既能夠減輕招標各主體的工作壓力，同時也能夠為高校提供更為便捷的檔案管理體系。