鐵路運輸企業(yè)基于物資系統(tǒng)的存貨核算管理改進建議

曾慧

（中國鐵路廣州局集團有限公司廣州機車檢修段，廣東廣州510850）

0 引言

當前，鐵路企業(yè)都基本建立了物資管理信息系統(tǒng)，此系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)是兩個不兼容的系統(tǒng)，但是隨著信息化要求的不斷提高，現(xiàn)存物資管理信息系統(tǒng)逐漸暴露出一些不足。為了鐵路企業(yè)更好地運營和管理，并與財務(wù)相結(jié)合，現(xiàn)將在實踐中發(fā)現(xiàn)的問題在此探討。

1 現(xiàn)狀概述

鐵路總公司物資管理信息系統(tǒng)中的存貨管理模塊包含單據(jù)審核、應(yīng)付賬款管理、應(yīng)收賬款管理、綜合查詢、核算設(shè)置、系統(tǒng)狀態(tài)控制六個方面的內(nèi)容。物資系統(tǒng)中存貨核算模塊的地位是非常重要的，系統(tǒng)中所有的業(yè)務(wù)都需要通過核算，才能形成財務(wù)票據(jù)。本模塊對業(yè)務(wù)部門或倉庫部門處理完成后的入庫單、出庫單、調(diào)撥單等各種單據(jù)進行審核處理、核算處理，最后生成與財務(wù)系統(tǒng)接口的財務(wù)信息。從而達到物資的采購信息、供應(yīng)信息、庫存信息及物資的各種動態(tài)信息與財務(wù)核算信息完全一致，達到賬、卡、物的數(shù)量、金額完全一致（見圖1）。

每月物資部門的管庫員將生產(chǎn)車間簽字確認并復(fù)核完成的出庫單和入庫單等的小票紅聯(lián)交到財務(wù)，材料會計對應(yīng)物資系統(tǒng)上的單據(jù)，同步審核紙質(zhì)和系統(tǒng)上的小票，表明材料的收發(fā)存情況。

每月物資部門的計劃員將材料發(fā)票整理完，附上賬單和入庫單匯總表交到財務(wù)報銷。材料會計根據(jù)上個月的估價清單加上當月的入庫信息，合并形成當月材料發(fā)票核對的excel 格式的基礎(chǔ)表格。根據(jù)計劃員提供的與發(fā)票對應(yīng)的入庫單匯總表，從基礎(chǔ)表格中篩選出與之對應(yīng)的需要核對的入庫信息，并整理成excel表格，與物資公司提供的材料發(fā)票清單的excel 格式的電子版進行核對，審核入庫的材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額等。審核無誤后，材料會計在物資系統(tǒng)上進行二次核對，逐條核對已報銷的入庫單，添加上對應(yīng)的發(fā)票號，表明發(fā)票報銷后，形成應(yīng)付賬款。

若材料小票收齊且審核無誤和發(fā)票核對完就分別解封下一個月份的物資系統(tǒng)的賬和結(jié)轉(zhuǎn)至下月。材料會計根據(jù)當月物資系統(tǒng)情況在財務(wù)系統(tǒng)中填制當月的財務(wù)憑證。

2 存在的問題

2.1 材料小票審核處理工作量大

在圖2 中可以看出，從2016年開始修車數(shù)量逐年劇增，2018年到達頂峰，2019年和2020年工作量趨于平穩(wěn)。物資系統(tǒng)中材料小票的記錄條數(shù)數(shù)量變化趨勢與修車數(shù)量趨勢相同。隨著成本核算要求的細分和修車工作量的增加，材料小票的數(shù)量日益增多，造成材料小票的審核工作量增大。雖然入庫單記錄數(shù)量占總的材料小票記錄數(shù)量比重不大，但是在材料發(fā)票報銷時，除去受春運、春節(jié)影響修車工作量少的年初兩個月，近3年來，每月除了要審核材料小票外，假設(shè)發(fā)票及時到達，平均每月還需核對上千條的已達入庫單。

2.2 物資系統(tǒng)中核對發(fā)票，重復(fù)勞動

物資部門的計劃員將材料發(fā)票交到財務(wù)，材料會計逐一審核完紙質(zhì)發(fā)票，還要到物資系統(tǒng)—存貨核算—賬料單核對界面中進行二次核對，逐條核對已達的相應(yīng)入庫單，核對步驟如圖3所示。人工逐條核對，眼睛盯著屏幕，同時手要點擊鼠標，不間斷的前提下，每小時能核對300 條入庫單。每一份發(fā)票中對應(yīng)的入庫單都要逐條重復(fù)如圖中的步驟，工作量大，且反復(fù)勞動，易感到疲勞，容易出差錯。

2.3 材料支出憑證長，容易錄錯信息

由于全面預(yù)算管理及企業(yè)經(jīng)營管理需要，企業(yè)執(zhí)行單臺核算，材料支出要明細到各個車號，每一臺車的材料支出形成一行憑證記錄，多的時候甚至可以達到上百行。填制憑證時，材料支出的車號設(shè)置了輔助賬，手工錄入時，耗時長且稍不留神容易錄錯車號和串行等等情況的出現(xiàn)。鐵路內(nèi)網(wǎng)不暢時，還會前功盡棄。

3 改進建議

3.1 改進物資系統(tǒng)或開發(fā)協(xié)助系統(tǒng)來提高審核材料小票效率

第一，基于原物資系統(tǒng)上，增加紙質(zhì)材料小票二維碼里的金額信息，來提高審核效率。目前紙質(zhì)材料小票的二維碼里可以利用的信息只有票號信息，如果中國鐵道科學(xué)研究院集團有限公司電子計算技術(shù)研究所能夠在材料小票上的二維碼里生成出票面金額，就可以通過掃描儀將每張小票的信息形成一個個文件夾，然后通過命令，將所有文件夾的信息提取到excel 表格。這樣就可以提取出紙質(zhì)材料小票的單號和金額，同時從物資系統(tǒng)中導(dǎo)出相應(yīng)信息，然后通過vlookup 公式進行匹配，就知道系統(tǒng)中哪些紙質(zhì)小票交了，哪些沒交，哪些金額正確與否。第二，開發(fā)系統(tǒng)來提高審核材料小票效率。上述方法是較經(jīng)濟實惠的，若實現(xiàn)不了，就可以嘗試開發(fā)系統(tǒng)，但是費用頗高。通過OCR 掃描小票并識別相關(guān)信息，將信息轉(zhuǎn)換成excel 格式，然后從物資系統(tǒng)導(dǎo)出實時的數(shù)據(jù)，兩邊自動匹配，匹配成功就過，匹配不成功就暫停。但是目前強大的掃描儀的識別率只有90%左右。第三，升級物資系統(tǒng)，實現(xiàn)綠色無紙化管理。提供領(lǐng)料部門系統(tǒng)上的申領(lǐng)和審核權(quán)限，入庫出庫等流程在系統(tǒng)上電子簽認和審核，并且可根據(jù)實際需求設(shè)計審核入庫和出庫是否合理的邏輯關(guān)系，以此來替代低效的人工審核。只有這樣，才能從根本上解決問題。提高核算會計的基礎(chǔ)工作效率，才能為向管理會計轉(zhuǎn)型打下基礎(chǔ)。

入庫流程：管庫員入庫，計劃員審核，財務(wù)審核，定格入庫數(shù)據(jù)。

出庫流程：生產(chǎn)車間在系統(tǒng)上申領(lǐng)材料形成傳遞單，管庫員在系統(tǒng)上接收，審核完形成出庫單傳遞給車間，車間審核完來材料科領(lǐng)料并在系統(tǒng)上進行簽認，出庫單傳遞給財務(wù)審核，定格出庫數(shù)據(jù)。結(jié)合期初的存貨，形成收發(fā)存臺賬。

3.2 用改良版按鍵精靈替代人工方式，實現(xiàn)重復(fù)點擊核對發(fā)票動作，提高效率

物資系統(tǒng)中發(fā)票報銷核對的特點是步驟重復(fù)、量大，最初想到按鍵精靈可以實現(xiàn)重復(fù)點擊動作。基于此，通過信息人員幫助，找到了市場上比較成熟的Ui-Bot（流程自動化專家）能夠?qū)崿F(xiàn)這一重復(fù)點擊動作。UiBot 是奧森科技旗下一款應(yīng)用于RPA 的機器人流程自動化工具，是一款針對公司和個人提供工作流程自動化解決方案，可以代替人工進行電腦上枯燥、煩瑣、重復(fù)、批量化操作的軟件及平臺。據(jù)測算，物資系統(tǒng)中發(fā)票核對運用此軟件，能替代人工核對，每個小時大概能核對300 條記錄，發(fā)票核對的大致流程為“開始—讀取excel 數(shù)據(jù)—循環(huán)提交表單—彈出完成提示—結(jié)束”[1]。

3.3 設(shè)計小程序，實現(xiàn)材、財系統(tǒng)有效銜接，實現(xiàn)制證零差錯

由于物資系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)是兩個不兼容的系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)不能直接引用在物資系統(tǒng)中生成的憑證。因此，需要設(shè)計開發(fā)小程序，能夠充分利用物資系統(tǒng)導(dǎo)出的含有科目、車號、金額等信息的excel 表格，并完善此表格，利用小程序?qū)xcel 表格轉(zhuǎn)換成財務(wù)系統(tǒng)能夠識別的格式，然后導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)，以替代手工錄入憑證，既節(jié)約了制證的時間，又提高了正確率，還可應(yīng)用到除材料以外的所有憑證的錄入中。

4 結(jié)語

加強鐵路企業(yè)物資管理水平，能夠?qū)档丸F路企業(yè)運營成本、促進鐵路企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生重要影響。在鐵路企業(yè)物資系統(tǒng)的升級中，要充分考慮到材料實際管理的效果，財務(wù)核算的效率以及與當今信息化水平的差距。