論信息化在干部檔案管理工作中的應用

林仲城

摘 要：在新時代的背景下，干部檔案管理工作信息化建設則是必然發(fā)展的趨勢。在分析當前干部檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題的基礎上，結(jié)合自身從事檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，有針對性提出了提高干部檔案信息化管理的策略，希望對全面提升干部檔案管理工作水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：干部檔案;檔案管理;信息化管理;管理對策

在信息化時代背景下，信息技術(shù)融入到檔案管理則是必然發(fā)展趨勢，各種電子政府、電子商務、電子管理等正在越來越多出現(xiàn)在企業(yè)管理，也是很多單位和企業(yè)所采用的新型管理模式，符合單位的可持續(xù)化發(fā)展理念，也能全面提升單位的整體工作效率，符合信息化時代發(fā)展要求。在應用信息技術(shù)的優(yōu)勢的過程中，對于促進企事業(yè)單位的整體效率，特別是發(fā)揮出政府管理效率具有非常重要的意義，這也是全面構(gòu)建服務型政府工作的重要舉措之一。在信息化時代背景下，通過將信息技術(shù)優(yōu)勢融入到人事檔案管理過程的實踐中，能有效提升單位的行政職能，有效控制行政成本，以便更好地為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，切實有效地全面提升單位在進行人事檔案管理實踐中存在著各種問題，能全面提升企事業(yè)單位的核心競爭力，符合新時代的檔案管理的信息化建設要求。在信息化時代背景下的干部檔案管理的實踐環(huán)節(jié)，主要是結(jié)合實際需求來整合干部人事管理相關(guān)資源，對于全面建設高素質(zhì)的干部隊伍具有積極重要意義。干部檔案管理工作的信息化建設之路則是必然的發(fā)展趨勢，有助于實現(xiàn)干部檔案工作的更新及升級。在全面分析干部檔案管理工作實踐的基礎上，結(jié)合干部檔案管理存在的不足之處，重點落實如何有效提升存在的缺點及問題，全面提升干部檔案的信息化發(fā)展水平。

1 干部檔案信息化管理的現(xiàn)狀

當前，在信息化時代背景下，干部檔案管理工作取得了很大的進步，但從實踐過程中來看，干部檔案信息化管理工作依然存在著諸多方面的不足之處，具體表現(xiàn)如下。

1.1 重視干部檔案管理的意識不足

在傳統(tǒng)的單位檔案管理的實踐中，大部分人存在著無法清晰認識到干部檔案管理的重要性，特別是實踐工作中缺乏對于干部檔案工作的知識的了解，結(jié)合信息化發(fā)展的要求，容易造成干部檔案管理中的滯后及混亂問題。從這個問題來看，正是由于整體上不重視干部檔案管理的工作，認為其對于單位運行的經(jīng)濟目標實現(xiàn)沒有直接作用，難以發(fā)揮其短時間的作用。所以，并沒有充分重視加強干部檔案管理工作，沒有將其視為企業(yè)改革的重點內(nèi)容，忽視了干部檔案管理的技術(shù)更新、人員配置以及制度創(chuàng)新，造成干部檔案管理工作的滯后性。

1.2 缺乏建設信息化管理干部檔案的方法

考慮到干部檔案管理工作的實際情況，大都是選擇單一化的傳統(tǒng)模式，存在著檔案信息不準確的問題。在全面推動紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的實踐中，確實存在著基礎資料不齊全的問題，整體干部檔案管理的工作規(guī)范化程度偏低。部分單位在開展干部檔案管理的實踐中盡管引入部分計算機硬件，但依然難以貫徹落實信息化建設手段，受到經(jīng)費、應用方法及建設力量等方面的限制，造成難以貫徹落實干部檔案管理工作。

1.3 干部檔案管理的流程不規(guī)范、專業(yè)力量不足

在具體的干部檔案管理的實踐中，大部分單位存在著檔案交接隨意、保存率低且流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范等情況，干部檔案管理及保存大都局限于檔案柜，存在著干部檔案交接的手續(xù)不規(guī)范、無人監(jiān)交的情況，存在著干部檔案管理實踐中的責任不明確、前后銜接不通暢、界限不明確、檔案材料使用缺失等問題，無法保障干部檔案管理的科學性、連續(xù)性以及完整性的要求。

2 提高干部檔案信息化管理的策略

在新時期的階段中，為了全面保障提升干部檔案的信息化管理水平，結(jié)合上述存在的問題及不足之處，有針對性地探討了有效的提升干部檔案信息化管理水平的策略如下。

2.1 重視干部檔案材料的采集與整理

在全面推動的干部檔案管理的實踐過程中，應從檔案資料的采集及分類整理出發(fā)，以便保障落實干部檔案資料的完整性、真實性要求。所以，應全面構(gòu)建并完善干部檔案資料的采集保存制度，落實具體的管理措施，引導檔案工作人員完整性、及時地進行檔案資料采集，并進行干部檔案各種資料的完善及補充，明確落實相應的年度考核、績效考評、崗位設置、彰獎勵、離職降職等工作方面的采集，以便全面推動干部檔案管理的信息化的高質(zhì)量發(fā)展要求。

2.2 高度重視積極推進干部檔案信息化管理工作

具體的干部檔案信息化建設實踐中，往往對于信息技術(shù)應用有著較高的要求。一是，結(jié)合實際需求來全面重視干部檔案信息化管理工作的宣傳，進而保障單位人員高度重視干部檔案管理工作的推進，并能在具體的實踐工作中開展全方位的配合。二是，明確提出專職小組的要求，加強工作職能，落實全方位推動工作項目的穩(wěn)定發(fā)展，加強組織結(jié)構(gòu)的完善，要求能實現(xiàn)相互協(xié)調(diào)、共同完成任務;三是，結(jié)合實際出發(fā)，來保障明確干部檔案工作的信息化管理水平逐步提升，充分發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢，確保相應的資金，配置合理化軟硬件條件，積極推動檔案信息化管理工作的發(fā)展。通過以上三點，方可構(gòu)建高水平的干部檔案信息化管理模式，符合時代發(fā)展的要求。

2.3 建立健全數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)

在開展高質(zhì)量的干部檔案管理的實踐中，還應重點加強數(shù)據(jù)庫建設工作，能明確保障落實干部檔案信息的共享、銜接以及整合措施。從這個角度來看，應落實發(fā)揮出業(yè)務使用為導向，結(jié)合日?；瘜嶋H需求，全面保障網(wǎng)絡化應用系統(tǒng) 的逐步完善，能實現(xiàn)單位內(nèi)部的上下級的有效銜接及共享。在此過程中，通過發(fā)揮出掃描、拍照等方式來進行干部檔案所有資料的廣泛采集工作，并構(gòu)建較為完善的信息資料庫，這樣便于日后開展隨時隨地的利用，這樣也符合信息化時代背景下的干部檔案管理要求，有利于培養(yǎng)高素質(zhì)的干部隊伍。

2.4 切實保障干部檔案資料的信息安全

考慮到干部檔案信息管理工作的復雜性、多樣性及特殊性等特點，在明確規(guī)范采集、優(yōu)化保存制度，還應明確在存儲及使用方面的安全性要求。一是，結(jié)合實際需求來開展高質(zhì)量的恢復制度、數(shù)據(jù)備份等方面的工作，能有效實現(xiàn)技術(shù)手段和保密措施相互結(jié)合，保障落實單位內(nèi)網(wǎng)的獨立運行要求，還應結(jié)合實際來來構(gòu)建防火墻、殺毒軟件、數(shù)字簽名、CA認證等，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，以便全面落實安全技術(shù)保密措施;二是，工作人員應全面掌握所涉及到的檔案保密法等內(nèi)容，并結(jié)合崗位工作來全面提升法制保密意識，避免造成干部檔案數(shù)據(jù)的泄露。

2.5 提高干部檔案管理工作人員的專業(yè)能力

在全面保障提升專業(yè)的干部檔案信息化管理的工作實踐中，還應要求工作人員具有較強的信息化處理能力，具有較強的專業(yè)水準。一是，掌握所涉及到的檔案業(yè)務，能全面干部檔案管理工作的采集、歸檔、調(diào)轉(zhuǎn)、使用、保存等方面;二是，具有較強的計算機信息化處理能力，能全面提升自身的信息化辦公水平;三是，全面提升自我的政治素養(yǎng)，進而成為業(yè)務能力綜合素質(zhì)水平高、專業(yè)能力突出、政治水平過硬的綜合性人才，充分發(fā)揮好干部檔案信息管理平臺的優(yōu)勢，構(gòu)建高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理隊伍。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下開展干部檔案管理的信息化改革則是必然發(fā)展趨勢，對于全面提升干部檔案管理效率具有積極意義，在工作實踐中，應從細節(jié)出發(fā)落實日?；瘷n案管理工作要求，不斷加強工作人員的業(yè)務水平能力提升，以保障干部檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。

參考文獻：

[1]王媛媛.事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].企業(yè)文化（中旬刊），2020（02）：204.

[2]孟穎.新時期如何加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：50.

[3]田宏光.事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].科學與財富，2019，11（28）：92.

[4]時華維，劉建紅.淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理及對策[J].神州，2018（34）：296.

[5]胡瀟瀟.關(guān)于加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的幾點建議[J].卷宗，2018（03）：8.

[6]趙文梅.淺談新時期如何加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務，2017（09）：63.