遼寧省水環(huán)境監(jiān)測檔案管理體系構(gòu)建及應(yīng)用

王麗佳，李長宏

(遼寧省沈陽水文局，遼寧 沈陽 110003)

1 水環(huán)境監(jiān)測檔案建設(shè)意義

水環(huán)境監(jiān)測檔案是水文檔案的重要組成部分，它是在水文數(shù)據(jù)測量、收集，水質(zhì)監(jiān)測任務(wù)下達、完成，監(jiān)測結(jié)果匯集整理、形成報告等步驟實施的過程中產(chǎn)生的。水環(huán)境監(jiān)測檔案的構(gòu)建有利于了解河流水庫等水質(zhì)斷面、地下水網(wǎng)絡(luò)乃至整個區(qū)域水系的空間時間變化動態(tài)，總結(jié)其發(fā)展變化規(guī)律，為服務(wù)河長制、湖長制工作發(fā)揮積極作用[2]。遼寧省水質(zhì)監(jiān)測中心的水環(huán)境監(jiān)測檔案資料自1975年至今，收錄了河流、水庫、田間、灌區(qū)、輸供水工程、地下水和入河排污口的水質(zhì)監(jiān)測結(jié)果。這些長期積累的系列性的原始監(jiān)測數(shù)據(jù)和成果記錄的歸檔工作非常重要，收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計這些數(shù)據(jù)成果是一項煩雜而又意義的工作。因此，檔案管理逐步電子信息化轉(zhuǎn)變，提高電子檔案的覆蓋面和應(yīng)用性，全面、科學(xué)、有序地構(gòu)建水環(huán)境監(jiān)測檔案至關(guān)重要。

2 水環(huán)境監(jiān)測檔案構(gòu)成及應(yīng)用

遼寧省水環(huán)境監(jiān)測檔案由紙質(zhì)檔案及電子檔案共同構(gòu)成。

2.1 紙質(zhì)檔案構(gòu)成及應(yīng)用

水環(huán)境監(jiān)測的紙質(zhì)檔案主要分為實驗室資質(zhì)章程、實驗室管理組織體系、人員檔案、儀器檔案、監(jiān)測原始記錄、監(jiān)測結(jié)果報告、質(zhì)量控制和監(jiān)督審核、標(biāo)準(zhǔn)方法和圖書以及安全生產(chǎn)等九個模塊，如圖1所示。

圖1 水環(huán)境監(jiān)測的紙質(zhì)檔案分類

實驗室資質(zhì)章程包括計量認(rèn)證相關(guān)材料、程序文件和質(zhì)量手冊等；實驗室管理組織體系包括組織機構(gòu)框架、管理職能分配、接受的指令性文件、合同、計劃、廢棄物處理等。這兩項共同搭建起了水環(huán)境監(jiān)測檔案系統(tǒng)的框架，為實驗室的基本運行提供了保障和指導(dǎo)。人員檔案除記錄人員的基本信息外，還登記了人員的上崗考核以及培訓(xùn)情況，使水質(zhì)監(jiān)測工作能夠因材施用。儀器檔案包括每臺儀器的說明書、驗收報告、鑒定報告、使用和維護記錄和方法等，供使用人員隨時查看。監(jiān)測原始記錄和監(jiān)測結(jié)果報告完整記錄了從監(jiān)測方案任務(wù)下達、采集樣品原始記錄、實驗過程試劑等消耗情況、實驗結(jié)果分項目原始記錄、監(jiān)測成果報告等全部流程結(jié)果，增強了監(jiān)測數(shù)據(jù)結(jié)果的可溯源性，環(huán)環(huán)相扣，保護了數(shù)據(jù)的完整性。質(zhì)量控制和監(jiān)督審核包含了每個實驗批次的平行，全程序空白、加標(biāo)回收以及測量標(biāo)準(zhǔn)樣品的控制；每月的未知濃度樣品考核，實驗室間比對試驗及能力驗證；每年的精密度偏性試驗、上級實驗室及質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)的盲樣考核以及定期的實驗室內(nèi)儀器比對、分析方法間比對。這些實驗數(shù)據(jù)的檔案化管理都有助于保障實驗室監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。同時，質(zhì)量負(fù)責(zé)人和技術(shù)負(fù)責(zé)人的實時管理監(jiān)督以及定期的內(nèi)審和管理評審工作完成記錄和報告歸檔，也為實驗室工作的改進提供了寶貴的意見資料。標(biāo)準(zhǔn)方法和圖書是實驗室人員進行監(jiān)測工作的依據(jù)。安全生產(chǎn)方面的相關(guān)資料記錄了實驗室場所環(huán)境情況，風(fēng)險評估和控制、實驗室安全管理制度以及人員的安全知識培訓(xùn)等情況，為后續(xù)實驗室的安全運行和管理提供有力支撐。

2.2 電子檔案管理及運用[3]

電子檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并且歸檔保存的電子文件。水環(huán)境監(jiān)測的電子檔案一部分是存放在防磁柜中的光盤，刻錄了工作中儀器存儲的原始數(shù)據(jù)以及監(jiān)測結(jié)果形成的成果表；另一部分是基于LIMS系統(tǒng)建立的檔案管理模塊。

刻錄光盤的電子檔案是將紙質(zhì)檔案電子化，一方面縮小了存儲的空間，可以在檔案室有限的空間內(nèi)存儲更多的數(shù)據(jù)資料；另一方面節(jié)省了檔案管理人員整理、檢索檔案的人力和時間。

LIMS系統(tǒng)在遼寧省水環(huán)境監(jiān)測中心檔案管理方面的使用是從2014年開始的，經(jīng)過兩年的試運行，問題逐步得到解決，功能不斷得到完善，到目前為止共有12個模塊開放(針對基層系統(tǒng)管理人員)，如圖2所示。

圖2 LIMS 系統(tǒng)管理模塊

LIMS管理系統(tǒng)在檔案管理的應(yīng)用覆蓋了水環(huán)境監(jiān)測的全流程。下達采樣任務(wù)模塊中存儲了各水質(zhì)監(jiān)測斷面的基本信息，如水樣類型、所屬水系、地理坐標(biāo)等[4]。在下達采樣任務(wù)后能夠清晰地了解所采集斷面的基本情況。樣品采集及驗收模塊的數(shù)據(jù)存儲分為兩個部分，一是采樣通知單，它記錄了采樣所需的采樣瓶以及各項目的保存劑等，二是采樣記錄表，它記錄了采樣時間、水文信息以及水樣感官現(xiàn)狀和現(xiàn)場測定項目結(jié)果等。樣品掃描模塊是將采集回來的樣品通過掃描樣品瓶上的條形碼錄入系統(tǒng)，使得系統(tǒng)能夠記錄樣品信息。下達測試任務(wù)模塊記錄了采樣任務(wù)各個站點分配的檢測項目以及質(zhì)控要求等?；A(chǔ)試驗?zāi)K記錄了3個部分，第一部分是標(biāo)(基)準(zhǔn)溶液配制，第二部分是標(biāo)準(zhǔn)溶液標(biāo)定，第三部分是標(biāo)準(zhǔn)曲線。這三部分存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容為之后的監(jiān)測數(shù)據(jù)結(jié)果奠定了基礎(chǔ)。檢測及審核模塊按項目存儲了各個站點的化驗結(jié)果，設(shè)置了校核和復(fù)核任務(wù)，在這一模塊中可以看到近5次的監(jiān)測結(jié)果，可以直觀地比較同一項目同一站點最近時間線上的分析結(jié)果。質(zhì)控審核模塊記錄了4個部分，一是現(xiàn)場以及實驗室的質(zhì)控完成情況，二是質(zhì)控樣考核情況，三是單個項目質(zhì)量控制綜合情況，四是數(shù)據(jù)合理性分析，可以查看各化驗項目數(shù)據(jù)關(guān)系的合理性。這4項任務(wù)判定結(jié)果的合理性都對實驗數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性具有保障作用。檢測報告模塊能夠按照報告模板，在上傳相應(yīng)的檢驗結(jié)果后自動生成監(jiān)測報告，并且能夠一鍵上傳到對接系統(tǒng)，方便上級主管部門等審閱。數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊對每月監(jiān)測斷面的化驗結(jié)果做了統(tǒng)計，形成成果月報表。這是查看各化驗項目監(jiān)測結(jié)果最直接的方法。綜合管理模塊存儲的資料包括儀器管理、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)和標(biāo)準(zhǔn)樣品管理、文件管理、庫房管理、檢測能力表以及項目單位管理等。這些資料是實驗室能夠進行檢測化驗工作的基礎(chǔ)。人員管理模塊記錄了實驗室人員的基本情況、上崗項目統(tǒng)計和工作量統(tǒng)計等。實驗室管理人員可以根據(jù)實驗員的情況合理安排負(fù)責(zé)的化驗項目及工作量等。系統(tǒng)設(shè)置模塊包括了管理權(quán)限設(shè)置、站點類型設(shè)置、數(shù)據(jù)合理性配置、檢測方法配置、檢測標(biāo)準(zhǔn)限值設(shè)置、質(zhì)控計算設(shè)置、儀器載入設(shè)置、儀器載入庫以及采樣容器設(shè)置等。這些對LIMS系統(tǒng)其他模塊的運行起到了支撐作用。

水環(huán)境監(jiān)測檔案積累的大量資料發(fā)揮著重要的作用：遼寧省水環(huán)境監(jiān)測中心根據(jù)歷史檔案保存的數(shù)據(jù)分析了沈陽市21世紀(jì)前10年沈陽市地表水功能區(qū)水資源質(zhì)量變化情況并形成了調(diào)查評價報告。報告分析了單個水功能區(qū)單項水質(zhì)的變化趨勢，也分析了流域及區(qū)域水功能區(qū)水質(zhì)的變化趨勢，揭示了一定時間內(nèi)水質(zhì)變化規(guī)律及地理分布模式，為加強水資源的管理工作提供技術(shù)支持。

3 水環(huán)境監(jiān)測檔案的管理建議

3.1 提高科技型檔案管理人員的檔案管理能力[5]

遼寧省水環(huán)境監(jiān)測中心的檔案管理人員多為實驗室的化驗人員兼職，雖進行了基本的崗前培訓(xùn)，但是對于科學(xué)技術(shù)檔案的具體管理方法缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化的學(xué)習(xí)。對于水環(huán)境監(jiān)測相關(guān)檔案的管理要充分了解所收集資料的專業(yè)性、特色性、適用性和系統(tǒng)性等，科學(xué)分類，有效統(tǒng)計，精準(zhǔn)檢索，保證檔案管理的科學(xué)化。同時，要樹立檔案是資源、檔案是財富的意識，對于機密檔案嚴(yán)格加強保密管理。定期組織檔案管理人員參加檔案管理以及水文水質(zhì)相關(guān)知識培訓(xùn)，優(yōu)化水環(huán)境監(jiān)測檔案的管理[6]。

3.2 加快推進水環(huán)境監(jiān)測檔案的電子化進程[7-8]

水環(huán)境監(jiān)測檔案的電子化過程是檔案管理發(fā)展過程經(jīng)歷的必然階段，當(dāng)前水環(huán)境監(jiān)測檔案管理正處于電子文件發(fā)展的第三階段：電子文件為正本，紙質(zhì)文件為副本，電子文件法律效力被確認(rèn)，紙質(zhì)文件只在很少情況下被使用，電子檔案和紙質(zhì)檔案是可以相互轉(zhuǎn)化的。

目前，水環(huán)境監(jiān)測中心的電子檔案管理還有一些需要改善的地方：一是電子文件的管理和儲存方式與紙質(zhì)文件完全不同，在管理章程上缺少針對性的說明；二是儀器導(dǎo)出的文件載入LIMS系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)化為特定的格式，增加了工作的復(fù)雜程度；三是LIMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫容量有限，存儲大量的水環(huán)境監(jiān)測原始數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)庫的容量要求極高。

為了盡可能地發(fā)揮水環(huán)境監(jiān)測電子檔案在水環(huán)境監(jiān)測甚至水文工作中的積極作用，提出以下管理建議：一是制定水環(huán)境監(jiān)測電子檔案管理章程，例如，對保證電子檔案的原始性、真實性、保密性等措施予以規(guī)范和強化；定期進行電子文件備份；對電子文件的操作者進行身份識別和權(quán)限控制；對磁性載體進行定期抽檢；針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作以及病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范措施等。二是提高對多種格式文件的數(shù)據(jù)提取能力，實現(xiàn)儀器數(shù)據(jù)對接系統(tǒng)的一步上傳，提高工作效率。三是擴充系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量，同時通過建立子數(shù)據(jù)庫等方式，將超出保管年限的部分?jǐn)?shù)據(jù)遷移存儲。

4 水環(huán)境監(jiān)測檔案管理的未來展望

隨著《遼寧省河湖長制條例》的推進和貫徹全國政協(xié)會議提出的河流跨行政區(qū)流域協(xié)同保護機制的要求[9]，地方各級政府各部門建立聯(lián)合機制，完善信息共享和工作通報，加強水污染治理。水環(huán)境監(jiān)測檔案會從“信息孤島”中逐漸開放，數(shù)據(jù)的收集、存儲、檢索和利用實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智能化。隨著對接部門的增多，對于檔案數(shù)據(jù)的深度處理以及系統(tǒng)闡釋的需求也在不斷增加，從現(xiàn)有已經(jīng)形成的時間序列數(shù)據(jù)庫到還未整理的空間數(shù)據(jù)庫以及與水文、氣象、地質(zhì)等部門信息共享對整個水循環(huán)系統(tǒng)變化的研究分析，都需要水環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作更積極的投入。

5 結(jié)語

水環(huán)境監(jiān)測檔案的構(gòu)建有利于掌握最新的技術(shù)信息，更好地服務(wù)于水質(zhì)監(jiān)測，同時監(jiān)測數(shù)據(jù)的存儲為水質(zhì)評價提供了基礎(chǔ)依據(jù)。文章詳細(xì)介紹了遼寧省水環(huán)境監(jiān)測檔案的構(gòu)成和應(yīng)用方法，并從管理人員素質(zhì)、管理軟件應(yīng)用、管理方法布設(shè)等方面提出了現(xiàn)存的問題及相應(yīng)的解決方式。水環(huán)境監(jiān)測檔案管理的優(yōu)化有助于提高水質(zhì)監(jiān)測數(shù)據(jù)的利用率，區(qū)域聯(lián)動，部門結(jié)合，共同發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。