大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

高登文

【摘要】? ? 目的：為了解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的保存難和數(shù)據(jù)有效整合難，使用難度大和效率低的問題。方法：使用傳統(tǒng)方法和大數(shù)據(jù)對比的方法對傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題和大數(shù)據(jù)在管理的優(yōu)勢進(jìn)行了分析。結(jié)果：結(jié)果表明大數(shù)據(jù)可以通過打造云端存儲平臺、對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和分析、加快信息檢索速度提高管理檔案效率，從而解決傳統(tǒng)檔案管理存在的問題。結(jié)論：最后通過大數(shù)據(jù)在檔案管理中的實際應(yīng)用證明大數(shù)據(jù)在管理中的優(yōu)勢。該結(jié)果為大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用提供了理論和實踐參考。

【關(guān)鍵詞】? ? 大數(shù)據(jù)? ? 檔案管理? ? 應(yīng)用

檔案是記錄數(shù)據(jù)、保留信息的重要方式，其中不單單有顯性信息，還包括著大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這也決定了檔案和檔案管理工作的價值。檔案管理工作一直面臨著工作量大、難度大的問題，傳統(tǒng)的檔案管理方式為紙質(zhì)管理模式，在長期儲存過程中容易出現(xiàn)檔案信息丟失或者檔案受潮的問題。而信息技術(shù)以及其他科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)為檔案工作模式的轉(zhuǎn)變提高了重要的技術(shù)動力，以此提升了檔案管理工作的質(zhì)量。大數(shù)據(jù)技術(shù)是檔案管理工作中較為常用的技術(shù)類型之一，可以針對大量數(shù)據(jù)實施有效管理，有效提高了檔案管理質(zhì)量和管理效率。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在問題

第一，難以保存。傳統(tǒng)檔案是利用紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲，難以進(jìn)行長時間的保存，如果存儲環(huán)境潮濕或者通風(fēng)性能較差，會使紙質(zhì)資料出現(xiàn)受潮或者風(fēng)干的問題，增加紙質(zhì)檔案破碎的幾率，從而影響了后續(xù)紙質(zhì)檔案的長期留存和使用。 第二，難以有效整合檔案數(shù)據(jù)。檔案具有較高的應(yīng)用價值，在檔案管理過程中需要對其進(jìn)行價值提取，但是在整合檔案數(shù)據(jù)時，如果一直利用人工的方式進(jìn)行分析，會使檔案數(shù)據(jù)整合工作受到主觀因素的影響，從而難以公平公正的應(yīng)用答案。檔案資料的類型以及內(nèi)容均較多，人工的工作模式難以滿足眾多檔案資料的整合需求，降低了檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。第三，檔案使用難度大。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查找時需要通過較長時間才能夠查找到檔案所在位置，難以滿足現(xiàn)代社會下對于高效作業(yè)的需求。在使用檔案時需要進(jìn)紙質(zhì)檔案的接收和傳遞，容易在這一過程中出現(xiàn)檔案丟失或者遺漏的問題，在一定程度上也影響了檔案的有效使用。傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題制約了檔案管理工作效率的提升，無法滿足現(xiàn)代社會下對于檔案管理工作的要求，因此必須要重視改善檔案管理工作手段，加快檔案管理信息化體系的構(gòu)建速度。

二、大數(shù)據(jù)及其在檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1大數(shù)據(jù)及其特點

大數(shù)據(jù)是在信息時代下所產(chǎn)生的一個新的概念。具體是指無法在一定時間內(nèi)利用常規(guī)化的軟件或者工具進(jìn)行分析和處理的數(shù)據(jù)集合，屬于新型、具有多樣化特點的信息資產(chǎn)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列的處理，例如信息存儲、信息歸納、信息整合、信息分類、信息分析等，能夠在短時間內(nèi)對大量數(shù)據(jù)展開高效處理。大數(shù)據(jù)的特點可以被歸納為五點：具備大量的特點;具備高速的特點;具備多樣的特點;具備價值性的特點;具備真實性特點。

2.2 大數(shù)據(jù)應(yīng)用的優(yōu)勢

2.2.1提高信息存儲能力

在以往檔案管理過程中能存儲的量是極其有限的，存儲數(shù)量不變，因此需要定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，無法對信息進(jìn)行長久的存儲[1]。大數(shù)據(jù)平臺能夠建設(shè)新的線上平臺，構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)，可以存儲的信息數(shù)量大幅度提升。在云端構(gòu)建電子數(shù)據(jù)庫可以吸收海量數(shù)據(jù)，同時還可以按照數(shù)據(jù)的屬性完成性質(zhì)挖掘，是得信息存儲變得更加有價值。除去存儲量增加之外，還可以增加信息存儲類型，使得各種類型的數(shù)據(jù)都能夠得到存儲和處理。當(dāng)前人們在生產(chǎn)生活活動開展過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型不斷增加，例如視頻數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)、文字?jǐn)?shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)所需要的存儲空間有所差異，為了能夠滿足具體的存儲需求，必須要合理使用大數(shù)據(jù)，才能夠讓更多的數(shù)據(jù)及時被存儲在系統(tǒng)中。

2.2.2推進(jìn)信息化管理模式形成

檔案管理工作正在面臨迫切改革的需求，傳統(tǒng)的管理手段過于落后，管理質(zhì)量低下，并且缺乏先進(jìn)的管理理念，從而使得檔案管理工作出現(xiàn)了一定問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)則可有效的利用信息化模式完成檔案管理，減少人力成本的投入，提升管理質(zhì)量，促使管理工作邁入新的階段。傳統(tǒng)的檔案管理模式容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)獲取慢、檢索時間長、分類難度大、存儲空間有限、數(shù)據(jù)丟失等問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)則可有效解決上述問題，建立信息化的管理系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)評估等工作可以在一個系統(tǒng)內(nèi)完成。信息化管理是當(dāng)前現(xiàn)代社會發(fā)展的未來趨勢，通過將不同管理工作的系統(tǒng)進(jìn)行集成管理，可以打造整體性的信息化管理平臺，改變?nèi)藗冊械墓ぷ髂Ｊ剑涌煨畔鬟f速度。

三、大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1打造云端存儲平臺

在使用大數(shù)據(jù)之前需要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，構(gòu)建云端存儲空間，保證能夠為海量數(shù)據(jù)提供有效的存儲平臺，解決檔案資料過大、存儲空間有限的問題。第一，為海量數(shù)據(jù)提供存儲空間。目前云端存儲空間已經(jīng)處于不斷擴(kuò)大的狀態(tài)，所能夠存儲的數(shù)據(jù)規(guī)模有所增加，可以滿足當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)快速增長的需求。云技術(shù)是構(gòu)建云端存儲平臺的重要支撐技術(shù)，也是打造存儲空間的基礎(chǔ)條件，可以對多種不同類型的數(shù)據(jù)實施有效存儲，為信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下良好基礎(chǔ)。第二，存儲多種不同類型數(shù)據(jù)。通過云存儲空間的構(gòu)建，能夠?qū)D片數(shù)據(jù)、文字?jǐn)?shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，擴(kuò)大了檔案存儲的數(shù)據(jù)范圍，提升了檔案信息的完整性，也減輕了檔案管理人員在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化過程中的壓力[2]。第三，提高了數(shù)據(jù)存儲安全性。檔案信息具有極其重要的價值，如果檔案出現(xiàn)丟失的問題，會給相關(guān)單位帶來嚴(yán)重的危害，因此需要選擇合適的方式進(jìn)行保管。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行備份處理，避免了數(shù)據(jù)丟失所造成的損傷，一旦信息丟失或者缺失可以直接進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。除此之外，還會設(shè)置一定的數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)，需要通過輸入密碼或者指紋識別的方式獲取信息，可以限制獲取信息的用戶，提高用戶管控效果，加強(qiáng)信息存儲安全性[3]。

3.2利用大數(shù)據(jù)對檔案信息進(jìn)行評估和分析

大數(shù)據(jù)分析能力能夠?qū)Ａ繑?shù)據(jù)進(jìn)行篩選和分析，從中歸納出數(shù)據(jù)所具備的價值以及規(guī)律，有效提高了數(shù)據(jù)評估質(zhì)量。在檔案管理工作中，不僅需要對檔案信息進(jìn)行存儲分類和整理，同時還需要提取檔案中有價值的信息內(nèi)容，可以提升檔案資源的利用效率。以往人工的分析方式會受到多種因素的影響，出現(xiàn)不公平或者不公正的問題，在一定程度上影響了檔案資源的利用質(zhì)量。在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)后則可以規(guī)避這一問題，能夠通過系統(tǒng)自動完成信息評估，使得評估準(zhǔn)確性和科學(xué)性均有所上升。大數(shù)據(jù)可以對復(fù)雜對信息進(jìn)行識別，可以在較為快速的狀態(tài)下為用戶提供相應(yīng)的信息服務(wù)，滿足用戶對于檔案信息的需求，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)還可以完成數(shù)據(jù)整合，對多種類型的大規(guī)模數(shù)據(jù)實施分析，在數(shù)據(jù)之間建立一定的聯(lián)系脈絡(luò)，為用戶提供更加及時的數(shù)據(jù)服務(wù)，使用戶在更短的時間之內(nèi)獲取所需要的檔案信息。人工智能技術(shù)也是當(dāng)前辦案管理工作中所提倡用的新型技術(shù)，管理人員可以將人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行集合，在信息管理系統(tǒng)中融入專家系統(tǒng)，能夠讓系統(tǒng)從專業(yè)的角度出發(fā)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，不僅可以提高分析的準(zhǔn)確性，還能夠提升數(shù)據(jù)處理效率，為后續(xù)決策方案的制定提供重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

四、實際應(yīng)用案例分析

將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于某學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的管理中，將該校在2017年和2018年用傳統(tǒng)管理方式處理的數(shù)據(jù)與2019年應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理的數(shù)據(jù)從數(shù)量和質(zhì)量上進(jìn)行比較，如圖1所示。

高校內(nèi)學(xué)生數(shù)量不斷增加，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量持續(xù)上升，綜合一年情況來看通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在短時間內(nèi)對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。從圖1可以看出，除了一月、二月和八月份學(xué)校放假數(shù)據(jù)較少外，用大數(shù)據(jù)管理檔案可以大大提高處理數(shù)據(jù)的量。在相同的時間內(nèi)用大數(shù)管理檔案的2019年處理的數(shù)據(jù)量比2017年和2018年用傳統(tǒng)方法處理數(shù)據(jù)大大提升。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理模式和大數(shù)據(jù)對比情況如表1所示。

在查閱檔案材料時也不用再翻閱紙質(zhì)的材料，直接從數(shù)據(jù)庫中就可以提取所需資料，大大提高了工作效率。同時，也解決了傳統(tǒng)檔案管理中因為紙質(zhì)材料保存時間長，數(shù)據(jù)褪色無法辨識的問題。因此，使用大數(shù)據(jù)管理檔案既能提高檔案管理的效率也能提高管理的質(zhì)量。

五、結(jié)束語

檔案管理工作對于各項活動的開展都有著積極的影響，也是各種活動開展的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能夠為檔案管理工作開展提供更多便利。大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以滿足智慧城市發(fā)展需求、信息化管理需求、信息存儲需求。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需要構(gòu)建云端存儲平臺，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，完善數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，保證可以在第一時間查找到所需要的檔案信息，提升檔案管理效率。在信息化時代下，新型信息技術(shù)發(fā)展速度逐漸加快，為了能夠提升檔案管理效率，應(yīng)當(dāng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能化技術(shù)等進(jìn)行聯(lián)合使用，構(gòu)建智慧化檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)新型管理手段。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]許美娟.大數(shù)據(jù)下高職院校檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略[J].辦公自動化，2021，26（12）：53-54.

[2]鮮勇.地區(qū)油氣田企業(yè)地質(zhì)檔案大數(shù)據(jù)開發(fā)利用體系實踐與應(yīng)用[J].蘭臺世界，2021（S1）：79-80.

[3]封瑋.檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型機(jī)制與全新策略[J].蘭臺內(nèi)外，2021（15）：35-36.