微談信訪檔案的管理及信息化建設(shè)

馬麗穎

摘要：信訪檔案是反映信訪工作的一項重要內(nèi)容，它不僅要確保其完整、安全，而且要在檔案管理中充分發(fā)揮作用。加強對檔案的管理，進(jìn)一步提升了信訪工作的質(zhì)量，提升了信訪部門的威信，樹立了一個良好的社會形象。隨著時間的流逝，大量的信訪材料和行政管理的工作壓力不斷加大。

關(guān)鍵詞：信訪檔案;信息化;管理制度;檔案數(shù)據(jù)庫

前言：

通過推行信訪案件管理信息化，一方面可以簡化信訪的收集、分類工作，另一方面也方便了利用信訪檔案。文章在對信訪檔案精細(xì)化管理的內(nèi)涵進(jìn)行闡述的基礎(chǔ)上，對其在實際工作中的重要作用和實現(xiàn)途徑進(jìn)行了簡單的闡述。

一、加強信訪檔案的管理

1.完善檔案的管理體系，搞好檔案的分類

近幾年來，信件、來訪的人數(shù)不斷增加。同時，由于各級政府機關(guān)對信訪工作的關(guān)注，使得信訪工作中出現(xiàn)了大量的檔案。資料的出處和內(nèi)容都不一樣。通過對檔案管理體系的健全和細(xì)化，明確了信訪檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理員能夠從大量的資料中選擇有價值的資料進(jìn)行整理。

2.落實管理責(zé)任制，做好編目工作

信訪檔案的管理工作十分專業(yè)化，要切實履行好行政職能，防止信息傳達(dá)中的差錯，保證信訪工作的高質(zhì)量。因此，檔案主管部門要進(jìn)一步細(xì)化工作任務(wù)。有條件的單位要安排專門的人員，對檔案進(jìn)行分類、編目、整理，并實行專人管理，以提升信訪工作的專業(yè)化程度。而且，在進(jìn)行特定的分類時，一定要對一些細(xì)節(jié)進(jìn)行特殊的處理。比如，將申請材料歸檔為一份文檔。

3.利用資訊科技提升儲存與利用效能

目前，信訪案件的主要形式有紙質(zhì)材料和電子材料。對書面申請的檔案，應(yīng)確保檔案管理室有防火、防潮濕、防蟲等措施，以保障檔案的安全。另外，在處理電子信訪的過程中，也要加強對網(wǎng)絡(luò)的安全防護，利用反病毒軟件進(jìn)行防范。采用全新的電子郵件管理方式及存取紀(jì)錄，對 IT工作給予足夠的關(guān)注。比如，當(dāng)使用者要求存取申請時，他們可以在網(wǎng)上預(yù)先提出申請。當(dāng)檔案管理員對使用者進(jìn)行身份認(rèn)證及授權(quán)后，使用者就可以上網(wǎng)瀏覽或下載應(yīng)用程序。

二、信息化對信訪檔案管理的實踐意義

1.促進(jìn)信訪檔案的及時更新與動態(tài)維護

以往信訪工作中，信訪材料的搜集往往不夠及時。在這樣的背景下，有些信訪資料一開始就沒有存檔，造成了信訪文件不完整、不連貫。隨著電子郵件和訪客的電子管理，管理者可以在任何時候，從不同的部門、不同的服務(wù)中搜集到相關(guān)的資料，加快了信息的搜集和訪問。并在計算機上設(shè)定篩選范圍、備案時間、備案條件。通過信息化手段對信訪案件進(jìn)行自動篩選，既能有效地提高信訪案件的處理效率，又能確保案件的真實性和真實性。

2.為充分發(fā)揮信訪檔案在決策中的借鑒作用

信訪的內(nèi)容常常是最嚴(yán)肅、最現(xiàn)實的問題，也是人民群眾最關(guān)注的問題。在信訪檔案中，除了有當(dāng)事人所提交的書面材料外，還包含了大量的信訪處理程序和結(jié)果。通過建立信訪檔案電子化，可以對以往信訪工作的發(fā)展有一個較為全面的認(rèn)識。我們要從這些問題中汲取教訓(xùn)，要重視信訪工作的具體做法，要注重收集和總結(jié)。另外，也可以通過關(guān)鍵詞查詢，或者按照特定的時間先后搜索，找到特定的來信和文檔，從而全面地支持所做的溝通工作，從而促進(jìn)科學(xué)知識的發(fā)展。信訪工作的質(zhì)量、信訪工作的不斷完善，也反映出信訪檔案數(shù)字化的價值。

三、論信訪檔案管理的信息化途徑

1.強化宣傳意識，打好信訪工作的信息化基礎(chǔ)

信訪檔案的數(shù)字化建設(shè)，除了能有效地提升信訪文書的收集、編目等工作的效能外，還能有效地運用信息資源來提升信訪案件的價值。推進(jìn)信息化時代的信訪工作，促進(jìn)信訪工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，信訪機關(guān)要提高思想認(rèn)識，為檔案管理部門的信息化管理工作提供有力的支持。在為檔案管理工作提供一定的物質(zhì)保障外，還可以從其它產(chǎn)業(yè)、部門中吸取一些有益的經(jīng)驗。

2.建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料的共享

信息時代要求建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫，按照數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一格式和數(shù)據(jù)規(guī)范，把各種媒體中存在的各種信息統(tǒng)一轉(zhuǎn)化成電腦可辨認(rèn)的電子數(shù)據(jù)。通過這種方式，可以實現(xiàn)信息資源的無縫溝通，為進(jìn)一步整合和使用信訪檔案提供了一個很好的平臺。另外，通過信息系統(tǒng)的監(jiān)督和反饋機制，可以實現(xiàn)對信訪人的回訪。了解一下信訪人對信訪工作的滿意度，以及對信訪工作的改善意見。

3.提高信息素質(zhì)的綜合檔案管理能力

推行信訪檔案數(shù)字化管理，對檔案工作者的工作有很大的影響。其中，不僅要具備案例處理的知識，還要對信訪工作的流程有一定的了解。對于很多以傳統(tǒng)方式工作的管理者而言，這是一種新的挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)“信息化”的檔案管理，需要大力培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人員。運用各種方式，如引進(jìn)電腦技術(shù)、組織溝通與學(xué)習(xí)，以促進(jìn)溝通與資料的管理。

結(jié)語：

信訪檔案是一份完整的反映信訪工作全過程的檔案。保證信訪檔案的完整性，及時遞交，是今后利用信訪檔案的重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，要在加快推進(jìn)信訪工作的各個環(huán)節(jié)的工作效率的同時，還要不斷地改進(jìn)和完善檔案資源的使用與評估，以便為當(dāng)事人提供切實的、有意義的、可以借鑒的、優(yōu)化的信訪工作方案。

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