“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型策略

全國各省檔案部門運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”技術(shù)取得了不同程度的進(jìn)展，部分省在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)上做出了探索，部分省的檔案數(shù)字化、信息化管理水平與全國示范數(shù)字檔案館相比還有較大差距?？傮w而言，檔案部門“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式亟待轉(zhuǎn)型，信息資源亟待有效整合，服務(wù)能力有待提升。應(yīng)強(qiáng)化檔案管理頂層設(shè)計(jì)，嵌入大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型。

2019年的《政府工作報(bào)告》明確提出加快新舊發(fā)展動(dòng)能接續(xù)轉(zhuǎn)換，深入開展“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用。2020年召開的黨的十九屆五中全會(huì)審議通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》指出，要堅(jiān)定不移建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國，加快壯大新一代信息技術(shù)，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等同各產(chǎn)業(yè)深度融合。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)“十四五”時(shí)期我國在推進(jìn)數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會(huì)治理等數(shù)字化智能化水平進(jìn)程中的職能作用和帶來的寶貴機(jī)遇，主動(dòng)更新檔案管理服務(wù)理念，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”等新技術(shù)全面推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)型，更好地滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)各行各業(yè)和人民群眾日益高標(biāo)準(zhǔn)、多樣化的檔案信息需求，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理事業(yè)與時(shí)代同行。

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理服務(wù)實(shí)踐探索

（一） “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理的探索

檔案部門對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理是一個(gè)全新的技術(shù)領(lǐng)域。當(dāng)前，已經(jīng)建成的數(shù)字檔案館、檔案室依托“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，構(gòu)建以公眾為主體，以數(shù)字檔案資源為主要內(nèi)容的管理模式，凸顯檔案信息服務(wù)功能，突破傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容等限制，有效提升檔案信息資源利用率。近年來，青海省檔案館建立電子文件數(shù)據(jù)庫和電子檔案保管防磁庫，完成《青海省檔案信息管理系統(tǒng)》項(xiàng)目。西寧市檔案局建成館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和館藏部分檔案全文數(shù)據(jù)庫，在政府門戶網(wǎng)上公布與群眾生活密切相關(guān)的非涉密現(xiàn)行文件目錄，方便廣大群眾查閱利用。但青海檔案數(shù)字化、信息化管理水平與全國示范數(shù)字檔案館相比還有較大差距。如浙江省檔案館構(gòu)建了存量數(shù)字化與增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”。云南省數(shù)字檔案館開發(fā)了10余個(gè)檔案專業(yè)數(shù)據(jù)庫，館藏檔案100%建立文件級(jí)機(jī)讀目錄，檔案查閱利用提升到“分鐘級(jí)”服務(wù)水平，全面實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)到件”管理。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”跨館服務(wù)的探索

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”跨館服務(wù)是指跨部門海量電子檔案的信息資源集合體，使檔案資源在不同領(lǐng)域、不同行業(yè)之間安全有序流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。目前，青海檔案信息化建設(shè)依托電子政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行檔案的歸檔與利用，滿足館（室）藏現(xiàn)行文件服務(wù)查詢，但各層級(jí)、各單位檔案信息資源未能實(shí)現(xiàn)跨館互聯(lián)互通、資源共享。而上海市檔案局早在2012年將全市民生檔案目錄數(shù)據(jù)整合，建立檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了“館社聯(lián)動(dòng)、全市通辦”的目標(biāo)。廣東省檔案館2013年推出“就地查詢、跨館出證”的服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)了檔案查詢的館際協(xié)同、就地受理。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新技術(shù)的探索

受信息化發(fā)展水平的影響，各省區(qū)市檔案部門在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新技術(shù)的運(yùn)用中取得的進(jìn)展各不相同。青海省檔案館目前僅依托青海檔案官方網(wǎng)站、青海微信公眾號(hào)和微信群發(fā)布相關(guān)已公開的現(xiàn)行文件，在檔案官方網(wǎng)站根據(jù)內(nèi)容分類開設(shè)政務(wù)公開、工作動(dòng)態(tài)、檔案法規(guī)、館藏檔案、文摘、珍貴檔案等相關(guān)欄目讓用戶各取所需。從全國范圍看，部分省市的進(jìn)展相對(duì)較快，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)上做出了探索。浙江省檔案館開發(fā)部署政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔模塊，建設(shè)局域網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和檔案利用館際共享服務(wù)等系統(tǒng)，技術(shù)選擇合理，整體水平先進(jìn)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理服務(wù)主要問題

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式亟待轉(zhuǎn)型

當(dāng)前，檔案工作信息化水平相對(duì)滯后于社會(huì)信息化水平，檔案管理大多還停留在實(shí)體向數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，各檔案機(jī)構(gòu)尚未全面實(shí)現(xiàn)資源存量的數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一。究其原因主要是缺乏制度的引領(lǐng)和規(guī)范。青海省較多檔案部門雖已開展檔案數(shù)字化工作，但主要以文書檔案數(shù)字化加工為主，其他門類檔案尚未列入數(shù)字化行列，嚴(yán)重影響檔案信息資源的儲(chǔ)備，使得檔案數(shù)字化資源難以成為提供服務(wù)的主體。2020年6月，新修訂的《中華人民共和國檔案法》就電子檔案法律效力、數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字資源共享利用等內(nèi)容從法律層面提供了制度保障，但從實(shí)際效果來看，省級(jí)以下政府層面尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)衡量檔案管理服務(wù)效果，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理整體規(guī)劃中，缺乏統(tǒng)一部署，特別是對(duì)檔案部門電子文件形成、積累和歸檔全程監(jiān)督和指導(dǎo)力度不夠，跨部門、跨區(qū)域一體化應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)滯后，檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字資源開發(fā)、服務(wù)利用效果不明顯。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”信息資源亟待有效整合

2018年6月，國務(wù)院印發(fā)《進(jìn)一步深化“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)、一門、一次”改革實(shí)施方案》，要求加快構(gòu)建全國一體化網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)體系，推進(jìn)跨層級(jí)、跨地域、跨系統(tǒng)、跨部門、跨業(yè)務(wù)的協(xié)同管理和服務(wù)。我國檔案信息資源都是分散保存在不同的檔案館中，不存在統(tǒng)一管理所有檔案信息資源的中心機(jī)構(gòu)。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案跨館利用，首先就要將分散的檔案信息資源進(jìn)行整合，但由于各檔案館之間的支撐軟件、技術(shù)規(guī)范等不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致檔案信息資源整合難度大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。各省檔案館雖然逐步建成以信息化為核心的檔案信息管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)收集、歸檔、保管、利用和電子化存儲(chǔ)，但在跨館、跨行業(yè)服務(wù)、區(qū)域數(shù)字檔案信息整合共享等方面空白較多，從西部地區(qū)來看，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)跨界融合、館（室）際、部門之間資源整合力度不夠，“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的嵌入亦不成熟。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)能力有待提升

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案服務(wù)出現(xiàn)了從政府利用為主向社會(huì)公共服務(wù)多元化轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)，社會(huì)公眾對(duì)各類檔案信息需求快速增長(zhǎng)。檔案信息服務(wù)要充分利用互聯(lián)網(wǎng)融合優(yōu)勢(shì)，最大化實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。首先，檔案資源的有限性是制約檔案信息服務(wù)的瓶頸之一，如，檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、載體和組織形式與其他信息機(jī)構(gòu)共享與規(guī)范合作有限。其次，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)方式被動(dòng)，服務(wù)流程、傳播媒介、資源形態(tài)單一，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下難以滿足用戶的個(gè)性化需求。再次，檔案館無法判斷服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度，用戶間沒有建立溝通渠道，無法分享、交流個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或服務(wù)感受。

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型策略

（一）強(qiáng)化檔案管理頂層設(shè)計(jì)

檔案管理規(guī)劃主管部門要根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)和利用主體日趨多元的實(shí)際，充分借鑒國內(nèi)外先進(jìn)做法，廣泛征求社會(huì)各界意見，綜合考慮現(xiàn)行政策以及技術(shù)、資金、人才等方面的實(shí)際情況，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，做到超前謀劃。一是強(qiáng)化政府責(zé)任， 探索檔案信息資源開發(fā)利用新技術(shù)、新方法、新途徑，出臺(tái)科學(xué)管用的檔案管理現(xiàn)代化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)智能化及電子檔案信息安全化等管理規(guī)范。二是納入規(guī)劃和考核。將檔案信息化發(fā)展納入電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，將檔案館（室）民生檔案查閱、開放檔案查閱和“異地查檔、跨館服務(wù)”等公共服務(wù)事項(xiàng)納入省政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型核心指標(biāo)考核體系。三是建立統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)平臺(tái)，注重對(duì)檔案管理系統(tǒng)與“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”平臺(tái)的協(xié)同設(shè)計(jì)，做好地方平臺(tái)、部門專網(wǎng)、獨(dú)立信息系統(tǒng)的有效融合。同時(shí)，強(qiáng)化各類檔案數(shù)據(jù)的采集、管理、分析等全程監(jiān)督與指導(dǎo)，并提供專業(yè)化的檔案信息咨詢服務(wù)，使檔案管理服務(wù)深度融入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)國家、區(qū)域、行業(yè)間檔案資源的共建共享。

（二） 嵌入大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”政務(wù)信息資源建設(shè)，為檔案管理提供新型技術(shù)輔助手段。檔案機(jī)構(gòu)要以建立數(shù)字檔案館（室）跨館、跨部門服務(wù)系統(tǒng)為切入點(diǎn)，建設(shè)配套的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)和服務(wù)事項(xiàng)管理的公共支撐系統(tǒng)，在不同地區(qū)、行業(yè)、級(jí)別、部門檔案館間建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，做到整體聯(lián)動(dòng)、業(yè)務(wù)協(xié)同、全面實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”。比如，嵌入大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)，將不同類別的海量電子檔案，基于區(qū)塊鏈技術(shù)使檔案用戶跨館利用可從檔案利用的源頭開始，區(qū)塊鏈可記錄各類檔案目錄、利用中的授權(quán)、查檔出證等信息，使檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)得到集中、統(tǒng)一、有序的管理，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用系統(tǒng)共享，從而讓公眾獲得更加便捷、多視角的服務(wù)體驗(yàn)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型

檔案機(jī)構(gòu)要主動(dòng)適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”、 5G、大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈的時(shí)代要求，不斷變革檔案服務(wù)模式。一是注重檔案資源的有效性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案資源有效性必須以存儲(chǔ)種類結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量豐富的檔案資源為前提，在法律框架內(nèi)整合各類互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)資源，廣泛開展收集工作，除接收傳統(tǒng)載體的檔案信息之外，還要將不同門類、不同載體的檔案信息或公眾關(guān)心關(guān)注的信息進(jìn)行收集、分析、處理，進(jìn)一步改善館藏結(jié)構(gòu)，突出館藏多元化。檔案信息資源形式應(yīng)采用圖文并茂、音視頻相結(jié)合等方式。二是推行個(gè)性化檔案服務(wù)模式。借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，根據(jù)用戶偏好，對(duì)用戶需求進(jìn)行預(yù)測(cè)和評(píng)估，主動(dòng)為用戶定制個(gè)性化服務(wù)方式。比如，用戶通過登錄頁面、填寫個(gè)人信息、申請(qǐng)，經(jīng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫智能檢索過濾后，將有效準(zhǔn)確的檔案信息推送給檔案用戶。同時(shí)，檔案用戶每次瀏覽和檢索的痕跡都會(huì)作為服務(wù)依據(jù)，定期向用戶推送相關(guān)信息，滿足不同用戶的個(gè)性化需求。此外，檔案機(jī)構(gòu)還可以借助微信等微媒體與用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，全面掌握用戶需求，提供更滿意的服務(wù)。三是建立用戶服務(wù)反饋機(jī)制。配套設(shè)立線上定量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系和反饋問題處理流程，實(shí)時(shí)監(jiān)督解決過程和處理結(jié)果，確保用戶反饋機(jī)制暢通有效。

作者簡(jiǎn)介

張炎培 中共青海省委黨校副研究館員