電力工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題及對(duì)策探討

胡光璞

摘要：近年來，社會(huì)進(jìn)步迅速，我國(guó)的綜合國(guó)力的發(fā)展也有了提高。在電力工程企業(yè)中，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理工作比較繁瑣而且工作量也很大，在實(shí)際工作中，如果可以有效地將檔案管理工作的效率提高，實(shí)現(xiàn)高效率以及高質(zhì)量的檔案管理功能，那么對(duì)電力工程企業(yè)的發(fā)展會(huì)有很大的幫助。目前，隨著信息化時(shí)代的來臨，對(duì)于電力工程企業(yè)來說，必須要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，創(chuàng)新電力工程企業(yè)原有的基礎(chǔ)管理，運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念，以及信息化手段，對(duì)檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理，從而提高電力工程的工作效率。

關(guān)鍵詞：電力工程企業(yè);檔案管理信息化;建設(shè)問題;對(duì)策探討

引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)已在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，為提升工作效率奠定了良好基礎(chǔ)。在電力工程實(shí)施過程中，檔案是記錄工程進(jìn)度的重要載體，提升檔案管理水平，才能保證電力工程運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效和穩(wěn)健，這就要求檔案部門重視信息化建設(shè)，不僅要保證檔案資料的完整性與安全性，還要達(dá)到快速查閱與利用的目標(biāo)。

1電力工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1提升信息質(zhì)量

檔案信息化管理，能夠有效提高電力工程企業(yè)信息的質(zhì)量。在電力工程中，通過對(duì)檔案的信息化管理，使電力工程企業(yè)各部門建立起包含所有檔案資料的文檔庫(kù)，讓企業(yè)各部門能夠共享信息資源，從而使企業(yè)信息質(zhì)量有了更好地提升。

1.2統(tǒng)一企業(yè)檔案管理

在電力工程中，檔案的信息化管理對(duì)于企業(yè)來說至關(guān)重要，檔案里記錄著電力工程從開始立項(xiàng)到設(shè)計(jì)，以及組織實(shí)施到最后的竣工，全過程中的所有信息都被記錄在檔案中，能夠?yàn)槠渌ぷ鞯拈_展提供一定的數(shù)據(jù)支撐和參考，所以檔案時(shí)常會(huì)被拿來查閱和取用，這種情況是不能避免的。當(dāng)前，電力工程企業(yè)的檔案信息大多數(shù)都是由各個(gè)部門獨(dú)立管理的，當(dāng)主管部門想要了解檔案信息的情況時(shí)，無法及時(shí)以及全面地獲取各部門的檔案信息。同時(shí)，由于各個(gè)部門所采用的系統(tǒng)不同，在信息提取與審閱上都有一定的難度。因?yàn)橄到y(tǒng)的不統(tǒng)一，導(dǎo)致企業(yè)員工無法對(duì)檔案信息及時(shí)有效的查詢和提取。為了解決這一問題，電力工程企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的統(tǒng)一性，促進(jìn)電力工程企業(yè)管理水平的提升。

2電力工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1檔案信息化管理理念落后

電力工程檔案管理主要在工程建設(shè)各階段形成，如項(xiàng)目施工記錄、施工后安全評(píng)估等，涉及的信息不僅眾多，也極大增加了管理工作難度。但是很多檔案管理人員忽視了這一點(diǎn)，只是簡(jiǎn)單地開展工程檔案收集工作，在整理存儲(chǔ)后未投入足夠時(shí)間與精力，特別是信息技術(shù)應(yīng)用不足，給未來工程檔案查找與利用造成了困難。

2.2投入少，設(shè)施不完善

信息技術(shù)在電力工程檔案管理中應(yīng)用以后，需要建立專門的電子檔案管理平臺(tái)，但是檔案部門對(duì)這項(xiàng)工作缺乏足夠的重視，認(rèn)為系統(tǒng)地建設(shè)很難在短期內(nèi)獲得回報(bào)。由于檔案部門忽視了對(duì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)，且缺乏資金購(gòu)入開發(fā)好的系統(tǒng)，因而很難達(dá)到檔案信息化管理要求，電力工程檔案也無法實(shí)現(xiàn)電子化。

2.3檔案信息化管理制度不完善

為了提升電力工程檔案信息化管理水平，需要建立專門的檔案管理制度，但是很多檔案部門現(xiàn)有的制度未能嚴(yán)格執(zhí)行。特別是在檔案的收集、整理、數(shù)字化轉(zhuǎn)化和信息化管理方面，缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致檔案管理制度流于形式，不能達(dá)到保障檔案工作的目的。如此一來，在檔案信息化管理中經(jīng)常出現(xiàn)資料混亂、丟失等問題，無法保證檔案工作的規(guī)范化與制度化，也給后續(xù)檔案利用帶來了麻煩。

3信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑

3.1深化信息化技術(shù)的應(yīng)用深度

在檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用深度主要指技術(shù)的應(yīng)用程度，譬如入檔信息化、管理信息化及查詢信息化等。但要想切實(shí)深化信息技術(shù)的應(yīng)用深度，首先應(yīng)從檔案管理需求的角度出發(fā)，確定信息化技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)。譬如在知識(shí)管理中的顯性知識(shí)與隱性知識(shí)上，管理員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升隱性知識(shí)的管理質(zhì)量，使隱性知識(shí)呈現(xiàn)出可視化、具體化及顯性化特點(diǎn)。其次從管理質(zhì)量的角度出發(fā)，提升信息化技術(shù)的應(yīng)用廣度。在檔案管理中，管理者應(yīng)以精細(xì)化管理為抓手，利用信息化技術(shù)提升不同檔案管理環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。使其所利用的信息化技術(shù)類型、種類更加多樣和更加廣泛。譬如為提升檔案信息檢索服務(wù)的質(zhì)量，可將大數(shù)據(jù)的信息挖掘技術(shù)、分析技術(shù)應(yīng)用在信息檢索及習(xí)慣歸納的過程中，使信息檢索更加“人性化”“具體化”“智能化”。

3.2拓展檔案管理的管理維度

拓展檔案管理維度，能夠延伸信息化技術(shù)的應(yīng)用范疇，使檔案管理成為組織或機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略制定、決策制定的依據(jù)。首先，構(gòu)建并完善檔案信息管理平臺(tái)，使檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)部門建立聯(lián)系，進(jìn)而形成檔案數(shù)據(jù)和信息的自動(dòng)收集、自動(dòng)整理、自動(dòng)存儲(chǔ)及自動(dòng)歸檔的“目的”。其次，要充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)，使檔案數(shù)據(jù)管理工作呈現(xiàn)出規(guī)律化、標(biāo)準(zhǔn)化的特征。即根據(jù)機(jī)構(gòu)或組織存儲(chǔ)、調(diào)用、查詢檔案的特點(diǎn)，智能地抓取與之相對(duì)應(yīng)的“數(shù)據(jù)信息”，以此形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。但在這個(gè)過程中，檔案管理員需要根據(jù)信息化技術(shù)所提供的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行信息歸納、分類及存儲(chǔ)等工作。以此使各部門或單位的信息資源得到有效的整合。最后，要構(gòu)建外延式“管理機(jī)制”，將組織或機(jī)構(gòu)涉及財(cái)務(wù)、財(cái)稅等內(nèi)容的檔案信息，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的方式，介入政府網(wǎng)站或信息管理平臺(tái)中，以此減少相關(guān)檔案管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。此外，在“拓展檔案管理維度”或“擴(kuò)寬技術(shù)應(yīng)用范疇”的過程中，組織負(fù)責(zé)人應(yīng)加大人員培訓(xùn)力度，注重信息素養(yǎng)、信息能力及專業(yè)技能的培養(yǎng)，并以人員培訓(xùn)為抓手，解決傳統(tǒng)檔案管理方法、模式、理念及經(jīng)驗(yàn)與信息化建設(shè)之間的矛盾和沖突，使檔案管理員可以更好地參與檔案信息化建設(shè)的全過程。

3.3構(gòu)建科學(xué)合理的保障機(jī)制

首先構(gòu)建監(jiān)管機(jī)制。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的數(shù)字化水平低的問題，組織負(fù)責(zé)人應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，明確檔案管理者在信息化建設(shè)中所肩負(fù)的責(zé)任和義務(wù)，確定管理目標(biāo)及工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而在人力、物力、財(cái)力得到有效投入的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的數(shù)字化水平。其次，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的網(wǎng)絡(luò)安全問題，組織負(fù)責(zé)人從預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞及信息泄露等層面出發(fā)，構(gòu)建科學(xué)合理的防范機(jī)制，明確檔案管理者在網(wǎng)絡(luò)信息安全防范中的責(zé)任，以此使檔案管理信息化建設(shè)體系更加完善、更加系統(tǒng)和更加安全。最后，要構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u(píng)價(jià)審核機(jī)制。在創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容、方法及方向的過程中，檔案管理員往往肩負(fù)著檔案信息入錄、數(shù)字檔案檢索、檔案信息挖掘和管理等層面的責(zé)任，要想切實(shí)提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性，就必須構(gòu)建出與之相對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制，以此診斷管理員在檔案管理中所存在的問題，提升檔案管理的水平和質(zhì)量。

結(jié)語

電力工程企業(yè)中的豐富科技資源以及知識(shí)信息都在檔案中記錄著，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)狀況能從真實(shí)的檔案資料中反映出來。隨著信息時(shí)代的到來和電力體制的深化改革，檔案管理中所蘊(yùn)含的豐富而巨大的信息價(jià)值被人們認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，也給檔案信息實(shí)現(xiàn)資源的共享和資源的交換提供了有力的支撐。對(duì)電力工程檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施統(tǒng)一管理，使檔案管理工作更加規(guī)范化，從而從整體上提高了檔案信息化管理的水平。

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