淺談PDCA循環(huán)在工程檔案過程管理中的應(yīng)用

文/中國電力工程顧問集團(tuán)西北電力設(shè)計(jì)院有限公司 劉開蒙

一、工程檔案管理研究現(xiàn)狀

工程檔案管理研究在檔案學(xué)學(xué)科研究領(lǐng)域內(nèi)較側(cè)重于理論與實(shí)踐相結(jié)合方面，以實(shí)踐操作推動管理模式、理論的創(chuàng)新是工程檔案管理研究向前推進(jìn)的主要特點(diǎn)。如廖玉玲提出了在云計(jì)算環(huán)境下對于建設(shè)工程檔案全過程監(jiān)管模式的創(chuàng)新研究；渭璟提出了用文檔一體化與檔案前端控制的理念看待工程項(xiàng)目文檔的控制管理工作；宋守軍提出了在工程檔案信息化管理中引入了物聯(lián)網(wǎng)的概念，基于此構(gòu)建工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本框架，以提高管理水平；刁學(xué)玲結(jié)合青藏鐵路建設(shè)工程介紹了該工程強(qiáng)化制度約束、加大規(guī)范管理、主動超前介入、共同參與建檔的工程項(xiàng)目檔案管理模式。黃志文以載人航天工程檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)為例引入了專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)在工程檔案管理中的作用，提供了一種管理創(chuàng)新的新思路。

筆者認(rèn)為將工程檔案管理視作一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目管理過程、運(yùn)用項(xiàng)目管理學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)成熟的模式與方法研究工程檔案是一種新的實(shí)踐與研究角度。

二、PDCA循環(huán)及其應(yīng)用范疇

PDCA循環(huán)又稱“戴明環(huán)”，屬管理學(xué)范疇。其包含四個(gè)部分及八個(gè)具體操作步驟，四個(gè)部分即：計(jì)劃(Plan)、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。這四個(gè)部分在操作層面上是周而往復(fù)的，子部分內(nèi)部又可利用PDCA循環(huán)把控，以此整個(gè)循環(huán)是一個(gè)有機(jī)邏輯組合體，如圖1。

作為一種起初應(yīng)用于質(zhì)量管理領(lǐng)域的管理模式，“戴明環(huán)”逐漸被實(shí)踐證明是一種可以促進(jìn)管理活動有效進(jìn)行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學(xué)中通用的模型，是全面質(zhì)量管理所遵循的科學(xué)程序。目前，PDCA循環(huán)應(yīng)用到了包括企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量管理、工程項(xiàng)目全過程管理、企業(yè)人力資源管理、行政管理等涉及質(zhì)量與過程管理的領(lǐng)域，應(yīng)用范圍較廣。

圖1 PDCA循環(huán)的基本過程及其邏輯組合模式

三、工程檔案過程管理現(xiàn)狀及問題

工程檔案范疇包含自工程提出開始，立項(xiàng)、審批、工程勘設(shè)、生產(chǎn)前期籌備、施工、監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收直至后期維護(hù)管理等過程中產(chǎn)生的生產(chǎn)活動信息記錄。筆者通過項(xiàng)目實(shí)踐調(diào)研、參閱文獻(xiàn)等方式總結(jié)出目前工程檔案過程管理存在如下問題：

1.對于工程檔案管理缺乏前期規(guī)劃及提前布局，導(dǎo)致文件收集階段、檔案整理階段被動。2.“亡羊補(bǔ)牢”問題突出，缺失文件后補(bǔ)導(dǎo)致無法真實(shí)還原原始信息。3.缺乏科學(xué)性分類及管理思路。4.重實(shí)體建設(shè)，輕文件管控。5.工程現(xiàn)場對于過程文件的質(zhì)量把控不足。6.缺乏監(jiān)督制約機(jī)制，工程現(xiàn)場人員歸檔熱情不高。7.缺乏具有檔案專業(yè)背景又懂工程管理的復(fù)合型人才。8.檔案庫房設(shè)施達(dá)不到基本要求。

四、PDCA循環(huán)在工程檔案管理中的應(yīng)用模式及現(xiàn)實(shí)意義

（一）PDCA循環(huán)在工程檔案管理中的應(yīng)用模式。作為一種質(zhì)量管理領(lǐng)域的實(shí)用性方法，圖2描述了PDCA循環(huán)在工程檔案過程管理中的應(yīng)用模式及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

（二）P(plan)計(jì)劃環(huán)節(jié)：項(xiàng)目檔案管理的頂層設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)。此環(huán)節(jié)關(guān)鍵在于搭建制度框架，在遵循檔案的“自然形成規(guī)律”與“內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系”的前提下，詳盡制定分類方案。明確應(yīng)遵循的檔案法規(guī)、規(guī)章、制度與規(guī)范；提前掌握工程子單位、分部分項(xiàng)工程的劃分；參與項(xiàng)目開工技術(shù)交底，對工程資料收集的時(shí)間、質(zhì)量、收集范圍與整理要求進(jìn)行明確規(guī)定；提前規(guī)劃聲像檔案歸檔工作；配置專職檔案管理人員，明確職責(zé)權(quán)限；預(yù)判項(xiàng)目檔案規(guī)模，配備相應(yīng)檔案庫房與用具等。

圖2 PDCA循環(huán)在工程檔案過程管理中的應(yīng)用模式及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

（三）D（do）執(zhí)行環(huán)節(jié)：工程檔案管理的核心環(huán)節(jié)。該階段需厘清項(xiàng)目相關(guān)方文件的邏輯關(guān)系；文件做到精準(zhǔn)、閉環(huán)管理，確保文件的真實(shí)性、有效性；秉承文件生命周期的“全程管理、前端控制”思想；定期歸檔、開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；保證文件的收集、整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行；貫徹“雙套制”同步歸檔；搭建滿足需求的檔案管理信息系統(tǒng)，與文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)搭建統(tǒng)一接口，做到文件實(shí)時(shí)歸檔。

（四）C（check）檢查環(huán)節(jié)：工程檔案高質(zhì)量管理的重要保證。就文件本身來講，保證文件簽章手續(xù)的完備、簽字真實(shí)有效、文件頁無殘缺、附件齊全完整、編號書寫規(guī)范、保證原件留存等；就文件流轉(zhuǎn)來講，保證文件流程準(zhǔn)確、合規(guī)，簽批人為文件真實(shí)負(fù)責(zé)人等；從整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)上看，核查全宗組卷邏輯順序是否合理，檔案管理方法是否符合相應(yīng)法規(guī)、規(guī)章制度；保證檔案保管環(huán)境如溫濕度、現(xiàn)場環(huán)境等符合規(guī)定；對工程檢驗(yàn)批、分部分項(xiàng)工程、單位工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收把關(guān)；工程竣工驗(yàn)收前對項(xiàng)目竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收等。

（五）A（action）行動提升環(huán)節(jié)：整個(gè)循環(huán)管理的階段性收口節(jié)點(diǎn)。該環(huán)節(jié)對于前期三個(gè)環(huán)節(jié)所積累下來的成功經(jīng)驗(yàn)或者問題缺陷進(jìn)行總結(jié)與整改提升。對于工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)所提出問題進(jìn)行逐項(xiàng)整改，小范圍內(nèi)運(yùn)用PDCA循環(huán)模式進(jìn)行改進(jìn)提升，循序漸進(jìn)地推動工程檔案過程管理達(dá)到更高的水平。

五、PDCA循環(huán)在工程檔案管理中運(yùn)用的意義

（一）為工程檔案管理提供了一個(gè)全新的研究視角。PDCA循環(huán)從項(xiàng)目管理的角度出發(fā)，將工程檔案視作一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目運(yùn)作管理，能夠更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貜募?xì)節(jié)入手去分析這一復(fù)雜的管理過程。

（二）在操作層面為工程檔案管理提供了具體的方法。PDCA循環(huán)共4個(gè)階段，8個(gè)步驟，每個(gè)步驟都能夠?yàn)楣こ虣n案管理提供綱領(lǐng)性的指導(dǎo)方法，能在操作層面保障工程檔案質(zhì)量。如圖3，PDCA循環(huán)是個(gè)不斷循環(huán)往復(fù)的過程，上一級的PDCA循環(huán)是下一級循環(huán)的根據(jù)，下一級的PDCA循環(huán)是上一級循環(huán)的貫徹落實(shí)和具體化，各個(gè)循環(huán)之間相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)。

圖3 PDCA循環(huán)螺旋上升模式

將工程檔案管理置于質(zhì)量管理這一大視角下，跳出單純的檔案層面，以項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要組成視角去看待工程檔案管理工作，能使各方增強(qiáng)對工程檔案的重視程度。對于我們檔案從業(yè)者來講，能夠以新視角研究解決現(xiàn)實(shí)問題，可謂是一種方法論的創(chuàng)新。

六、結(jié)語

工程檔案管理具有周期長、環(huán)節(jié)多、任務(wù)重的特點(diǎn)。跳出固化思維、契合時(shí)代要求、更好地服務(wù)生產(chǎn)、做好企業(yè)背后的信息智囊是我們一直追求的目標(biāo)。PDCA循環(huán)理念為工程檔案管理提供一種視野層面的拓展和實(shí)踐層面的創(chuàng)新。