高校公文流轉(zhuǎn)存在的問題與對策研究

馮 笛

(西安財經(jīng)大學(xué) 陜西 西安 710100)

公文是各級行政機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的有效手段和重要工具。公文流轉(zhuǎn)是各級行政機(jī)關(guān)治理能力與水平的外在反映，是展示黨和政府形象和公信力的重要窗口。近年來，因公文問題引發(fā)社會強(qiáng)烈反響而被問責(zé)的事件多有報道，近如南京市公文層層審查不嚴(yán)，把湖南省張家界寫成湖北省張家界；遠(yuǎn)如2018年四川省遂寧市環(huán)保督察辦辦理的一份公文，在市環(huán)保督察辦到遂寧市委辦公樓4.8公里的路程中流轉(zhuǎn)用時42天，市政府、市環(huán)保局12名相關(guān)責(zé)任人被市紀(jì)委問責(zé)。公文無小事已經(jīng)是人們的共識。高校也是一個小政府，在實現(xiàn)國家高等教育目標(biāo)、履行教學(xué)管理職能的過程中，公文流轉(zhuǎn)也是一個重要的環(huán)節(jié)和紐帶。那么類似的“公文亂象”在高校有哪些表現(xiàn)、如何防治，確實是一個值得思考和研究的問題。

一、高校公文流轉(zhuǎn)的重要意義

高等教育關(guān)系國民整體素質(zhì)和國家長遠(yuǎn)發(fā)展的大計，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化傳承、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。習(xí)近平總書記多次強(qiáng)調(diào)：“新時代要優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，加快推進(jìn)一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，推進(jìn)教育現(xiàn)代化、全面貫徹黨的教育方針、辦人民滿意的教育?！惫氖浅休d各級黨和國家機(jī)關(guān)決策部署的重要媒介。公文管理是高校管理的組成部分和重要實施載體，擔(dān)負(fù)著上級管理部門與高校的溝通樞紐的職責(zé)，是促進(jìn)高校各項工作的有序開展的“傳話筒”和“助推器”。

公文是推進(jìn)高校教育現(xiàn)代化、規(guī)范化的一項重要指標(biāo)，高校公文流轉(zhuǎn)效率極大地影響著高校的高質(zhì)量發(fā)展。近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和體制改革的不斷深化，辦學(xué)質(zhì)量和水平逐年提高。上級主管部門及社會團(tuán)體與高校往來的公文數(shù)量日益增多,工作要求不斷提高,公文的流轉(zhuǎn)效率及辦理質(zhì)量愈發(fā)影響著高校行政工作的效率和水平。高校各職能單位應(yīng)當(dāng)提高對公文管理重要性的認(rèn)識，在態(tài)度上認(rèn)真、從思想上重視，在責(zé)任上擔(dān)當(dāng)、從行動上體現(xiàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)高校公文處理工作，讓高校中的“公文旅行”亂象及早“退場”，確保黨和國家各項教育政策在高校及時得到貫徹落實。

二、高校公文流轉(zhuǎn)中存在的主要問題

高校行政機(jī)關(guān)對公文的接收、分類、編號、登記、傳閱、承辦、督辦、發(fā)文上報、歸檔的全過程可被稱為高校公文流轉(zhuǎn)。梳理總結(jié)高校公文管理的工作實際，公文流轉(zhuǎn)主要存在以下問題。

(一)公文流轉(zhuǎn)效率較低

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，智慧化校園建設(shè)持續(xù)推進(jìn)。目前，高校辦公自動化系統(tǒng)(簡稱OA系統(tǒng))已在實際工作中推廣運用，極大地改變了人們的工作習(xí)慣。線上辦公已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢。但轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、熟悉新生事物、改變原有習(xí)慣總需要一個漸進(jìn)的過程，表現(xiàn)在工作中，就是部分人員單位對運用OA辦公系統(tǒng)持消極態(tài)度，使得一些高校的文件流轉(zhuǎn)不得不并行人力傳送的老套路老辦法。自動辦公系統(tǒng)常常處于閑置的狀態(tài)，反而降低了文件流轉(zhuǎn)的工作效率。一方面，上級的會議精神和工作部署不能迅速傳達(dá)到位，錯過關(guān)鍵時間節(jié)點，導(dǎo)致高校相關(guān)工作推進(jìn)緩滯，跟不上上級要求。另一方面，文件涉及的業(yè)務(wù)部門不盡快閱文辦文，等到辦公室人員不得不向業(yè)務(wù)部門督促辦文時，部門辦理的時限僅剩寥寥數(shù)日。由于受時間限制，相關(guān)部門無法細(xì)致開展業(yè)務(wù)工作，常常為了應(yīng)付草草了事，不但容易忙中出錯，而且影響工作質(zhì)量。高校業(yè)務(wù)辦理周期滯后于其他高校、辦文質(zhì)量不高等問題若長期存在，勢必會影響到高校的公信力和在上級機(jī)關(guān)、教職員工心目中的形象。

(二)相關(guān)部門推諉扯皮

高校工作具有綜合性特點，每一項工作任務(wù)往往需要多個職能部門協(xié)作配合，共同完成。因此，上級文件由多個部門聯(lián)合辦理是工作常態(tài)。通常，高校辦公室主任會根據(jù)文件要求提出擬辦意見，確定關(guān)聯(lián)度較高的部門作為牽頭責(zé)任部門。在文件實際流轉(zhuǎn)過程中，總會遇到牽頭責(zé)任部門不主動擔(dān)當(dāng)、消極怠慢，配合部門置之不理、當(dāng)甩手掌柜的現(xiàn)象。部門之間推來推去，工作責(zé)任架空、文件流轉(zhuǎn)受阻、任務(wù)無法落實的情況時有發(fā)生。一旦出現(xiàn)此類問題，高校辦公室只有出面積極調(diào)解，與相關(guān)業(yè)務(wù)處反復(fù)溝通，才能把文件落在具體部門。對于需報上級的上行文，業(yè)務(wù)部門辦文要經(jīng)過撰稿校對、審核、批示、校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)、套紅編號、印制蓋章等多個環(huán)節(jié)。由于部門之間的推脫和不愿擔(dān)當(dāng)，貽誤了辦文時機(jī)、耽誤了工作時間，辦理行文手續(xù)時不得不特事特辦，多數(shù)情況下達(dá)不到規(guī)章制度要求。這一問題已經(jīng)成為文件流轉(zhuǎn)的堵點和痛點，帶來了許多消極負(fù)面后果。

(三)工作溝通銜接不暢

文件流轉(zhuǎn)程序OA系統(tǒng)與人工并行的現(xiàn)狀，在一定程度上加大了辦文溝通協(xié)調(diào)的工作量。一旦文件線上運行因某一環(huán)節(jié)未處置出現(xiàn)中梗阻，高校辦公室就需及時進(jìn)行人工協(xié)調(diào)和溝通。相關(guān)規(guī)章制度對文件辦理的流程、環(huán)節(jié)、要求規(guī)定是清晰明確的，照章辦事不會出現(xiàn)銜接不暢的問題。但實際中，還是會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。有的不與分管校領(lǐng)導(dǎo)或高校辦公室提前溝通，協(xié)調(diào)相關(guān)事項常常往返數(shù)次；有的不了解分管領(lǐng)導(dǎo)在位情況徑自跑來，因領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽文勞而無功；有的不清楚發(fā)文手續(xù)貿(mào)然前來，因材料不全被幾次退回；有的不熟悉辦文規(guī)定，認(rèn)為辦公室工作人員故意刁難而產(chǎn)生誤解，等等。這類事件時有發(fā)生，對于兩方都是費時費力費口舌之事，形成工作之內(nèi)耗，消彌同事間感情。

(四)存在失密泄密風(fēng)險

近年來，各級國家機(jī)關(guān)不斷加大保密工作力度，保密工作要求越來越高。勿容諱言，與國家機(jī)關(guān)相比，高校保密工作還存在不少薄弱環(huán)節(jié)。有的保密意識淡化，認(rèn)為高校從事教學(xué)育人工作，遠(yuǎn)離政治、軍事和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，無多少秘密可保，對文件保密管理措施和要求不以為然。有的不按時交回加密文件，部分人員對外出參加會議帶回的密級文件，不按規(guī)定第一時間交付高校機(jī)要室保存，而是放其手里多天，極易造成失泄密事件發(fā)生。有的違規(guī)處置文件，借閱機(jī)要文件不履行借閱手續(xù)，未經(jīng)請示登記擅自復(fù)印機(jī)要文件，趁工作人員不注意用手機(jī)偷拍文件，這些圖省事圖方便甚至鋌而走險的行為，為文件保密管理埋下隱患，極易成為誘發(fā)失泄密事故的苗頭。

三、主要成因探析

(一)對公文管理工作不夠重視

公文辦理是把上級精神和高校黨委意圖從文字轉(zhuǎn)化為實踐的重要一環(huán)。公文能否科學(xué)有效流轉(zhuǎn)，關(guān)系上級精神和高校黨委要求的貫徹落實，關(guān)系高校發(fā)展進(jìn)步和健康的工作生活秩序。但一些領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員思想認(rèn)識跟不上，有的認(rèn)為公文管理不是高校主業(yè)，是邊緣化的服務(wù)保障工作，思想上不上心，支持上不給力；有的認(rèn)為公文辦理工作單一、簡單機(jī)械，條條框框過多浪費時間精力，在工作中配合不夠；有的工作人員感覺這一工作偏離教學(xué)中心，個人發(fā)展空間受限，工作被動應(yīng)付，積極性不高。

(二)OA系統(tǒng)運用不夠充分

OA系統(tǒng)的運行，使行政公文不必再像以往那樣僅靠人力傳送費時費力，可以實現(xiàn)電子傳輸、移動辦理、多人協(xié)作、便捷處理公文，隨時隨地查閱公文，使公文流轉(zhuǎn)更加高效。但一些領(lǐng)導(dǎo)干部不適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展給公文辦理方式帶來的新變化，看不到辦公自動化系統(tǒng)給工作帶來的高效性與便捷性，對新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和運用積極性不高，處理公文仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)做法。有的領(lǐng)導(dǎo)干部忙于事務(wù)性工作，沒有養(yǎng)成每日登錄上線查看文件的習(xí)慣，經(jīng)常不登錄辦公系統(tǒng)閱批文，造成公文流轉(zhuǎn)經(jīng)?？D，給高校整體辦文工作帶來了諸多困難。

(三)職能部門業(yè)務(wù)邊界不清晰

高校一些職能部門分工交叉，特別是面對新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，由于沒有先例可循，應(yīng)當(dāng)如何分工、由誰來牽頭，就成為一個難事。例如，關(guān)于“雙創(chuàng)成果”的文件內(nèi)容，涉及高校教學(xué)、就業(yè)、創(chuàng)業(yè)園、科研等多個部門。該工作由那個部門牽頭，就意味著一旦同意接收此件，以后相同及后續(xù)的相關(guān)文件都將由該部門承擔(dān)。在校辦提出擬辦意見時，涉及部門各說各理，誰也不愿意做牽頭單位，讓高校辦公室協(xié)調(diào)時左右為難。

(四)責(zé)任追究存在“寬松軟”

在公文流轉(zhuǎn)中，一些工作人員，遇事上“推”、執(zhí)行上“頂”、辦事上“拖”，表面上是工作態(tài)度問題，根子上是責(zé)任問題和作風(fēng)問題。一些部門收到文件后，滿足于完成工作任務(wù)，不經(jīng)調(diào)查研究和充分溝通協(xié)調(diào)，就倉促行文，常常出現(xiàn)辦文工作紕漏，影響工作推進(jìn)。但對類似問題卻鮮有人去追究，更遑論問責(zé)。教育管理跟不上、作風(fēng)建設(shè)不重視，追究制度不完善、執(zhí)紀(jì)問責(zé)不嚴(yán)格，也是辦文工作效率低下、質(zhì)量不高的重要誘因之一。

四、提升公文管理科學(xué)化的對策

(一)細(xì)化部門分工，強(qiáng)化績效考核

要立足新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局，進(jìn)一步規(guī)范和細(xì)化各職能部門的職責(zé)范圍，注重根據(jù)國家政策變化和高校新時代發(fā)展及時調(diào)整，予以補(bǔ)充完善。同時，要注重教育引導(dǎo)職能部門之間注重溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)協(xié)作配合。只有職能部門之間做到邊界清晰、銜接有序、配合有力，高校公文辦理才能科學(xué)規(guī)范、有章可循、有范可遵。要強(qiáng)化年終績效考核。將各職能部門管文辦文能力列入年終部門評優(yōu)考核的一項內(nèi)容，以公文承辦率定量，以公文流轉(zhuǎn)率定性，將定量與定性指標(biāo)結(jié)合起來，年終通報部門年度辦文情況，并與績效工資相掛鉤，獎優(yōu)罰劣，督促各職能部門履職盡責(zé)。

(二)加大培訓(xùn)力度，提升能力素質(zhì)

要適應(yīng)信息化發(fā)展需求，定期對領(lǐng)導(dǎo)干部以及相關(guān)人員進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)使用培訓(xùn)，讓他們?nèi)媸煜ぶ悄苻k公系統(tǒng)，熟練運用手機(jī)辦理發(fā)文閱文，了解審批校對、套紅用印流程等工作，使辦文更加高效便捷。要加大保密教育力度，通過對保密文件的收發(fā)、借閱、傳遞及保管等相關(guān)規(guī)定的培訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化“保密安全無小事”理念，自覺嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，確保公文辦理全流程、全方位保密安全。

(三)強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，提高履責(zé)能力

要強(qiáng)化職業(yè)榮譽(yù)感。有職必有責(zé)，有責(zé)必?fù)?dān)當(dāng)。習(xí)近平總書記指出，“看一個領(lǐng)導(dǎo)干部，很重要的是看有沒有責(zé)任感，有沒有擔(dān)當(dāng)精神?！备咝ｎI(lǐng)導(dǎo)干部和相關(guān)工作人員，要善于從政治高度看待公文辦理工作,把初心使命與崗位職責(zé)要求統(tǒng)一起來，把高校進(jìn)步發(fā)展與個人理想信念結(jié)合起來，進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，讓工作崗位作為全面展示自己的平臺，認(rèn)真做好每一次公文辦理工作。要增強(qiáng)履職盡責(zé)能力，堅持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，在工作實踐中鍛煉處理復(fù)雜疑難問題的能力，不斷提升公文科學(xué)管理水平，以實實在在的工作成績，推動高校發(fā)展建設(shè)。要不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，堅持做到公文辦理“事不隔夜、文不過天、即交即辦、日清日結(jié)”的工作要求，既敢于啃下“硬骨頭”，又善于把難事辦穩(wěn)、小事辦實、實事辦好。

(四)加強(qiáng)督查督辦，及時追究問責(zé)

緊盯責(zé)任落實，辦公室需要及時對承辦部門進(jìn)行督辦、提醒，承辦部門需要及時反饋辦理結(jié)果，確保事事有著落、件件有回音。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人要履行全面負(fù)責(zé)制，對本部門閱文、辦文、撰文環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。對因失職失責(zé)造成影響的要及時嚴(yán)肅追責(zé)，讓制度成為帶電“高壓線”，讓問責(zé)倒逼責(zé)任落實。