企業(yè)的招標采購管理方式分析
——以煤化工企業(yè)為例

張 娜

作者單位：陽泉集團太原化工新材料有限公司

前言：煤化工企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展水平與招標采購管理方式息息相關(guān)，只有建立了良好的招標采購方式，企業(yè)才能對經(jīng)濟進行有效的控制。物資采購是煤化工企業(yè)運營的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)需要對招標采購管理方式進行優(yōu)化。一方面，建立完善的管理制度，為招標采購管理提供重要的參考依據(jù)。另一方面，建立標準的招標采購方式，使中標企業(yè)能夠為煤化工企業(yè)提供可靠的物資來源，保障企業(yè)能夠以穩(wěn)定的價格進行物資采購。

1 煤化工企業(yè)的招標采購管理方式概述

通過建立良好的采購管理方式，可以提高煤化工企業(yè)的競爭力，使其能更好地對產(chǎn)品的質(zhì)量進行控制，保障企業(yè)的煤化工產(chǎn)品能夠形成良好的品牌效應。同時，對招標采購進行控制還可以降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，便于企業(yè)對產(chǎn)品的銷售價格進行控制，進而使企業(yè)的獲利情況更加地穩(wěn)定。

煤化工企業(yè)在進行采購方式設(shè)計時，需要確保招標書的可行性，這樣可以為投標企業(yè)提供準確的參考依據(jù)。在選擇投標企業(yè)時，一方面，確定投標方是否具備競標資格，確保企業(yè)可以選擇到良好的、信譽度高的投標單位，進而保障企業(yè)能夠順利地完成采購任務。另一方面，對招標采購方案進行控制，并且對采購流程進行嚴格的審核，使企業(yè)的采購流程更加地規(guī)范。

2 煤化工企業(yè)的招標采購管理方式分析

2.1 優(yōu)化采購管理制度

為了使招標采購過程更加規(guī)范化，需要對采購管理制度進行優(yōu)化。在采購準備階段，包括啟動、規(guī)劃、審批，在該階段物資采購人員需制定采購方案，并且嚴格按照采購管理制度進行操作，這樣才能充分發(fā)揮采購管理制度的作用。例如，在采購方案初步制定完成后，煤化工企業(yè)需要組織采購、財務、倉儲、管理等多方人員開展會審活動，對方案中各類物資的采購量、采購成本、采購方式等進行審核評估。若是審核未通過，則需要拒絕采購方案，并且提出合理的改進意見。在會審結(jié)束后，根據(jù)意見對方案實施針對性的改善調(diào)整；需若是審核通過，則進入采購階段。通過這樣的方式，能從根本上避免采購成本超額、采購清單缺漏、采購量過高、采購周期過長等問題的發(fā)生，充分提高采購方案的經(jīng)濟性與合理性。其后，在招標采購過程中需要嚴格按照采購方案進行實施，保障物資采購過程更加精準，讓企業(yè)更好地控制采購成本，進而擴大企業(yè)的經(jīng)濟效益。需要注意的是，在招標采購過程中，加強采購過程管理，對物資采購過程實時進行監(jiān)督，這樣可以有效地避免物資采購過程出現(xiàn)失誤，而且還能避免違紀現(xiàn)象，必要時對違紀者采取一定的處罰措施，進而保障招標采購過程順利進行。為了保障落實采購管理制度，需要建立完善的考核制度，包括采購人員的采購水平、業(yè)務能力等，對其進行多方面的考察，進而提高采購人員的物資采購效率。例如，可將KPI法、360°評估法、過程評價法、PDCA循環(huán)法等方法應用到采購人員的考核管理制度建設(shè)中，以便更好地提高人員的工作素養(yǎng)、規(guī)范人員的采購行為，從主體角度提高采購管理的質(zhì)量。

2.2 招標采購方式標準化

根據(jù)招標管理提出的要求，應用科學的方式完成招標采購管理，在中標單位的選擇上要注意選擇資質(zhì)合格、技術(shù)達標的單位，并且能夠為煤化工企業(yè)提供完好的建設(shè)物資，確保煤化工企的生產(chǎn)建設(shè)能夠順利進行。還要了解和掌握煤化工企業(yè)的性質(zhì)和特點，這樣才能選擇最佳的采購方式，讓物資質(zhì)量達到標準。

煤化工企業(yè)在采購過程中要邀請多家投標企業(yè)，并進行公開招標工作。經(jīng)過合理招標流程后，再對比各個企業(yè)做出的投標文件，比較企業(yè)的資質(zhì)和優(yōu)勢。在同一條件下挑選供貨商時，首先應選擇的是價格合理的企業(yè)。通過公開招標議標能選擇出最佳的中標企業(yè)，將該企業(yè)作為供應煤化工建設(shè)物資的企業(yè)，需要嚴格達到招標采購制定的相關(guān)標準。

在煤化工企業(yè)采購應急物資方面，可以采用詢價采購的方式進行購買。通過比較不同的供貨企業(yè)，選擇價格制定合理、技術(shù)達標企業(yè)作為供貨單位，還要保證能夠及時提供應急需要的物資，提升采購工作的時效性，以此滿足煤化工廠正常的運行狀態(tài)。但需要注意的是，在提供流動資金較少的情況下，這種采購方式只適用于采購少量的物資。

2.3 EPC項目采購管理

EPC項目采購管理的內(nèi)容包括了管理合同范圍內(nèi)的物資和設(shè)備的采購，整個過程從最開始對設(shè)備和建筑材料的詢價工作，到最終采購物資送達項目建設(shè)現(xiàn)場結(jié)束。在整個采購過程中，都需要嚴格遵循簽訂的EPC總承包合同條款來完成審批和相關(guān)的管理工作，還需要按照業(yè)主所提供的供應商名單進行采購。作為招標采購單位的煤化工企業(yè)要按照編制采購計劃→確定合格供應商→提交采購申請→進行詢價和報價審批→簽訂采購合同→運輸采購物資→物資交接和收尾的標準化流程進行相關(guān)工作。

對供應商管理可以按照定期和不定期抽檢的方式進行，著重對采購的物資和設(shè)備進行質(zhì)量方面的檢查，檢查合格后才可以進行使用。如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不能達標的物資，要及時進行處理，直到采購到符合質(zhì)量標準的物資才能真正使用在煤化工企業(yè)建設(shè)施工中。確定合格的供應商時，可以從業(yè)主批準的供應商名單中挑選合適的供應商戶，并檢查其是否具備市場準入許可、產(chǎn)品代理許可等資質(zhì)及相關(guān)證明。如果是不在批準名單內(nèi)的供應商，則需要在選定過程中提交技術(shù)商務支持的有效文件，再由項目經(jīng)理完成審查，最后再經(jīng)過招標部門的審核批準。定期審核潛在供應商，在其中評選出優(yōu)秀企業(yè)，可以與這些企業(yè)建立穩(wěn)定合作，給煤化工企業(yè)提供長期的采購服務。還要建立對供應商評價反饋的系統(tǒng)，不斷完善數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容，保留那些質(zhì)量高、服務好的優(yōu)秀供應商。如果出現(xiàn)不能滿足煤化工廠企業(yè)在建設(shè)過程中實際物資需求的供應商，應取消其供應的資格，以免出現(xiàn)采購物資質(zhì)量不達標的情況，進而降低煤化工生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量，影響煤化工企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.4 優(yōu)化招標采購管理方式

將煤化工企業(yè)物資招標管理上的工作轉(zhuǎn)交給第三方來完成，不僅能提高雙方之間信息溝通的效果，還能讓物資招標采購工作更加透明，達到更為理想的效果，采購更多符合煤化工企業(yè)建設(shè)質(zhì)量標準、價格合適的物資。如果供應商的法人代表出示委托書，那么不能要求供應商法人代表到現(xiàn)場會進行開標和談判等。采購人和代理機構(gòu)的詳細信息可以通過相關(guān)信息系統(tǒng)查詢，不能要求供應商提供詳細的內(nèi)容。除了必要的原件內(nèi)容可以用紙質(zhì)形式材料，其余材料供應商只需要提供電子材料即可。在此基礎(chǔ)上，還需要多方來完成現(xiàn)場調(diào)研工作，明確物資在市場的價格，以此降低煤化工生產(chǎn)對物資的需求的成本，減少物資在中間流通的環(huán)節(jié)，還能加大對采購物資質(zhì)量檢驗的力度，這樣才真正做到煤化工生產(chǎn)建造的質(zhì)量良好，讓其建設(shè)施工的過程變得更加順利。

采購計劃也可以進行改變，實行分包管理，按照不同專業(yè)需求的不同物資，采取集中采購的方式統(tǒng)一進行招標采購，例如生產(chǎn)需要的設(shè)備、管道材料等物資。需要注意的是，要求這些物資應屬于同一專業(yè)和類型，這樣可以有效降低采購的成本，達到最優(yōu)采購目的。

制定合理的物資采購資金使用計劃，可以利用物資采購的流動資金，實現(xiàn)煤化工企業(yè)內(nèi)部資金的良性運轉(zhuǎn)。并且，還可根據(jù)企業(yè)的情況來選擇合適的資金使用計劃，這樣能讓物資購買更加便利，還能滿足企業(yè)對資金流動的需求。

結(jié)論：綜上所述，為了保障煤化工企業(yè)經(jīng)濟能夠穩(wěn)定地發(fā)展，企業(yè)需要制定有效的招標采購策略，對采購制度、采購方式等進行優(yōu)化，這樣既可以提高企業(yè)對物資的采購效率，又能夠提高企業(yè)對采購成本的控制水平，使企業(yè)的經(jīng)濟效益能夠最大化。