檔案管理在財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作中的重要性

■王文龍

近年來(lái)，隨著公共性財(cái)政投資項(xiàng)目的增加，各級(jí)財(cái)政預(yù)算評(píng)審機(jī)構(gòu)在對(duì)公共性財(cái)政投資項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)決算的審核工作過(guò)程中，產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案。在此背景下，做好財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作對(duì)規(guī)范財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作、優(yōu)化財(cái)政預(yù)算評(píng)審流程、提高財(cái)政預(yù)算評(píng)審質(zhì)量、強(qiáng)化財(cái)政預(yù)算評(píng)審結(jié)果應(yīng)用無(wú)疑具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、增強(qiáng)對(duì)財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案是指各級(jí)財(cái)政預(yù)算評(píng)審機(jī)構(gòu)在實(shí)施財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作過(guò)程中直接和間接形成的、具有保存參考利用價(jià)值的文字、圖表、視音頻等原始記錄。做好財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作對(duì)規(guī)范財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作，保障財(cái)政預(yù)算評(píng)審結(jié)果客觀、公正、科學(xué)、合理，促進(jìn)財(cái)政預(yù)算評(píng)審立體式、全周期、全覆蓋，實(shí)現(xiàn)“評(píng)審一項(xiàng)、規(guī)范一方”的工作目標(biāo)具有十分重要的意義。

（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視

各級(jí)財(cái)政預(yù)算評(píng)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要從思想上重視檔案管理工作，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理在財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作中的重要性，把檔案管理提上重要工作日程，與業(yè)務(wù)工作同安排、同部署、同考核；要強(qiáng)化制度約束，明確檔案管理的部門(mén)、人員以及職責(zé)分工，并在財(cái)力上予以重點(diǎn)保障；要挑選黨性強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、水平高、能吃苦的同志從事財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理的專（兼）職工作，為他們提供良好的工作環(huán)境和優(yōu)質(zhì)的成長(zhǎng)空間，進(jìn)一步營(yíng)造重視檔案、珍惜檔案、從事檔案的濃厚氛圍。

（二）檔案管理人員應(yīng)專業(yè)、積極、主動(dòng)

新時(shí)代的財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理專（兼）職人員首先應(yīng)有“為黨管檔、為國(guó)守史”的政治情懷，把思想意識(shí)、行為實(shí)踐統(tǒng)一到為民服務(wù)的價(jià)值取向上來(lái)，不斷加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，取得檔案系列的專業(yè)職稱和執(zhí)業(yè)資格?；谪?cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理業(yè)務(wù)性強(qiáng)、保密事項(xiàng)多、各項(xiàng)要求高等特點(diǎn)，從事檔案管理人員應(yīng)從專業(yè)技術(shù)的角度，做好檔案的收集、審核、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作；財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理人員在“有為者有了位”之后，才能積極地、主動(dòng)地結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理中的內(nèi)控、運(yùn)行、操作，提出更多科學(xué)性、專業(yè)性、合理性的意見(jiàn)和建議，使得檔案管理更具操作性、更加科學(xué)化。

（三）要?jiǎng)?chuàng)造特定的周圍環(huán)境

財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理本身就是一項(xiàng)需要日復(fù)一日、仔細(xì)認(rèn)真、沉得下心境、耐得住寂寞的工作，不僅應(yīng)有相對(duì)獨(dú)立、安靜的檔案環(huán)境，還應(yīng)有符合標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)工具和電子設(shè)備等。相對(duì)其他人而言，應(yīng)不定期地普及和增強(qiáng)依法管檔、依法用檔的意識(shí)，為從事檔案管理的人員創(chuàng)造心無(wú)旁騖的周圍環(huán)境。

二、形成財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理的制度約束

（一）明職責(zé)，重規(guī)范

立足做優(yōu)財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作，把握財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，從檔案收集、歸檔、保管和利用的全過(guò)程、全環(huán)節(jié)中執(zhí)行檔案的規(guī)范和要求，以確保財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作的制度化、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化。

在單位層面，設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，切實(shí)加強(qiáng)其檔案管理意識(shí)，根據(jù)不同種類材料的形成時(shí)間、方式及特征制定案卷類目，分類存放，以便科學(xué)合理歸檔、快捷方便利用。除此之外，專職檔案管理人員要負(fù)責(zé)檔案的安全和保密，對(duì)檔案進(jìn)行保存、貯存、檢索、復(fù)制和借閱管理等，接受上級(jí)檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查；同時(shí)，要多觀察、多思考、多留心、多動(dòng)手，做到處處留“痕跡”、處處留“腳印”，隨時(shí)及時(shí)記錄時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等歸檔必須要素，以確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、有參考價(jià)值。

在檔案管理中，評(píng)審項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要做好經(jīng)辦項(xiàng)目評(píng)審檔案資料的收集整理、移交工作，并協(xié)助檔案管理人員做好檔案資料管理，并在評(píng)審報(bào)告出具后三日內(nèi)將項(xiàng)目評(píng)審報(bào)告、項(xiàng)目委托通知書(shū)及有關(guān)資料進(jìn)行收集和初步整理，填寫(xiě)《財(cái)政預(yù)算評(píng)審項(xiàng)目檔案基本情況表》，編輯財(cái)政預(yù)算評(píng)審項(xiàng)目歸檔目錄，按報(bào)告簽發(fā)、委托通知書(shū)、評(píng)審安排及計(jì)劃、復(fù)核表、日志、見(jiàn)面會(huì)記錄、溝通記錄、送達(dá)回執(zhí)、現(xiàn)場(chǎng)踏勘記錄、詢價(jià)記錄、取證資料、影像資料、預(yù)（概、結(jié)）算書(shū)、工作底稿、評(píng)審依據(jù)、資料清單、電子文檔的次序整理后，將有關(guān)資料移交給檔案管理人員，雙方都要在存檔資料移交明細(xì)表中簽字；其他專項(xiàng)評(píng)審項(xiàng)目，出具評(píng)審意見(jiàn)后即可歸檔。

（二）嚴(yán)把關(guān)，重細(xì)節(jié)

一是嚴(yán)把項(xiàng)目資料收集關(guān)。安排專人分工程招標(biāo)控制價(jià)、工程預(yù)算、市政工程應(yīng)急、信息化（其他）、經(jīng)費(fèi)、事前評(píng)估、事中監(jiān)控、事后評(píng)價(jià)等八個(gè)類別，負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目評(píng)審資料所需的資料報(bào)送清單表、報(bào)送資料要求，確保所有資料均為建設(shè)單位、主管部門(mén)、財(cái)政預(yù)算評(píng)審中心、財(cái)政業(yè)務(wù)科室審核、簽字、蓋章的資料；設(shè)立臺(tái)賬，將評(píng)審項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位、主管單位、送審時(shí)間、項(xiàng)目金額、聯(lián)系電話及聯(lián)系人等信息逐項(xiàng)登記在冊(cè)。

二是嚴(yán)把項(xiàng)目資料歸檔關(guān)。實(shí)行“一項(xiàng)目一檔案”、“一年度一清理”管理。項(xiàng)目評(píng)審結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在三個(gè)工作日將資料清點(diǎn)清楚，將整理好的項(xiàng)目資料、由稽核人員復(fù)核的內(nèi)容（項(xiàng)目的各類編號(hào)是否規(guī)范、表向關(guān)系是否正確、工作底稿的完整、電子文檔是否保存等）交檔案管理人員統(tǒng)一歸檔，并在檔案登記卡上進(jìn)行逐一登記，確保項(xiàng)目資料的標(biāo)準(zhǔn)、齊全、規(guī)范。需要說(shuō)明的是，電子文檔實(shí)行雙備份（即在專用電腦錄入電子檔案后，硬盤(pán)和光盤(pán)雙備份），以備年久后財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的即時(shí)性查詢和調(diào)閱。

三是嚴(yán)把檔案資料保管關(guān)。實(shí)行檔案資料編號(hào)入卷，做到分類合理、案卷目錄清楚、標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，檔案分類存放管理。已歸檔的檔案不得私自外借，不得修改、更換項(xiàng)目檔案編號(hào)，確保檔案資料無(wú)丟失、無(wú)損壞、無(wú)泄密。檔案管理人員調(diào)離崗位時(shí)，須將本人保管的檔案臺(tái)賬、檔案清單、檔案資料及時(shí)移交相關(guān)人員，并履行交接手續(xù)，切實(shí)在檔案資料保管上上好“雙保險(xiǎn)”，不因調(diào)崗、交接而松懈、耽擱財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作的運(yùn)行。

（三）強(qiáng)保管，重實(shí)用

一是實(shí)行分類分步保管。將財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案分為本年度檔案和跨年度檔案，并做好相應(yīng)菜單式、目錄式管理。其中，當(dāng)年財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案交檔案管理人員單獨(dú)保存，按月統(tǒng)一進(jìn)檔案室保管；跨年度檔案，則應(yīng)安排項(xiàng)目評(píng)審人員、檔案稽核人員、檔案管理人員三方共同做好該類檔案管理，確保財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案“歸檔一個(gè)口子、標(biāo)準(zhǔn)一把尺子”。

二是優(yōu)化檔案保管環(huán)境。從財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案保管的實(shí)際需要出發(fā)，進(jìn)一步優(yōu)化和完善財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案保管的環(huán)境。如：根據(jù)財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的數(shù)量，購(gòu)置相應(yīng)數(shù)量的檔案密集架，設(shè)置專用庫(kù)房，以達(dá)到檔案庫(kù)房的“九防”標(biāo)準(zhǔn)和要求；照片、底片、錄音錄像等放入特制密封盒、底片夾；購(gòu)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)等。

三是健全檔案保管制度。根據(jù)財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的保管要求和特點(diǎn)，制定并完善檔案保管、檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，為財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的科學(xué)管理提供有力支持和保障。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中國(guó)人民共和國(guó)保密法》的相關(guān)規(guī)定，制定《財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理試行辦法》《財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案安全保管制度》《財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理人員職責(zé)》《財(cái)政預(yù)算評(píng)審業(yè)務(wù)工作底稿簽字制度》《財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案保管查閱制度》《財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案鑒定銷毀制度》等。

三、進(jìn)行財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理工作的深度思考

（一）檔案利用應(yīng)是財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理的重要組成部分

隨著政府財(cái)政投入的加大、項(xiàng)目的增多，政府財(cái)政投資項(xiàng)目評(píng)審所產(chǎn)生的檔案也越來(lái)越多，財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案利用的頻率和次數(shù)越來(lái)越多。不僅改變了原有的利用模式，還將信息技術(shù)引入了財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的利用價(jià)值當(dāng)中。

以某市為例，在對(duì)該市某小區(qū)西側(cè)邊坡支護(hù)工程項(xiàng)目招標(biāo)控制價(jià)的財(cái)政預(yù)算評(píng)審時(shí)，經(jīng)兩次現(xiàn)場(chǎng)踏勘、項(xiàng)目組長(zhǎng)翻看個(gè)人工作記錄，發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目曾于兩年前進(jìn)行申報(bào)。隨后調(diào)閱了本單位歷年財(cái)政預(yù)算評(píng)審電子檔案，經(jīng)核實(shí)，該項(xiàng)目的護(hù)坡強(qiáng)夯部分重復(fù)報(bào)送，與項(xiàng)目單位溝通后護(hù)坡強(qiáng)夯部分予以審減。在此過(guò)程中，調(diào)閱歷年財(cái)政預(yù)算評(píng)審電子檔案，不僅加快了財(cái)政預(yù)算評(píng)審的進(jìn)度、提升了工作效率，還在短時(shí)間內(nèi)用數(shù)據(jù)和資料向項(xiàng)目單位說(shuō)明了審減原因，做到了“以檔服人”、有理有據(jù)。

（二）應(yīng)發(fā)揮案例分析在財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理中的“現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)”作用

某市財(cái)政預(yù)算評(píng)審中心以財(cái)政預(yù)算評(píng)審案例分析的形式，加強(qiáng)檔案管理、分享工作成果、提升業(yè)務(wù)水平。新春過(guò)后，組織全體職工就已進(jìn)行財(cái)政預(yù)算評(píng)審并整理歸檔的部分項(xiàng)目進(jìn)行案例分析，針對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)、報(bào)告、問(wèn)題、對(duì)策等內(nèi)容，互相交流、研究問(wèn)題、產(chǎn)生共鳴，整合財(cái)政預(yù)算評(píng)審的熱點(diǎn)難點(diǎn)，融合財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作的新職責(zé)、新思路、新理念、新措施，起到了提高財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案運(yùn)用價(jià)值、吸收各類新鮮知識(shí)、增強(qiáng)財(cái)政預(yù)算評(píng)審業(yè)務(wù)技能的積極作用，也在一定程度上提升了財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理的實(shí)效性和操作性。

某村棚戶區(qū)項(xiàng)目涉及15個(gè)樓型、共66棟樓、總送審金額8.5億元。在接到的該項(xiàng)目的財(cái)政預(yù)算評(píng)審任務(wù)后，為保證財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作的一致性、口徑的統(tǒng)一，由專家辦同志借閱已歸檔的棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目分析會(huì)上運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行“現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)”，切實(shí)解決了一些在財(cái)政預(yù)算評(píng)審過(guò)程中量與價(jià)、質(zhì)與材、標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一等問(wèn)題，為提高財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作效率、合力推進(jìn)項(xiàng)目發(fā)揮了財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理的“現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)”作用。

（三）檔案管理應(yīng)在財(cái)政預(yù)算評(píng)審主動(dòng)融入財(cái)政核心業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮積極作用

2020年10月1日新《預(yù)算法實(shí)施條例》已頒布實(shí)施，第四十一條明文規(guī)定，“各級(jí)政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目支出管理。各級(jí)政府財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立和完善項(xiàng)目支出預(yù)算評(píng)審制度。各部門(mén)、各單位應(yīng)當(dāng)按照本級(jí)政府財(cái)政部門(mén)的規(guī)定開(kāi)展預(yù)算評(píng)審。項(xiàng)目支出實(shí)行項(xiàng)目庫(kù)管理，并建立健全項(xiàng)目入庫(kù)評(píng)審機(jī)制和項(xiàng)目滾動(dòng)管理機(jī)制”，這是開(kāi)展財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作的法律依據(jù)。

鑒于檔案管理在財(cái)政預(yù)算評(píng)審工作中發(fā)揮了積極作用，要把發(fā)揮財(cái)政預(yù)算評(píng)審在現(xiàn)代財(cái)政管理中的定量基礎(chǔ)和技術(shù)支撐作用的完整性、必要性、可行性、合理性“四性”的審核過(guò)程，全面、真實(shí)、規(guī)范地反映在財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案管理中；要按照“將財(cái)政預(yù)算評(píng)審結(jié)果作為項(xiàng)目入庫(kù)、申報(bào)和調(diào)整的重要依據(jù)”的要求，把檔案管理作為支撐財(cái)政預(yù)算評(píng)審結(jié)果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等手段，最大限度地挖掘財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的價(jià)值，不斷滿足財(cái)政核心業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)建設(shè)中互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)的信息資源共享需求，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)政預(yù)算評(píng)審檔案的數(shù)據(jù)共享、信息共享、資源共享和成果共享?！?/p>