民營企業(yè)合同管理體系的構建探討

重慶恒森廢舊物資回收有限公司 何平

通過合同管理，對民營企業(yè)的發(fā)展起到了保障作用，同時使用合同，可以使民營企業(yè)很好地規(guī)避風險，對民營企業(yè)未來發(fā)展具有良好的意義。同時民營企業(yè)在進行合同管理的過程中，不斷規(guī)范市場和約束市場上的交易行為，可以預防和降低經營管理的風險。

1 民營企業(yè)合同管理的需求

1.1 企業(yè)運營的需求

由于民營企業(yè)在生產經營的過程中，通過與合作方簽訂合同，從而使民營企業(yè)在發(fā)展中得到有效的保障，良好的合同管理措施，給民營企業(yè)提供了足夠的安全性，使民營企業(yè)在更大程度上經過運行發(fā)展，實現(xiàn)經營規(guī)劃。

1.2 使企業(yè)合法合規(guī)

民營企業(yè)在合同管理中，必須建立在法律法規(guī)的基礎上，只有依據(jù)法律法規(guī)，才能確保合同管理的有效監(jiān)督性，避免民營企業(yè)與合作方之間發(fā)生違法違規(guī)的情況。

1.3 企業(yè)財務的需求

民營企業(yè)通過合同管理，可以極大地降低民營企業(yè)資產出現(xiàn)意外的風險。因此，民營企業(yè)通過合同管理，能夠確保企業(yè)資金實現(xiàn)最大化效益，對促進企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

2 民營企業(yè)合同的風險問題

2.1 運營商的風險問題

部分民營企業(yè)在合同管理中，因為對合同管理環(huán)節(jié)不了解，所以，會導致民營企業(yè)最終的經濟效益與實際的目標有所差距，造成這種問題的原因主要是因為在民營企業(yè)與合作方簽訂合同的過程中，沒有對合同的相關條款進行仔細閱讀。在簽訂合同的時候，如果合同上沒有明確雙方的權利、義務以及責任，那么，雙方就容易出現(xiàn)合同糾紛，在這種情況下，會給民營企業(yè)的發(fā)展造成嚴重的經濟損失。

2.2 給民營企業(yè)財務上帶來的風險

在民營企業(yè)與合作方簽訂合同的過程中，因為合同條款和商業(yè)信用的原因，很有可能會導致最終的結果和實際預期的目標有所差距，從而給民營企業(yè)造成一定的負面影響 。由于合同而造成的民營企業(yè)財務風險，主要是由于預算制定得不合理導致的，使企業(yè)的成本沒有得到控制，企業(yè)在合同上規(guī)定的支付條件和付款的進度達不到企業(yè)的要求，最終使企業(yè)的資金遭受損失。

3 民營企業(yè)合同管理出現(xiàn)的問題

3.1 處理合同糾紛機制的問題

民營企業(yè)在和合作方簽訂合同的過程中，由于合同上沒有明確雙方的權利、責任與義務，那么，就很容易導致雙方產生合同糾紛，同時大部分民營企業(yè)在內控管理中，缺乏對合同的規(guī)范、保存，這也使得民營企業(yè)在合同簽訂后發(fā)生合同糾紛時難以使用法律武器保護自己。通常采用的是雙方協(xié)商的方式處理合同糾紛問題，因此，民營企業(yè)在合同簽訂的過程中，一定要注意雙方權利、義務以及責任的劃分。

3.2 缺乏對合同的跟蹤執(zhí)行能力

在民營企業(yè)與合作方簽訂合同后，需要民營企業(yè)做好對合同的跟蹤工作，避免合作方在執(zhí)行合同內容的過程中出現(xiàn)其他意外而影響民營企業(yè)的生產，但大部分民營企業(yè)沒有專門的合同執(zhí)行監(jiān)督部門，所以在合同的執(zhí)行過程中，缺乏對合同的執(zhí)行跟蹤能力。一部分企業(yè)還缺乏對合同管理的監(jiān)督工作，沒有臺賬記錄，會導致民營企業(yè)在生產過程中很難給企業(yè)領導提供充足的數(shù)據(jù)信息。

3.3 在合同簽訂中存在的問題

通常在民營企業(yè)與合作方簽訂合同的過程中，最重要的環(huán)節(jié)就是對合同的審核，因為只有通過雙方對合同進行審核，才能避免在合作中出現(xiàn)糾紛，但大部分民營企業(yè)對于合同評審環(huán)節(jié)容易忽視，這也使得雙方在簽訂合同過程中難以將權責劃分清楚。大部分民營企業(yè)由于在實際的工作中主要以生產為主，對于合同的評審、管理等都不重視，最終很容易導致企業(yè)之間產生經濟糾紛。

3.4 合同簽訂后合同保管存在的問題

民營企業(yè)在合同簽訂后需要對合同進行保管，同時還需要經過論證、審核等一系列的措施，因此在合同保管過程中，就需要不斷地完善合同內容，避免一些合同原件丟失。因此在進行合同審計的過程中，可以及時實現(xiàn)對合同的調取和查閱，為后續(xù)合同的跟蹤管理帶來便利 。

4 民營企業(yè)在合同管理和內部管理中的建設

4.1 建立合同管理與內部管理機構

對于民營企業(yè)而言，在落實合同管理上，需要配備合同管理負責人，并且對他們進行培訓，使合同的建立和歸檔更加完善，在對合同的逐步規(guī)范中，實現(xiàn)企業(yè)合同的制度化發(fā)展。對于民營企業(yè)而言，在明確企業(yè)合同業(yè)務部門和承辦人、合同審查部門和承辦人以及合同批準機構和人員等的職責權限后，就可以使民營企業(yè)在合同管理上實施完善的管理制度。例如，在合同管理中，采取“三級管理制度”，民營企業(yè)中合同的批準可以由老板負責，合同的審查由質量部或者技術部負責，合同的承辦由相關業(yè)務部業(yè)務人員負責，在這種“三級管理制度”下，不僅能夠實現(xiàn)對民營企業(yè)合同的執(zhí)行監(jiān)督，同時又能確保民營企業(yè)合同的層級之間的職責和權限。

4.2 合同簽訂前的準備控制

對于民營企業(yè)而言，在合同簽訂的時候，為了確保合同與民營企業(yè)的發(fā)展目標和戰(zhàn)略相適應，在沒有批準的情況下是不能直接簽訂合同的。同時為了確保合同中的內容與民營企業(yè)自身相適應，在合同簽訂前，就需要企業(yè)對市場的行情進行調研，從而有利于企業(yè)了解合同上的要求。以電氣企業(yè)為例，電氣企業(yè)在與客戶簽訂合同的前期，通過對市場調研，了解到當今市場上HRA(H)超小型繼電器屬于供不應求的情況，而HRB1(H)在市場上的供應量屬于供大于求的情況。那么，在與客戶簽訂合同的時候，如果客戶需求HRA(H)的量較大，就可以根據(jù)公司的產量而爭取較高的價格利潤，但如果客戶需求的HRB1(H)量比較大的時候，電氣公司則可以適當?shù)亟档驮摦a品的利潤，實現(xiàn)與客戶長期合作的目的，所以只有通過對市場的調查，才能實現(xiàn)企業(yè)在簽訂合同過程中的利益最大化。

4.3 對于合同談判的內部管理

企業(yè)在進行合同的談判中，需要遵循自愿、公平公正的原則，合同中要明確雙方的權利、義務以及職責。在對企業(yè)合同的控制措施中，首先，要了解談判對手的情況，對談判進行預案設計，盡可能地對談判中的條件考慮全面，制定出相應的最高談判條件和最低談判條件限度，明確哪些條款可以讓步，哪些條款不能讓步，以及讓步到什么程度等；其次，是關注合同的內容以及相關條款和關鍵細節(jié)，在合同中明確相關的內容和范圍，對于技術要求、技術規(guī)范和技術方案等闡述清楚，同時包括對合同的付款日期、工期、付款方式進行說明，避免因為合同條款的問題造成合同糾紛；最后，是對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見形成對應的書面文件，經過企業(yè)雙方的簽字蓋章后，可以作為避免合同舞弊的另外一個重要手段和責任追究的依據(jù)。

4.4 對于合同簽訂的構建

在合同談判結束后，根據(jù)企業(yè)雙方的談判結果，可以擬定出合同文本，在這個管控措施中，通過對合同文本經業(yè)務承辦部門起草，并根據(jù)法律部門進行審核，對于重大合同或者具有復雜程序的合同，需要由法律部門參與相關的合同文件起草，對合同中涉及的權利義務關系進行認真的審查，并進行適當?shù)男薷?。此外，構建統(tǒng)一歸口的管理和授權審批，嚴格制定合同管理，為了防止出現(xiàn)違法和越權的行為，企業(yè)內部應該對合同管理的工作進行權限分工，屬于上級部門權限的合同，只能允許上級部門領導簽署，如果合同中有涉及下級單位簽署的條款，在經得上級部門同意審批后，方可進行簽署。

4.5 對于合同審核的內部管理

在合同擬定完成后，雙方企業(yè)應該對擬定的合同樣本進行嚴格的審核，在審核的過程中，需要確保合同的合法性、經濟性以及可行性等，并且關注合同的主體、內容是否符合法律法規(guī)要求，對雙方當事人是否具有履約能力以及對合同的權利、義務、違約等進行明確說明。同時還要建立會審制度，對于影響重大或者法律關系復雜的合同文本，則需要組織財務部門以及法律部門等進行認真履職。例如，企業(yè)在進行合同審核的過程中，在涉及的產量和金額都比較大的情況下，由業(yè)務員洽談完畢，可以邀約企業(yè)的老板再次進行洽談合作，通過洽談合作，最終簽訂合同，這是因為在大部分民營企業(yè)中，民營企業(yè)的老板具有絕對的話語權，而業(yè)務員并沒有太多的決定權，因此對于民營企業(yè)的合同審核如果遇到涉及較大產量和較大金額的，就需要由民營企業(yè)老板出面具體洽談，因為民營企業(yè)老板才擁有合同的最終簽訂權。

4.6 對于合同履行的內部管理

企業(yè)在簽訂合同后，需要遵循合同的要求執(zhí)行合同內容，確保產品的生產質量、交貨期，因此在對合同履行的內部管理構建中，首先，要對合同履行采取有效的監(jiān)控措施，對合同的履行情況進行檢查和分析，從而確保合同履行情況的有效性；其次，當合同生效后，企業(yè)對于合同中沒有明確產品質量、價格等內容的，可以采取協(xié)議補充對合同內容進行補充，如果無法達成協(xié)議的，可以按照國家法律法規(guī)的要求進行；最后，在合同履行中如果發(fā)現(xiàn)有失公平的條款或者有欺詐行為的情況，需要根據(jù)市場的變化進行調整，并且經過雙方的協(xié)商，按照規(guī)定權限和程序辦理合同等事宜。

5 結語

對于民營企業(yè)而言，在合同管理中進行有效的內部控制體系構建，可以及時對合同中出現(xiàn)的問題進行控制，有利于民營企業(yè)在經營中獲得良好的經濟收益，而對合同的管理，不但可以維護企業(yè)自身的合法權益，同時還能降低企業(yè)在法律上需要承擔的風險，對民營企業(yè)的未來發(fā)展具有十分重要的意義。