醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理的問題與對(duì)策研究

梁 波

廣東醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院工程動(dòng)力部 廣東 湛江 524001

引言

在醫(yī)院檔案中，基建項(xiàng)目檔案的重要性不言而喻，是醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)節(jié)形成的第一手資料，是對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)各流程信息的準(zhǔn)確記錄，不僅可以預(yù)防醫(yī)院內(nèi)部貪腐現(xiàn)象，還能為基建項(xiàng)目后期檢修維護(hù)提供資料方面的支持。因此，對(duì)此項(xiàng)課題進(jìn)行研究，具有十分重要的意義。

一、提高對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理的重視程度

(一)重視程度不足。在查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料后得知，重視程度不足，是導(dǎo)致檔案管理工作無法取得預(yù)期效果的重要原因，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)不到位，就會(huì)使檔案管理工作的開展受到全方位的挑戰(zhàn)。在醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升十分重視，并將其作為工作核心，而對(duì)于基建工程建設(shè)，通常只關(guān)注過程和結(jié)果，對(duì)建設(shè)過程中所形成的檔案，其關(guān)注度嚴(yán)重不足，由此，就會(huì)引發(fā)檔案管理過于隨意的問題。比如：部分醫(yī)院尚未針對(duì)基建項(xiàng)目檔案建立檔案室，在管理基建檔案時(shí)將其與其他檔案置于一處，共同管理，導(dǎo)致檔案價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)[1]。

(二)提高重視程度?；?xiàng)目是醫(yī)院的重要項(xiàng)目，與之相對(duì)應(yīng)的檔案，是醫(yī)院檔案的重要組成，記錄了基建項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)過程的信息，尤其是在醫(yī)院基建項(xiàng)目不斷增加的背景下，加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案管理至關(guān)重要。因此，建議醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理的重視程度，如果醫(yī)院具備條件，可以單獨(dú)設(shè)置基建項(xiàng)目檔案管理中心，并選擇工作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。此外，將原有檔案管理機(jī)構(gòu)作為基礎(chǔ)，增加分支機(jī)構(gòu)，同樣是提高檔案管理水平的有效途徑。

二、完善基建項(xiàng)目檔案管理制度

(一)制度建設(shè)流于形式。制度是工作質(zhì)量的保障，就醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理工作而言，制度建設(shè)有助于檔案管理工作質(zhì)量的提升。在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量不斷增加和檔案管理工作深入開展的背景下，多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)建設(shè)了基建項(xiàng)目檔案管理制度，但就實(shí)際情況而言，部分醫(yī)院所建設(shè)的制度，可操作性不強(qiáng)，很難落實(shí)到實(shí)際工作中。具體表現(xiàn)為制度與管理意見類似，沒有對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)用價(jià)值非常低。此外，制度落實(shí)不到位，同樣是影響檔案管理質(zhì)量的重要問題，沒有落實(shí)的檔案就如同一紙空文，所起到的作用極為有限。

(二)加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)。通過上文分析可知，制度建設(shè)流于形式，是導(dǎo)致醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理水平遲遲無法提升的重要原因，檔案管理實(shí)效性也受到了不利影響。為此，醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案管理制度建設(shè)中存在的不足，采取有針對(duì)性的措施解決問題。第一，針對(duì)檔案管理制度較為寬泛和空洞的問題，醫(yī)院應(yīng)立足于實(shí)際，建設(shè)以檔案搜集為起點(diǎn)，檔案銷毀為終點(diǎn)的制度體系，并確保制度體系的針對(duì)性和可操作性，從而使基建項(xiàng)目檔案管理工作在制度的保障下順利開展。第二，針對(duì)檔案管理制度執(zhí)行不到位的問題，醫(yī)院應(yīng)融入獎(jiǎng)懲機(jī)制，并加大檢查力度，做到有法必依，有規(guī)必守，促進(jìn)制度公信力和執(zhí)行力的有效提升，使制度落實(shí)成為常態(tài)化工作[2]。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

(一)信息技術(shù)水平偏低。在信息時(shí)代下，醫(yī)院十分重視信息技術(shù)的運(yùn)用，并將其作為醫(yī)院改革發(fā)展的重要工作內(nèi)容，信息技術(shù)在醫(yī)院的應(yīng)用方向也逐漸由橫向，朝著縱向發(fā)展。不僅是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作被納入到信息系統(tǒng)，基建檔案管理同樣被涵蓋其中，但就實(shí)際情況來看，這種涵蓋較為淺顯，與信息化建設(shè)預(yù)期目標(biāo)尚存在一定的距離。比如：部分醫(yī)院的基建檔案建設(shè)工作依然是簡(jiǎn)單的信息錄入，在傳統(tǒng)思維的限制下，基建項(xiàng)目檔案管理信息化，還需要走很長(zhǎng)的一段路。

(二)做好基建項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不斷提高，醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來發(fā)展的方向。利用計(jì)算機(jī)和信息管理系統(tǒng)，對(duì)傳統(tǒng)手工操作進(jìn)行取代，是檔案管理的主要方式，這種管理方式，有助于檔案管理效率的提升，同時(shí)還能起到節(jié)約資源的作用，對(duì)基建項(xiàng)目檔案工作而言，具有顯著的優(yōu)勢(shì)。因此，醫(yī)院在信息化建設(shè)時(shí)，不能僅只注信息化系統(tǒng)在辦公領(lǐng)域和醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，還要將其與檔案管理和利用緊密相連，從而使基建項(xiàng)目檔案在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檢查和維修中的作用實(shí)現(xiàn)。

四、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建

(一)人員素質(zhì)參差不齊。醫(yī)院基建檔案涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目由立項(xiàng)到驗(yàn)收的全過程，在立項(xiàng)、招聘、建設(shè)、竣工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中會(huì)產(chǎn)生數(shù)量眾多的檔案，因此，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。簡(jiǎn)言之，高素質(zhì)的檔案管理人員，是做好醫(yī)院基建檔案管理的前提條件。但就實(shí)際情況來看，醫(yī)院基建檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，具體表現(xiàn)為專業(yè)人才匱乏，需要從其他部門抽調(diào)人才，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)性受到影響。此外，還存在部分人員思想較為傳統(tǒng)，無法接受現(xiàn)代管理思維和方式。

(二)培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的人才。人才是醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的保證，建設(shè)專業(yè)化的管理隊(duì)伍是解決人員素質(zhì)參差不齊問題的有效舉措。為此，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，做好以下方面的工作：第一，加強(qiáng)優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度。醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化崗位準(zhǔn)入機(jī)制，適當(dāng)提供準(zhǔn)入門檻，通過內(nèi)外部招聘的方式，吸引優(yōu)秀的人才從事基建項(xiàng)目檔案管理工作，同時(shí)還要將非專業(yè)人員逐漸淘汰出管理隊(duì)伍。第二，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的人才，醫(yī)院應(yīng)建立多元化的培訓(xùn)體系，以崗前培訓(xùn)為起點(diǎn)，在崗培訓(xùn)和輪崗培訓(xùn)為中心，提高管理人員的管理水平，最終實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才的目標(biāo)。

結(jié)論

綜上所述，基建項(xiàng)目檔案是醫(yī)院檔案管理的重難點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，因此，醫(yī)院應(yīng)提高重視程度，并通過完善基建項(xiàng)目檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等措施，解決基建項(xiàng)目檔案管理固有問題，并提升檔案管理效率和質(zhì)量。