高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展的研究

胡晶晶 周斌 武漢工程科技學(xué)院

1 引言

高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一種專門針對(duì)高等院校行政管理的管理信息系統(tǒng)。它是高校日常辦公管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，是提高高校日常辦公效率的重要途徑。

2 建設(shè)高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義

高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用具有如下多方面的社會(huì)意義：

2.1 提高高校日常工作效率

高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為高校的日常工作提供了更有力的支持，通過基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境辦公，由系統(tǒng)自動(dòng)處理各類文件會(huì)簽、審批、發(fā)布和信息管理等操作，有效提高辦公的時(shí)效性、便利性和準(zhǔn)確性，并降低內(nèi)耗，從而大大提高工作效率。

2.2 提高日常工作質(zhì)量

高校日常辦公會(huì)涉及到大量的各類文件和信息，對(duì)這些文件和信息進(jìn)行有效的組織、管理、查詢、歸檔等工作尤為重要，這不僅是對(duì)辦公歷史紀(jì)錄的保存，更有利于辦公的規(guī)范化管理，為辦公數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)與分析、后續(xù)的辦公與決策提供必要的依據(jù)。依靠人工處理這些信息顯然效率底下且容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤和遺漏，而通過高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅可實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的高效處理，更可實(shí)現(xiàn)信息處理的規(guī)范化、精準(zhǔn)化、人性化、自動(dòng)化、智能化，從而從根本上提高日常工作的質(zhì)量。

2.3 實(shí)現(xiàn)高效在線協(xié)同辦公

高校許多日常工作需要多部門、多人員之間相互協(xié)作。以傳統(tǒng)人工方式開展這類工作較為繁瑣，協(xié)作過程中容易出現(xiàn)各種差錯(cuò)和遺漏，對(duì)工作的流程和時(shí)間段控制以及對(duì)階段性成果的監(jiān)管常常存在各種問題。通過高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來進(jìn)行在線協(xié)同辦公，可大大改善傳統(tǒng)人工操作方式所帶來的弊端。例如，利用高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)預(yù)設(shè)每項(xiàng)工作的流程和進(jìn)度安排，各部門及相關(guān)人員之間按此流程以并行或串行等方式協(xié)同辦公，由系統(tǒng)識(shí)別和管控整個(gè)工作的進(jìn)度與質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公。

2.4 對(duì)積累數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分析，為相關(guān)決策提供支撐

高校長期的日常辦公會(huì)積累大量的各類數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)經(jīng)過統(tǒng)計(jì)與分析、挖掘提煉可形成高價(jià)值信息，為相關(guān)決策的制定和后續(xù)工作的開展提供有力的支撐，促進(jìn)高校的建設(shè)與提升。然而，依靠傳統(tǒng)的人工方式來進(jìn)行這項(xiàng)工作不僅效率低下，而且數(shù)據(jù)流失嚴(yán)重。高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管控，自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘與分析，在有效避免數(shù)據(jù)流失的同時(shí)，能高效分析數(shù)據(jù)，從而更好地服務(wù)于高校建設(shè)。

3 高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特性與發(fā)展

高校行政辦公的自動(dòng)化、信息化、移動(dòng)化、甚至智能化已成為未來的發(fā)展趨勢。

3.1 運(yùn)行于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的協(xié)同辦公

近年來，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，許多基于傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境運(yùn)行的軟件都發(fā)展出了基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的版本。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與各類通訊網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等終端設(shè)備相結(jié)合，形成了靈活、便捷的移動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，無論用戶在何時(shí)何地都可以接入移動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而在很大程度上節(jié)約了寶貴的時(shí)間，提高了辦公的效率。移動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也開始積極利用各類移動(dòng)終端上網(wǎng)技術(shù)，使移動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)揮最大的效能。移動(dòng)辦公的出現(xiàn)是現(xiàn)代辦公發(fā)展的必然產(chǎn)物，并且在很大程度上提升了辦公效率，特別是在應(yīng)對(duì)突發(fā)和緊急事件的時(shí)候尤為突出。因此，現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件都開始逐步推出了移動(dòng)OA子系統(tǒng)模塊。

高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也不例外，同一系統(tǒng)，兩種運(yùn)行平臺(tái)，既支持在PC環(huán)境下運(yùn)行也支持在移動(dòng)終端運(yùn)行，從而使得日常辦公更加便利、及時(shí)和高效。在設(shè)計(jì)移動(dòng)終端功能模塊時(shí)，通常采用兩種方式：一種是通過開發(fā)APP，采用C/S模式來實(shí)現(xiàn)；另一種是通過開發(fā)適用于移動(dòng)終端瀏覽器的動(dòng)態(tài)Web頁面，采用B/S模式來實(shí)現(xiàn)。前者可提供最佳的人機(jī)交互體驗(yàn)，能調(diào)用移動(dòng)硬件設(shè)備的底層功能并可訪問本地資源，但移植到不同平臺(tái)上比較麻煩，維持多個(gè)版本的成本比較高，用戶需安裝該APP才可使用；后者與在PC端用瀏覽器訪問的形式并無本質(zhì)區(qū)別，只是換成了移動(dòng)設(shè)備上的瀏覽器訪問，故一般B/S結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)其都具備，但無法調(diào)用移動(dòng)硬件設(shè)備的底層功能和訪問本地資源。在實(shí)際項(xiàng)目中應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的實(shí)現(xiàn)方式。

3.2 向協(xié)同辦公管理平臺(tái)方向發(fā)展

現(xiàn)代很多企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部各類業(yè)務(wù)的信息化管理，通常都由若干不同的管理信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。高校也不例外，這些信息化系統(tǒng)往往都是在獨(dú)立運(yùn)行，各職能部門負(fù)責(zé)管理自己的信息，若進(jìn)行跨部門協(xié)作，則經(jīng)常需要通過人工的方式來進(jìn)行信息交互，這樣的效率顯然不高，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

因此，以高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為中心，打通其他各信息化系統(tǒng)及擴(kuò)展開發(fā)模塊并建立與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接的紐帶，使各系統(tǒng)集成在一起，形成一個(gè)有機(jī)的整體。各部門的子系統(tǒng)依然保持著其原有的功能和運(yùn)轉(zhuǎn)流程，當(dāng)需要實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同辦公時(shí)，由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)負(fù)責(zé)各部門之間協(xié)作的總流程和信息的管控，相關(guān)各部門的子系統(tǒng)負(fù)責(zé)部門內(nèi)的運(yùn)轉(zhuǎn)管控，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)的信息在內(nèi)部進(jìn)行高效交互，從而實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同辦公管理。這種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)打造成協(xié)同辦公管理平臺(tái)的方式將成為今后的一個(gè)重要發(fā)展方向。

3.3 基于校園內(nèi)大數(shù)據(jù)的智能化發(fā)展

目前，各高校普遍都在不同程度上實(shí)現(xiàn)了校內(nèi)信息化管理，信息化管理使得日常辦公變得高效而規(guī)范。但高校目前使用的各種信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)基本上都是“各自為政”，或是初步實(shí)現(xiàn)了相關(guān)系統(tǒng)間的信息交互，但各系統(tǒng)及平臺(tái)間的數(shù)據(jù)并未進(jìn)行深度融合與分析，從而難以體現(xiàn)出其潛在價(jià)值。人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，使得今后的許多分析與決策可以交由人工智能完成，或由人工智能提供決策參考建議，這必將大大提升高校各類決策和實(shí)施方案的制定效率及準(zhǔn)確性，從而更好的促進(jìn)高校的建設(shè)與發(fā)展。

3.4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)個(gè)性化、易用化

傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)比較簡單，功能比較單一，不少企事業(yè)單位將其視為入門級(jí)的信息化平臺(tái)，投入使用后通常需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)使用培訓(xùn)。隨著人們的生活節(jié)奏越來越快，對(duì)于節(jié)約時(shí)間、以逸待勞的需求自然越來越大。尤其在辦公領(lǐng)域，一個(gè)單位不論是管理層，還是基層員工，對(duì)于效率的要求都十分嚴(yán)格。起用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，本來是要解決效率低下的問題，卻要在系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)施和人員培訓(xùn)上花費(fèi)大量時(shí)間，真正普及到全員使用，會(huì)需要很長的時(shí)間。而對(duì)于高校而言，這一點(diǎn)就更加明顯，由于高校工作人員較多，難以組織起來統(tǒng)一培訓(xùn)，普及到全員的時(shí)間會(huì)很長，因而高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的易用性就顯得很重要，在設(shè)計(jì)時(shí)就要考慮盡量使用戶在不進(jìn)行培訓(xùn)、不看使用說明書的情況下即可進(jìn)行操作。另外，每個(gè)用戶通常都有自己的使用習(xí)慣，在界面操作上應(yīng)考慮允許用戶自定義操作方式和功能模塊的布置，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的易用性。