環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集和管理

孫兆霞 煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理中心

環(huán)衛(wèi)檔案管理部門做好檔案的智能化、數(shù)字化管理，能推動環(huán)衛(wèi)事業(yè)順應現(xiàn)代城市化發(fā)展需求，提高數(shù)字化檔案的利用和管理效率，實現(xiàn)檔案管理的節(jié)能環(huán)保、方便快捷，推動環(huán)衛(wèi)管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設。

一、環(huán)衛(wèi)檔案管理在城市建設中的作用

檔案是國家機關、社會組織以及企業(yè)集團在經(jīng)營活動中重要的歷史記錄，強調(diào)和反應的是個人參與集體活動的真實情況。在城市建設中，環(huán)保事業(yè)深刻地影響城市發(fā)展的方方面面，影響人們工作和生活的質(zhì)量，也直接反應一個城市現(xiàn)代文明的建設水平。

環(huán)衛(wèi)檔案在城市環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)中起到忠實記錄和真實還原的作用，不僅是一個城市環(huán)保事業(yè)建設的憑證，也是一個城市形成發(fā)展的見證者，在現(xiàn)代城市建設中起到關鍵作用。

環(huán)保檔案的數(shù)字化發(fā)展是現(xiàn)代城市經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，也是城市環(huán)保事業(yè)現(xiàn)代化轉型的重要組成部分。環(huán)保數(shù)字檔案的管理和應用要朝向開放性、多面性和便捷化進行轉變，從檔案的收集、管理和應用等多個層面建立統(tǒng)一標準體系，實現(xiàn)統(tǒng)一完整的管理流程，強化制度管理，推進信息技術應用。

環(huán)保數(shù)字化檔案是先進的信息技術和傳統(tǒng)檔案管理工作的深度融合，在工作過程中要綜合運用計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)平臺、縮微技術、多媒體技術等。其主要特點在于：

（一）存儲、收藏水平提升?，F(xiàn)代技術尤其是縮微技術，能夠壓縮檔案的儲存分量，提高儲存密度，擴大儲存空間，以縮微形態(tài)保管和收藏檔案，并確保檔案忠實于原件。

（二）信息處理速率更快。數(shù)字化檔案以現(xiàn)代計算機技術為前提，具有短時間內(nèi)高速處理海量信息的能力，因此可以借助計算機對數(shù)字化檔案進行歸檔、錄入、檢索、調(diào)用等相關處理，能做到速度快、效率高、精準性強等，并且計算機能夠提供多種途徑的檢索方式，滿足不同人的需求。

二、環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集、管理和應用分析

（一）數(shù)字檔案的收集工作

數(shù)字檔案的收集工作首先要明確收集范圍，環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案建設是和環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的信息化建設息息相關的，因此檔案管理部門可以根據(jù)信息化系統(tǒng)的相關要求、工作內(nèi)容參照傳統(tǒng)環(huán)衛(wèi)檔案的歸檔標準、范圍制定相關的規(guī)章制度，包括數(shù)字化檔案的歸檔范圍、管理期限以及檔案錄入標準等，目前在數(shù)字化體系內(nèi)，數(shù)字化檔案的歸檔范圍主要包括現(xiàn)有的數(shù)字化檔案、圖片、電子檔案、電子收錄信息等，也包括各個業(yè)務管理部門在政務平臺上的數(shù)字信息、工作內(nèi)容、工作指南；網(wǎng)絡審批信息、流程和結果；污染源監(jiān)控體系中對各個對象的監(jiān)管數(shù)據(jù)、處理意見和結果等；重要的環(huán)境監(jiān)測、大氣、河流等污染監(jiān)管數(shù)據(jù)等；環(huán)保單位的資產(chǎn)、人事檔案等；以及其他的電子文件、電子圖片、音視頻和動畫等多媒體資料等。

其次，確定歸檔范圍后要制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案歸檔標準和方法。由于數(shù)字檔案是一項教新的內(nèi)容，在具體的歸檔過程中要針對數(shù)字檔案的收集現(xiàn)象進行切實調(diào)查和論證，運用數(shù)字化管理軟件，秉持開放和兼容的原則進行邏輯歸檔，按照歸檔制度針對不用檔案完成備份操作，重要檔案要做到紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案一一對應。

最后，環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集主要是通過軟件平臺進行的，選取合適的軟件平臺是完成數(shù)字檔案管理和應用的前提。選擇合適的軟件平臺，首先要考慮軟件平臺的通用性、技術標準和安全性能，并對不同軟件平臺的網(wǎng)絡環(huán)境要求、技術支撐等進行分析。當然也要考慮經(jīng)濟效益，軟件平臺的投入適應必然會產(chǎn)生成本支出，環(huán)保機構要做好成本管理，分析投入和產(chǎn)出的比例關系，并選擇效率最高，專業(yè)性強和符合環(huán)衛(wèi)工作要求的軟件平臺。

軟件平臺的使用是硬件投入，在配備高科技軟件的同時，也要針對性地提高環(huán)保檔案工作者的技術水平，要求環(huán)衛(wèi)檔案工作者要做到熟悉數(shù)字檔案概念、范圍，掌握數(shù)字檔案收集、管理相關業(yè)務，并能熟練運用計算機、信息技術以及其他技術，如，縮微技術、錄像技術等，并能妥善解決數(shù)字檔案收集中遇到的各種技術問題。

（二）強化數(shù)字檔案管理，提高管理質(zhì)量

針對數(shù)字檔案開展管理工作，工作人員首先要明白數(shù)字檔案在檔案內(nèi)容、形式上和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的差異，尤其要明白數(shù)字化檔案在環(huán)保事業(yè)現(xiàn)代化管理中的作用，并要提高信息時代背景下的信息化思維和安全防護思維，將保障數(shù)字檔案的核心數(shù)據(jù)安全作為管理的重心，做好數(shù)據(jù)防護工作。同時也要確保數(shù)字檔案的長期利用性質(zhì)和可持續(xù)功能。

環(huán)衛(wèi)數(shù)字化檔案的管理首先要建立起包含多個層次、多種規(guī)范的環(huán)衛(wèi)檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助信息化途徑將市、縣、村以及基層監(jiān)測站點的相關數(shù)字化信息都納入到該數(shù)據(jù)庫中，并梳理該數(shù)據(jù)庫中的層次管理和梯隊組成，不同的架構對應不同的數(shù)字檔案管理方式，并設置相對應的目錄數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫，方便對數(shù)字檔案進行分類管理和層級管理。

其次，在數(shù)據(jù)庫內(nèi)部要建立檔案實施管理功能模塊，其核心功能和后臺管理員由市級環(huán)衛(wèi)機構負責，其他不同層級環(huán)衛(wèi)機構加強配合與聯(lián)動，設置不同的功能模塊，包括數(shù)據(jù)查詢、檔案檢索、公共資源檔案庫等，這樣方便不同層次檢索到相關的檔案信息，做好數(shù)字檔案的日常管理、監(jiān)督管理、數(shù)據(jù)整合等工作。

另外，要明確數(shù)字檔案的安全層級，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，并對涉密檔案和非涉密檔案進行差異化管理。尤其是優(yōu)先提供非涉密、具有重要使用價值的公共檔案的搜集、整合以及檢索功能，同時設置珍貴檔案模塊，對珍貴的實物檔案、圖文檔案，以及將其他經(jīng)過拍攝、錄影、掃描等方法得來的檔案完成數(shù)字化錄入。

最后，要明確數(shù)字化檔案的管理制度和管理標準，要切實做到數(shù)字檔案的管理有章可循，踐行統(tǒng)一的標準和規(guī)范，以確保數(shù)字檔案管理的公開、透明和公正。對于涉密檔案要建立長效的安全防護機制，確保數(shù)字檔案管理有效、可靠和真實，如，數(shù)字檔案管理中的加密程序，要由數(shù)據(jù)管理中心根據(jù)檔案的涉密性設定不同層級，并劃分好權限，定期進行系統(tǒng)維護和檔案數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)被非法篡改和盜取。

（三）做好檔案工作的應用工作。

環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集和管理的最終目的是確保檔案得到應用，推動環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展，推動城市衛(wèi)生環(huán)境建設，為人們提供更好的工作和生活環(huán)境。因此環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的應用工作中首要考慮便捷性和合理性。城市可以建立環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理機構，對數(shù)字檔案進行專業(yè)管理，要做到：環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案中的非涉密檔案可以實現(xiàn)全市環(huán)衛(wèi)網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)用戶查詢、利用和下載，針對非涉密檔案要充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)支撐作用，為各行各業(yè)建設提供相應的數(shù)據(jù)信息，推動環(huán)衛(wèi)建設中數(shù)據(jù)信息的對稱傳播。當然對于不同涉密層級的數(shù)據(jù)信息，也可以設定相對應的查詢權限，由管理員負責資格審核。另外可以設置開放性的環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)檔案管理體系，對接其他社會公共管理事務，由環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理中心負責定期更新相關數(shù)據(jù)和檔案信息，促使全市的環(huán)衛(wèi)檔案建設更加便捷快速，也推動其他相關社會管理事務的現(xiàn)代化管理。

當然在大數(shù)據(jù)背景下，環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的管理可以綜合利用多種大數(shù)據(jù)技術，建立環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)分析整合體系，針對環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案進行大數(shù)據(jù)挖掘，分析出檔案背后的數(shù)據(jù)信息，確保不同環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)、環(huán)衛(wèi)部門的數(shù)據(jù)進入到數(shù)據(jù)中心，為數(shù)據(jù)分析提供原始素材和資源。

此外，針對信息技術時代背景下的數(shù)據(jù)信息安全管理需求，環(huán)衛(wèi)部門要建立針對性的環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案信息建設和信息安全體系，針對數(shù)字檔案做好安全管理工作。環(huán)衛(wèi)部門要充分利用當前的數(shù)字化環(huán)境和信息技術，明確數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡傳輸、替換和應用安全。在對數(shù)字檔案進行開發(fā)的過程中要做好網(wǎng)絡系統(tǒng)建設和信息安全體系建設，確保數(shù)字檔案的應用處在安全保護中，減少或消除信息泄露、替換等事件發(fā)生。

檔案應用中的安全管理包含內(nèi)容較多，除了建立安全系統(tǒng)外，也要遵循相關規(guī)定對基礎設施做好物理保護，并為數(shù)字軟件配備防火墻、殺毒軟件等，只有通過健全統(tǒng)一的信息安全管理體系，才能積極應對可能出現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)管理風險，為網(wǎng)絡風險、網(wǎng)絡安全做好萬全措施。

總之，隨著環(huán)保信息建設的逐步推進，數(shù)字檔案的管理工作成為環(huán)衛(wèi)檔案管理中的重要內(nèi)容，如何針對大量的數(shù)字文檔進行管理，推進環(huán)衛(wèi)辦公自動化、智能化發(fā)展，是需要環(huán)衛(wèi)檔案工作者認真思考的一件事情。數(shù)字檔案的內(nèi)容輻射范圍廣，電子文本、音視頻、圖形等都屬于數(shù)字檔案范疇，工作人員要在日常工作中提高信息技術水平，拓展檔案管理思維，明確數(shù)字檔案收集范疇、標準，并建立完善統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理制度，創(chuàng)建數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字檔案進行層次分明，權限明確的管理，并提高數(shù)字檔案的應用水平，推進環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的交流、傳播和安全防護。