試論提升檔案館檔案管理工作水平的對策

丹東市自然資源事務服務中心 遼寧 丹東 118000

引言

眾所周知,檔案管理工作是檔案館工作的重要部分。如今,隨著信息技術的不斷發(fā)展,人們對于各種工作的要求都有相應的提高,因此開展工作要緊緊追隨時代的腳步,檔案管理工作也是如此,檔案館要通過各種途徑逐漸提升檔案管理工作的水平,進一步促進檔案館的發(fā)展。

一、改進和完善立卷歸檔標準

在檔案館的檔案管理工作中,立卷歸檔沒有具體的標準,很大程度上影響了檔案管理工作的效率。因此,在進行實際具體工作時,檔案館要嚴格按照相關的標準與要求,做好以下三方面的工作。第一,確立有效明確的立卷歸檔標準,對各種資料、文件進行全面仔細區(qū)分,例如有一些資料、文件在形式和內容等方面具有相似的地方,此時必須要對相關問題進行系統(tǒng)全面的研究與分析,防止出現檔案重復、信息冗余等問題。第二,整體把握立卷歸檔的時效性,工作人員一定要在現行文件工作完成之后,再進行歸檔立卷操作,以確保檔案管理工作流程的準確規(guī)范,保證工作的順利完成。第三,檔案材料的完整程度將會極大影響檔案的最終價值,其中案卷所使用的立卷方法以及裝訂質量也非常重要。所以,一定要根據規(guī)范的流程標準來進行實際工作,以確保立卷方法、裝訂質量的規(guī)范性,進一步保障檔案管理工作的效率[1]。

二、轉變檔案管理工作理念

檔案館想要進一步提高檔案管理工作水平,就應該充分了解檔案資料的作用與價值,轉變過去只是對檔案資料進行單純整理與保存的工作理念,要充分開發(fā)與利用現有的檔案資料,使其達到靈活運用,發(fā)揮檔案資料的真實價值,更好的服務于群眾。同時服務方式也需要進行相應的改變,還要拓展服務對象,盡可能滿足各種群體的不同需求,實現為更多的人提供服務的目標。那就要在具體進行檔案管理工作的時候,努力提高管理質量,樹立全新的管理理念與方式,為群眾提供更加具體、細致的服務。工作人員在對檔案資料進行整理時,要按照分類標準對檔案資料進行相應的分類,深入挖掘檔案資料的使用價值,不斷改進檔案管理系統(tǒng),逐漸實現資源的共享,使檔案管理工作效率更高。

三、采用紙質與電子化檔案相結合的管理方式

目前,伴隨著互聯網技術迅速發(fā)展,我國信息技術也趨于成熟,各個行業(yè)都在向著更加高端、先進的方向發(fā)展,特別就檔案管理工作來說,紙質檔案與電子化檔案相結合必定成為今后檔案管理的重要方式。當下,檔案館檔案管理工作已經在進行信息化改革,為檔案管理工作提供了全新的、科學的管理方式,既能夠降低工作成本,還可以有效提升工作效率。但是應用互聯網技術,有兩個不可避免的問題,就是病毒入侵和硬件設施發(fā)生故障,這兩種問題會嚴重影響檔案管理工作的進行,情況嚴重時還會使檔案信息丟失,導致檔案管理工作無法進行。因此,在采用紙質與電子化檔案相結合的管理方式時,要做好電子硬件設備的維修與管理工作,保證信息網絡的安全運行,工作人員也要具備與計算機相關的基礎知識,以便在發(fā)生問題時能夠及時進行處理,避免造成不良后果。

四、健全檔案管理工作的相關制度

相對于檔案館的其他工作而言,檔案管理工作比較復雜,工作環(huán)節(jié)多,各個環(huán)節(jié)都需要具有相應的規(guī)范和標準,所以檔案館要健全檔案管理工作的相關制度,讓所有工作人員都自覺遵守。比如,在檔案信息進行搜集和整理時,要對其進行合理分類,要明確編輯檔案信息的格式與要求,要確定信息搜集的范圍等,使工作具有規(guī)范性,以確保檔案信息的真實性和可靠性。對于檔案的保管與調用,也應當給出明確的規(guī)定,在借調時應該具有固定的流程,在出現問題時,可以從具體環(huán)節(jié)入手,查出有錯誤的地方,以便工作人員及時加以改正。需要注意的是,檔案館所制定的制度要完全符合我國《檔案管理法》中的規(guī)定,以保證制度的順利實施[2]。

五、增強檔案管理的基礎設施建設

提升檔案管理工作不但需要健全的管理制度,還需要足夠的基礎設施。檔案館要將增強基礎設施建設放在首位。首先要加大資金投入,引進科學先進的硬件設備,合理利用網絡信息技術進行檔案管理工作。其次,也要重視改進紙質檔案的管理,避免忽視其在檔案管理中的關鍵地位。最后,在實際工作過程中要注意調整重心分配。將網絡和信息檔案放在重要位置,合理減少紙質檔案的使用,既有利于長久保存檔案,還能夠節(jié)約儲存空間,通過節(jié)省不必要的開銷優(yōu)化資金配置結構,達到每一筆資金的高效使用。

六、提高檔案管理工作人員的綜合素質

各行各業(yè)的工作人員都是開展工作的關鍵,檔案管理工作人員也不例外,所以他們的綜合素質水平將直接影響檔案管理工作的效率。因此,要提高其綜合素質。一方面,檔案館要對相關的工作人員進行定期培訓,讓他們接受科學先進的管理技術,全面掌握與檔案管理相關的基礎知識。然后,有關部門適當組織考核,以檢查工作人員對知識的掌握程度。同時,還要對其進行信息技術培訓,可以在網絡信息出現問題時進行基本的操作處理,防止造成無法挽回的損失。另一方面,檔案館還要積極引進優(yōu)秀專業(yè)的人才,在工作中一定要落實,以提高工作人員的整體水平。

結束語

綜上所述,通過以上方式可以有效提升檔案館檔案管理工作水平。檔案管理工作非常重要,相關部門要加大重視,給予更多的支持與鼓勵,保證檔案管理工作能夠有序進行,更好的為人民提供服務。