水利科技檔案管理工作探討

文/郝勝男（安徽省〈水利部淮河水利委員會(huì)〉水利科學(xué)研究院）

水利科技檔案工作是集中統(tǒng)一管理水利科技檔案，維護(hù)水利科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)水利科技檔案在水利科技管理工作中的有效利用。不同于一般的檔案資料，水利科技檔案對(duì)科研項(xiàng)目的運(yùn)行有著至關(guān)重要的作用。為了更好地管理利用水利科技檔案，本文根據(jù)實(shí)際調(diào)查，分析水利科技檔案管理工作中存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)水利科技檔案管理工作的對(duì)策。

一、 水利科技檔案管理工作存在的主要問題

由于水利科技檔案數(shù)量大、種類多、技術(shù)性較強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)水平要求較高。就目前水利科技檔案管理來看，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力難以達(dá)到要求，通常需要科技項(xiàng)目人員負(fù)責(zé)檔案原始資料的收集、整理工作。而科技項(xiàng)目人員雖然具有很強(qiáng)的專業(yè)技能，但是卻缺乏相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，所以水利科技檔案管理工作中經(jīng)常存在因歸檔資料不齊全、檔案資料遺失導(dǎo)致的歸檔率低等問題。對(duì)安徽省水利部淮委水利科學(xué)研究院科技檔案存檔現(xiàn)狀的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近十年來科技檔案歸檔率平均為78%，但不同項(xiàng)目歸檔率差異較大，有的業(yè)務(wù)部門歸檔率能達(dá)到100%，有的業(yè)務(wù)部門歸檔率甚至不足50%。歸檔率低主要是因?yàn)樗萍紮n案管理工作還存在以下問題。

1.檔案管理工作操作不規(guī)范

部分科技人員在歸檔過程中，由于缺乏檔案管理意識(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)不按科技檔案管理流程進(jìn)行操作的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致科技報(bào)告前期管理與后期存檔銜接不良的主要原因。比如科技報(bào)告未領(lǐng)取編號(hào)就進(jìn)行打印，而科技報(bào)告與合同也未建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，致使存檔時(shí)對(duì)科技項(xiàng)目核對(duì)產(chǎn)生困難。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，近十年內(nèi)有近四分之一的報(bào)告編號(hào)是后期補(bǔ)齊的，這對(duì)科技檔案管理工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。

2.檔案資料收集不完整

科技檔案資料是伴隨著項(xiàng)目整個(gè)生命周期的。然而在項(xiàng)目開展階段，很多科技人員沒有按照科技檔案歸檔規(guī)章制度收集、整理資料，往往是到科研項(xiàng)目即將驗(yàn)收或者結(jié)束需要進(jìn)行存檔時(shí)，才從已有的科研資料中查找、整理所需要的歸檔資料，這時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)材料缺失，如合同、評(píng)審材料不齊等，無法在規(guī)定時(shí)間補(bǔ)齊檔案資料，最終導(dǎo)致存檔困難。

3.科技人員檔案意識(shí)薄弱

科技人員在水利科技檔案管理工作中占有重要位置，但部分科技人員沒有意識(shí)到科技項(xiàng)目存檔對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的重要性，只是單純地認(rèn)為存檔就是資料文件的存放，尤其是在工作繁忙時(shí)，更是忽略存檔?？萍既藛T這種薄弱的存檔意識(shí)也是造成科技檔案存檔率低的原因之一。

4.檔案管理人員參與科技檔案過程管理較少

由于檔案管理人員大部分時(shí)間忙于檔案的整編和檔案借閱，工作時(shí)間精力有限，且科技檔案專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員科研知識(shí)有限，未能充分發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)，給予科技人員科技檔案整理方面的專業(yè)指導(dǎo)。

二、 加強(qiáng)水利科技檔案管理工作的對(duì)策

1.完善檔案管理機(jī)制

一是建立健全檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。制定《科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《科技檔案存檔流程》等規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程。水利科研項(xiàng)目周期長(zhǎng)、資料多、涉及面廣，結(jié)合這一實(shí)際，可建立基于項(xiàng)目不同階段的歸檔制度，讓歸檔工作細(xì)化到項(xiàng)目周期的每一個(gè)過程。從項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)開始，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的不同階段分步驟進(jìn)行。在項(xiàng)目的每一個(gè)周期開始前，檔案管理人員規(guī)劃這一階段需要的檔案資料，并注明檔案資料所需格式以及獲取來源；每一周期結(jié)束，科技人員提交當(dāng)期所需檔案，檔案管理人員及時(shí)審核資料的完整性。

二是建立部門檔案管理考核制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任化。強(qiáng)化科技人員的檔案意識(shí)，建立科技人員檔案管理責(zé)任制，讓每一份檔案資料都能找到相關(guān)負(fù)責(zé)人員；并且在此基礎(chǔ)上可設(shè)定考核標(biāo)準(zhǔn)，科技人員要達(dá)到一定的存檔率才算完成檔案管理工作；同時(shí)，還應(yīng)該建立部門檔案工作激勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)存檔工作優(yōu)秀的科技人員，提高其檔案管理熱情。

三是建立檔案管理與項(xiàng)目管理有機(jī)結(jié)合制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。科技檔案管理工作是伴隨著項(xiàng)目工程的整個(gè)生命周期的。因此要從制度上保證檔案資料的收集整理工作圍繞科研項(xiàng)目的每一個(gè)階段，將項(xiàng)目管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，做到同時(shí)規(guī)劃、同時(shí)實(shí)施、同時(shí)檢查。

2.提高相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)

一是加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理工作的宣傳。一方面，從檔案價(jià)值角度大力宣傳科技檔案管理工作的重要性，讓科技人員能夠充分認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任及其在檔案工作中的價(jià)值，更好地發(fā)揮科技人員在檔案管理工作中的能動(dòng)性；另一方面，積極宣傳《檔案法》等檔案管理規(guī)章制度，讓科技人員充分了解檔案工作中的制度與流程，更好地推進(jìn)科技檔案歸納、整理工作，確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，提高科技檔案的價(jià)值，為后續(xù)的科學(xué)研究與科技服務(wù)工作提供更多信息。

二是系統(tǒng)培訓(xùn)科技人員檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員要盡可能了解、掌握科技項(xiàng)目相關(guān)情況和專業(yè)知識(shí)，科技人員在檔案管理工作中，也需要提高相應(yīng)的檔案管理意識(shí)，不斷增加檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?？啥ㄆ谙到y(tǒng)地針對(duì)科技人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，減輕其檔案管理工作困難，以便更好地推進(jìn)科技檔案管理工作。

三是檔案管理人員參與科技檔案過程管理。檔案管理人員根據(jù)檔案管理的流程與檔案資料收集工作中的要點(diǎn)，編寫檔案收集目錄，在科技項(xiàng)目各周期開始前發(fā)送給科技人員，在周期結(jié)束前及時(shí)提醒科技人員歸檔，并及時(shí)對(duì)收集的資料進(jìn)行審核、整理。

四是建立幫扶團(tuán)隊(duì)。針對(duì)歸檔率過低的部門建立專門的幫扶團(tuán)隊(duì)。抽調(diào)檔案管理人員成立專門的幫扶團(tuán)隊(duì)，跟蹤科技項(xiàng)目的整個(gè)周期，協(xié)同科技人員共同建立科技檔案；同時(shí)找到歸檔過程中科技人員的具體困難，提供解決方案，以便科技項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)展順暢。

3.提升檔案管理技術(shù)水平

一是檔案數(shù)字化。借助信息化、電子化設(shè)備對(duì)新檔案進(jìn)行收錄、整理、存儲(chǔ)，同時(shí)對(duì)舊檔案也應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立健全數(shù)字水利科技檔案庫(kù)，為檔案的檢索、利用提供便捷條件。

二是操作便捷化。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷的歸檔服務(wù)。一方面，簡(jiǎn)化存檔方式。當(dāng)今時(shí)代眾多資料都以數(shù)字化形式存在，相較于申請(qǐng)獲得檔案編號(hào)再將文件進(jìn)行打印，在移動(dòng)數(shù)字化存檔進(jìn)程中，科技人員可以直接將資料提交到相應(yīng)類目下的檔案中獲得檔案編號(hào)，同時(shí)進(jìn)行存檔工作，簡(jiǎn)化存檔步驟。另一方面，簡(jiǎn)化歸檔方式。從傳統(tǒng)的手寫移交目錄，找相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上申請(qǐng)目錄移交工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人網(wǎng)絡(luò)審核確認(rèn)，檔案歸檔入電子庫(kù)，同時(shí)保留紙質(zhì)資料入檔案室。以便捷的線上操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)線下確認(rèn)，省時(shí)省力，方便管理。

三是提示智能化。在科技人員項(xiàng)目實(shí)施過程中，結(jié)合小程序等應(yīng)用，在特定需存檔周期設(shè)定提醒，避免科技人員在存檔時(shí)漏存資料，為后續(xù)的檔案管理工作提供便利。

四是宣傳移動(dòng)化。除了借助傳統(tǒng)的宣傳欄、宣傳冊(cè)以及電子顯示屏等形式，還要發(fā)揮新媒體優(yōu)勢(shì)，利用微信公眾號(hào)、小程序等構(gòu)建宣傳平臺(tái)，讓宣傳不再是“一次性”活動(dòng)，使科技人員可以在相應(yīng)的移動(dòng)平臺(tái)快捷地了解科技檔案制度，實(shí)現(xiàn)宣傳工作無處不在。

4.充分開發(fā)檔案價(jià)值

優(yōu)化檔案資源，將傳統(tǒng)認(rèn)知中僅用于保存的檔案，通過分類、組織等知識(shí)化工作，轉(zhuǎn)化為服務(wù)于水利科學(xué)研究的科技檔案知識(shí)庫(kù)，提高檔案資源的價(jià)值，把存檔工作變成服務(wù)于科研工作的一部分，提高科技人員的建檔熱情。

三、 結(jié)語

本文針對(duì)實(shí)際調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)的水利科技檔案歸檔率低的情況，對(duì)水利科技檔案管理工作中存在的檔案管理工作操作不規(guī)范、檔案資料收集不完整、科技人員檔案意識(shí)薄弱、檔案人員參與科技檔案過程管理較少等問題進(jìn)行逐一分析，并結(jié)合信息時(shí)代特點(diǎn)，分別從規(guī)章制度、相關(guān)人員、技術(shù)方法、檔案價(jià)值的角度提出了相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)提高水利科技檔案歸檔率與利用價(jià)值具有一定的促進(jìn)作用。