淺談如何做好科技期刊的保密工作

高 毅，王艷秀，張桂弘，姜 梅

科技期刊承載著記錄、反映、報(bào)道科技成果、傳承科技文明的使命，為科技工作者交流研討提供了開(kāi)放的平臺(tái)，同時(shí)是促進(jìn)知識(shí)匯聚、推動(dòng)科技進(jìn)步的有力推手和重要力量。積極的交流不但能促進(jìn)科技的進(jìn)步，同時(shí)也是展示國(guó)家經(jīng)濟(jì)與科技實(shí)力的重要窗口。近年來(lái)，我國(guó)提出了“文化自信”重大戰(zhàn)略，各科研院所、高校、研究機(jī)構(gòu)紛紛積極對(duì)接國(guó)際學(xué)術(shù)前沿，大力培育原始創(chuàng)新成果，不斷促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化，取得了積極成效。

科技期刊作為學(xué)術(shù)交流、傳播的重要平臺(tái)，因刊登的內(nèi)容大多反映國(guó)際國(guó)內(nèi)科技發(fā)展前沿與方向，是國(guó)家經(jīng)濟(jì)科研實(shí)力的象征，往往涉及保密問(wèn)題，而科技保密一直是我國(guó)保密工作的重要組成部分，早在1958年9月，中共中央就發(fā)布了新中國(guó)第一個(gè)關(guān)于科技保密工作的規(guī)章制度——《關(guān)于科學(xué)技術(shù)保密問(wèn)題的規(guī)定》，劃定了科技保密工作范圍，對(duì)規(guī)范科技保密工作發(fā)揮了開(kāi)拓性作用，是我國(guó)科技保密工作制度建設(shè)的重要開(kāi)端。隨后發(fā)布了《關(guān)于科學(xué)技術(shù)保密范圍和密級(jí)劃分的暫行規(guī)定》《關(guān)于加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)成果保密問(wèn)題的通知》《關(guān)于科學(xué)技術(shù)交流與保密工作的意見(jiàn)》等，進(jìn)一步細(xì)化了科學(xué)技術(shù)的保密范圍，明確了密級(jí)劃分方法以及科技成果交流推廣中應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題[1]。

近年，科技期刊編輯出版業(yè)的迅猛發(fā)展，數(shù)字傳播技術(shù)的廣泛應(yīng)用，期刊國(guó)際化的逐步深入發(fā)展，尤其期刊辦刊機(jī)制的轉(zhuǎn)換，開(kāi)放獲?。∣A）一方面方便了廣大讀者能迅速便捷地獲取期刊論文信息，另一方面也面對(duì)公眾開(kāi)放，讓任何人都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)并開(kāi)放獲取。同時(shí)伴隨科技進(jìn)步帶來(lái)的竊密手段愈發(fā)隱蔽，科技期刊面臨的泄密渠道逐漸增多，風(fēng)險(xiǎn)也逐步增加，保密難度不斷加大，因此給科技期刊保密工作帶來(lái)挑戰(zhàn)，提出了更高的要求，并且與軍事科學(xué)、國(guó)防建設(shè)、前沿科技等領(lǐng)域相關(guān)的科技期刊則需尤其重視保密事項(xiàng)。一旦在論文的收錄編校和出版流程中出現(xiàn)泄密，則可能給國(guó)家單位帶來(lái)不可估量的損失。

《含能材料》主要刊發(fā)國(guó)內(nèi)外火炸藥、推進(jìn)劑、煙火劑、火工藥劑、武器彈藥設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)及相關(guān)材料的研制、工藝技術(shù)、性能測(cè)試、爆炸技術(shù)及其應(yīng)用、含能材料的庫(kù)存可靠性、工業(yè)廢水處理、環(huán)境保護(hù)等方面的最新成果，作者讀者分布于國(guó)內(nèi)外的研究機(jī)構(gòu)和大學(xué)以及軍事院校。因此，如何做好論文從投稿到刊發(fā)編輯出版各階段的保密工作是編輯部工作的重中之重。筆者通過(guò)分析論文發(fā)表周期中各環(huán)節(jié)的泄密隱患，結(jié)合《含能材料》編輯部的保密工作流程，具體實(shí)踐和措施，以期為其他期刊保密工作提供借鑒。

1 科技期刊失泄密風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1 保密制度不健全

科技期刊編輯部應(yīng)該建立完整完善的保密制度，對(duì)稿件處理各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制以避免失泄密風(fēng)險(xiǎn)。但實(shí)際中，有的編輯部因?yàn)槿耸植蛔慊蛘甙l(fā)文周期等原因，并未建立健全的保密制度，或者建立了簡(jiǎn)單的制度但保密條款設(shè)置簡(jiǎn)單，執(zhí)行力弱，要求不嚴(yán)，可操作性不強(qiáng)，也存在失泄密風(fēng)險(xiǎn)。此種情況中，尤其值得重視的是，有的編輯部沒(méi)有把好保密防線，沒(méi)有重視作者信息（包括基金項(xiàng)目等）的審理，甚至參考文獻(xiàn)的使用，將不宜公開(kāi)的內(nèi)容公開(kāi)，這樣導(dǎo)致存在關(guān)聯(lián)性泄密風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 各環(huán)節(jié)保密意識(shí)不強(qiáng)

1.2.1 作者投稿環(huán)節(jié)

科技期刊論文的來(lái)源主要有作者自由來(lái)稿以及約稿，其中大部分期刊的主要來(lái)源以作者自由來(lái)稿居多。但有的作者保密意識(shí)淡薄，在寫(xiě)作過(guò)程中，為了追求論證效果，展示論文真實(shí)性和研究工作的詳細(xì)過(guò)程，增大稿件錄用率，或者對(duì)自己研究工作的密級(jí)程度認(rèn)識(shí)不清，在論文中隨意公開(kāi)研究項(xiàng)目的具體內(nèi)容、數(shù)據(jù)、公式、原理，詳細(xì)工藝流程等，更有甚者將不能公開(kāi)的內(nèi)容公開(kāi)，從而造成泄密，帶來(lái)不可挽回的損失。這類(lèi)泄密事件已發(fā)生多起，如袁隆平的雜交水稻技術(shù)、兩步發(fā)酵法生產(chǎn)維生素C以及中草藥絞股藍(lán)制作技術(shù)等的泄密[2-3]都是前車(chē)之鑒，理應(yīng)引起廣大科研人員與機(jī)構(gòu)的高度重視，加大保密培訓(xùn)和管理，從源頭杜絕泄密。

1.2.2 保密審查環(huán)節(jié)

有的論文作者具有一定的保密意識(shí)，也能自覺(jué)遵守保密規(guī)定，但由于其自身對(duì)研究工作的密級(jí)、論文內(nèi)容是否涉密或者涉密程度不能很好把握，就需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和作者單位對(duì)論文進(jìn)行認(rèn)真的保密審查，嚴(yán)把保密關(guān)。但有的單位卻疏于管理，對(duì)論文并不嚴(yán)格審核定密，或定密責(zé)任人意識(shí)不強(qiáng)，隨意審批，導(dǎo)致不能公開(kāi)的內(nèi)容被確定為“公開(kāi)級(jí)”，造成失泄密?！逗懿牧稀纷詣?chuàng)刊之日起，在初審階段明確重點(diǎn)審核保密相關(guān)事項(xiàng)，需要作者提供單位出具的蓋紅章的保密證明，且要求保密證明包含所投稿件的相關(guān)信息，如題目、作者等，切實(shí)做到一文一審，方進(jìn)入送外審環(huán)節(jié)。然而在實(shí)際操作過(guò)程中，本刊編輯部也曾發(fā)現(xiàn)有作者提供虛假保密證明，將其他稿件的保密證明制作為電子文檔通過(guò)圖形編輯軟件修改論文信息，偽造成其他論文的保密證明。這樣的行為嚴(yán)重違背了學(xué)術(shù)道德且存在極大的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。編輯部一旦發(fā)現(xiàn)此類(lèi)情況，立即聯(lián)系作者單位進(jìn)行核實(shí)，如確證屬實(shí)，則正式通知單位及通信作者，并對(duì)作者進(jìn)行三年內(nèi)拒收來(lái)稿等處理措施，盡全力保證每一篇來(lái)稿的保密審查真實(shí)嚴(yán)格規(guī)范。

1.2.3 編輯送審環(huán)節(jié)

眾所周知，當(dāng)編輯收到稿件后，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行先保密審查再論文送審[4-5]。但有的編輯部因?yàn)楦鞣N原因，或?yàn)榱丝s短論文周期，或?yàn)榱斯?jié)省人力等，對(duì)論文送外審前保密審核不夠，未經(jīng)嚴(yán)格的保密審查。有的先將作者來(lái)稿送專(zhuān)家外審，等專(zhuān)家審稿完畢后，才通知準(zhǔn)備錄用的論文作者進(jìn)行保密審查，有的將專(zhuān)家外審和作者保密審查同時(shí)進(jìn)行，但無(wú)論哪種做法都是完全錯(cuò)誤的。若將沒(méi)有經(jīng)過(guò)作者單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人嚴(yán)格審查的論文，通過(guò)編輯部送專(zhuān)家外審，造成了二次傳播，這一過(guò)程中有很大的泄密風(fēng)險(xiǎn)?！逗懿牧稀肪庉嫴渴冀K堅(jiān)持“先審后送”的原則，初審時(shí)如果作者無(wú)法及時(shí)提供有效保密證明，則立即與作者聯(lián)系，堅(jiān)決避免將未經(jīng)過(guò)保密審查的論文進(jìn)行二次擴(kuò)散，作者必須提供完整規(guī)范的保密證明才開(kāi)展專(zhuān)家外審工作，避免在該環(huán)節(jié)的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.4 專(zhuān)家外審環(huán)節(jié)

由于科技期刊論文的專(zhuān)業(yè)性大多較強(qiáng)，審稿專(zhuān)家的遴選也是極其重要的一環(huán)[6]。如選擇保密意識(shí)強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平高的審稿專(zhuān)家，不但有利于論文的修改發(fā)表，更能保證論文在專(zhuān)家審稿這一環(huán)節(jié)的安全。但有少部分專(zhuān)家，保密意識(shí)淡薄，或?qū)徃暹^(guò)程中將論文內(nèi)容與同行討論，或自身工作繁忙請(qǐng)人代審稿件，導(dǎo)致將不適合公開(kāi)發(fā)表的論文內(nèi)容泄露，更為嚴(yán)重的是，有的專(zhuān)家與論文作者研究方向相似，出于私心或者其他原因?qū)⒋龑徃逭撐淖杂X(jué)或不自覺(jué)泄露，造成損失。因此，專(zhuān)家遴選過(guò)程非常重要，建議編輯部針對(duì)審稿專(zhuān)家開(kāi)展審稿培訓(xùn)，尤其重點(diǎn)培訓(xùn)保密相關(guān)要求，建立審稿人評(píng)價(jià)體制，提高審稿人保密意識(shí)和質(zhì)量。

1.2.5 出版平臺(tái)環(huán)節(jié)

隨電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)在的出版方式更便捷化、多樣化和自動(dòng)智能化。國(guó)內(nèi)很多出版機(jī)構(gòu)采用的出版采編平臺(tái)，如仁和科技，知網(wǎng)協(xié)同采編系統(tǒng)，瑪格泰克采編系統(tǒng)都陸續(xù)開(kāi)發(fā)了“一鍵排版”或“XML/HTML”超文本制作等功能。而在這一環(huán)節(jié)，也存在被黑客攻擊網(wǎng)站，竊取機(jī)密的風(fēng)險(xiǎn)。編輯部應(yīng)重視此環(huán)節(jié)，多方考慮選擇正規(guī)合法的采編平臺(tái)進(jìn)行合作。同時(shí)編輯部應(yīng)對(duì)平臺(tái)進(jìn)行定期監(jiān)督，促進(jìn)其完善安全防護(hù)手段防止信息泄露。

同時(shí)，大部分編輯部在采用出版采編平臺(tái)的同時(shí)也會(huì)租用服務(wù)器以存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。這樣在為作者投稿，專(zhuān)家審稿和編輯加工各環(huán)節(jié)帶來(lái)工作便捷的同時(shí)，也讓編輯部面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。一旦服務(wù)器出現(xiàn)故障或者受到攻擊，則面臨工作癱瘓帶來(lái)巨大的損失，尤其對(duì)于已投稿期刊但因各種原因暫未公開(kāi)發(fā)行的稿件，失泄密風(fēng)險(xiǎn)極高。因此，編輯部應(yīng)該重視數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，定期將更新數(shù)據(jù)從服務(wù)器轉(zhuǎn)存，并定期清理歷史數(shù)據(jù)。盡量降低當(dāng)服務(wù)器發(fā)生意外時(shí)的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.6 印刷發(fā)行環(huán)節(jié)

在科技期刊的編輯加工過(guò)程中，往往編輯部與印刷廠并不隸屬于同一單位，這樣在印刷環(huán)節(jié)，就有可能造成論文的泄密。編輯部應(yīng)該重視印刷廠的選擇，經(jīng)過(guò)周密調(diào)研，實(shí)地考察，初選多家具有印刷資質(zhì)的印刷廠，再進(jìn)行細(xì)致調(diào)研與深入評(píng)判，最終選擇優(yōu)秀的印刷廠開(kāi)展印刷業(yè)務(wù)，同時(shí)就保密事項(xiàng)簽訂保密協(xié)議，在實(shí)際印刷過(guò)程中也嚴(yán)格把關(guān)和考察。

很多期刊是面向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行，國(guó)內(nèi)發(fā)行大多通過(guò)全國(guó)各地郵政局報(bào)刊發(fā)行公司，國(guó)外則通過(guò)與國(guó)際貿(mào)易公司合作。在發(fā)行環(huán)節(jié)，對(duì)于發(fā)行機(jī)構(gòu)的選擇也應(yīng)該慎重，盡量選擇具有相應(yīng)資質(zhì)，合法合規(guī)的公司開(kāi)展發(fā)行工作。

1.2.7 宣傳報(bào)道環(huán)節(jié)

科技期刊在實(shí)際工作中，往往重視稿件對(duì)于研究工作介紹等內(nèi)容本身的保密工作，對(duì)于其他環(huán)節(jié)，如封面封底設(shè)計(jì)制作，期刊及論文的宣傳推廣，作者及團(tuán)隊(duì)介紹等容易忽視，然而這些方面往往成為保密工作的薄弱點(diǎn)。曾經(jīng)日本情報(bào)機(jī)關(guān)從《中國(guó)畫(huà)報(bào)》上刊登的大慶油田照片上獲得了大慶煉油能力、規(guī)模等情報(bào)，造成了損失[7]?！逗懿牧稀方曛攸c(diǎn)打造的“封面文化”，根據(jù)“封面論文”的主題設(shè)計(jì)優(yōu)美的“封面圖片”，更好地展示論文的特色。同時(shí)，編輯部強(qiáng)調(diào)了對(duì)于封面圖片的要求，明確規(guī)定封面圖片不使用研究過(guò)程或者裝備設(shè)施等照片，封面圖片的設(shè)計(jì)重點(diǎn)以抽象或者寫(xiě)真的手法以元素展示論文的思想，且涉及的元素不能超越論文內(nèi)容，以此減少和避免在該環(huán)節(jié)的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。

2 期刊工作的保密措施

2.1 建立完善的保密制度

首先，編輯部的上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，狠抓保密教育，加強(qiáng)保密檢查，努力提高出版單位的保密意識(shí)和保密責(zé)任感。編輯部需要建立健全詳細(xì)的保密規(guī)章制度，對(duì)論文稿件各環(huán)節(jié)的可能風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的分析，制定應(yīng)對(duì)措施，并且嚴(yán)格執(zhí)行，將保密工作落到實(shí)處。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化編輯的保密意識(shí)，設(shè)置詳細(xì)的稿件保密審查方案，對(duì)審查范圍與內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，所有來(lái)稿全部嚴(yán)格審查后方可送專(zhuān)家外審。邀請(qǐng)審稿專(zhuān)家審稿時(shí)應(yīng)兼顧技術(shù)審查與保密審查工作。印刷出版過(guò)程應(yīng)該持續(xù)追蹤，保密工作形成閉環(huán)，做好過(guò)程記錄。宣傳報(bào)道環(huán)節(jié)，如發(fā)現(xiàn)涉及不屬于已經(jīng)保密審查的稿件本身的范圍的內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行再次保密審查并做好詳細(xì)的記錄，盡最大能力從可能泄密的各個(gè)環(huán)節(jié)杜絕失泄密。

2.2 提高編輯保密能力

編輯工作尤其是科技期刊的編輯工作需要編輯人員高度的責(zé)任心、保密意識(shí)以及知識(shí)水平。我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，編輯的保密意識(shí)不僅僅局限于對(duì)于嚴(yán)格控制論文稿件內(nèi)容經(jīng)過(guò)保密審查并且不對(duì)外泄露這一基本要求，更應(yīng)該培養(yǎng)編輯的學(xué)術(shù)專(zhuān)業(yè)敏銳度，以便編輯在編輯加工過(guò)程中具有基本的辨別能力，能更好地把好保密關(guān)。因此在對(duì)編輯進(jìn)行保密教育的同時(shí)，也應(yīng)該加強(qiáng)編輯的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，及時(shí)了解論文涉及專(zhuān)業(yè)的最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展方向，提高對(duì)論文的鑒別能力。

2.3 加強(qiáng)保密宣傳

作者作為論文的制造者，審稿專(zhuān)家作為論文的把關(guān)者，印刷出版作為論文的傳播者，如果都能較好把握并處理論文的保密工作，嚴(yán)守保密制度，就能最大程度避免失泄密事件發(fā)生。編輯部應(yīng)該針對(duì)作者、審稿專(zhuān)家、出版印刷機(jī)構(gòu)擬定詳細(xì)的保密要求，同時(shí)定期進(jìn)行宣傳培訓(xùn)，向其宣傳相關(guān)的法律、法規(guī)，在各環(huán)節(jié)正確認(rèn)識(shí)和處理論文發(fā)表與保守國(guó)家秘密的關(guān)系。對(duì)于和稿件以及其課題項(xiàng)目相關(guān)的宣傳應(yīng)該重視保密審查，避免在其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)失泄密。

3 結(jié)束語(yǔ)

科技期刊的保密工作涉及方方面面，既包含管理部門(mén)的監(jiān)管和制度的制定與執(zhí)行，也包含編輯人員與各環(huán)節(jié)用戶(hù)的保密素養(yǎng)和責(zé)任，同時(shí)還包含印刷出版、宣傳推廣等環(huán)節(jié)。涉及面廣、環(huán)節(jié)多，需要編輯部、作者、審稿專(zhuān)家、印刷出版等各環(huán)節(jié)的人員共同努力，嚴(yán)格把關(guān)，才能有效增加保密工作，嚴(yán)格保守國(guó)家秘密。