基于信息化背景探究檔案管理工作存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

倪溯徽

摘要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的快速發(fā)展，促使人們已經(jīng)進(jìn)入了全新的信息時(shí)代，尤其是檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，要符合新時(shí)代背景管理模式。隨著新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)不斷推進(jìn)，目前信息化管理在國(guó)內(nèi)檔案信息管理中非常的重要，根據(jù)以往的歷史進(jìn)行分析，不論是企業(yè)還是個(gè)人，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，使用信息化的方式，會(huì)建立很多電子檔案以及數(shù)碼檔案。構(gòu)建較為完善的檔案，可以促使獲得更好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)在發(fā)展中也會(huì)贏得更多的挑戰(zhàn)。本文主要根據(jù)目前檔案信息化管理在實(shí)施中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息;檔案;數(shù)碼;管理

引言：

檔案信息化管理現(xiàn)在已經(jīng)成為了熱點(diǎn)名詞，通過(guò)這一名詞進(jìn)行研究，其實(shí)首先要明確檔案信息化管理的意義，檔案信息化管理就是跟隨時(shí)代的發(fā)展，為了解決檔案管理所出現(xiàn)的問(wèn)題以及挑戰(zhàn)，從中找到解決的方式，檔案信息化管理與現(xiàn)代化科技相融合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，這對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，可有利提升其工作效率，同時(shí)也會(huì)為社會(huì)發(fā)展提供更有力的服務(wù)。檔案信息化管理目前可以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行研究分析也具有根本意義。

一、檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化管理管理落后

很長(zhǎng)一段時(shí)間，國(guó)內(nèi)都在使用傳統(tǒng)的方式管理檔案。手工記錄以及整理存檔，這種方式已經(jīng)被淘汰。時(shí)代在進(jìn)步，傳統(tǒng)的方式目前已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)時(shí)代的變化，同時(shí)也無(wú)法滿足工作人員對(duì)于檔案的管理。根據(jù)目前的實(shí)際情況分析，傳統(tǒng)的管理方式首先應(yīng)該進(jìn)行優(yōu)化以及改革，希望可以充分利用信息化，并且不斷的持續(xù)發(fā)展，目前想要改變傳統(tǒng)的管理方式所帶來(lái)的限制，首先應(yīng)該從思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，相關(guān)管理人員應(yīng)該充分的了解信息化時(shí)代的重要作用。檔案信息化管理本身具有一定的必要性以及迫切性，所以應(yīng)該提升對(duì)檔案管理的效率，同時(shí)也要提升其利用率。

（二）對(duì)檔案信息化管理的重視程度不夠

根據(jù)分析表明，很多企業(yè)采用了檔案信息化管理，但是在這個(gè)過(guò)程里，并未引起重視，相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理缺少正確的認(rèn)知，所以檔案信息化管理還存在一定的弊端。很多企業(yè)認(rèn)為信息化管理非常麻煩，所以在管理方面還停留在過(guò)去的形式。甚至有些企業(yè)只是做表面工作，并沒(méi)有實(shí)際執(zhí)行檔案信息化管理。因?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)認(rèn)為檔案信息化管理對(duì)自身的影響并不是很大，然而目前信息化管理已經(jīng)成為社會(huì)的主體，積極響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，使用檔案信息化管理的方式，可適當(dāng)提升工作效率，同時(shí)也能夠解決資金投入以及人才缺失等情況。

（三）信息化管理的推進(jìn)威脅到檔案保密與檔案安全

21世紀(jì)迎來(lái)了全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在檔案管理領(lǐng)域中充分融合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以確保檔案的私密性。但是如果檔案出現(xiàn)缺失以及泄露內(nèi)容等情況，一般有兩個(gè)因素所導(dǎo)致，第一個(gè)因素就是人為因素，在添加檔案內(nèi)容以及保存檔案內(nèi)容時(shí)，工作人員并不具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，也不具備較強(qiáng)的安全意識(shí)。檔案的保密以及安全是非常重要的，尤其是使用檔案信息化管理，在瀏覽檔案網(wǎng)頁(yè)時(shí)工作人員如果隨意發(fā)表信息，有可能造成信息的缺失。另外，相關(guān)管理人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查時(shí)，不具備較強(qiáng)的責(zé)任感，所以會(huì)導(dǎo)致信息暴露。第二個(gè)因素就是技術(shù)因素，網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的開(kāi)放性，而也具備著很多的不安全因素，例如黑客的入侵會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失，甚至有些不法黑客并不盜取資料，只是為了惡意破壞系統(tǒng)。

（四）檔案信息化管理任務(wù)繁重

檔案管理部門主要任務(wù)就是整理大量的信息，收集大量的資料歸類整理存儲(chǔ)，這一點(diǎn)在任何行業(yè)，任何部門，都無(wú)一例外。整理檔案的工作，需要大量的時(shí)間在細(xì)節(jié)處梳理。這個(gè)工作要投入大量的人力與物力，但實(shí)際用途方面卻不一定用得上。一直以來(lái)檔案的管理工作僅僅是保證檔案內(nèi)容的完整，不同的領(lǐng)域?qū)n案管理工作要求也有所不同。因?yàn)橐蟛煌?，所以沒(méi)有具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于各類檔案不能統(tǒng)一操作整理的弊端，要通過(guò)現(xiàn)代科技對(duì)檔案進(jìn)行梳理與儲(chǔ)存。

二、對(duì)于檔案信息化管理提出的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念

目前，針對(duì)時(shí)代的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)各種先進(jìn)信息化變革都在快速提升。為了適應(yīng)新時(shí)代信息化的進(jìn)程，跟著時(shí)代進(jìn)步的腳步，檔案信息化管理也需要更進(jìn)一步。信息化時(shí)代，主要以網(wǎng)絡(luò)傳播為主要途徑，檔案管理務(wù)必跟上此時(shí)時(shí)代前進(jìn)的步伐。找出自己的不足，借鑒網(wǎng)絡(luò)傳媒等高科技努力提升自己的認(rèn)知與管理。大膽創(chuàng)新，大膽改革，不局限以前固有的模式，不錯(cuò)失網(wǎng)絡(luò)帶給各行各業(yè)挑戰(zhàn)創(chuàng)新。提升自已，檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化，現(xiàn)代化、變革勢(shì)在必行！

（二）提高檔案信息化管理的技術(shù)水平

檔案信息化管理工作的具體實(shí)施工作，以及在實(shí)施過(guò)程中具體的管理操作工作，都要用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)參與配合。結(jié)合現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在對(duì)檔案存儲(chǔ)的現(xiàn)代化管理存儲(chǔ)中，包含著現(xiàn)代技術(shù)參與。當(dāng)然在這樣的共享現(xiàn)代化存儲(chǔ)過(guò)程中，信息技術(shù)上會(huì)有一些想不到的困難，需要克服，信息的技術(shù)管理水平需要提高，檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到資源共享。社會(huì)網(wǎng)絡(luò)檔案，資源共享也會(huì)對(duì)某些檔案隱秘性造成安全方面威脅，針對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)智能共享中的安全方面及某些保密方面涉及到的一系列實(shí)操問(wèn)題，需要針對(duì)保密安全方面進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)智能搜索等安全屏障，以期達(dá)到檔案共享隱秘雙運(yùn)。

（三）建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

建立網(wǎng)絡(luò)信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于信息的查詢者和應(yīng)用者來(lái)說(shuō)方便快捷。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、完善信息檔案的管理，通過(guò)文件智能網(wǎng)絡(luò)。搜索，建立精確關(guān)鍵詞，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息更加全面，快捷為使用者服務(wù)。這樣既能廣泛地達(dá)到資源共享，能為使用者方便快捷的查找和應(yīng)用。還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)智能科技將檔案全面的存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理中遇到的問(wèn)題，以及以前的傳統(tǒng)性遇到的弊端，以后智能化將要面臨的問(wèn)題，提出了預(yù)測(cè)與大致的解決方向。結(jié)合以前傳統(tǒng)的弊端，認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息化的必然，針對(duì)對(duì)檔案部門的期望，提出對(duì)檔案信息化管理有效的建議與對(duì)策，為提升檔案信息化管理水平提出可操作性建議。

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