略談如何做好檔案工作

李莉

摘要：本文從四個方面闡述了如何做好新形勢下檔案工作，一是要規(guī)范公文處理，把好公文質量關。二是要加強檔案宣傳力度，把好檔案征集和整理關。三是要更新管理觀念，加強檔案現(xiàn)代化管理。四是要開拓思路，發(fā)揮檔案作用。

關鍵詞：檔案管理 ?整理工作

在服務型社會的大環(huán)境下，如何進一步做好檔案管理工作，深入地開發(fā)和利用好檔案資源，更好地為社會和大眾服務，成為新形勢下檔案管理工作面臨的新課題，筆者根據(jù)多年的工作實踐，認為應從以下幾個方面做好檔案工作。

一、規(guī)范公文處理，把好公文質量關。

公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案。檔案是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。由于各職能部門寫作人員水平參差不齊，對公文相關要求的理解存在差異，導致起草的文件質量也不一樣。常見的問題有：文種使用不當，附件標識混亂，公文格式不規(guī)范等等，這些問題的存在直接影響了公文轉化為檔案的立卷歸檔。因此，辦公室檔案管理人員要嚴格按照公文處理辦法，抓好各個環(huán)節(jié)的質量關，確保公文規(guī)范、準確。

二、加強檔案宣傳，把好檔案征集和整理關。

檔案的收集工作是檔案部門獲取和積累檔案的重要途徑，在檔案管理中處于特殊的地位。它是檔案管理工作中重要的一環(huán)，是檔案工作的起點。檔案的數(shù)量決定著檔案工作的規(guī)模，檔案的質量高低決定著檔案水平，沒有檔案的收集工作，檔案的數(shù)量和質量就無從談起，檔案的服務也是無米之炊。檔案的種類繁多，形式多樣，要正確處理好“有文不歸”和“有文必檔”的關系，要按照國家檔案局8號令的要求，明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點，確保把有價值的文件材料收集齊全。

（一）增強責任意識，加強檔案征集工作。文件材料的收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視和各部門配合外，更重要的是檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，要愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案管理人員應根據(jù)文件材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件材料收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的交流溝通，避免歸檔時遺漏。階段工作結束或年度工作完結，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、篩選鑒別、集中歸檔，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死資料為活信息，為開展各項管理工作服務，為各項工作提供齊全、完整、翔實、可靠、準確的檔案信息資源。同時，應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式，在多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法律法規(guī)，特別是借新修訂的《檔案法》頒布之際，加大宣傳力度，增強全員的檔案意識，使其自覺配合好文件材料的收集和歸檔工作，促進檔案工作的順利開展。

（二）嚴格標準，認真做好檔案的整理工作。檔案的整理工作是一項承上啟下的工作環(huán)節(jié)。在文書整理歸檔過程中要注意解決好三個問題。一是要準確把握文件歸檔的時效性;二是明確歸檔的重點，進行科學合理分類，提高檔案的利用率。三是堅持“以我為主”歸檔原則的前提下，注意維護全宗的完整齊全。即不該歸檔的文件不混入，應歸檔的文件不散失。

三、更新管理觀念，加強檔案現(xiàn)代化管理

（一）更新檔案管理觀念。檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念的現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設備設施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理滯后性的問題，更不能在根深蒂固的傳統(tǒng)管理觀念的基礎上構筑檔案管理現(xiàn)代化的高樓大廈。

（二）推動檔案資源信息化。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案利用過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效的開發(fā)利用，達到檔案信息資源的社會共享。建立檔案信息共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享。

（三）正確處理好傳統(tǒng)技術與現(xiàn)代化技術的關系。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不可能一蹴而就，而是需要一個過程。在這個時期中，檔案工作的傳統(tǒng)技術與現(xiàn)代化技術、檔案管理的手工操作與現(xiàn)代化管理是并存的。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術，也要重視與傳統(tǒng)技術有機結合;既要抓緊開展檔案現(xiàn)代化管理工作，又要大力做好檔案管理各個環(huán)節(jié)手工操作的規(guī)范化、標準化，以順利實現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理的轉變。

四、開拓思路，發(fā)揮檔案的作用

檔案的價值和作用通過服務社會取得實效來體現(xiàn)，檔案部門必須在為黨和國家工作大局服務中，為社會各界和廣大人民群眾 服務中找準自己的位置。要加強內部管理機制上的創(chuàng)新，強化競爭意識，打破“看門收攤”的傳統(tǒng)觀念。積極主動地為利用者提供咨詢服務，及時了解群眾需求，做好超前服務。下大力氣，廣辟渠道，深入挖掘檔案信息資源，為經(jīng)濟建設和各項事業(yè)發(fā)展服好務。

（一）做好檔案編研工作。檔案工作人員應將社會需求作為編研選題的首要標準，從實際出發(fā)，找準編研工作與現(xiàn)實工作的結合點，選擇一些社會需求量大，實用價值高的題材進行編研，讓檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精煉，更好地為社會提供服務。使編研工作產(chǎn)生最佳的社會效益和經(jīng)濟效益。

（二）辦好檔案展覽。檔案展覽是檔案收藏部門按照一定的主題，以展出檔案原件或其復制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）中有關檔案的內容與成分的一種具體的服務方式。要充分挖掘館（室）藏檔案資源，利用重大事件、重要活動等節(jié)點，舉辦豐富多彩的主題專題展覽活動，讓社會各界了解歷史，激發(fā)人們的愛國熱情和工作激情，以達到存史、資政、育人的目的。

（三）建好檔案信息網(wǎng)站。檔案是人類認識世界和改造世界的歷史記錄，也是人類智慧的結晶。它匯集著大量的知識，記載著豐富的信息，是一種極其重要的信息資源。檔案信息數(shù)字化是時代發(fā)展的必然要求。政治文明建設的不斷完善和發(fā)展，又為檔案工作服務社會提供了宏觀的社會環(huán)境。網(wǎng)站面向的是社會大眾，它是人們實現(xiàn)信息資源共享的最便捷的途徑。