新時代煙草行業(yè)檔案信息化管理探索

李成旭

摘要：檔案信息化管理是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面借助現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資源進行管理、處置并提供利用的過程。本文結(jié)合國有企業(yè)工作實踐，立足煙草企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的突出問題，就檔案信息化建設(shè)的有效實施路徑進行了深入分析探討，并就如何借助檔案信息化建設(shè)的契機，著力提升檔案管理的效率與質(zhì)量，提出了有效的解決方案。

關(guān)鍵詞：新形勢下;煙草行業(yè);檔案信息化管理

引言

檔案作為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的“忠實記錄者”，反映并記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程。煙草企業(yè)的各類檔案具有顯著的文化特征，在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮著承前啟后的作用。一些煙草企業(yè)客觀上由于企業(yè)本身成立時間較短、檔案整體數(shù)量也較少，造成檔案管理不完善且門類涵蓋不齊全的問題。與此同時，由于企業(yè)對檔案管理工作的重要性的認(rèn)識不足，沒有充分認(rèn)識到加強企業(yè)檔案管理對提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平方面的歷史和現(xiàn)實價值，也直接影響到了企業(yè)檔案管理工作整體水平的提升。有的煙草企業(yè)經(jīng)歷了技改或搬遷，很多文件檔案、影像檔案和實物檔案都面臨散落或遺失的風(fēng)險，亟待進行搶救式整理保護，加強檔案管理工作已迫在眉睫。只有立足企業(yè)發(fā)展實際，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，變“死檔案”為“活資源”，實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，全面促進信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的相互融合和相互促進，才能推進企業(yè)檔案管理信息化和現(xiàn)代化。

1檔案信息化管理的重要意義

1.1檔案信息化管理可以提升檔案管理人員的工作效率

一直以來，我國對于檔案管理一直都是采用以實體管理為重點的模式。在這種模式下，相關(guān)的工作人員都是通過手工來對檔案進行收集、整編、管理以及利用。在這種模式下，檔案工作人員不僅要面對很大的工作量，而且效率還很低。但是當(dāng)把檔案進行信息化處理之后，這種繁雜的檔案管理工作就可以變得數(shù)字化、自動化、一體化以及共享化。這樣一來，只須將檔案信息錄入系統(tǒng)，便可以多次使用，檔案管理工作也開始從復(fù)雜向省時省力方向發(fā)展，檔案管理人員的工作效率也會得到很大提升。

1.2檔案信息化管理可以對檔案的紙質(zhì)資料進行充分地保護

對于檔案管理工作而言，紙質(zhì)檔案資料是一種非常重要的原始證據(jù)。但針對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，若是想要查詢某種信息，則需要去查閱檔案的紙質(zhì)資料，這種管理方式不僅耗時耗力，而且紙質(zhì)資料在經(jīng)過頻繁的翻閱和拆裝之后，很容易遭到損壞。若是采用檔案信息化管理的模式，這種反復(fù)翻閱的情況就不會存在。一般來說，在這種模式下，若是想要知道某種信息，只需要從數(shù)據(jù)庫中直接調(diào)取就好。很大程度上減少了與檔案紙質(zhì)資料的接觸，降低了紙質(zhì)資料的損毀程度。

2煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1企業(yè)內(nèi)部對檔案管理工作整體重視程度不高

隨著信息時代的到來，企業(yè)在經(jīng)營管理工作中廣泛應(yīng)用公文辦理、合同管理、資金監(jiān)管、人力資源管理等各類信息系統(tǒng)，應(yīng)用程序的數(shù)字化決定了傳統(tǒng)載體的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。從企業(yè)內(nèi)部來講，員工從思想上對檔案工作的認(rèn)識還停留在傳統(tǒng)的思維定式下，認(rèn)為檔案僅具有簡單的搜集和查閱資料功能，在企業(yè)發(fā)展歷史較短的情況下，檔案自身的價值沒有得到充分重視，從而也導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理整體質(zhì)量和效率不高。

2.2企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足

電子檔案管理系統(tǒng)相當(dāng)于企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息資源要在企業(yè)范圍內(nèi)達(dá)到存儲、檢索、整合和利用的一體化效果，對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障和安全性能都有很高的要求。建強信息化基礎(chǔ)設(shè)施對于加快檔案信息化建設(shè)進程起著關(guān)鍵性決定作用，信息化基礎(chǔ)設(shè)施包括軟件與硬件配置，但目前行業(yè)大多數(shù)企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)多集成于OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子文件歸檔和電子檔案管理主要是借助現(xiàn)有信息系統(tǒng)功能來實現(xiàn)的，不具備成體系管理的電子檔案系統(tǒng)功能。因此，企業(yè)需要在硬件與軟件設(shè)施方面加大投入，以盡快補齊這一短板。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是需要結(jié)合時代發(fā)展與企業(yè)實際建設(shè)規(guī)劃的，軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)顯得尤為重要。

3推動煙草企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1建立檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案信息化管理可以提高煙草企業(yè)檔案管理工作效率，為企業(yè)帶來更高效益。與此同時，檔案信息化管理工作技術(shù)方面的復(fù)雜性也是煙草企業(yè)不可忽視的問題。因此，為了更好地對檔案信息化管理工作進行建設(shè)，煙草企業(yè)的檔案部門應(yīng)該在這一方面著重下功夫，不僅要充分地開發(fā)和利用檔案信息管理資源，還應(yīng)積極地參與到相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)中去。在進行檔案信息化管理工作過程中，要充分提高自我的信息安全防范意識，防止發(fā)生失密、泄密的現(xiàn)象。尤其是在進行檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)過程中，工作人員要切實將信息安全保密技術(shù)的作用發(fā)揮出來，在最大的程度上解決好煙草企業(yè)內(nèi)部檔案信息傳輸?shù)谋Ｃ芎痛鎯Α?/p>

3.2加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能為企業(yè)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)

實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)全局和中心工作做好服務(wù)的功能，首先必須為企業(yè)檔案信息化發(fā)展打牢工作基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)能否順利實施，取決于企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，只有職責(zé)分明、管理嚴(yán)密，信息化系統(tǒng)才能有效規(guī)劃，信息化工具才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。企業(yè)必須全面建立起系統(tǒng)完善的檔案管理制度，在管理制度中要進一步明確主職部門，堅持檔案的集中統(tǒng)一管理，企業(yè)內(nèi)各部門、各卷煙廠各負(fù)其責(zé)，有效保證工作職能的落實，檔案管理系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置才能更加清晰，檔案管理職能才能有效發(fā)揮。同時，在檔案的保管與保護、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與借閱、鑒定與銷毀的規(guī)范化管理過程中，要進一步明晰相關(guān)專業(yè)檔案管理部門的職責(zé)，明確在信息化管理模式下各類專業(yè)檔案應(yīng)發(fā)揮的職能與作用，這樣才能保證系統(tǒng)各功能模塊的有效使用，各類檔案有效收集和整理。企業(yè)在修訂完善檔案管理制度的過程中，還應(yīng)統(tǒng)籌考慮運用數(shù)字化信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)有的管理方法、工作流程，形成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理體系，盡快構(gòu)建起“一站式”檔案管理工作的新格局，打通檔案管理職責(zé)落實的“最后一公里”。

3.3打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍，才能提升檔案信息化管理水平

企業(yè)的檔案管理信息化的實施，是檔案管理工作的一次創(chuàng)新，也是一次工作上的顛覆性變革，要以檔案信息化建設(shè)為契機，加大學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，著力提升檔案管理人員的信息技術(shù)、數(shù)據(jù)管理能力，著力改變過去檔案管理人員專業(yè)能力不足的現(xiàn)狀，提高檔案管理人員工作整體素質(zhì)水平。在新技術(shù)的驅(qū)動下，檔案管理人員要努力成為復(fù)合型人才，即檔案管理人員既要懂檔案管理專業(yè)知識，又要懂信息化專業(yè)知識，只有業(yè)務(wù)精熟，才能更好促進企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。因此，企業(yè)要加強激勵約束，通過培養(yǎng)檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的理念，進一步提高檔案管理人員的責(zé)任意識、使命意識，才能為構(gòu)建復(fù)合型檔案管理人才隊伍注入活力。

結(jié)束語

綜上分析，煙草企業(yè)對于檔案信息化管理還有一定的問題存在，企業(yè)應(yīng)積極地去面對并積極地去解決。只有對檔案進行有效的信息化管理，才能夠促進企業(yè)高速地向前發(fā)展。

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