如何創(chuàng)新信息化時代的學(xué)校檔案管理工作

摘要：近幾年，我國信息科技水平高速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為時下的熱點話題，各行各業(yè)都在利用信息技術(shù)謀求更大的發(fā)展效益，而學(xué)校檔案管理也是如此，合理利用信息化檔案管理能夠減少學(xué)校檔案管理的成本，本文就學(xué)院的檔案管理工作，分析創(chuàng)新信息化學(xué)校管理檔案的意義以及所存在的問題，提出三項創(chuàng)新信息化時代的學(xué)校檔案管理工作的建議，希望能夠?qū)W(xué)校的相關(guān)檔案管理教師的工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新

引言：信息化是當(dāng)今世界的主流，合理利用信息化技術(shù)，能夠為工作和學(xué)習(xí)帶來眾多好處，而信息化的學(xué)校檔案管理，不僅能夠降低成本，還有助于相關(guān)檔案的儲存和查檔，這對于當(dāng)今快速發(fā)展的社會環(huán)境來說，是十分有利的。

一、創(chuàng)新信息化時代學(xué)校檔案管理工作的意義

技師學(xué)院中的學(xué)生以及工作人員數(shù)量眾多，其資料和檔案紛繁復(fù)雜，傳統(tǒng)意義上的檔案管理，是將所有的資料和檔案制成文件，然后由專業(yè)人員進(jìn)行歸檔、整理、儲存，這樣的工作模式會耗費(fèi)大量的紙張，并且歸納這些資料，也需要大量的工作時間來進(jìn)行操作，這無疑會造成巨大的成本消耗。而信息化檔案管理，是通過合適的信息技術(shù)，如電腦，將檔案室中的資料根據(jù)不同類別進(jìn)行歸類、保管，因其總目錄儲存于電腦之上，因此查檔以及檔案調(diào)取變得簡單方便，在減少大量工作時間的前提下，使工作效率有所增加，比如當(dāng)需要得知校內(nèi)某學(xué)生以往的學(xué)習(xí)情況，以便指導(dǎo)教師調(diào)整相應(yīng)的教學(xué)模式時，只需要在電腦等檔案儲存設(shè)備上，輸入相應(yīng)的名字、身份證號等信息，就可以查閱出該學(xué)生的所有資料，然后在對這些資料進(jìn)行檢索，即可得知學(xué)生以往的學(xué)習(xí)成績，其過程簡單迅速，往往只需要較短的時間就可以完成，大大的提高了工作效率。

現(xiàn)如今的資料檔案已經(jīng)不再是以往的紙張，信息技術(shù)的普及使他們能夠儲存于多媒體計算機(jī)中，傳統(tǒng)的檔案管理，耗費(fèi)大量紙張，對環(huán)境具有很大的傷害，現(xiàn)階段國家大力推進(jìn)節(jié)能減排工作，而信息化的檔案管理就可以做好這一點。若學(xué)校需要檔案管理處提供相關(guān)資料的紙質(zhì)文件，管理人員只需要在信息化檔案管理中調(diào)取相應(yīng)的電腦文檔，通過打印，變成紙質(zhì)文件，然后經(jīng)流程審核蓋章，就完成文件的取用，大大減少紙材的使用，為綠色低碳的社會環(huán)境作出一份貢獻(xiàn)。

二、創(chuàng)新信息化時代學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，首先信息化檔案管理會用到大量的電子設(shè)備，需要學(xué)校配備專門的管理人員，但一些學(xué)校的檔案管理人員能力卻無法滿足信息化檔案管理，如對電子設(shè)備的使用能力不足，無法快速的通過電腦完成錄入、保管、查檔等工作，此外這些管理人員在進(jìn)行信息的錄入時，出現(xiàn)差錯的幾率很高，不僅工作效率低下，還會造成不該出現(xiàn)的錯誤，從而引發(fā)一定的損失。其次，檔案信息化后存在一些信息風(fēng)險，信息化具有操作簡便、效率高、成本低的特點，但是因其儲存于電子設(shè)備之中，便會產(chǎn)生一些信息風(fēng)險，主要包括：軟、硬件損壞造成的信息錯誤或丟失，黑客病毒入侵造成的信息丟失、泄露等，其中軟、硬件損壞造成信息錯誤或丟失的原因通常有檔案管理軟件運(yùn)行異常、錯誤、硬盤損壞等;黑客病毒入侵會造成電子設(shè)備硬件、軟件損壞，導(dǎo)致信息丟失;而信息泄露的原因多是黑客、病毒入侵，也包括人為的信息泄露，會造成相關(guān)人員的信息流傳到網(wǎng)絡(luò)上，產(chǎn)生一些危害。

再者，倘若學(xué)校沒有健全的檔案管理制度，會造成管理檔案的復(fù)雜和混亂，比如很多院校的檔案管理，會共享給校內(nèi)相關(guān)的人員，以方便校內(nèi)人員隨時可以調(diào)用相關(guān)檔案，但是事實上，這種方式會造成檔案管理的混亂，比如一些院校會給很多工作人員開放足夠高的檔案管理權(quán)限，這樣每個人都會對檔案就行修改，造成部分檔案的損壞，而且大量的人員能夠進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，會造成信息泄露的風(fēng)險，倘若未設(shè)立專門的責(zé)任人，當(dāng)檔案出現(xiàn)異常狀況后，無法進(jìn)行追責(zé)。此外，學(xué)校中還存在創(chuàng)新信息化檔案管理深度不足的問題，直到現(xiàn)在，仍有大量管理人員認(rèn)為，檔案管理工作主要就是信息數(shù)據(jù)的管理，但實際上，信息化的檔案管理早已經(jīng)不是單純的信息數(shù)據(jù)管理時代，還有很多功能值得各學(xué)校檔案管理人員去發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)新，例如儲存于不同服務(wù)器的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理和共享、不同單位的人員能夠分享不同類型的檔案資料等。

三、如何創(chuàng)新信息化時代學(xué)校檔案管理工作

（一）為檔案管理崗位配備專業(yè)人員

隨著社會的進(jìn)步，信息技術(shù)更新速度非?？?，而學(xué)校的檔案管理人員對信息技術(shù)方面的了解，以及檔案管理知識，已逐漸落后于社會，因此信息化時代的學(xué)校檔案管理人員首先要有與之相關(guān)的專業(yè)技能，這樣才能具備良好的錄檔、歸檔、查檔的能力，并建立專業(yè)的審檔人員，能夠?qū)︿浫氲臋n案進(jìn)行檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)錯誤，防止引發(fā)不必要的損失。此外檔案管理人員還需有專業(yè)的電子設(shè)備操作能力，以便能快速熟練地操作設(shè)備，并對設(shè)備具有一定的排除故障能力，這樣才能夠提高工作能力，例如一些簡單的軟件、硬件故障，能夠及時解決。

（二）學(xué)校需要預(yù)防信息泄露

想要做好防泄漏最主要的就是購買專業(yè)正規(guī)的檔案管理軟件，如今，市面上有眾多檔案管理軟件，但是并不是所有的檔案管理軟件都是安全的，部分軟件存在安全漏洞，存在將檔案信息泄露出去的危害，而正規(guī)的軟件則沒有這類問題，不會造成相關(guān)信息的泄露。而且學(xué)校檔案管理所用的電子設(shè)備，不可與日常工作學(xué)習(xí)所用的電子設(shè)備混用，并注意配置專業(yè)的防火墻軟件，這樣才能夠有效地預(yù)防網(wǎng)絡(luò)上的病毒以及黑客的入侵，避免造成信息泄露，而且黑客病毒的入侵，還有可能造成檔案管理軟件或硬件的破壞，造成檔案信息的丟失損壞。此外，學(xué)校檔案管理部門還應(yīng)注意保護(hù)硬件設(shè)施的安全，配備專業(yè)的不間斷電源，以及防雷、防過載等設(shè)備，以防意外燒毀硬件設(shè)施，造成信息損壞。

（三）建立專業(yè)的管理制度

其實任何工作都需要一些管理制度的制約，學(xué)校的檔案管理也是如此，針對檔案管理開放的問題，需要一整套專業(yè)的管理制度，比如設(shè)立責(zé)任人，以便有專人監(jiān)督擁有進(jìn)入檔案管理后臺權(quán)限的人員，倘若出現(xiàn)問題，能夠追責(zé)，找出責(zé)任人，從而杜絕人為造成的信息泄露、軟、硬件破壞等問題;降低非檔案管理人員的權(quán)限，檔案管理的分享開放，的確能夠為眾多相關(guān)人員帶來諸多便捷，但是倘若這些人員的權(quán)限過高，擁有更改檔案的能力，一旦檔案發(fā)生改變，將會引發(fā)檔案信息混亂的問題，因此適當(dāng)?shù)慕档头菣n案管理人員權(quán)限非常有必要，最好將所有檔案信息內(nèi)容設(shè)置為“只讀”模式，避免出現(xiàn)隨意更改的情況，若非檔案管理人員在閱覽檔案之時，發(fā)現(xiàn)檔案存在錯誤，應(yīng)該向檔案管理處提起更改申請，待部門確認(rèn)后根據(jù)程序再行更改。

結(jié)束語

綜上所述，信息化的檔案管理是現(xiàn)階段社會發(fā)展的必然條件，不僅能夠提高工作效率，還能做到綠色低碳環(huán)保，具有非常重要的意義，但是如今學(xué)校的檔案管理工作存在部分不當(dāng)操作，致使檔案管理工作難度增加，為此本文提出三種解決方案：為檔案管理配備專業(yè)人員、預(yù)防信息泄露和建立專業(yè)的管理制度，希望能對學(xué)校的創(chuàng)新信息化時代的檔案管理工作起到一定的啟示作用。

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[3]李艷霞.信息化時代學(xué)校如何做好檔案管理工作[J].蘭臺世界，2019（S1）：78.

作者姓名：李克強(qiáng);性別：男;民族：漢族;籍貫：山東省肥城市汶陽鎮(zhèn);職稱：檔案館員;學(xué)歷：本科;研究方向：檔案管理，創(chuàng)新;任職單位：山東泰山技師學(xué)院271600。