水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變研究

鄭 杉

（西安市氵皂河灃惠渠管理中心,陜西 西安 710018）

0 前言

水利檔案即在開展水利業(yè)務(wù)活動過程中形成的、具有留存價值的信息記錄,其形式多樣、信息具體,為后期開展水利業(yè)務(wù)活動或查詢等工作提供有利的支持?，F(xiàn)階段,紙質(zhì)檔案與電子檔案共同作用于水利檔案管理工作中,這既是我國水利檔案管理的特點,也是水利檔案管理工作的核心。雖然在我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下,紙質(zhì)版水利檔案逐漸暴露出一系列的運行弊端,但是作為我國最原始、最基本的檔案管理工具,仍然發(fā)揮著重要的記載作用,同時電子檔案的功能和作用也變得越來越重要。如何協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系、有效發(fā)揮其各自的優(yōu)勢以及促進傳統(tǒng)檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化發(fā)展,成為水利檔案管理工作發(fā)展的重中之重,因此,應(yīng)該加大水利管理部門對于水利檔案管理的重視,促進水利檔案管理工作的深化改革,實現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。

1 轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式的重要性

1.1 提高水利檔案管理工作效率

水利檔案的主要功能就是記錄和保存水利活動相關(guān)的數(shù)據(jù)及信息,對水利活動的順利開展具有重要的影響作用。隨著時代的發(fā)展與社會的進步,促進水利檔案管理的變革已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢,是實現(xiàn)水利事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。例如,在進行水利工程相關(guān)信息的檢索與查詢時,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅效率低、工作量大,還可能會因為人工操作失誤引發(fā)不必要的麻煩,進而影響工程整體質(zhì)量。電子檔案管理是紙質(zhì)檔案管理的傳承與優(yōu)化,保留紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢,對其不足進行更新與完善,從而在提升工作的效率與質(zhì)量的同時,節(jié)約工作時間,降低檔案管理成本,促進檔案管理事業(yè)更快、更好的發(fā)展。

1.2 實現(xiàn)水利事業(yè)的現(xiàn)代化

水利檔案是水利事業(yè)興起、發(fā)展及各種水利問題處理辦法的記載,同時記錄和保存了許多典型的水利活動,對未來水利活動的開展及水利事業(yè)未來的發(fā)展具有很強的借鑒意義[1]。如果在今后水利工程活動開展過程中出現(xiàn)難以解決的問題,就可以充分利用水利檔案,查閱、檢索相似問題的解決辦法,吸取經(jīng)驗教訓(xùn),減少類似問題的發(fā)生,促進水利工程活動的進程。除此之外,促進水利檔案管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)變,可以實現(xiàn)開放、共享檔案管理模式,同時促進檔案管理朝著多樣化、具體化發(fā)展。近年來,隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展,人們的生活水平得到有效的提高,人們越來越注重生活的品質(zhì),由此加大水利工程的建設(shè)要求,同時也加劇水利檔案管理的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代電子檔案有效利用了計算機等先進技術(shù),不僅增強了水利檔案的存儲能力,擴大了存儲空間,使得電子檔案可以存儲更多的資料,也有效提升了水利檔案管理的效率與質(zhì)量,減少一些不必要的流程與麻煩,促使水利工程活動高效、合理的開展,為水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展打下扎實的基礎(chǔ)。

2 促進水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的有效對策

2.1 優(yōu)化并完善水利檔案管理制度

水利檔案管理工作是一項相對復(fù)雜的工作,在新時代發(fā)展背景下,應(yīng)該不斷優(yōu)化并完善水利檔案管理理念及方式,促進水利檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級,但是當(dāng)前在我國水利檔案管理過程中仍存在方法落后、制度不完善等問題,制約水利檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程。要想有效提升水利檔案管理工作質(zhì)量,水利管理部門應(yīng)該根據(jù)市場的發(fā)展變化及自身檔案管理的發(fā)展需要,對檔案管理方式進行合理的調(diào)整與完善。第一,完善水利檔案的保密制度。在記錄和保存水利檔案的過程中,部分的水利科研成果資料以及水利工程數(shù)據(jù)是需要保密的,因此要做好水利檔案的保密工作,尤其是要加強水利科研成果的保密性。完善檔案保密工作、提高對檔案的保密性,既有利于促進水利檔案管理工作更好的開展,也有利于為個人工作成果提供重要的保障。第二,建立檔案管理崗位責(zé)任制度及問責(zé)制度,明確個人的工作職責(zé),以此促使檔案管理人員樹立正確的工作態(tài)度,提升對檔案管理工作的重視。第三,加強對水利檔案管理重要性的宣傳是科學(xué)開展水利檔案管理的有效途徑之一?？梢酝ㄟ^在施工現(xiàn)場張貼海報、舉辦“世界水日”活動、“水利成就”展覽、講座等方式加強宣傳,提高大家對水利檔案管理工作的認(rèn)識[2]。

2.2 改進水利信息采集與整理工作

由于水利信息繁雜、種類較多,因此在進行水利信息采集與整理時存在較大的工作難度。一般在進行水利工程信息采集與整理時,可以根據(jù)水利工程的具體情況,選擇追蹤采集或分階段采集兩種方法。例如,對于一些用時短、檔案信息采集與整理相對便利的水利工程,可以選擇追蹤收集的方法,該方法針對性強、效率高,能夠有效縮短信息采集與整理的時間,降低工作失誤率,提升檔案管理質(zhì)量；對于一些用時長、檔案信息采集與整理相對復(fù)雜的水利工程,就可以選擇分階段收集的方法。在進行信息收集時,需要明確劃分收集時間段和內(nèi)容,確保水利信息初始數(shù)據(jù)的完整性與精準(zhǔn)性。采集結(jié)束后,就需要對所收集的信息進行有效的整合,并根據(jù)上級管理部門的要求與建議,對文件、錄音、圖像等進行合理分類、歸檔,并按照順序編號,為今后的查詢與檢索工作提供方便[3]。

2.3 加強檔案隊伍建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理工作重要的實施者與執(zhí)行者,因此應(yīng)該提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),使其充分認(rèn)識到檔案管理的重要性,從而在實際工作中,不斷學(xué)習(xí)并積累專業(yè)知識,并加強對計算機技術(shù)等先進技術(shù)的了解與掌握,提升檔案管理質(zhì)量,使其滿足新時期水利活動的建設(shè)需求。另外,水利管理部門應(yīng)該加強檔案隊伍建設(shè),摒棄當(dāng)前落后的、封閉的檔案管理方法,根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r,并結(jié)合市場的發(fā)展方向,加強水利檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),促進各個部門之間的溝通與合作,從而切實有效的落實水利檔案管理工作[4]。另外,還要加強水利檔案管理人員對現(xiàn)代電子檔案的重視度。通過培訓(xùn),使檔案管理人員能夠充分掌握電子檔案管理的方法與技巧,從而提升水利檔案管理水平。

2.4 建立水利檔案網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)

當(dāng)前部分地區(qū)的水利管理部門對于水利檔案現(xiàn)代信息管理操作系統(tǒng)認(rèn)識不足,認(rèn)為水利檔案現(xiàn)代信息管理操作系統(tǒng)只是簡單的進行數(shù)字化和程序化,然而單純的數(shù)字輸入已不能滿足用戶的使用需求。因此,應(yīng)該在此操作系統(tǒng)輸入時應(yīng)選擇最有效的信息,并保證信息錄入格式的規(guī)范性與科學(xué)性,同時還要創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng),提升相關(guān)水利信息查詢與管理的效率。傳統(tǒng)的水利檔案管理部門多以紙質(zhì)的形式進行信息的留存,在進行信息錄入時不僅耗時長,準(zhǔn)確率也難以保證,而網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息直接掃描到數(shù)據(jù)操作系統(tǒng),不僅有利于減輕人工工作量、節(jié)約工作時間,也有利于提高信息的精準(zhǔn)度,為人們提供更加便利的查詢方式,從而加快我國水利檔案現(xiàn)代化發(fā)展進程。

2.5 加強法律保障

要想促進傳統(tǒng)水利檔案管理方式向現(xiàn)代化方式科學(xué)高效的轉(zhuǎn)變,就必須加強法律保障,充分發(fā)揮政府部門的主導(dǎo)作用,出臺一系列相關(guān)法律法規(guī),保證水利檔案管理工作能夠有法可依。只有不斷健全相關(guān)法律法規(guī),制定嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),才能進一步明確電子檔案的憑證價值和證據(jù)資格,避免人們對電子檔案產(chǎn)生信任危機[5]。水利單位要依法管理檔案,運用科學(xué)規(guī)劃和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),使檔案管理更具依據(jù)。

3 結(jié)語

總而言之,水利檔案是水利經(jīng)營活動的重要記載,既記錄著水利工作的發(fā)展歷程,也對未來水利工作的發(fā)展方向提供有利的支持與引導(dǎo)。隨著社會的發(fā)展變革,傳統(tǒng)的水利檔案管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前水利工作發(fā)展的需要,促進水利檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是時代發(fā)展的必然要求。不同于傳統(tǒng)的水利檔案管理,現(xiàn)代水利檔案管理以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托,促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機結(jié)合,從而促進水利檔案管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變,進一步凸顯現(xiàn)代檔案管理的功能與優(yōu)勢,為用戶及相關(guān)管理部門提供更加系統(tǒng)、全面的信息數(shù)據(jù),從而促進我國水利事業(yè)更快、更好的發(fā)展。