新形勢下水文系統(tǒng)政府采購內(nèi)控制度優(yōu)化

張景鵬

(遼寧省阜新水文局，遼寧 阜新 123000)

2003年，《中華人民共和國政府采購法》正式實施，各級政府采購監(jiān)管部門按照“管采分離”的原則全力推進(jìn)這項政策的落實。政府采購的規(guī)模逐年增長，僅前十年累計節(jié)約財政資金達(dá)到256億元。雖然政府采購工作正在逐年推進(jìn)，效果顯著，但仍然面臨著一些新情況和新問題，文章通過對內(nèi)控制度的優(yōu)化研究使政府采購工作更加安全、規(guī)范、透明和高效。

1 背景

遼寧省阜新水文局為全額撥款公益性事業(yè)單位，其主要職能是負(fù)責(zé)全市防汛抗旱、水文情報預(yù)報和旱情監(jiān)測分析；負(fù)責(zé)全市地表水、地下水資源監(jiān)測并為水資源調(diào)查評價提供有關(guān)資料等工作。

其內(nèi)部控制現(xiàn)狀是對政府采購全流程進(jìn)行控制，風(fēng)險點覆蓋不完善，新情況和新問題較多。在執(zhí)行政府采購制度過程中發(fā)現(xiàn)采購各流程存在諸多執(zhí)行問題，如采購程序[2]不合理、采購計劃不準(zhǔn)確等，風(fēng)險點若不加以控制，易造成工作效率低下、采購失準(zhǔn)，甚至是資金風(fēng)險[1]。因此，對政府采購全流程加以內(nèi)部控制優(yōu)化完善極為重要，其核心是風(fēng)險點控制[3]，建立制衡機(jī)制，分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)，實現(xiàn)決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離、相互制約。

2 總體設(shè)計

2.1 總體目標(biāo)

對政府采購全流程的風(fēng)險點進(jìn)行全覆蓋控制，加強(qiáng)日常采購活動中的嚴(yán)查風(fēng)險點工作。

2.2 總體思路

(1)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，尋找本單位在政府采購過程中的差異性，完善內(nèi)控制度。

(2)分解政府采購流程，確定采購需求，確定組織實施形式，確定采購方式，執(zhí)行采購程序、政府采購履約驗收、財政資金支付，逐一尋找風(fēng)險點，并加以控制。

(3)完善職責(zé)分工，成立內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組、預(yù)算審核小組、項目驗收小組，建立制衡機(jī)制，分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)。

2.3 工作策略

(1)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制：通過各部門在政府采購全流程中的風(fēng)險點的查找、統(tǒng)計，提出合理化建議，并匯總討論。

(2)將本次工作納入職工績效考核。

(3)采取不相容崗位(職責(zé))分離控制、授權(quán)控制、流程控制等內(nèi)部控制方法，加強(qiáng)政府采購內(nèi)部控制管理。

2.4 工作流程

(1)內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定政府采購業(yè)務(wù)重大風(fēng)險和政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制政策，確定政府采購業(yè)務(wù)管理制度。

(2)內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)制定政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范，并對存在的缺陷和問題進(jìn)行修改。在制定和組織實施過程中，各部門建立有效的溝通機(jī)制，對內(nèi)部控制規(guī)范進(jìn)行有效性的檢查、考核和評價，提出處理意見并向內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組報告。對政府采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制情況實施監(jiān)督，對政府采購內(nèi)部控制失效情況進(jìn)行調(diào)查，提出解決方案。

3 應(yīng)用過程

3.1 組織領(lǐng)導(dǎo)

通過不相容崗位分離控制[4]建立內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組、預(yù)算審核小組和項目驗收小組。

3.2 風(fēng)險點及控制措施

3.2.1崗位設(shè)置

(1)控制目標(biāo)：政府采購崗位設(shè)置科學(xué)合理，職責(zé)清晰明確，符合相關(guān)政策規(guī)定[5]。

(2)主要風(fēng)險：政府采購崗位設(shè)置不合理、職責(zé)不清晰明確，導(dǎo)致采購程序不合規(guī)，采購計劃不合理、不準(zhǔn)確。

(3)控制措施：單位應(yīng)設(shè)置政府采購經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人，并設(shè)立詢價采購小組和履約驗收小組。其核心是“內(nèi)部牽制”，要求每項政府采購流程業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約[6]。

3.2.2預(yù)算編制

(1)控制目標(biāo)：政府采購預(yù)算編制合理、準(zhǔn)確、高效，符合相關(guān)政策規(guī)定。

(2)主要風(fēng)險：政府采購預(yù)算編報不準(zhǔn)確，可能導(dǎo)致政府采購預(yù)算指標(biāo)不合理、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、應(yīng)采未采。

(3)控制措施

①單位在申報年度部門預(yù)算中的項目支出時，同時編報政府采購預(yù)算，根據(jù)不同采購額度，按照決策議事制度規(guī)定的權(quán)限，提交批準(zhǔn)。

②經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購負(fù)責(zé)人簽批，請上級對部門預(yù)算和政府采購預(yù)算進(jìn)行審定。

3.2.3預(yù)算指標(biāo)使用

(1)控制目標(biāo)：政府采購預(yù)算指標(biāo)使用合理、準(zhǔn)確，符合相關(guān)政策規(guī)定。

(2)主要風(fēng)險：采購單位在錄報政府采購預(yù)算指標(biāo)時，將財政部門導(dǎo)入指標(biāo)與預(yù)算單位手工錄入指標(biāo)發(fā)生混淆，可能導(dǎo)致預(yù)算指標(biāo)使用不合理、不準(zhǔn)確、應(yīng)采未采或預(yù)算資金無法及時支付。

(3)控制措施

①單位在使用預(yù)算指標(biāo)時，應(yīng)比對部門預(yù)算批復(fù)情況，己納入政府采購預(yù)算的項目預(yù)算指標(biāo)，省財政部門己將其導(dǎo)入政府采購管理信息系統(tǒng)，可直接使用，無需再進(jìn)行手工錄報[9]。

②單位采購負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對政府采購預(yù)算指標(biāo)使用情況的合理性、準(zhǔn)確性審核，不合理、不準(zhǔn)確的，審批退回修改調(diào)整。

3.2.4預(yù)算支付方式

(1)控制目標(biāo)：政府采購預(yù)算支付方式變更方式合理、準(zhǔn)確，符合相關(guān)政策規(guī)定。

(2)主要風(fēng)險：政府采購預(yù)算支付方式變更未經(jīng)省財政廳政府采購管理部門審批，可能導(dǎo)致政府采購預(yù)算指標(biāo)不合理、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、應(yīng)采未采。

(3)控制措施：采購單位因工作需要，需變更政府采購預(yù)算支付方式，應(yīng)抓緊提出政府采購預(yù)算，報上級采購管理部門審批。

3.2.5計劃申報

(1)控制目標(biāo)：政府采購計劃申報信息完整、準(zhǔn)確，符合相關(guān)政策規(guī)定。

(2)主要風(fēng)險：政府采購計劃申報信息錄報不準(zhǔn)確、不完整，可能導(dǎo)致無法通過審核，影響采購計劃實施及預(yù)算資金支出。

(3)控制措施：單位采購經(jīng)辦人員在申報政府采購計劃時，應(yīng)詳實、準(zhǔn)確錄報預(yù)算指標(biāo)信息、采購品目、采購用途、技術(shù)指標(biāo)參數(shù)要求及特殊情況說明。

3.2.6采購計劃信息

(1)控制目標(biāo)：政府采購計劃信息完整、準(zhǔn)確，符合相關(guān)政策規(guī)定。

(2)主要風(fēng)險：政府采購計劃未經(jīng)授權(quán)人員審核，可能導(dǎo)致采購計劃不合理、采購信息不準(zhǔn)確。

(3)控制措施：單位采購負(fù)責(zé)人應(yīng)對經(jīng)辦人提交的政府采購計劃的預(yù)算指標(biāo)信息、采購品目、支出標(biāo)準(zhǔn)、采購用途、技術(shù)指標(biāo)參數(shù)要求及特殊情況說明的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核不通過的退回單位采購經(jīng)辦人。

3.2.7供應(yīng)商選擇與審核

(1)控制目標(biāo)：供應(yīng)商的確定符合相關(guān)政政策規(guī)定。

(2)主要風(fēng)險：供應(yīng)商的確定程序不合規(guī)，采購標(biāo)的性價比低。

(3)控制措施

①對于上級管理部門確定為公開招標(biāo)、競爭性談判等由采購代理機(jī)構(gòu)組織實施的采購項目，采購單位應(yīng)向有關(guān)方面完整、準(zhǔn)確提供采購標(biāo)的的配置參數(shù)及技術(shù)要求等關(guān)鍵信息[8]。

②對于上級管理部門確定為定點采購的采購項目，采購單位應(yīng)按要求在相關(guān)定點機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)采購。必要時，應(yīng)由采購單位詢價小組在定點范圍內(nèi)進(jìn)行比較擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。

③對于上級管理部門確定為詢價采購的采購項目，采購單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，由單位采購詢價小組進(jìn)行書面詢價(不少于三家，比選材料留存?zhèn)洳?，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。

3.2.8政府采購合同

(1)控制目標(biāo)：確保政府采購合同信息及時準(zhǔn)確錄入政府采購管理信息系統(tǒng)。

(2)主要風(fēng)險：未按規(guī)定對政府采購合同信息進(jìn)行錄報，影響資金支付，進(jìn)而影響采購實施進(jìn)度。

(3)控制措施

①對于政府采購管理信息系統(tǒng)入庫供應(yīng)商，應(yīng)與供應(yīng)商核對采購商品名稱、數(shù)量、參數(shù)配置等關(guān)鍵信息，錄報協(xié)議合同。

②對于政府采購管理信息系統(tǒng)未入庫供應(yīng)商，應(yīng)與供應(yīng)商核對采購商品名稱、數(shù)量、參數(shù)配置等關(guān)鍵信息，按照“零散供應(yīng)商”方式錄報非協(xié)議合同。

4 效果

政府采購內(nèi)部控制制度落實后能夠?qū)φ少徣鞒踢M(jìn)行全方位控制，能夠促進(jìn)依法行政，通過多方位的風(fēng)險點控制，保證了財務(wù)資金使用的規(guī)范和高效，從科學(xué)性和合理性上起著更重要的監(jiān)管作用。從單位層面和業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控制度優(yōu)化使得政府采購行為更加規(guī)范，對市場交易傳導(dǎo)正確信息[7]。

5 結(jié)語

通過政府采購內(nèi)控制度的優(yōu)化研究能夠有效實現(xiàn)權(quán)力制衡，從源頭上規(guī)避了經(jīng)濟(jì)責(zé)任風(fēng)險，同時在提升單位內(nèi)部治理、規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行和推進(jìn)廉政建設(shè)中發(fā)揮了重要作用，對各部門的政府采購執(zhí)行活動具有指導(dǎo)和借鑒意義。

但由于政府采購活動是一項政策性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大且具有難度和專業(yè)性的工作，尤其在涉及政府采購法、合同法、產(chǎn)品質(zhì)量法[10]等方面都需要綜合素質(zhì)過硬和廉潔誠實品質(zhì)的工作人員，因此在優(yōu)化內(nèi)控制度和強(qiáng)化權(quán)力制衡的基礎(chǔ)上，人才培養(yǎng)，專業(yè)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)信息化管理和建立專家?guī)?、供?yīng)商數(shù)據(jù)庫等手段也要不斷自我完善和持續(xù)改進(jìn)。