淺析人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性

馬永香

【摘要】人力資源檔案管理工作是一項(xiàng)有關(guān)人力資源社會(huì)保障辦公室的重要工作，隨著時(shí)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于人力資源檔案管理的信息化建設(shè)就顯得十分重要，在此基礎(chǔ)上，本文對(duì)人力資源檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，重點(diǎn)講述了對(duì)于人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性，提出了人事檔案管理信息化建設(shè)的安全措施，以期為提供參考。

【關(guān)鍵詞】人力資源檔案管理;信息化建設(shè)

隨著科技的不斷發(fā)展，社會(huì)的不斷進(jìn)步，在快速發(fā)展的信息技術(shù)世界里，人類社會(huì)也得到了全面發(fā)展。先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的管理理念被人們廣泛采用，在人力資源檔案管理的路途中為其發(fā)展創(chuàng)新。檔案管理的工作是人力資源檔案管理的一個(gè)重要的內(nèi)容，在科技飛速發(fā)展的21世紀(jì)中，我們應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化信息化的檔案媒介，加強(qiáng)建設(shè)先進(jìn)的檔案信息體系，將落后的紙制的檔案管理變?yōu)橄冗M(jìn)的電子信息管理，這也將提升檔案信息管理體系的進(jìn)程[1]。加快人力資源檔案信息管理的效率以及資源的共享，對(duì)檔案管理工作不斷完善。信息化建設(shè)已成為現(xiàn)代人類最重要的生活和工作方式。信息化的快速發(fā)展中增加了對(duì)信息以及數(shù)據(jù)的儲(chǔ)備量的要求，同時(shí)加快了信息交換的速度。對(duì)信息的現(xiàn)代化建設(shè)會(huì)促使人力資源管理有更新的發(fā)展。人才是時(shí)代發(fā)展中的第一要素，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，信息化也為人才資源的管理提供了更詳細(xì)、更好的管理方式。在此基礎(chǔ)上還需要制定戰(zhàn)略人才計(jì)劃，讓信息化在具體工作中有所提升和發(fā)展，公司不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)和不斷發(fā)展提升。

一、人力資源管理概念

一個(gè)公司的發(fā)展離不開人力資源管理，是一個(gè)公司各項(xiàng)管理起步的重要組成部分。人力資源管理不單單包括人才管理，還包括未來發(fā)展規(guī)劃、單位制定和管理制度、優(yōu)化管理流程等。人力資源部門制定的一些未來發(fā)展規(guī)劃可以有效防范單位風(fēng)險(xiǎn)，提高人員配置的合理性。信息時(shí)代，人才需求旺盛，為吸引更多優(yōu)秀人才到企業(yè)工作，需要制定足夠的工資系統(tǒng)，才能讓人才與單位一起進(jìn)步。

二、人力資源檔案管理現(xiàn)狀

目前，我國(guó)人力資源檔案管理工作雖然取得了一定成效，但仍有一些問題需要相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)解決。這些問題有：首先，人力資源檔案管理人員記錄信息的數(shù)據(jù)庫(kù)沒有一定的準(zhǔn)則，現(xiàn)如今，部分人力資源社保辦已逐步實(shí)施人力資源檔案管理電信化管理。但在實(shí)際運(yùn)行中，相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，所開發(fā)的軟件平臺(tái)的兼容性和通用性很低，給系統(tǒng)組網(wǎng)帶來了困難。部分人力資源社保辦沒有建立檔案管理信息，這使得檔案定制更加困難。其次，對(duì)于人力資源管理人才的廣泛缺乏，也使得人力資源管理工作目前需要更加專業(yè)、廣泛的人才參與，以提高檔案管理的效率。但是，從人力資源和社會(huì)保障局目前的人才狀況來看，檔案管理人才尤其是職工檔案信息管理人才短缺，對(duì)職工的檔案管理質(zhì)量有一定的阻礙作用。最后，檔案管理不統(tǒng)一，現(xiàn)如今，人力資源和社會(huì)保障辦公室各部門之間的聯(lián)系不夠緊密，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，難以提高人事檔案管理的效率。

三、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1、人力資源檔案管理的客觀需求

影響人力資源檔案管理的原因很多，其中人力資源檔案管理的重要因素是，檔案信息的使用環(huán)境和檔案信息的存儲(chǔ)模式。因?yàn)?，人力資源檔案管理的原因是真實(shí)的，人力資源檔案管理的結(jié)構(gòu)受到不同程度的制約。所以，人力資源檔案管理一般是不會(huì)被外部原因所影響的，檔案信息的使用受到很強(qiáng)的局限性。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人們對(duì)于落后的管理方式無法滿足人們當(dāng)前的要求，因此應(yīng)該創(chuàng)新改進(jìn)當(dāng)前落后的管理方式，這樣才能夠滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。針對(duì)檔案信息資源我們應(yīng)該要充分利用它，并且要強(qiáng)化其資源的建設(shè)，這樣才能促進(jìn)檔案信息進(jìn)一步發(fā)展讓更多的人能夠使用。

2、人力資源檔案管理的信息化結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代化管理的唯一路徑

因?yàn)闄n案管理長(zhǎng)時(shí)間都是存在封閉或是半封閉的形式，所以導(dǎo)致了檔案的存儲(chǔ)方式和使用的環(huán)境受到了限制，從而也造成人力資源檔案管理的變得很特殊，許多人甚至不敢發(fā)展使用檔案信息管理的資源。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展人們對(duì)于個(gè)人檔案信息的要求要求越來越高。我國(guó)信息科技的快速發(fā)展以及人力資源檔案信息化被更多的人使用，因此也使其變得更加重要，人力資源檔案信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的完善以及檔案管理的開發(fā)利用，促進(jìn)信息資源的共同享有。

3、人力資源檔案運(yùn)用信息化有利于提升檔案服務(wù)水平

人力資源檔案管理工作是為了給企業(yè)、事業(yè)單位提供方便的存在，方便人才隨時(shí)能夠被挖掘，制定措施，提高企業(yè)、以及事業(yè)單位的管理水平能力。與傳統(tǒng)的檔案管理方式比較，人力資源檔案信息化的使用更有利于檔案服務(wù)水平的提高，已成為時(shí)代發(fā)展的必然要求。第一，人力資源檔案管理信息化，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，輸入相關(guān)人才信息即可實(shí)現(xiàn)智能查詢，能夠減少人的成本和時(shí)間成本[2]。二是，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)信息核對(duì)中，對(duì)檔案的規(guī)范化也提出了相關(guān)的要求。第三，信息化管理下的人力資源檔案能真正發(fā)揮檔案本身的價(jià)值，而不再被認(rèn)為是一堆廢紙。而是可以為公司和機(jī)構(gòu)提供真正重要的信息。

四、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的保障條件

在人力資源檔案管理的發(fā)展中我國(guó)應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的條件，企業(yè)的人員信息檔案在信息化管理方面有較多阻礙，這些阻礙是現(xiàn)實(shí)存在的，管理人員應(yīng)該要重視并且想盡辦法掃除阻礙，為檔案信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)性發(fā)展創(chuàng)造保障條件。只有滿足人力資源檔案信息化的保障條件，才能促進(jìn)人力資源檔案信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

1、進(jìn)一步完善人事檔案信息化架構(gòu)的相關(guān)法律法規(guī)

根據(jù)檔案行政管理現(xiàn)狀來看，按照規(guī)范合理的工作流程，積極執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理事務(wù)，從檔案行政、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的角度，加強(qiáng)對(duì)信息化人力資源檔案的系統(tǒng)建設(shè)，能更好的保證人力資源檔案管理的質(zhì)量，更好的維護(hù)所屬檔案人的人身權(quán)利以及相對(duì)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，加強(qiáng)檔案管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)人力資源信息的統(tǒng)一管理。同時(shí)應(yīng)建立完善信息保密制度，對(duì)本單位內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格紀(jì)律的訓(xùn)練，通過權(quán)限分類確定訪問者的數(shù)量，從而進(jìn)一步確保了文件管理的安全性。

2、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人力資源檔案的信息化與高質(zhì)量、專業(yè)的檔案管理密不可分。企業(yè)、事業(yè)單位培養(yǎng)的現(xiàn)代檔案管理隊(duì)伍，應(yīng)以現(xiàn)代檔案管理的要求、利用計(jì)算機(jī)操作的相關(guān)知識(shí)、專業(yè)的檔案管理軟件、扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)等為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案管理意義。第一，要努力吸引優(yōu)秀的復(fù)合型人才從事人力資源檔案管理工作，更新工作隊(duì)伍，增加人才。第二，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)和重視檔案管理工作的教育，確立對(duì)應(yīng)的檔案管理的規(guī)章制度和培訓(xùn)流程。第三，建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，來增強(qiáng)檔案管理員工的積極性。

3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升人力資源檔案信息管理人才

為人力資源管理的工作吸引人才看似很容易的工作，但在實(shí)際過程中卻非常復(fù)雜，工作量非常大。所以，需要大量?jī)?yōu)秀人才在管理過程中共同努力，以提高工作質(zhì)量。特別是信息化時(shí)代的海量數(shù)據(jù)，需要人力資源進(jìn)行分析和處理，這就需要更多的專業(yè)人才。新時(shí)代人力資源管理不僅需要專業(yè)的人才管理知識(shí)和實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，更需要信息技術(shù)全面應(yīng)對(duì)新時(shí)代人力資源管理的能力[3]。在信息化人力資源管理建設(shè)過程中，首先要整合大數(shù)據(jù)，以大數(shù)據(jù)分析的形式發(fā)現(xiàn)人才發(fā)展規(guī)律。在吸引人才時(shí)，重要的是要突破固有的觀念，通過更多的信息渠道招募更具有實(shí)力的檔案管理人才，或通過對(duì)內(nèi)部有能力的員工的培養(yǎng)來使之成為人力資源專員，通過人才的引入來提高人力資源的管理水平。

4、完善組織管理體系

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大企業(yè)應(yīng)先樹立信息化人力資源檔案管理的意識(shí)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理體系的建立、完善[4]。第一，將檔案法律法規(guī)作為檔案管理中的重要法則。這是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化的前提條件，應(yīng)嚴(yán)格遵守。在相關(guān)法律的約束下，相關(guān)檔案管理工作負(fù)責(zé)人才能具備正確的管理意識(shí)和思想觀念，才能更加自發(fā)的投入到人力資管檔案管理的信息化建設(shè)中[5]。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案相關(guān)責(zé)任意識(shí)有充分的關(guān)注，在得到充分的關(guān)注下，檔案管理工作才能得到更好的開展，緊跟時(shí)代步伐，成為時(shí)代的先行者。通過電話或視頻會(huì)議、個(gè)人約會(huì)或現(xiàn)場(chǎng)建議等方式，讓自己成為榜樣。引導(dǎo)員工培養(yǎng)管理人力資源檔案的意識(shí)，以及如何讓他們快速了解信息技術(shù)時(shí)代的科學(xué)技術(shù)。

5.有效保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全運(yùn)行

多種多樣的因素將會(huì)影響人力資源檔案信息安全，比如與網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、管理等密切相關(guān)。

計(jì)算機(jī)的相關(guān)因素會(huì)影響人力資源檔案信息管理系統(tǒng)的安全，但這個(gè)因素對(duì)于人力資源檔案信息管理安全的影響不是最大的。網(wǎng)絡(luò)安全主要由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)影響，外部損壞對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全并不會(huì)存在威脅[6]。應(yīng)用安全是指檔案信息的電子傳輸能夠保證檔案信息的安全性，并且電子信息不會(huì)因?yàn)閯e的因素破壞或泄露。管理安全是指文件安全信息管理，則檔案信息的管理一定根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行，以確保檔案信息的安全[7]。為了保證人力資源檔案跨利益管理系統(tǒng)的正常和安全操作要求應(yīng)用高科技計(jì)算機(jī)技術(shù)，保證軟硬件的正常運(yùn)行和檔案信息的安全。

五、結(jié)束語

當(dāng)今是一個(gè)信息快速發(fā)展的社會(huì)，信息技術(shù)被更多領(lǐng)域應(yīng)用。人力資源管理信息化是時(shí)代發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步不可或缺的前提，而在這個(gè)過程中，面臨的機(jī)遇也將同看不見的挑戰(zhàn)一同存在。這是不能否定的，對(duì)于人力資源檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了在人力資源獲取中的重要競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此為了更好的建設(shè)信息化的人力資源檔案管理，我們應(yīng)以科學(xué)謀劃為前提，結(jié)合實(shí)踐不斷完善，在實(shí)踐中找尋更加便捷、高效的檔案服務(wù)。

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