檔案室檔案管理中計算機技術(shù)的應用研究

林惜順 中共東山縣委機關(guān)綜合事務(wù)保障中心

目前，檔案室檔案管理也成為人們所探討的焦點，因為這直接關(guān)乎行業(yè)發(fā)展，而隨著科學信息技術(shù)水平的不斷提高，計算機技術(shù)也被各行各業(yè)所應用，也被應用在檔案管理中，且獲得了令人稱贊的成績和效果，該技術(shù)的應用能夠提高工作人員工作質(zhì)量，也能夠避免問題的出現(xiàn)。筆者也根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗，針對檔案室檔案管理現(xiàn)狀進行分析，也提出一些優(yōu)化策略，希望能夠切實的將計算機技術(shù)融入在檔案管理工作中。

一、檔案室檔案管理中計算機技術(shù)的應用價值

（一）有助于檔案歸檔

隨著行業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴大，檔案室管理人員也開始認識到計算機技術(shù)應用在檔案管理中的價值，它有助于檔案歸檔，具體我們從以下分析[1]。第一，由于檔案管理工作所涉及的內(nèi)容比較多，傳統(tǒng)人工管理方式不能夠提高工作質(zhì)量，所以此時可以將先進的計算機技術(shù)應用起來。其中技術(shù)的應用，有助于幫助檔案管理人員更好地展開檔案信息收集工作，進而提高工作質(zhì)量和效率。第二，先進的計算機技術(shù)應用于檔案管理工作中，也能夠確保檔案數(shù)據(jù)信息的真實性與完整性，進一步為決策人員決策工作帶來數(shù)據(jù)上的支持，同時技術(shù)的應用也能夠省去一些不必要的麻煩，如此一來，得以推動檔案管理工作有序進行。

（二）有助于資源共享

企業(yè)在實際檔案管理過程中，將先進的計算機技術(shù)應用于其中還有助于資源共享。本身是檔案室發(fā)展規(guī)模的擴大，檔案管理工作量也逐漸的加大，所以為了保障資源信息得到實時共享，管理者更加需要將計算機技術(shù)應用于其中，同時我們也要構(gòu)建相應的公共平臺，借助平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間信息以及資源實時共享的美好目標。其次，計算機技術(shù)應用于檔案管理工作中，也可以為工作人員工作提供很多便捷，管理人員只需要借助相應的平臺，就可瀏覽到自身所需要的數(shù)據(jù)信息，進而全面的提高檔案管理工作時效性[2]。

（三）有助于規(guī)范管理

檔案室檔案管理工作難度系數(shù)比較高，而以往在管理上往往面臨問題，所以隨著時代的快速發(fā)展，管理者也開始認識到計算機技術(shù)應用的重要性，它有助于規(guī)范化檔案管理，因為單純依靠部門人員并不能夠較好的完成，這就需要運用技術(shù)的手段，保障管理工作處于規(guī)范化狀態(tài)。同時我們也要引導各級人員科學使用計算機技術(shù)，這樣才能發(fā)揮技術(shù)在檔案管理中的價值。此外，針對于檔案管理中存在問題，管理者也要予以重視，應運用計算機技術(shù)去處理，進而保障檔案室檔案管理工作處于規(guī)范化狀態(tài)，為行業(yè)發(fā)展奠定夯實基礎(chǔ)。

二、檔案室檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理效率問題

相關(guān)數(shù)據(jù)表明，檔案室檔案管理效率比較低下，而致使此類問題產(chǎn)生的原因很多，其中由于管理人員不夠注重管理所引發(fā)的問題比較多，他們對檔案管理工作往往認識不充足，對其認識仍舊停留在表面層次，這樣就會因思想意識落后，而影響最終的檔案管理效果，難以將檔案管理工作應有的價值發(fā)揮出來[3]。其次，部分人員在檔案管理過程中工作積極性也不高，這樣也會致使最終的管理效果差強人意，因為檔案管理本身系統(tǒng)性就比較強，對專業(yè)人才的需求量也比較大，所以我們更加注意需要注重對檔案管理人員系統(tǒng)培訓。但是很多企業(yè)往往忽視對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，這樣就會影響檔案室檔案管理工作質(zhì)量。

（二）檔案管理方式問題

由于檔案室檔案管理工作工作量比較多，我們還需要借助多元化的管理方式來提高工作質(zhì)量。然而實際上部分企業(yè)在實際檔案管理過程中，所采用的管理方法比較單一落后，這樣很難提高檔案管理水平。同時管理人員也沒有注重計算機技術(shù)的應用，使得整個檔案室檔案管理水平比較落后，這對于行業(yè)發(fā)展會造成諸多阻礙[4]。其次，企業(yè)并注重信息化建設(shè)，此問題這在當前科學技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下也較為突出，鑒于管理方式單一以及技術(shù)水平低下，導致檔案管理工作難度系數(shù)被加大，無形之中也會影響后續(xù)檔案管理。

三、檔案室檔案管理中計算機技術(shù)的應用對策

（一）樹立正確檔案管理理念

為了保障檔案室檔案管理工作順利的展開，新形勢下我們應將計算機技術(shù)應用于管理中，同時管理人員也要樹立正確的檔案管理理念，這樣才能夠有效的將檔案管理工作落實和貫徹下去。因為任何行業(yè)發(fā)展都需要樹立先進的管理理念，只有改變舊觀念，才能夠緊跟時代發(fā)展步伐。當然，管理者要根據(jù)當前自身發(fā)展需求去加強檔案管理，要善于借助先進的技術(shù)手段，這不僅可以減輕工作人員工作壓力，也能夠提高工作質(zhì)量。其次，針對檔案室檔案管理中存在的問題，管理人員也要采取有效方法去克服這些問題，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)提高管理工作質(zhì)量的目的，最重要是能夠保障管理工作處于規(guī)范化科學化狀態(tài)。最后，通過樹立正確檔案管理理念，保障現(xiàn)代行業(yè)朝著更好的方向健康可持續(xù)發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式方法

再樹立正確檔案管理理念的同時，企業(yè)也要創(chuàng)新檔案管理方式方法，因為相關(guān)數(shù)據(jù)表明，以往由于管理方式單一致使最終的檔案管理效果低下，難以滿足行業(yè)發(fā)展需求，所以為了緊跟時代發(fā)展步伐，企業(yè)管理者還需要將計算機技術(shù)應用于檔案管理中，先進技術(shù)手段的應用可以彌補傳統(tǒng)管理方式上的不足，在最大限度上將檔案室檔案管理工作落實到實處。其次，管理人員也要結(jié)合實際狀況去選擇正確的方式方法來對檔案進行管理，這樣一來，才能夠保障管理工作得以順利的展開，也能夠為行業(yè)后續(xù)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支持。本身檔案室發(fā)展規(guī)模的逐步擴大，內(nèi)部檔案資料數(shù)量也變得越來越多，所以我們更加需要注重管理方式方法的創(chuàng)新，以此來推動檔案管理工作有序展開，這對于行業(yè)經(jīng)濟利潤的提高也至關(guān)重要。

（三）完善檔案管理規(guī)章制度

任何行業(yè)發(fā)展都需要規(guī)章制度的支持，倘若規(guī)章制度缺失，會致使內(nèi)部人員行為舉止存在著一些問題，同時也不利于各項經(jīng)濟活動的發(fā)展，所以新時期下對檔案室管理人員也提出了新的要求，日常檔案管理中應將計算機技術(shù)應用于其中，也要完善相應的管理規(guī)章制度，并引導各級崗位人員嚴格按照制度內(nèi)容去展開管理工作，這樣才能夠保障檔案管理工作處于一個規(guī)范化的狀態(tài)。同時我們也要將計算機技術(shù)滲透在各個管理工作中，也要積極落實計算機管理理念，這是保障檔案管理工作科學化有序化的重要內(nèi)容[5]。其次，企業(yè)也要建立完善的檔案管理系統(tǒng)，引導各級人員去正確使用系統(tǒng)，這樣才能夠保障內(nèi)部重要數(shù)據(jù)信息的完整性和真實性，保障后續(xù)檔案管理工作也能夠有序的展開。最重要的是要做好日常記錄工作，進而通建立完善的管理規(guī)章制度，避免檔案信息丟失損壞等問題的產(chǎn)生。

（四）注重檔案管理人員培養(yǎng)

現(xiàn)代行業(yè)在發(fā)展速度提高的同時，管理者開始認識到檔案管理工作的重要性，特別是在當前科學信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下尤為重要。而以往由于內(nèi)部缺少專業(yè)人員，致使最終的檔案管理效率差強人意，對于其他經(jīng)濟活動發(fā)展也會造成阻礙，所以要想促進檔案室檔案管理工作順利展開，我們還需要注重對檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，作為管理人員要以身作則，要努力提升自我、不斷豐富理論知識，這樣才能夠發(fā)揮好領(lǐng)導人應當發(fā)揮的作用和價值，進一步調(diào)動其他檔案工作人員工作熱情。必要的前提下，我們也要在內(nèi)部建立相應的激勵懲處制度，對于表現(xiàn)良好的檔案管理人員可以給予嘉獎，而嘉獎的方式也要結(jié)合員工實際狀況科學給予，只有這樣才能發(fā)揮激勵懲處制度的最大化價值，保障檔案室檔案管理工作順利進行。第二，我們也要注重對檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的培養(yǎng)，只有高素質(zhì)技能型人才，才能夠為檔案管理工作提供新的理論知識，當然也要提高他們的實際操作技，能要靈活使用計算機技術(shù)展開檔案管理，從而將計算機技術(shù)在檔案室檔案管理中的價值發(fā)揮出來。

（五）加強網(wǎng)絡(luò)化平臺的構(gòu)建

現(xiàn)今階段，計算機技術(shù)被各行各業(yè)所應用，為其經(jīng)濟活動發(fā)展也帶來了很多便捷，同時也能夠減輕工作人員的工作壓力，因此，檔案室要想提高檔案管理工作質(zhì)量，也需要加強網(wǎng)絡(luò)化平臺構(gòu)建，這就需要結(jié)合檔案管理工作實際需求，在內(nèi)部構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)化平臺，平臺的構(gòu)建可以實現(xiàn)資源共享目的，進而保障檔案管理工作順利有序展開。同時我們也要加強各部門人員之間的互動交流，使他們能夠利用網(wǎng)絡(luò)化平臺去進行溝通交流，這也是實現(xiàn)資源共享的一個重要途徑。其次，管理者也要對網(wǎng)絡(luò)化平臺的使用效果進行分析，更要加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，倘若網(wǎng)絡(luò)不安全，也會造成重要數(shù)據(jù)信息被盜取或者是丟失，所以加強網(wǎng)絡(luò)安全管理非常重要。最重要的是要提高管理人員安全意識，使他們能夠正確去使用網(wǎng)絡(luò)化平臺，從而保障檔案數(shù)據(jù)信息的真實性與可靠性，為后續(xù)檔案室管理也能夠注入生機與活力。

四、結(jié)語

綜上所述，如今檔案室檔案管理工作中所面臨的困境比較多，所以為了解決問題，我們應將計算機技術(shù)應用于其中，而領(lǐng)導人員也要樹立正確檔案管理理念，同時也要創(chuàng)新管理方法并完善規(guī)章制度，最重要的是要注重檔案管理人員培養(yǎng)且加強網(wǎng)絡(luò)化平臺構(gòu)建，只有這樣才能將檔案管理工作切實落實下去，并借助現(xiàn)代計算機技術(shù)提高行業(yè)綜合管理水平。