事業(yè)單位改革中的文書檔案管理探索

吳 迪

（山西工程科技職業(yè)大學(xué)，山西 太原 030600）

2017年山西省政府辦公廳率先對所屬事業(yè)單位進(jìn)行了總體改革，2019年，省委省政府又確定省交通運(yùn)輸廳、省水利廳、省能源局為開展所屬事業(yè)單位改革的試點(diǎn)，2020年全面推進(jìn)事業(yè)單位重塑性改革。截止2021年3月，省直事業(yè)單位機(jī)構(gòu)從1205個(gè)精簡為370個(gè)，精簡69%，編制從6.7萬名減至2.7萬名，精簡近59%，省市兩級任務(wù)基本完成，縣級改革任務(wù)將于2021年6月底基本完成。

改革的總體目標(biāo)是：將事業(yè)單位承擔(dān)的行政職能劃歸行政機(jī)關(guān)，行政執(zhí)法職能劃轉(zhuǎn)綜合行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)，主要從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)，對職能相近、規(guī)模過小的事業(yè)單位實(shí)行精簡整合、綜合設(shè)置。其中，文書檔案管理難度最大的當(dāng)屬由諸多小單位精簡整合成立的新單位，其文書檔案管理存在檔案數(shù)量龐大、重復(fù)性較高、立卷歸檔不規(guī)范、管理水平參差不齊等問題。

1 文書檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 數(shù)量龐大

很多涉改單位成立時(shí)間早，按照文書檔案管理要求，納入檔案管理范圍的規(guī)范性文件、領(lǐng)導(dǎo)指示性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件、綜合管理性文件的數(shù)量之大，成為檔案管理不容忽視的問題。在實(shí)際檔案管理過程中，因工作需要和管理實(shí)際，數(shù)量眾多的不需納入文書檔案管理的，如普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，抄送件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄等，也被作為文書檔案管理起來，并且未嚴(yán)格按照檔案管理年限進(jìn)行定期銷毀處理，致使文書檔案數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實(shí)際需求，降低了改革進(jìn)程中檔案管理的效率。

1.2 重復(fù)度高

改革前的各單位職能各有分工，但也有諸多交叉，同一規(guī)劃（項(xiàng)目、計(jì)劃）在實(shí)施過程中形成的各階段文件，如立項(xiàng)評審、計(jì)劃實(shí)施、竣工驗(yàn)收、績效評價(jià)等會涉及到不同的單位，每個(gè)單位都會對相關(guān)的文書進(jìn)行整理歸檔，其中各相關(guān)單位在實(shí)施過程中所形成的請示、報(bào)告、合同、紀(jì)要等，都在文書檔案的整理范圍，無形中提高了文書檔案的重復(fù)性，也增加了文書檔案管理的難度。尤其是一些規(guī)范性的規(guī)定、通知，如山西省財(cái)政廳《關(guān)于公布規(guī)范、取消和停征部分行政事業(yè)性收費(fèi)（政府性基金）項(xiàng)目的通知》、山西省人社廳《關(guān)于印發(fā)<山西省工傷職工停工留薪期管理辦法（試行）>的通知》等，因發(fā)文范圍幾乎涉及所有單位，其重復(fù)度之高也是顯而易見的。

1.3 管理水平參差不齊

因改革前單位規(guī)模大小不一，并且以小單位居多，文書工作與檔案工作往往沒有明確的區(qū)分，多半是由辦公室文書人員直接承擔(dān)，對檔案管理的重要性、嚴(yán)肅性缺乏深刻認(rèn)識，對檔案管理的專業(yè)知識掌握不夠系統(tǒng)，檔案人員不固定，隨辦隨檔，容易造成期限不準(zhǔn)確、無法人為排序、同一事由文件過于分散、件號隨機(jī)等問題。只有簡單的收文、發(fā)文分類，立卷歸檔不規(guī)范，查借隨意，檔案工作質(zhì)量不盡如人意。辦公自動化水平不一致，檔案組卷不規(guī)范，案卷號編制不規(guī)范，檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)。

2 新成立單位文書檔案管理探索

2.1 檔案的收集、移交

本著高效務(wù)實(shí)的原則，該部分工作以改革前的單位為基本單元，主要包括：對賬外文書，也就是未經(jīng)收、發(fā)文登記的文件進(jìn)行收集，重點(diǎn)收集對象為領(lǐng)導(dǎo)班子和部門負(fù)責(zé)人，主要包括外出開會或參加活動帶回來的文件，直接送到承辦部門的文件等，收集過程中注意文書的完整性、是否為原件等；對照案卷目錄逐條核實(shí)，是否有借閱后未及時(shí)歸還的檔案，對于未及時(shí)歸還造成的缺漏、遺失由借閱人進(jìn)行書面說明；制定《××××單位文書檔案管理實(shí)施方案》，明確文書檔案的收集范圍，并明確標(biāo)注各類檔案的保管期限，制作統(tǒng)一的文書檔案目錄模板及錄入標(biāo)準(zhǔn)，對目前的檔案文書進(jìn)行梳理登記造冊，內(nèi)容包括原收文單位名稱、原案卷編號、成文時(shí)間、來文單位、文號、文件標(biāo)題、文件類別等，并盡量采用選擇下拉選項(xiàng)進(jìn)行錄入；對確定不在檔案管理范圍內(nèi)的文書，登記造冊后進(jìn)行集中銷毀，并填寫檔案移交清單。

2.2 重復(fù)性文書的篩選

抽調(diào)各單位原檔案管理人員或文書人員，組成臨時(shí)檔案整理小組進(jìn)行階段性集中辦公，由新成立單位的檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分工。以時(shí)間段為單位進(jìn)行分組整理，例如建國前、1949—1990年、1991—2010年、2011—2019年，各組對接收檔案進(jìn)行重復(fù)性篩查，對于重復(fù)性較大的規(guī)范類、公示類檔案，選取保存完整的原件即可；對于計(jì)劃、規(guī)劃等綜合管理類檔案，注意各單位之間因分工協(xié)作所形成檔案的先后邏輯關(guān)系，注重保持計(jì)劃實(shí)施過程的完整性；對于有領(lǐng)導(dǎo)批示的復(fù)印件，可將批示頁附于原件之后。

2.3 檔案的分類整理

首先明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，可以按照時(shí)間順序進(jìn)行整理，也可按照新成立單位的部門職責(zé)進(jìn)行分類，為便于管理和提高使用效率，建議采用第二種，也就是按照新成立單位的職責(zé)分工進(jìn)行分類整理。

涉及職能交叉的，歸入牽頭部門管理范圍，涉及所有部門的普及型文書，按照事務(wù)類型，歸入辦公室、財(cái)務(wù)部、人事部等綜合部門管理。梳理完畢的文書檔案按照時(shí)間順序和保管期限進(jìn)行組卷和卷內(nèi)文件排序、卷內(nèi)文件編頁、填寫卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、編制案卷號、編制案卷目錄、編制檔案目錄、編制目錄號、編制檔號。

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)

申請專項(xiàng)預(yù)算資金，采用政府采購或政府購買服務(wù)方式，通過公開招標(biāo)、競爭性談判等方式，引入有資質(zhì)的第三方進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，既有利于檔案的保存，避免因年代久遠(yuǎn)或頻繁借閱造成的檔案破損丟失等，也能夠提高檔案的使用效率，并探索與已有的辦公自動化（OA）系統(tǒng)對接，將文件的收發(fā)同檔案管理有機(jī)銜接，既滿足無紙化辦公要求，推動節(jié)約型機(jī)關(guān)創(chuàng)建，又大大減少了檔案管理人員的工作量。這里需要注意的是第三方的保密資質(zhì)以及數(shù)字化建設(shè)過程中的保密管理。

3 文書檔案保管

以事業(yè)單位重塑性改革為契機(jī)，規(guī)范檔案保管工作。利用事業(yè)單位改革中騰退出來的閑置辦公用房，或在集中辦公區(qū)建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房，做好庫房的溫濕度調(diào)節(jié)、防光、防塵、防火、防蟲，制定完善檔案保管及借閱制度，配齊專業(yè)文書檔案管理人員。