信息技術在檔案管理中的應用探索

王敏 阜新市衛(wèi)生健康服務中心

在單位檔案管理當中有效融入信息化技術，是現(xiàn)代化檔案管理的必然要求和發(fā)展要求，保障了單位信息、資料、數(shù)據(jù)的完整性和保密性，還為單位檔案管理工作提供了時效性、便捷性和可操作性。另外，在檔案管理當中有效融入信息化技術，不僅提高了檔案管理的管理效率和管理水平，也提高了檔案管理工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了源源不斷的動力。

一、檔案信息化管理意義

（一）提升管理效率

傳統(tǒng)的人工檔案管理方式下，檔案信息使用者如需要瀏覽檔案信息，只能前往檔案室進行查詢，這讓某些出差人員感覺不方便，甚至出現(xiàn)了工作延誤的情況。將信息技術應用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問題，通過網(wǎng)絡就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請的方式，對檔案信息進行調(diào)閱，通過上級領導人員的批示之后，數(shù)據(jù)信息庫可以把批示信息直接推送至相應的檔案管理部門。工作人員可以把檔案信息直接發(fā)送至郵箱當中，之后自由進行查閱或打印，極大的提高了工作效率?？梢?，信息技術在檔案管理中的應用能夠提升工作實效性，提升了檔案管理服務水平。

（二）順應信息化發(fā)展的趨勢

在當前信息化技術快速發(fā)展的大環(huán)境下，加強檔案信息化管理十分重要，已經(jīng)變成了各個領域的發(fā)展趨勢。所以重視檔案信息化管理，可以與時代要求相符，保證檔案管理工作的高效進行，促進機關單位的整體健康發(fā)展，保證檔案管理工作的實際質(zhì)量。

（三）避免資料丟失

機關單位在搬遷檔案室的時候，會對檔案信息產(chǎn)生一定程度的影響。如若檔案信息沒有依照之前的順序在檔案柜當中進行儲存，就會給后期的查找工作帶來不便，甚至會造成檔案信息出現(xiàn)流失情況。檔案信息庫的建設，一方面能夠保證檔案信息實際錄入的精準性，另一方面也可以防止檔案信息丟失。在此以外，值得重視的是，在檔案信息實際傳遞的時候，應保障其可靠性與安全性。通過安裝防火墻，保證檔案信息庫的穩(wěn)定性、安全性，避免出現(xiàn)黑客的攻擊，保證檔案備份工作的順利展開。在系統(tǒng)癱瘓的時候，也可以及時恢復，保障檔案信息的完整程度。

二、信息技術在檔案管理中應用存在的不足

（一）檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

檔案信息化管理系統(tǒng)的構建質(zhì)量直接決定著信息技術在檔案管理工作中的應用水平。但是，部分單位的檔案管理人員缺乏對現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細考察，沒有結合軟件開發(fā)的實際情況制定信息化技術的應用步驟，導致檔案信息化建設工作的實施無法在項目設計和需求分析方面取得進展，也使得信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設雖然進行了需求分析，但缺乏對需求說明書的規(guī)范化設定，未能對檔案信息化管理工作的主要原則進行總結，導致檔案管理標準化體系的建設價值難以得到體現(xiàn)，也使得動態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實現(xiàn)普及推廣。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設的過程中，缺乏對系統(tǒng)擴展性特征的有效分析，沒有結合系統(tǒng)功能特點進行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設計，難以保證信息化技術在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設對于計算機軟件的開發(fā)經(jīng)驗吸收應用存在不足，檔案管理技術的設計缺乏對系統(tǒng)建設過程的創(chuàng)新調(diào)整，導致檔案管理的基礎性工作和信息技術難以得到高質(zhì)量的結合，無法在檔案管理業(yè)務模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應用價值無法實現(xiàn)高水平開發(fā)。

（二）檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量直接影響著檔案信息的應用水平。然而，部分單位雖然推進了檔案數(shù)字化管理，并對信息技術進行了推廣應用，卻缺乏對檔案檢索目錄的高質(zhì)量設計，使得信息技術在檔案管理工作中的普及無法獲得更高質(zhì)量的外部支持。部分檔案數(shù)據(jù)檢索工作的實施對于可視化分析技術缺乏足夠的關注，沒有使用圖表方式實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效展現(xiàn)，導致檔案信息的處理舉措無法得到相應的調(diào)整創(chuàng)新。

（三）檔案服務能力缺乏有效拓展

部分檔案管理人員缺乏對檔案服務能力建設工作的重視，導致新型信息技術所具備的突出應用優(yōu)勢無法得到顯現(xiàn)。一些檔案服務能力的建設工作對于檔案信息所具備的應用價值分析不夠完整，缺乏對數(shù)據(jù)挖掘技術的應用，沒有從信息全文檢索需求的角度出發(fā)，對信息集成技術進行合理使用，導致檔案的檢索效率及精準性無法得到提升，難以為檔案服務功能的充分拓展提供幫助。一些檔案管理人員在應用信息技術的過程中，對于數(shù)據(jù)資源的錄入和整編缺乏必要重視，沒有對檔案管理系統(tǒng)各類權限進行合理設置，導致檔案借閱管理及報表制作等基礎性工作無法得到改良，檔案數(shù)據(jù)的備份以及系統(tǒng)維護等業(yè)務難以得到信息技術的高水平支持。一些檔案服務功能體系的構建對于網(wǎng)上信息查閱渠道的重視程度較低，未能對網(wǎng)頁檢索功能進行充分開發(fā)，無法保證檔案信息所具有的重要價值得到全面利用。

（四）檔案信息資源缺乏有效整合

檔案信息資源的整合是提升檔案應用水平的關鍵。但是，一些信息技術的應用對于檔案信息現(xiàn)有的服務效果缺乏必要總結，未能對不同類型信息化系統(tǒng)的運行情況實現(xiàn)系統(tǒng)性研究，導致財務系統(tǒng)和資源調(diào)度管理系統(tǒng)無法與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)充分結合，也使得辦公自動化系統(tǒng)難以在檔案信息的幫助之下得到進一步優(yōu)化。一些信息技術在應用過程中，雖然嘗試了檔案信息資源的整合，但對于檔案數(shù)字化過程中的基礎性信息源重視程度較低，沒有對檔案管理工作中的主體信息渠道進行充分總結，導致檔案信息化管理平臺的應用價值難以得到全面顯現(xiàn)，無法在構建信息化管理總體規(guī)劃過程中，更好地適應檔案信息開發(fā)利用需要。一些檔案信息整合工作對于實體檔案數(shù)字化所帶來的各方面影響缺乏完整的分析，沒有對檔案管理工作中的存量信息資源進行有效的整合，不利于信息技術的有效應用。

三、信息技術在檔案管理中的有效應用方法

（一）創(chuàng)建專門管理檔案的信息系統(tǒng)

在單位中，檔案的管理與一般定義的信息管理是有很大不同的，傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般都應用于儲存一些基礎的工作信息，是不足以滿足儲存一些重要的、專業(yè)的檔案信息，因為這些檔案信息都需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用的，那么就需要一個強大的、細致的信息管理系統(tǒng)來進行支撐。如果想要在檔案信息管理上充分地體現(xiàn)信息技術的價值，使信息化管理方法可以實際應用于各單位上，就要從實際上確保檔案整理的效率以及質(zhì)量，需建立一個檔案信息管理系統(tǒng)。單位在運用現(xiàn)代化信息技術的時候，要同時注意保留現(xiàn)有檔案信息管理技術上的優(yōu)點，繼而研發(fā)專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，從而可以滿足檔案管理的需求。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點：一是要注重于在硬件方面的建設，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡以及計算機等設備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網(wǎng)絡，電腦等計算機設備進行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎。二是要注重在軟件方面的建設，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護等多方面工作，設立專業(yè)人員專門管理軟件的運行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網(wǎng)絡安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

（二）以傳統(tǒng)信息檔案管理作為基礎

信息化技術在單位檔案管理中的應用不代表傳統(tǒng)檔案管理就要消失，二者的關系不是相互取締而是應該做到結合。信息化檔案管理是依靠信息技術與網(wǎng)絡智能的結合，但是傳統(tǒng)檔案管理與信息技術的聯(lián)系也十分密切。事實上，信息化檔案管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎，繼承了檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務。二者的差距只是服務對象的不同，傳統(tǒng)檔案管理是運用紙質(zhì)的實體檔案依靠面對面服務，而信息化檔案管理是運用信息技術、數(shù)字信息、資源共享等依靠遠程服務。雖然信息化檔案管理具備很多優(yōu)勢，但是也不能做到完全取替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理。一是傳統(tǒng)檔案管理是開展信息化檔案管理的基礎，信息化檔案管理的信息空間需要傳統(tǒng)檔案管理的信息資源的連接；二是檔案管理的儲存要做到紙質(zhì)與信息化數(shù)字化的長期并存；三是信息化檔案管理做不到將檔案館的人文精神加以體現(xiàn)；四是傳統(tǒng)檔案管理的信息資源會受限制，對于加密的檔案信息的單位需要在傳統(tǒng)檔案中遵守某些條件才能獲得使用權。綜上所述，為了保護檔案的完整性、安全性、實用性和便捷性，需要信息化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理二者相互結合，相互依托，形成多元化發(fā)展趨勢。

（三）建立完善的管理隊伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術在單位檔案管理中的普遍應用，對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響應信息化技術在檔案管理中的應用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強自身的紀律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握信息化技術在檔案管理中的應用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了單位信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關系到單位信息化檔案管理未來的發(fā)展走向。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關于信息化檔案管理的思想交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關實踐活動和技術交流活動，聘請專家對檔案管理人員進行工作講解和指導并傳遞先進的管理理念和教育理念，增強檔案管理人員的學習積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進而促進企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

（四）提高檔案信息資源的整合水平

在制定檔案管理信息化方案過程中，需要加強對檔案管理工作中信息孤島問題的重視和分析，尤其要對檔案信息資源浪費問題進行嚴格統(tǒng)計，使信息系統(tǒng)可以有效避免重復建設問題，并保證信息匱乏現(xiàn)象可以得到充分規(guī)避。要加強對檔案資源質(zhì)量特征的分析考察，并對檔案信息管理以及檔案服務體系建設的相關需求進行總結，確保不同類型的信息化系統(tǒng)可以與檔案信息調(diào)取應用需求相符合，有效提升檔案服務綜合質(zhì)量。要加強對檔案管理工作中信息化系統(tǒng)實際運行情況的關注，并對財務管理和資源調(diào)度管理系統(tǒng)進行整合，結合檔案管理團隊辦公自動化的目標，制定檔案信息資源整合的具體策略，使檔案數(shù)字化管理體系的建設可以獲得高質(zhì)量的信息源，并保證檔案信息的來源能夠得到相應的優(yōu)化。

（五）提高信息化檔案服務水平

檔案管理人員在探索檔案服務新方式的過程中，一定要將檔案管理信息系統(tǒng)所具備的突出應用優(yōu)勢進行總結，尤其要對檔案信息的整合和組織工作進行深入研究。一定要加強對檔案信息服務條件的重視和考察，并對數(shù)據(jù)挖掘技術進行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得到相應優(yōu)化，為信息集成技術充分發(fā)揮應用價值提供幫助。要加強對檔案信息檢索能力構成情況的關注，并對信息檢索速度的影響因素進行深入研究，使檔案服務功能的建設可以在提升信息查閱精準性方面取得進展。檔案管理人員需要根據(jù)信息系統(tǒng)當前的運行規(guī)律，對檔案進行的收集整編方法做出調(diào)整，合理設置檔案調(diào)取權限，并對檔案統(tǒng)計報表等基礎性功能加以完善，確保數(shù)據(jù)的維護及備份功能得到強化。要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律，對檔案管理信息化需求進行全方位考察研究，尤其要對網(wǎng)上檔案信息瀏覽平臺進行高水平構建，并保證相應的網(wǎng)頁檢索功能得到強化，為信息化檔案服務體系的完善提供幫助。

四、結束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡和信息技術為人們帶來了便捷式的生活，不僅改變了生活方式也改變了工作方式。數(shù)字儲存技術和網(wǎng)絡通訊技術的運用，讓許多單位放棄了傳統(tǒng)檔案的建立，創(chuàng)造了數(shù)字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式儲存，網(wǎng)絡化的形式相互連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成有序結構的數(shù)字檔案庫，可以做到及時提供人們利用，實現(xiàn)資源共享化和便捷化。