淺談企業(yè)退休核準(zhǔn)業(yè)務(wù)及其檔案審核工作

王宇 廊坊市開發(fā)區(qū)人力資源和社會保障局

一、引言

企業(yè)員工的退休時間與其參加工作時間之間具有較大的時間跨度，在這一過程中會出現(xiàn)較多的檔案缺失問題，這是企業(yè)退休核準(zhǔn)工作需要面臨的主要問題。如何解決檔案缺失問題成為企業(yè)人事檔案管理部門關(guān)注的重點(diǎn)。因此，本文的研究內(nèi)容對豐富企業(yè)人事檔案管理工作模式的革新具有一定理論意義，對推進(jìn)企業(yè)退休核準(zhǔn)業(yè)務(wù)及其檔案審核工作水平的提升具有一定的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

二、退休核準(zhǔn)中的常見問題及其對策分析

（一）出生年月的確認(rèn)

企業(yè)員工退休核準(zhǔn)的主要依據(jù)之一就是企業(yè)員工的年齡，其年齡必須符合國家法定的退休年齡標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)定，男性須年滿60周歲，而女性則根據(jù)工作類型的不同存在不同的退休年齡，女工人需年滿50周歲，女干部年需滿55周歲，靈活就業(yè)女性年則需滿55周歲才可以辦理退休手續(xù)，因此，退休核準(zhǔn)必須明確企業(yè)員工的出生年月，以精準(zhǔn)計(jì)算其實(shí)際年齡，并以此為依據(jù)進(jìn)行退休核準(zhǔn)工作。這要求企業(yè)人事部門加大對員工的檔案管理力度，要做好員工的出生年月檔案記錄工作，以保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而公平公正的開展退休核準(zhǔn)工作，保證企業(yè)員工享受到應(yīng)有的退休福利，為員工的退休生活提供全面保障[1]。針對企業(yè)員工出生年月的檔案核準(zhǔn)工作需要注意以下四個要點(diǎn)：第一，在進(jìn)行檔案錄入時，企業(yè)人事部門要加大對員工提供信息的審核力度，嚴(yán)格審查員工提供的戶籍資料，以保證檔案數(shù)據(jù)與戶籍資料保持一致，從而確保檔案記錄信息的準(zhǔn)確性。第二，在后續(xù)的工作調(diào)動過程中，企業(yè)人事部門也應(yīng)反復(fù)核對工作人員的檔案信息，一旦出現(xiàn)檔案記載數(shù)據(jù)與戶籍?dāng)?shù)據(jù)存在差異時，要以企業(yè)檔案和戶籍資料中最先記載的出生日期為準(zhǔn)，以避免工作人員在工作調(diào)動過程中更改自身檔案數(shù)據(jù)，或由人事部門失誤所造成的數(shù)據(jù)失實(shí)。第三，當(dāng)出現(xiàn)兩個出生年月記載日期相近時，企業(yè)人事部門應(yīng)選擇更具權(quán)威性的材料為依據(jù)，如工作人員早期的入團(tuán)志愿書、畢業(yè)登記表等，該類材料一般是工作人員在職業(yè)生涯早期形成的，權(quán)威性相對較高，可以為企業(yè)人事部門提供一定的參考價值，以保證工作人員相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。第四，在實(shí)際的工作過程中，人事部門工作人員應(yīng)持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷尋找時期更早、權(quán)威性更強(qiáng)的檔案材料，以盡可能地保證工作人員出生日期的精確性，從而保證退休核準(zhǔn)工作的有效展開。

而在具體的工作過程中，企業(yè)人事部門會受到多種客觀因素的影響，工作難度相對較大，因此企業(yè)應(yīng)形成一套系統(tǒng)的檔案管理制度，明確檔案管理過程中可能存在的諸多問題，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，以為人事管理部門提供科學(xué)合理的工作依據(jù)，保證退休核準(zhǔn)工作的有效展開。具體的檔案管理方案應(yīng)該具備以下兩個要點(diǎn)：第一，當(dāng)檔案記載的出生日期出現(xiàn)兩個或兩個以上時，應(yīng)由人事檔案管理部門進(jìn)行細(xì)致審查，進(jìn)而提出認(rèn)定意見，并交由該部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)證，缺乏簽字認(rèn)證的認(rèn)定意見不具備相關(guān)效力，通過雙重審查以保證審查結(jié)果的精確性。第二，當(dāng)工作人員個人對檔案記載的出生日期存在異議時，企業(yè)也有為其開放申訴渠道，并由人事檔案管理部門到工作人員戶籍所在地的派出所、學(xué)校等相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行核準(zhǔn)，并要取得具備法律效力的原始材料作為憑證，在確保檔案記載存在問題的情況下，由工作人員到人事檔案管理部門進(jìn)行日期更改，以保證退休核準(zhǔn)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）參加工作時間和工作年限的確認(rèn)

參加工作過時間和工作年限的確認(rèn)是企業(yè)進(jìn)行退休核準(zhǔn)工作的另一個重要環(huán)節(jié)，企業(yè)要根據(jù)工作人員的工作時間與工作年限確定其退休待遇標(biāo)準(zhǔn)，而由于不同工作人員參加工作前的身份有所不同，企業(yè)又需針對工作人員的實(shí)際情況進(jìn)行針對性的檔案管理，以保證退休核準(zhǔn)工作的公正性與實(shí)效性[2]。目前企業(yè)退休核準(zhǔn)工作會遇到的參加工作時間的類型主要包括以下五種：

第一，大中專畢業(yè)生分配，大中專畢業(yè)生直接分配到企業(yè)進(jìn)行工作過的，其參與工作時間要從到達(dá)工作單位正式開始工作時算起，而在進(jìn)行退休核準(zhǔn)工作時，管理人員要以轉(zhuǎn)正定級表為主要依據(jù)，該材料會詳細(xì)記載大中專畢業(yè)生參加工作的實(shí)際時間。當(dāng)出現(xiàn)工作人員檔案缺少轉(zhuǎn)正定級表等情況時，工作人員可以采取兩種解決方案，一是尋找備份，轉(zhuǎn)正定級表作為記錄大中專畢業(yè)生工作時間的重要材料，其轉(zhuǎn)正單位普遍會留有備份，企業(yè)人事檔案管理人員可以前往工作人員的轉(zhuǎn)正單位尋求備份，以備份材料為依據(jù)核準(zhǔn)工作人員的實(shí)際工作時間，進(jìn)而確定其退休后的福利待遇，為工作人員提供公平的退休保障服務(wù)。二是尋找替代材料，當(dāng)工作人員的轉(zhuǎn)正單位沒有為其保留備份材料時，企業(yè)人事檔案管理人員可以尋求其他權(quán)威材料作為替代，如大中專學(xué)生畢業(yè)時收到的單位通知單、錄用人員登記表等材料，都可以在一定程度上佐證工作人員的工作時間，進(jìn)而保證退休核準(zhǔn)工作的有效展開。

第二，參軍入伍人員，參軍入伍后復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)軍人的工作時間應(yīng)從其批準(zhǔn)入伍的當(dāng)日算起，其參軍時間應(yīng)被計(jì)算在工作時間內(nèi)，在進(jìn)行檔案管理工作時，管理人員應(yīng)以參軍入伍人員的入伍登記表和轉(zhuǎn)業(yè)登記表為主要依據(jù)，以正確核算其參軍時間和實(shí)際工作時間，并將二者合并為參軍入伍人員的工作年限。而在具體的退休核準(zhǔn)工作過程中，當(dāng)出現(xiàn)入伍登記表缺失的情況時，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)去工作人員當(dāng)時應(yīng)征入伍的基層工作單位求證，查找工作人員的參軍記錄，并要求當(dāng)?shù)鼗鶎硬块T開具具備法律效力的證明文件，作為工作人員參軍入伍時間的證明材料，以保證工作人員參加工作時間的準(zhǔn)確性。而當(dāng)出現(xiàn)轉(zhuǎn)業(yè)登記表缺失的情況時，企業(yè)人事檔案管理部門則應(yīng)到工作人員專業(yè)時的部隊(duì)進(jìn)行核實(shí)，并開具相關(guān)證明材料，作為專業(yè)時間的依據(jù)，以幫助企業(yè)核準(zhǔn)工作人員的實(shí)際工作時間，進(jìn)而幫助工作人員辦理退休手續(xù)。

第三，知青，知青的實(shí)際工作時間應(yīng)從其批準(zhǔn)下鄉(xiāng)的時間算起，其在鄉(xiāng)村勞動的時間也應(yīng)被計(jì)入到實(shí)際工作時間中，并以招生登記表、畢業(yè)生登記表以及相關(guān)下鄉(xiāng)材料為主要依據(jù)開展檔案管理與退休核準(zhǔn)工作[3]。知青的工作情況比較復(fù)雜，受到歷史原因的影響，大量知青的工作材料遺失，這極大地加大了退休核準(zhǔn)工作的難度，為保證知青退休核準(zhǔn)工作的順利展開，本文提出兩點(diǎn)具體的建議：一是要審查個人工作履歷是否一致，在關(guān)鍵材料總是否記載了知青經(jīng)歷，并深入調(diào)查其實(shí)際的知青下鄉(xiāng)時間，以保證工作人員工作年限核準(zhǔn)結(jié)果的精確性，避免部分人員鉆檔案丟失的空子，延長自身工作時間以獲取更高規(guī)格的退休保障。二是看早期的企業(yè)檔案是否對工作人員的知青經(jīng)歷進(jìn)行過記載與認(rèn)證，企業(yè)的早期材料具有較高的權(quán)威性，在知青返城工作期間，企業(yè)一定會對其入職前的知青經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)記載，管理人員可以以早期檔案材料為佐證，開展退休核準(zhǔn)工作。需要注意的是，人事檔案管理人員需仔細(xì)核對兩部分材料，要保證工作人員的個人履歷與企業(yè)的早期檔案材料記載相一致，才能認(rèn)定其具備相關(guān)經(jīng)歷，如果兩部分材料存在差異，則不能予以認(rèn)定。

第四，鄉(xiāng)村醫(yī)生，鄉(xiāng)村醫(yī)生在被企業(yè)招聘之前，需要先進(jìn)入各級學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí)，其工作時間要從其最后一次參加鄉(xiāng)村醫(yī)生工作的時間算起，其在學(xué)校學(xué)習(xí)的時間也要被算為整體工作時間，人事檔案管理人員應(yīng)以各級學(xué)校的招生登記表與畢業(yè)登記表為主要依據(jù)核算工作人員的實(shí)際工作年限，當(dāng)出現(xiàn)材料丟失等情況時，人事檔案管理人員應(yīng)到工作人員學(xué)習(xí)的學(xué)校進(jìn)行核實(shí)，并獲取證明材料，才可以進(jìn)行后續(xù)的退休核準(zhǔn)工作。

第五，臨時工，在企業(yè)當(dāng)過臨時工，后被企業(yè)錄用的工作人員，其工作時間應(yīng)從其最后一次參加臨時工工作的時間算起，將最后一次工作時間算進(jìn)工作人員的整體工作年限中，并以此為依據(jù)進(jìn)行退休核準(zhǔn)工作。在實(shí)際工作中，人事檔案管理人員應(yīng)以臨時工登記表、招工登記表以及聘用登記表為主要的依據(jù)材料，而臨時工登記表是最容易確實(shí)的重要材料，管理人員必須注重對臨時工登記表的審核力度，管理人員要注意工作人員的招工登記表上是否記載有臨時工作記錄，以及臨時工作記錄所記載的工作單位是否與招工單位一致，如果一致，則應(yīng)將該次臨時工作時間算入實(shí)際工作年限中。而如果記錄單位與招工企業(yè)不一致，則不需要被算作工齡，因此，檔案管理人員必須仔細(xì)核對工作人員的入職檔案，以避免工作人員用臨時工時間來冒充工齡，同時也要避免工作人員忽略臨時工齡，導(dǎo)致其無法領(lǐng)取應(yīng)得的退休保障金。

以上五種情況是企業(yè)在進(jìn)行退休核準(zhǔn)工作時會遇到的主要情況，企業(yè)要根據(jù)工作人員的實(shí)際情況制定合理的退休核準(zhǔn)工作方案，并針對工作中遇到的多種檔案缺失問題加以總結(jié)，進(jìn)而設(shè)置相應(yīng)的處理措施，以保證退休核準(zhǔn)工作的順利展開，精準(zhǔn)把握工作人員的實(shí)際工作年限和參加工作時間，進(jìn)而為工作人員提供相應(yīng)的退休福利待遇，為退休人員的日常生活提供全面保障。

三、結(jié)論

根據(jù)本文的調(diào)查與分析發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在進(jìn)行退休核準(zhǔn)工作時，往往會遇到多種材料丟失問題，而為保證退休核準(zhǔn)工作中存在的諸多問題，保證退休核準(zhǔn)結(jié)果的精確性，企業(yè)必須建立健全檔案管理制度，保留工作人入職前到退休前的全部檔案，以為退休核準(zhǔn)工作提供全面的數(shù)據(jù)保障。而工作人員一方面要嚴(yán)格遵守相關(guān)工作規(guī)范，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，另一方面還要堅(jiān)持以人為本的工作原則，幫助工作人員解決材料缺失問題，以保證退休核準(zhǔn)工作的有效展開，為工作人員提供全面的退休保障。