檔案管理電子信息化及其重要性分析

黃燕 泗水縣人力資源和社會(huì)保障局

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)＋以及云計(jì)算技術(shù)的迅猛發(fā)展，推動(dòng)大數(shù)據(jù)走向一個(gè)新的紀(jì)元。而信息化技術(shù)也以迅雷不及掩耳之勢為各行各業(yè)所利用。信息化可以快速高效地對多種數(shù)據(jù)模型進(jìn)行分析。如果將信息化技術(shù)引用到人事檔案管理中，將會(huì)大大提高人事檔案管理的效率和速度，為廣大民眾帶來更為便利的服務(wù)。

一、電子信息檔案管理的現(xiàn)狀

（一）電子信息檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊

雖然我們已經(jīng)進(jìn)入數(shù)據(jù)大時(shí)代，在某些方面享受到信息化帶給我們的福利。但是，在電子信息檔案管理工作中，一些工作人員的電子信息管理的業(yè)務(wù)水平尚未達(dá)到要求，缺少從事此項(xiàng)工作擁有專業(yè)技能的專職人員。這就導(dǎo)致一些理論知識(shí)落后、技術(shù)不過關(guān)的工作人員無法勝任電子信息管理的工作。而這些工作人員年齡普遍偏大，即使從現(xiàn)在開始學(xué)習(xí)，也會(huì)因?yàn)槟昙o(jì)、學(xué)歷、精力等原因?qū)W習(xí)效率低，學(xué)習(xí)效果差。這很難適應(yīng)電子信息檔案管理工作升級與創(chuàng)新的要求。這些管理人員無法利用信息化手段對信息化進(jìn)行處理，也無法做好電子信息檔案管理工作，不符合時(shí)代的要求。

（二）電子信息檔案管理技術(shù)以及設(shè)施比較落后

信息化是科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的產(chǎn)物，是近幾年剛剛興起的。但是，我國企事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)用傳統(tǒng)的方法發(fā)展了幾十年，所以傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)和配套設(shè)施都比較落后，無法適應(yīng)電子信息檔案管理的發(fā)展。檔案雖然很重要，但是我國的一些企事業(yè)單位在這方面并沒有足夠的認(rèn)識(shí)。有些企事業(yè)單位雖然有專門的電子信息檔案管理的部門和工作人員，但形同虛設(shè)，并沒有發(fā)揮真正的價(jià)值。因?yàn)椴粔蛑匾?，所以對電子信息檔案管理資金和技術(shù)的投入非常有限。有的企事業(yè)單位壓根就沒有電子信息檔案管理的部門。由此可見，電子信息檔案管理的設(shè)備和技術(shù)沒有與信息化協(xié)同發(fā)展。若要從根本上改變此問題，首先，需要培養(yǎng)電子信息檔案管理專門技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)專人專職的目標(biāo)。其次，企事業(yè)單位需加大資金和技術(shù)投入，購買先進(jìn)的設(shè)備，并聘請相關(guān)的專家教授本單位專職人員相關(guān)理論和實(shí)踐技術(shù)知識(shí)。最后，保障好這些工作人員的工資收入，以免出現(xiàn)人才流失的情況。

（三）缺少健全的人事檔案管理制度

人管人或人管事，并不能長久，還會(huì)引起諸多禍端。所以，若想促進(jìn)信息化時(shí)代下，電子信息檔案管理工作的開展，必須給其以制度方面的保障。規(guī)范和完善檔案收集、檔案整理、檔案存儲(chǔ)程序，使工作人員在工作時(shí)明確下一步具體該做什么怎么做，增強(qiáng)工作人員工作的目標(biāo)感、方向感。避免因?yàn)槌绦虿磺逶斐傻臋n案丟失、檔案分類不清、存儲(chǔ)不全等問題。任何制度，缺少評估，都不利于該事項(xiàng)向好發(fā)展。電子信息檔案管理工作就缺少評估，導(dǎo)致工作混亂。工作人員只知道按照要求做了工作，但是做得怎么樣，好不好，有沒有需要補(bǔ)充的，補(bǔ)充哪些內(nèi)容……這就容易導(dǎo)致工作混亂，檔案的真正效能也無法合理有效地發(fā)揮。

二、檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)的相關(guān)方法

（一）全面收集電子檔案方面

電子信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作時(shí)，可以通過全面收集電子檔案、合理設(shè)置電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)及創(chuàng)建相應(yīng)的辦公自動(dòng)化模塊等方式，將檔案收集工作合理延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，有利于給電子檔案管理工作提供保障和基礎(chǔ)。在開展電子檔案管理工作時(shí)，工作人員可以通過歸檔工作原則，根據(jù)保管期限和檔案內(nèi)容做好分類存盤工作，并將歸檔電子文件作出合理說明，存盤后，檔案管理人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和規(guī)范做好電子檔案目錄，有利于之后方便查找相關(guān)資料。

（二）使用管理電子檔案方面

通過分析和調(diào)查可以了解到，當(dāng)前在使用電子檔案時(shí)，具體內(nèi)容主要包含了直接使用、網(wǎng)絡(luò)傳輸以及拷貝等相關(guān)工作。其中，對于保護(hù)檔案資料和信息安全性而言，管理人員應(yīng)做好完善的信息安全保密工作，尤其是針對涉及的機(jī)密檔案，應(yīng)進(jìn)行加密處理或提供只能閱讀但不可修改的查閱方式。同時(shí)，當(dāng)前在開展檔案管理時(shí)紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)非常重要位置，因此在應(yīng)用電子檔案過程中，需要整合電子檔案和紙質(zhì)檔案，做好和紙質(zhì)檔案的配套管理工作，并合理運(yùn)用雙套歸檔形式。如，在紙質(zhì)檔案中需要說明電子文件的相關(guān)編號、存放地址等內(nèi)容，對于電子檔案應(yīng)標(biāo)注紙質(zhì)檔案具體編號，應(yīng)確保紙質(zhì)檔案和電子檔案信息的一致性。

（三）加強(qiáng)保護(hù)電子檔案方面

目前，電子檔案主要通過采用電子檔案刻錄成光碟或者通過U 盤形式進(jìn)行存放等方式，而光碟或者U 盤也有其相應(yīng)的缺點(diǎn)，如光碟移動(dòng)不當(dāng)很容易劃傷，U 盤數(shù)據(jù)容易損壞丟失，且U 盤要經(jīng)常插拔，接觸靜電的機(jī)會(huì)很大，存儲(chǔ)芯片很容易瞬間被強(qiáng)電壓破壞，造成數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，同時(shí)二者在潮濕的環(huán)境下容易被損壞。為此，工作人員應(yīng)注意確保光碟或者U 盤存放環(huán)境的可靠性，尤其應(yīng)加強(qiáng)分析環(huán)境的濕度和溫度，防止對U 盤和光碟造成不同程度上的影響。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的逐漸提高，人們在進(jìn)行檔案管理時(shí)合理運(yùn)用電子技術(shù)，能夠有效改善檔案管理工作中存在的不足情況，并使檔案管理工作更具規(guī)范化、科學(xué)化以及高效化等特征。然而，調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我們在運(yùn)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)還有很多不足之處，因此管理人員需要針對當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，制定完善的解決措施，以逐漸提高檔案管理工作質(zhì)量，并最終借助檔案管理電子化推動(dòng)我國各個(gè)行業(yè)的快速發(fā)展。