分析新形勢下醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策

鄭志濤 于海洋 宋永麗 齊齊哈爾市第一醫(yī)院

檔案管理工作是醫(yī)院在進(jìn)行日常基礎(chǔ)的運(yùn)營管理當(dāng)中最重要的環(huán)節(jié)之一，隨著新醫(yī)療改革的不斷加深，醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理運(yùn)營水平成為進(jìn)行醫(yī)院水平衡量和排名的重要指標(biāo)之一。與此同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和普及以及全球信息化水平的不斷加深，醫(yī)院檔案管理可以借助更優(yōu)秀的科技水平從而更加的信息化和規(guī)范化。優(yōu)秀的新型信息化的醫(yī)院檔案管理體系，不僅能夠讓患者的就醫(yī)變得更加的便利，提高患者的就醫(yī)就診效率，而且能夠優(yōu)化醫(yī)院的管理體系，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理效率水平的最大化，提升醫(yī)院的管理水平和醫(yī)院的整體質(zhì)量。因此在全面深化醫(yī)療改革的大背景下，充分利用現(xiàn)有科技來做好醫(yī)院檔案管理具有重要的實(shí)用價(jià)值和意義。

一、醫(yī)院檔案管理的具體內(nèi)容以及其必要性

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理體系的重要組成部分之一，優(yōu)秀的醫(yī)院內(nèi)檔案管理體系對于提升醫(yī)院整體工作質(zhì)量和工作效率，便利化患者就醫(yī)流程從而盡可能滿足新醫(yī)改發(fā)展方向的目標(biāo)能夠產(chǎn)生很大的積極影響，起到巨大的推動(dòng)作用。醫(yī)院檔案管理具體指的是將各類重要的醫(yī)院內(nèi)信息資源，例如病患醫(yī)療信息、醫(yī)院人員檔案信息等通過建立不同的檔案數(shù)據(jù)庫，采用不同的多樣化的信息載體，如文字、圖片等，將不同類的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納整理，存檔保存，將檔案的儲(chǔ)存與管理系統(tǒng)化和規(guī)范化，能夠更加方便檔案信息的存取與參考。醫(yī)院的檔案信息的管理不僅關(guān)乎患者檔案信息的存儲(chǔ)與取出，良好的信息化的檔案信息能夠便利化地存取，從而能夠及時(shí)給予臨床醫(yī)生參考，能夠便于進(jìn)行不同科室之間的溝通與交流。而且關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)，醫(yī)院內(nèi)病歷檔案、人員檔案等檔案信息的管理對于進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)人員的調(diào)配，科研論文研究信息的提取與匹配都具有重要的參考作用。由此可見，優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理能夠很大程度上推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展與提升。

二、當(dāng)下醫(yī)院實(shí)行檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）檔案管理信息化水平低下，檔案存取效率低

目前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理觀念和方式在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中占據(jù)主流，由于信息化的電子檔案管理需要進(jìn)行全部的推翻和更新，需要較大的時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本，并且基于我國傳統(tǒng)管理觀念的影響，我國大部分醫(yī)院并未完全將檔案進(jìn)行電子化地信息管理，導(dǎo)致有很大一部分檔案的存儲(chǔ)仍然依靠紙質(zhì)檔案，這類紙質(zhì)檔案一方面占據(jù)了醫(yī)院的實(shí)際應(yīng)用面積，壓縮了其他科室可用的空間；另一方面，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和維護(hù)需要消耗一定的成本，與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案的查找與存儲(chǔ)相較于電子檔案也更加復(fù)雜，所需時(shí)間成本較高。并且部分醫(yī)院雖然采用了電子信息化的檔案但也僅僅使用單一的文字描述，缺乏豐富化的語言載體，比如醫(yī)學(xué)影像的記錄等，對于醫(yī)學(xué)研究能夠提供的參考較少，難以起到真正的輔助作用，并且醫(yī)院建立的數(shù)據(jù)庫數(shù)量較少，大多數(shù)醫(yī)院更加注重于對于病患病歷檔案的存儲(chǔ)，而忽略了對于病患信息的分類與歸納，導(dǎo)致給數(shù)據(jù)的查找和提取帶來較大的困難，難以在其中發(fā)現(xiàn)疾病發(fā)生發(fā)展的規(guī)律性，給醫(yī)院的科學(xué)研究項(xiàng)目帶來一定阻礙。

（二）醫(yī)院內(nèi)缺乏專業(yè)的檔案管理人才

大多數(shù)身處醫(yī)院檔案管理崗位的管理人員為醫(yī)院行政人員兼職擔(dān)任，對于醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)較為淺薄，對于檔案管理沒有專業(yè)的知識(shí)基礎(chǔ)，管理檔案時(shí)僅僅依照經(jīng)驗(yàn)行事，忽視醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作的專業(yè)性和必要性，個(gè)人不會(huì)主動(dòng)進(jìn)行檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，缺乏在檔案管理專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)上的進(jìn)步和提升。在檔案管理工作中對于檔案管理的目的和用途不甚清楚，檔案管理工作過程中工作態(tài)度不正確不積極，主動(dòng)性和專業(yè)性均較為落后，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作難以跟上時(shí)代的腳步取得進(jìn)步和成果，檔案管理工作不能夠與現(xiàn)今先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)行電子化和信息化，影響醫(yī)院檔案的查找與存取，不利于醫(yī)院檔案的管理，從而導(dǎo)致醫(yī)院其他方面工作的工作效率和質(zhì)量受到不同程度的不良影響。

（三）缺乏科學(xué)完善的檔案管理體系

現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理體系由于缺乏專業(yè)的檔案管理人士的參與，醫(yī)院檔案管理不夠科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范完善，不能及時(shí)根據(jù)科技發(fā)展將檔案信息化技術(shù)化，與現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)脫節(jié)較為嚴(yán)重。并且檔案管理工作在傳統(tǒng)的檔案管理體系中技術(shù)性不強(qiáng)而偏重于操作性，管理人員的積極性也難以激發(fā)和調(diào)動(dòng)。與此同時(shí)，由于缺乏完善科學(xué)的檔案管理體系，導(dǎo)致在檔案的存儲(chǔ)、分類、歸納、總結(jié)等方面中難以做到統(tǒng)一化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。一方面，檔案的整理和管理僅憑檔案管理者的主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理資料不完整、內(nèi)容分類不清晰、保密性不強(qiáng)等問題，容易造成檔案記錄的重復(fù)，缺損等后果，另一方面，由于對于檔案的信息化和電子化不夠全面和完善，對于檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰等問題，從而導(dǎo)致后續(xù)需要檔案的工作的時(shí)間成本大大增加，導(dǎo)致難以達(dá)到醫(yī)院進(jìn)行檔案管理應(yīng)該達(dá)到的目的和優(yōu)點(diǎn)。

（四）醫(yī)院投入在檔案管理上的資金較少

醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)為信息化的醫(yī)院檔案管理體系需要較大的資金和時(shí)間成本，不僅包括對于信息化設(shè)備的購入，還有對于檔案信息管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)也需要一定的經(jīng)濟(jì)成本，醫(yī)院需要投入一筆較大的資金才能夠讓醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)一個(gè)成功的轉(zhuǎn)型。但是，由于醫(yī)院管理者對于醫(yī)院檔案管理之于醫(yī)院的重要性認(rèn)識(shí)不足，對于新型醫(yī)院檔案管理體系缺乏了解，導(dǎo)致醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理的建設(shè)投入不足，限制了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

（五）醫(yī)院對于檔案管理工作重視程度較低

醫(yī)院相較于檔案管理更加注重臨床醫(yī)療，臨床醫(yī)療更能夠帶來帶給患者醫(yī)療服務(wù)從而獲得直接的經(jīng)濟(jì)收入和社會(huì)價(jià)值，而醫(yī)院檔案管理并不能給醫(yī)院帶來直接可見的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，在醫(yī)院內(nèi)更多屬于一般輔助性的工作。與此同時(shí)，由于大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理仍停留于傳統(tǒng)的理念與體系當(dāng)中，醫(yī)院很難從中看到醫(yī)院檔案管理的優(yōu)越性和先進(jìn)性，并且醫(yī)院并未主動(dòng)了解新型信息化的檔案管理工作能夠帶來的效益，導(dǎo)致醫(yī)院不能夠看到醫(yī)院檔案管理的必要性，從而致使醫(yī)院對于檔案管理的重視和支持程度都不足，醫(yī)院檔案管理缺乏充足的發(fā)展和改進(jìn)條件，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

三、新形勢下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的策略和方法

（一）加速醫(yī)院的檔案管理信息化進(jìn)程

我國經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展帶動(dòng)了我國各行各業(yè)的信息化的進(jìn)程，互聯(lián)網(wǎng)的普及讓大眾認(rèn)識(shí)到信息化電子化帶來的便利和優(yōu)勢，醫(yī)院檔案管理的信息化是現(xiàn)今先進(jìn)的新型檔案管理理念，醫(yī)院檔案管理者應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，主動(dòng)了解并且能夠接受新型先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理理念和方法，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化和電子化，充分應(yīng)用和發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，將信息化技術(shù)與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，將大數(shù)據(jù)運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理中來，進(jìn)行醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的分析歸納與整合，能夠極大地提升醫(yī)院檔案管理的效率。

（二）提升醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變離不開專業(yè)醫(yī)院檔案管理者的支持，檔案數(shù)據(jù)的信息化意味著需要醫(yī)院檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，即醫(yī)院首先在篩選檔案管理人員時(shí)便要考慮到檔案管理和信息化的相關(guān)知識(shí)背景，為醫(yī)院檔案管理崗位篩選最合適最適配的人才，并且在醫(yī)院檔案管理的工作過程期間，要對醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行長期地培養(yǎng)，給予培訓(xùn)機(jī)會(huì)讓檔案管理人員能夠定期接受培訓(xùn)，了解最新的檔案管理信息化的相關(guān)動(dòng)態(tài)，保證醫(yī)院檔案管理者的思想理念永遠(yuǎn)保持先進(jìn)，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利有序地進(jìn)行。與此同時(shí)，要培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員的工作能力，保證醫(yī)院檔案管理人員的工作態(tài)度。通過建立一定的獎(jiǎng)懲制度來保證檔案管理人員的積極性，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提升醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

（三）建立規(guī)范化的檔案管理體系

醫(yī)院檔案管理需要規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理體系，其不僅包括紙質(zhì)檔案與電子檔案的對接與轉(zhuǎn)換，還包括檔案的分類、歸納、整合等工作，所有的這些工作流程均需要擁有完善統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案管理人員根據(jù)不同檢驗(yàn)總結(jié)出現(xiàn)差異較大的工作結(jié)果。醫(yī)院檔案管理體系規(guī)范化的首要任務(wù)是保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)和檔案數(shù)據(jù)庫大數(shù)據(jù)篩選機(jī)制的管理能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，檔案數(shù)據(jù)的安全性則需要通過對于數(shù)據(jù)庫的編碼保證。其次，建立豐富的數(shù)據(jù)分類庫以及界限分明的分類標(biāo)準(zhǔn)是完善檔案管理體系的重要一環(huán)，能保證檔案數(shù)據(jù)得到最科學(xué)規(guī)范的歸類。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理對于人員檔案的管理也可以起到積極作用。醫(yī)院檔案管理可以通過對醫(yī)院工作人員的工作打卡時(shí)間和次數(shù)等制定工作考核制度，促進(jìn)和提升醫(yī)院工作人員的工作積極性。

（四）醫(yī)院提供檔案管理足夠的資金

醫(yī)院檔案管理的更新與維護(hù)需要醫(yī)院一定的資金支持，無論是早期的檔案信息化的硬件和軟件支持，還是后續(xù)對于檔案管理人員培訓(xùn)的資金支持，都需要醫(yī)院給予足夠的資金。醫(yī)院需要對醫(yī)院檔案管理部門提供足夠的保障，主要體現(xiàn)于資金支持上，醫(yī)院檔案管理需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，建立大數(shù)據(jù)自動(dòng)化的抓取分類系統(tǒng)均需要醫(yī)院給予充足的資金。充足的資金支持，是醫(yī)院檔案管理體系建立的重要基礎(chǔ)之一。

（五）醫(yī)院從實(shí)際行動(dòng)加強(qiáng)對于檔案管理的建設(shè)

醫(yī)院檔案管理的建設(shè)和發(fā)展是一個(gè)長期的持續(xù)性的過程，需要付出足夠的時(shí)間和資金成本，因此，需要醫(yī)院持續(xù)不斷地支持。醫(yī)院需要給予醫(yī)院檔案管理工作足夠的重視，將醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)工作之一，加強(qiáng)對于醫(yī)院檔案管理工作的硬件和軟件支持，增強(qiáng)對于醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)性的培訓(xùn)，將支持醫(yī)院檔案管理建設(shè)落到實(shí)處，重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作的具體實(shí)施。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化是醫(yī)院質(zhì)量提升的重要一環(huán)，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院治療疾病以及科學(xué)研究、人才管理等的重要信息資源，醫(yī)院檔案信息的良好管理和充分利用能夠極大便利和推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。換言之，醫(yī)院的檔案資源對醫(yī)院的發(fā)展起到了舉足輕重的作用。由此可見，醫(yī)院檔案管理理念和方式的轉(zhuǎn)變是醫(yī)院持續(xù)進(jìn)步發(fā)展的基本環(huán)節(jié)之一，在全面深化貫徹醫(yī)療改革的新背景形勢下，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展對于提升醫(yī)院工作效率，促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)健康發(fā)展具有重要的積極作用。