企業(yè)存貨管理常見問題及應(yīng)對(duì)措施

陳曉松 廈門大學(xué)嘉庚學(xué)院

一、企業(yè)存貨管理及其意義

存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等。存貨屬于有形資產(chǎn)，具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，而且一般具有時(shí)效性和發(fā)生潛在損失的可能性。存貨管理指的是對(duì)存貨進(jìn)行管理，是對(duì)存貨在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程中發(fā)生的流動(dòng)和成本變化等等各方面進(jìn)行安排、監(jiān)督、分析和決策，以達(dá)到存貨最佳的使用狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

存貨是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)它的管理在企業(yè)生存和發(fā)展中起著十分重要的意義。第一，保障了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)的開展需要有足夠的原材料和周轉(zhuǎn)材料等等，否則只能是巧婦難為無米之炊；企業(yè)履行銷售合約向客戶供貨需要有保質(zhì)保量的庫存商品，否則就是違約將失去客戶沒有收入。存貨管理保證了企業(yè)日常經(jīng)營中有足夠的存貨支持，確保了及時(shí)生產(chǎn)和按時(shí)交貨，維護(hù)了企業(yè)的正常運(yùn)營。第二，可以有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本。與存貨相關(guān)的成本費(fèi)用包括采購成本，倉儲(chǔ)費(fèi)用，人工整理費(fèi)用，還有損毀、過期、貶值等帶來的損失?？茖W(xué)的存貨管理可以在保證生產(chǎn)經(jīng)營的同時(shí)減少存貨成本費(fèi)用的發(fā)生，降低企業(yè)資金的占用，加速存貨資金的周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資產(chǎn)的效率。第三，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。存貨管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營管理的重要組成部分，它的管理好壞直接影響到企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營業(yè)績，對(duì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展起著非常重要的作用。

二、企業(yè)存貨管理的常見問題

（一）缺乏健全的存貨管理體系

做好存貨管理需要對(duì)存貨在企業(yè)的全部運(yùn)動(dòng)過程制定全面具體的管理制度，但很多企業(yè)往往做不到。存貨在經(jīng)營活動(dòng)過程中可以包括采購、驗(yàn)收、倉儲(chǔ)、出庫、盤點(diǎn)等多個(gè)流程，同時(shí)企業(yè)存貨數(shù)量多、種類雜、金額大，企業(yè)對(duì)存貨的管理常常難以面面俱到，而無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題都會(huì)影響企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)。另外，存貨管理規(guī)定沒有明確崗位職責(zé)，沒有做到職位分離，比如采購人員同時(shí)承擔(dān)入庫驗(yàn)收工作、倉儲(chǔ)管理人員同時(shí)負(fù)責(zé)存貨出庫手續(xù)，這樣的管理制度輕則出現(xiàn)了問題一時(shí)難以被發(fā)現(xiàn)，重則相關(guān)管理人員會(huì)徇私舞弊、貪贓枉法，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成很大的損失。還有，完整的存貨管理還應(yīng)包括做好存貨的財(cái)務(wù)核算。企業(yè)的存貨管理沒有規(guī)范好對(duì)存貨的會(huì)計(jì)核算，隨意選擇和變更存貨會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)方法，將會(huì)導(dǎo)致存貨財(cái)務(wù)信息的不準(zhǔn)確，無法真實(shí)反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，導(dǎo)致管理層做出錯(cuò)誤的財(cái)務(wù)決策。

（二）存貨管理人員管理意識(shí)淡薄

不少企業(yè)人員沒有充分認(rèn)識(shí)到做好存貨管理的重要意義，對(duì)存貨管理工作不上心、不重視。企業(yè)管理層在市場競爭壓力下更重視銷售收入和當(dāng)前的利潤，很容易會(huì)不自覺地忽視對(duì)日常存貨的管理，淡漠了對(duì)存貨風(fēng)險(xiǎn)的管控意識(shí)。受此影響存貨具體管理人員也同樣沒有認(rèn)識(shí)到做好存貨管理的必要性，對(duì)工作應(yīng)付了事，或者流于形式，沒有真正做好各類風(fēng)險(xiǎn)的防范。另外隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和行業(yè)形勢的不斷變化，存貨管理人員仍然故步自封，一直沿用過往的管理意識(shí)理念，沒有與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)打破陳舊過時(shí)的管理觀念，無法適用新形勢新變化下對(duì)存貨管理的要求。還有存貨管理流程需要采購人員、倉管人員、生產(chǎn)人員、財(cái)務(wù)人員等等參與其中，各類人員來自于不同部門，互相之間的溝通協(xié)調(diào)不好，沒有做到互相配合和各擔(dān)其則，這樣勢必導(dǎo)致存貨管理出現(xiàn)紕漏。

（三）缺少完善的內(nèi)部監(jiān)督管控機(jī)制

為確保存貨管理流程的正常有序運(yùn)行，企業(yè)還應(yīng)設(shè)置完善的內(nèi)部控制機(jī)制來進(jìn)行監(jiān)督，但是某些企業(yè)的存貨內(nèi)控機(jī)制制定得不夠完整具體，難以落實(shí)到位。存貨管理制度在執(zhí)行過程中必然會(huì)出現(xiàn)一些失誤或偏差，需要內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制及時(shí)加以提醒和糾錯(cuò)，對(duì)任一細(xì)小的存貨風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)管疏忽都可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。為簡化流程和減少人力物力，企業(yè)對(duì)各部門存貨工作的監(jiān)督管理往往由各部門自己單獨(dú)進(jìn)行，如對(duì)存貨驗(yàn)收工作的監(jiān)督仍然完全由驗(yàn)收部門自己開展，而不是設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)審組織來管理監(jiān)控，這樣就很容易流于形式，大事化小小事化了，沒有嚴(yán)格地進(jìn)行審查監(jiān)管。內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制除了做好存貨管理日常流程的監(jiān)管外，其實(shí)還可以對(duì)平時(shí)監(jiān)管發(fā)現(xiàn)的問題提出優(yōu)化的建議，幫忙職能部門想辦法解決存在的管理問題，而這在實(shí)際工作中往往被忽視，只提出問題沒有解決問題，沒能真正地提高存貨管理工作。

（四）存貨信息化管理有待提高

企業(yè)存貨多而雜的特性非常適合采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理，然而不少企業(yè)的信息化管理水平不足，一般只能滿足最基礎(chǔ)的存貨管理需求，要獲得稍微復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)就必須通過人工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的辦法去處理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，信息可靠性無法保證。企業(yè)的存貨管理信息系統(tǒng)不能和其他的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與運(yùn)營管理系統(tǒng)有效對(duì)接，企業(yè)無法實(shí)施全面集成的信息化管理系統(tǒng)，存貨信息質(zhì)量無法有效地提高，存貨管理的發(fā)展嚴(yán)重受限。再者存貨管理人員的信息化水平偏低，往往沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒能熟練掌握信息化操作流程，更不擅長手工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的操作方法，容易產(chǎn)生存貨管理數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)，不能及時(shí)準(zhǔn)確地提供存貨信息數(shù)據(jù)，影響了管理活動(dòng)的開展和管理決策的水平。

三、存貨管理問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立健全的存貨管理體系

企業(yè)應(yīng)對(duì)根據(jù)自己生產(chǎn)經(jīng)營的特點(diǎn)制定存貨全流程管理體系。采購環(huán)節(jié)要結(jié)合生產(chǎn)等部門的需求做好預(yù)算，合理規(guī)劃數(shù)量和時(shí)點(diǎn)等采購要素，既避免采購不足又不要大量囤積；制定客觀的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和具體的驗(yàn)收流程，不僅要檢查數(shù)量還要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不合格品堅(jiān)決不可以入庫；倉儲(chǔ)部門要做好貨物分類細(xì)分管理，根據(jù)存放特性整齊堆放，維護(hù)好倉庫環(huán)境，做好防火、防潮和防霉；出庫環(huán)節(jié)要管理好原材料和產(chǎn)成品等的領(lǐng)用數(shù)量，只有在出庫手續(xù)完備才可以出庫，避免出現(xiàn)被盜失的風(fēng)險(xiǎn)；制定定期盤存制定，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提高盤點(diǎn)準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不相符能夠及時(shí)處理解決，注意簡化盤點(diǎn)流程，提高盤點(diǎn)工作效率。規(guī)章制度里要寫明各環(huán)節(jié)中每個(gè)工作人員的工作職責(zé)，使他們知曉應(yīng)該做什么、不可以做什么；同時(shí)還要明確職能分離，各管理環(huán)節(jié)的職位必須彼此分離，一個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)部有多個(gè)步驟如可以互相復(fù)核也要盡量職位分離，避免一人兼顧多職。嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定做好存貨的財(cái)務(wù)核算，遵守存貨計(jì)量的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，合理選擇發(fā)出存貨的計(jì)價(jià)方法，并保持一貫性，確保存貨會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確可靠。

（二）提高存貨管理人員的管理意識(shí)

做好存貨管理需要注重人員的主觀能動(dòng)性，企業(yè)上上下下都要重視存貨管理工作。企業(yè)管理層要充分認(rèn)識(shí)到存貨管理是企業(yè)經(jīng)營管理重要的一部分，推進(jìn)存貨管理工作的開展與加強(qiáng)，促進(jìn)員工管理意識(shí)的提高。具體管理人員要端正工作態(tài)度，樹立正確的職業(yè)道德觀念，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理規(guī)章制度，積極參加各類相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高業(yè)務(wù)和技術(shù)能力，根據(jù)形勢的變化和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要不斷更新存貨管理理念，加強(qiáng)對(duì)存貨風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的敏銳度，努力提高存貨管理的意識(shí)和能力。存貨管理的完整流程是由多個(gè)部門共同完成，流水線型的管理工作需要彼此之間有良好的團(tuán)結(jié)配合意識(shí)，保持相互的溝通與協(xié)調(diào)，做好管理數(shù)據(jù)與信息的分享，不能僅顧及本部門的局部利益，可以定期舉行會(huì)議解決合作中的主要問題和總結(jié)交流合作經(jīng)驗(yàn)等等。

（三）完善落實(shí)內(nèi)部監(jiān)督管控機(jī)制

企業(yè)要針對(duì)存貨管理的全部流程設(shè)計(jì)一整套完整的內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制，確保流程的各個(gè)環(huán)節(jié)都置于內(nèi)部監(jiān)管之下，不存在任何管不到管不了的地方。要避免管控機(jī)制流于形式化，注重落實(shí)到位，強(qiáng)化對(duì)存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)防范。內(nèi)部控制機(jī)制還應(yīng)包括明確的崗位職責(zé)考核制度和嚴(yán)格的員工獎(jiǎng)懲機(jī)制，制定科學(xué)的崗位業(yè)績考核體系，根據(jù)存貨管理人員的真實(shí)表現(xiàn)，客觀地評(píng)價(jià)與考核，表現(xiàn)好的要給予獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)，表現(xiàn)不好的要進(jìn)行懲罰和約束。設(shè)立專門的內(nèi)審組織機(jī)構(gòu)來執(zhí)行存貨的內(nèi)控活動(dòng)，使其能夠獨(dú)立自主地開展監(jiān)督活動(dòng)，不受其他個(gè)別利益的干擾，這樣才能公正地評(píng)判存貨管理工作的履行情況，切實(shí)地規(guī)避不當(dāng)管理產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)控機(jī)制除了監(jiān)督日常管理活動(dòng)之外，積極參與管理流程的優(yōu)化，為解決監(jiān)管發(fā)現(xiàn)的問題出謀獻(xiàn)策，為各管理部門的分工合作形成合力發(fā)揮推動(dòng)作用。

（四）努力提高存貨管理信息化水平

企業(yè)管理層應(yīng)重視信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要性，充分認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)提高效率、減少差錯(cuò)、降低人為操縱的作用，以高標(biāo)準(zhǔn)高要求來建設(shè)管理信息化系統(tǒng)。雖然購買管理軟件會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用，但可以減少隨后的人工成本、降低后續(xù)的管理支出，而管理信息可靠性和及時(shí)性的提高是企業(yè)巨大的無形收益。企業(yè)應(yīng)盡量減少需要手工和計(jì)算機(jī)共同完成的操縱步驟，如果外購的管理軟件無法滿足要求，則可以嘗試自行開發(fā)適合的信息管理模塊。存貨信息管理系統(tǒng)要可以和其他財(cái)務(wù)管理、運(yùn)營管理系統(tǒng)互通互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息資源共享，打造企業(yè)高度集成的信息管理體系。招聘具有信息化管理技能的專業(yè)人才，加強(qiáng)存貨工作人員的信息化管理培訓(xùn)，確保上崗員工都能夠熟練掌握管理軟件的全部操縱流程，真正做到利用信息化提高存貨管理的水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的最大化。

四、結(jié)語

存貨是企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)資源，存貨管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對(duì)維護(hù)企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序和控制經(jīng)營管理成本有著十分重要的意義。為進(jìn)一步提高企業(yè)存貨管理水平，需要健全存貨管理制度體系，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)，落實(shí)完善存貨內(nèi)部管控機(jī)制，增強(qiáng)存貨信息化管理建設(shè)，從而提升存貨管理的綜合效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長期健康穩(wěn)定的發(fā)展。