事業(yè)單位辦公室管理職能完善對(duì)策研究

白媛 晉中市園林綠化服務(wù)中心

在事業(yè)單位發(fā)展的過程當(dāng)中，辦公室擔(dān)當(dāng)著極為重要的角色。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的智囊團(tuán)，是綜合協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)的指揮部，是單位事務(wù)的綜合服務(wù)部，還承擔(dān)著督導(dǎo)督辦等職能，工作內(nèi)容多而且繁雜，唯有不斷優(yōu)化辦公室的管理職能，才能夠使各項(xiàng)工作更加高效有序地推進(jìn)，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位辦公室管理中的問題分析

（一）辦公室職能種類過多

在目前辦公室的管理過程中，辦公室承擔(dān)的綜合事務(wù)較多，具有很強(qiáng)的服務(wù)性，涉及面廣，事務(wù)瑣碎繁雜，綜合性強(qiáng)，不僅要在單位事務(wù)中進(jìn)行宏觀調(diào)控，還要對(duì)一些事務(wù)進(jìn)行微觀處理，導(dǎo)致辦公室工作內(nèi)容龐雜，經(jīng)常出現(xiàn)職能不清、權(quán)責(zé)不明的問題，工作人員壓力較大，不僅要妥善協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，同時(shí)也要將自身的職能有效發(fā)揮，如果不能夠提升其職能管理效率，那么在新時(shí)代的新要求下，則很難發(fā)揮辦公室的職能效果[1]。

（二）缺少明確的管理制度

事業(yè)單位的辦公室運(yùn)行過程中，缺少對(duì)應(yīng)的管理制度，辦公室工作難以科學(xué)有效的進(jìn)行，工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不滿情緒，給辦公室的職能發(fā)揮造成了嚴(yán)重的影響。

（三）管理人員能力有待提升

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位對(duì)綜合型人才的需求越來越高，然而在原有的辦公室職能管理機(jī)制當(dāng)中，人才種類較為單一，已經(jīng)無法滿足辦公室發(fā)展的需要。原有的管理隊(duì)伍，受到傳統(tǒng)管理模式的影響，缺乏先進(jìn)的管理思想，導(dǎo)致管理效率下降。若不能與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)提升管理隊(duì)伍的綜合實(shí)力，會(huì)給辦公室職能管理帶來嚴(yán)重影響。

（四）信息化管理程度弱

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中發(fā)揮了越來越重要的作用，國家也提出了互聯(lián)網(wǎng)+的計(jì)劃，然而在辦公室職能管理的過程當(dāng)中，作為事業(yè)單位的重要部門，本應(yīng)該采用更加先進(jìn)的技術(shù)以及信息設(shè)備來提高管理效率，然而由于單位管理理念的滯后、運(yùn)行系統(tǒng)的繁冗、人員理念的落后，導(dǎo)致無法與現(xiàn)代化先進(jìn)的理念以及技術(shù)設(shè)備進(jìn)行有效結(jié)合，使得辦公室的職能管理效率沒能得到有效提升，從而影響整個(gè)單位管理的進(jìn)步和革新。

二、事業(yè)單位辦公室管理職能的完善對(duì)策

（一）明確責(zé)任管理

辦公室管理職能過多，職責(zé)交叉不明，以至于事業(yè)單位的辦公室辦公效率較低，針對(duì)這樣的問題，事業(yè)單位要對(duì)辦公室的職能管理進(jìn)行優(yōu)化，明確每一個(gè)工作人員的具體職能，強(qiáng)化責(zé)任管理。如此才能夠使辦公室職員的工作效率得到有效提升。例如，可以在辦公室的管理體系當(dāng)中強(qiáng)化監(jiān)管機(jī)制的建立，使得每一個(gè)工作人員都有自己確定的職責(zé)范圍，如此可以使辦公室職能明確化，進(jìn)而有效提高辦公室的管理效率。

（二）完善管理制度

為了使辦公室的各項(xiàng)職能有條不紊的運(yùn)行，需要在辦公室的運(yùn)行過程當(dāng)中，構(gòu)建完善的管理體系，形成完整的管理閉環(huán)，通過制度的約束確保辦公室各項(xiàng)職能的辦公效率。制度的制定要充分考慮辦公室的實(shí)際情況，既科學(xué)又合理，既能激發(fā)人員的工作積極性，又能有效對(duì)各項(xiàng)工作的完成情況進(jìn)行督導(dǎo)。例如，可以通過績效考核的方式，設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于業(yè)績突出的員工要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于在日常工作中表現(xiàn)較差，阻礙辦公室工作效率的人員要進(jìn)行懲罰，如此通過考核機(jī)制的設(shè)定，可以有效提升辦公室工作人員的工作積極性，使其態(tài)度得到端正，對(duì)提升辦公室職能管理的效率具有重要作用。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

事業(yè)單位當(dāng)中，辦公室事務(wù)繁雜、職能種類繁多，辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn)的新特征對(duì)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平提出了新的要求，尤其是隨著時(shí)代的發(fā)展，原有的管理人才已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，因此，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)辦公室管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)，使其成為新時(shí)代下的綜合型人才，才能夠有效提升辦公室職能管理效率。例如，事業(yè)單位可以定期組織辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，強(qiáng)化辦公室人員的理論知識(shí)，另一方面也要通過實(shí)踐，使其處理各項(xiàng)工作的能力得到有效提升，使理論學(xué)習(xí)成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而推動(dòng)工作效率的有效提升。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化管理

為了使辦公室職能的管理更加高效，有必要融入先進(jìn)的信息技術(shù)以及設(shè)備。這就需要工作人員積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高對(duì)信息設(shè)備的使用能力，進(jìn)而才能夠使辦公效率得到提升[2]。例如，可以請(qǐng)專業(yè)人員在事業(yè)單位內(nèi)部通過大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建信息共享平臺(tái)，如此，可以有效強(qiáng)化工作人員對(duì)事業(yè)單位當(dāng)中各種文件的處理能力。通過信息共享平臺(tái)，還可以將辦公室與各個(gè)部門進(jìn)行有效連接，使各個(gè)部門的信息傳遞效率更加快速，有助于協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作，還可以通過微信等交流軟件，加強(qiáng)辦公室員工與各個(gè)部門之間的交流，使辦公室職能管理工作形成一個(gè)整體，有效提升管理效率。

三、結(jié)束語

總而言之，辦公室在事業(yè)單位當(dāng)中扮演著不可替代的角色，對(duì)于協(xié)調(diào)事業(yè)單位當(dāng)中各個(gè)部門的關(guān)系，促進(jìn)整個(gè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義和作用，因此要通過明確責(zé)任分工、完善管理制度、提升人員素質(zhì)、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)等方式，不斷優(yōu)化辦公室職能管理、使辦公效率得到有效提升，從而促進(jìn)整個(gè)單位的事務(wù)良好銜接、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。