探究計(jì)劃生育檔案管理存在的問題及解決辦法

李丹 煙臺(tái)市棲霞市楊礎(chǔ)鎮(zhèn)政府

一、當(dāng)前計(jì)生檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理隊(duì)伍水平有待提升

檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)于檔案管理工作的影響是直接明顯的。檔案管理工作不是機(jī)械性的工作，需要靈活變通，而不是單純完成特定的工作環(huán)節(jié)。在實(shí)際的檔案管理過程中，很可能隨時(shí)出現(xiàn)變動(dòng)，甚至于要面臨風(fēng)險(xiǎn)，因此必須要保證管理人員的專業(yè)知識(shí)水平，業(yè)務(wù)能力以及個(gè)人素養(yǎng)，需要借助系統(tǒng)化的培訓(xùn)去提升檔案管理人員的綜合水平，同時(shí)要做好人員管理，才能保證檔案安全。但是因部分單位對(duì)檔案管理缺乏重視，因此檔案管理人員身兼數(shù)職的情況始終存在，因工作量過大，無法全心投入檔案管理工作中，所以必然會(huì)影響檔案管理工作的效果，也導(dǎo)致許多檔案安全風(fēng)險(xiǎn)無法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。除專業(yè)素養(yǎng)問題以外，人員流動(dòng)性問題也是當(dāng)前所面臨的主要問題之一，每年都有越來越多的專業(yè)人才投入社會(huì)，單位有了更多的選擇，便也更加容易忽視資深員工的價(jià)值，這會(huì)導(dǎo)致資深員工的忠誠度下降，進(jìn)而影響檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理的信息化水平不高

信息化的管理，是當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域管理工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，計(jì)生檔案管理亦是如此。但是當(dāng)前的計(jì)生檔案管理工作依然存在信息化水平不高的情況，這是無法否認(rèn)的問題。特別是鎮(zhèn)級(jí)單位的檔案管理工作，受經(jīng)費(fèi)等各個(gè)方面因素的局限，檔案管理的信息化程度依然不高，雖然部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)已經(jīng)陸續(xù)開展了電子檔案管理體系的建設(shè)工作，但是因原有的紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，電子檔案的建檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理程序也不夠規(guī)范，所以數(shù)字化檔案的整理記錄面臨難關(guān)，特別是因缺少統(tǒng)一的、專業(yè)化的信息化檔案管理平臺(tái)，加之信息化檔案的共享，很容易出現(xiàn)安全隱患。

（三）檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系不完善

雖然當(dāng)前的單位已經(jīng)將檔案管理工作納入了年度的工作規(guī)劃當(dāng)中，也將責(zé)任落實(shí)到了相關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人，但是因管理制度存在漏洞而導(dǎo)致工作開展不平衡的情況依然十分常見。個(gè)別單位因?qū)n案管理的重視程度不足，相關(guān)管理人員的檔案管理意識(shí)薄弱、因此依然存在相互推卸責(zé)任的問題。

（四）計(jì)生檔案利用率不高

計(jì)生檔案的管理過程當(dāng)中，信息的收集與整理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有及時(shí)獲取信息，保證信息的真實(shí)性、完整性，才能保證檔案質(zhì)量。但是部分檔案因受到相關(guān)法律法規(guī)以及工作需求的限制，所以往往不會(huì)列入政務(wù)信息公開的范疇當(dāng)中，主要面向機(jī)關(guān)內(nèi)部公開，信息得不到充分挖掘，無法拓展用途。而且受限于審批的復(fù)雜程序，以及其他各方面的限制，加之檔案人員的檔案利用意識(shí)較為淡薄等，也會(huì)導(dǎo)致檔案的利用率不高。

二、提升計(jì)生檔案管理工作水平的對(duì)策措施

（一）做好檔案管理的制度建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)大眾的法制意識(shí)及檔案安全意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，對(duì)于檔案的管理與應(yīng)用觀念正在不斷強(qiáng)化，單位的檔案管理部門更應(yīng)如此。對(duì)于單位來說，檔案管理制度的完善，是保證檔案管理水平提升的重要前提條件。為了做好管理工作，必須要嚴(yán)格遵照檔案管理相關(guān)法規(guī)當(dāng)中的要求，完善管理規(guī)章、更新管理理念、提升檔案管理宣傳的力度，優(yōu)化組織體系，增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)人員保障。首先，必須要結(jié)合檔案管理工作崗位的職能要求去針對(duì)性建立人員隊(duì)伍，要嚴(yán)禁一人兼任多職的問題出現(xiàn)。其次，對(duì)于檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用等一系列制度規(guī)范，必須要在保證嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那疤嵯侣鋵?shí)到位，要最大限度剔除管理規(guī)章當(dāng)中的漏洞，明確檔案工作流程，確認(rèn)檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護(hù)、分類等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并且將規(guī)章結(jié)合獎(jiǎng)懲，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，體現(xiàn)約束力。最后，要革新管理技術(shù)，要利用先進(jìn)的管理平臺(tái)，提升檔案管理的效率，保證檔案管理的信息化水平得到提升。

（二）提升檔案應(yīng)用水平

檔案信息的重要價(jià)值是需要不斷挖掘的，而并不是將其視作擺設(shè)，錄入之后便不再關(guān)注。要做好檔案工作，對(duì)于檔案的價(jià)值必須要有充分的認(rèn)識(shí)。為此單位必須要通過講座等形式，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作人員的檔案應(yīng)用意識(shí)，要讓檔案管理人員懂得如何發(fā)掘檔案當(dāng)中有價(jià)值的信息，在依法公開政務(wù)信息的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)掘可利用的檔案信息，同時(shí)保護(hù)密的信息，避免重要信息泄露。要將檔案信息當(dāng)中公開的、可利用的部分盡可能提取出來，匯編成高質(zhì)量的、具有重要價(jià)值的檔案合集。為各個(gè)科室以及相關(guān)人員工作提供參考。為了有效提升檔案的利用水平，在歸檔過程中要重視立卷、組卷、檔案分類、編號(hào)、合理劃分保存期限，為后續(xù)的查詢和工作查考提供便利。

（三）注重檔案信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展，單位的檔案存儲(chǔ)量越來越大，資料的類型愈發(fā)復(fù)雜，內(nèi)容更多，原有的紙質(zhì)檔案也需要陸續(xù)錄入信息化平臺(tái)，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，提升信息化水平，做好檔案管理體系的信息化建設(shè)，必須要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便捷、精準(zhǔn)等優(yōu)勢(shì)，結(jié)合自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、機(jī)關(guān)電子政務(wù)系統(tǒng)等等，形成更加完整的管理體系。特別是要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的同步，紙質(zhì)檔案的錄入雖然需要一定的時(shí)間，但是利用掃描技術(shù)等能夠迅速提取檔案信息的技術(shù)，能夠一定程度加快紙質(zhì)檔案錄入的進(jìn)度。但是因部分檔案包含手寫及簽名等部分，如果依靠掃描提取文字可能無法保證識(shí)別準(zhǔn)確，而且簽名信息轉(zhuǎn)換為電腦字體是不允許的，所以需要一定程度保留圖像?？梢娦畔⒒臋n案管理體系建設(shè)是不容忽視的目標(biāo)，是必須要走的一步。

（四）打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍的能力素養(yǎng)直接決定著檔案安全，是為了做好檔案管理，必須要保證檔案管理人員隊(duì)伍的獨(dú)立性，即是說工作必須要有專人負(fù)責(zé)，要結(jié)合檔案管理崗位的職能要求，完善崗位工作制度，并且要做好資深人才的留存及后備人才的培養(yǎng)，進(jìn)而保證檔案管理崗位的穩(wěn)定性。要重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合講座、觀摩以及定期脫崗培訓(xùn)等不同方式，確保工作人員能夠更加透徹掌握新的工作理念、新的管理技術(shù)手段，才能適應(yīng)新時(shí)期的工作需求。

三、結(jié)語

計(jì)生檔案管理工作，是單位工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是開展計(jì)劃生育工作的必要前提，而檔案管理工作則是保證檔案安全的必要條件。