企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)因素及其控制措施分析

次玉濤 中國(guó)人民大學(xué) 河北太平洋世紀(jì)律師事務(wù)所

一、合同管理

（一）概述

合同是開展經(jīng)濟(jì)行為期間，具有法律效力的主要文件之一，也是引起糾紛的主要來源之一。企業(yè)之間的任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都要以合同的形式來實(shí)現(xiàn)，企業(yè)的成敗，發(fā)展的速度，規(guī)模的程度，一部分因素取決于合同簽訂的質(zhì)量。所以，合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要制度之一。合同管理是指企業(yè)存續(xù)期間，為實(shí)現(xiàn)合同的既定目的，可以依據(jù)現(xiàn)行合同法等相關(guān)法律實(shí)施合同的變更、轉(zhuǎn)讓和終止的綜合表述，其中的部分為管理的內(nèi)容，如訂立、變更、終止等，其余為管理的手段，即審查、監(jiān)督以及控制?；谟嘘P(guān)部門及機(jī)制，利用專業(yè)人才強(qiáng)化對(duì)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目涉及的合同全過程加以管控，并完成資料歸檔。使得合同具有合法性，且相關(guān)當(dāng)事人可完成合同指出的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)降低風(fēng)險(xiǎn)因素帶來的影響，下調(diào)經(jīng)營(yíng)資本投入以及強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)水平，切實(shí)達(dá)到經(jīng)營(yíng)階段的資源最優(yōu)配置，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。

（二）地位

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，隨著外部環(huán)境的不斷變化，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，利益與風(fēng)險(xiǎn)同在，企業(yè)迎來了更大的發(fā)展機(jī)遇，也同時(shí)面臨著難以控制的風(fēng)險(xiǎn)，如何戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)、解決危機(jī)，減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)的成本，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，并且實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化？建立一個(gè)完善的合同管理體系，才是必不可少的一個(gè)重要的機(jī)制。企業(yè)與外部之間構(gòu)建聯(lián)系是借助合同的方式，同時(shí)也可以體現(xiàn)在組織內(nèi)部的聯(lián)系。而企業(yè)內(nèi)部的各組成元素涉及人與物兩類。企業(yè)管理是依據(jù)某種秩序，將內(nèi)部各要素整合起來，并不斷調(diào)整，以形成最佳組合。只有正確處理內(nèi)部管理的全部項(xiàng)目，運(yùn)營(yíng)活動(dòng)才能按照預(yù)期的想法進(jìn)行，獲取良好的效益。企業(yè)簽訂合同是為實(shí)現(xiàn)某些行為，滿足預(yù)期的經(jīng)濟(jì)目的。而合同履行期間，便為組織內(nèi)部的各要素相互協(xié)調(diào)合作的過程。企業(yè)若想保證該過程有序進(jìn)行，便應(yīng)開展多項(xiàng)管理活動(dòng)。為保證合同內(nèi)容能夠有效落實(shí)，需要借助于組織內(nèi)部各個(gè)管理要素的有效配合。并且利用合同進(jìn)行期間開展管理活動(dòng)，還可提高既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的概率。

二、企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素

企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)一般可以分為外部管理風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)合同外部管理風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際上就是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過程中，受國(guó)家政策變動(dòng)和社會(huì)環(huán)境變化影響不得不面對(duì)的一些經(jīng)濟(jì)波動(dòng)和管理要求變更。企業(yè)內(nèi)部的合同管理風(fēng)險(xiǎn)就是建立在企業(yè)運(yùn)行基礎(chǔ)之上的，例如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)、決策風(fēng)險(xiǎn)等。其中合同風(fēng)險(xiǎn)又可以在實(shí)踐中被分為三類：第一，客戶風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)開展相關(guān)工作前，應(yīng)圍繞工作內(nèi)容和工作順序展開協(xié)商，協(xié)商的有效性對(duì)合同的后續(xù)履行及相關(guān)工作有很大的影響。在此過程中，企業(yè)的相關(guān)管理人員需要做好協(xié)商溝通工作，規(guī)避合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于部分存在信譽(yù)問題的客戶可以適當(dāng)做出“不合作”的決策。第二，決策風(fēng)險(xiǎn)。決策風(fēng)險(xiǎn)也是企業(yè)在運(yùn)行過程中不可以避免的風(fēng)險(xiǎn)類型，受技術(shù)手段等因素影響。簡(jiǎn)單來說，在合同決策的過程中，由于技術(shù)的使用、產(chǎn)品的供應(yīng)中存在的部分問題，導(dǎo)致企業(yè)決策的風(fēng)險(xiǎn)程度增大。第三，企業(yè)運(yùn)行的過程風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在執(zhí)行合同的過程中，可能會(huì)受到可流動(dòng)資金的限制，或外部環(huán)境不可抗力的影響。如由于外部因素所導(dǎo)致的企業(yè)合同執(zhí)行出現(xiàn)問題，企業(yè)利潤(rùn)下降，制約后續(xù)其他工作的落實(shí)。

三、企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

（一）提高協(xié)商工作有效性

降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)涉及合同管理的方方面面。一是降低了合同管理的風(fēng)險(xiǎn)，需要在簽訂合同前認(rèn)真討論。在合同簽訂的過程中，先由一方進(jìn)行合同的起草，再由雙方派遣負(fù)責(zé)人就合同細(xì)節(jié)展開商討。這一模式可以在極大程度上減少由雙方共同撰寫合作產(chǎn)生的巨大分歧，提高協(xié)商效率，加快合同敲定進(jìn)程。而這項(xiàng)工作也可以豐富企業(yè)管理合作的經(jīng)驗(yàn)，提高合同管理人員的工作效率和業(yè)務(wù)能力，為企業(yè)合同管理的改進(jìn)帶來更多的幫助。另外，企業(yè)的合同管理者需要不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)合同管理中的漏洞，并及時(shí)對(duì)漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)，以免給企業(yè)帶來更大的負(fù)面影響。

（二）完善企業(yè)合同管理制度

傳統(tǒng)的企業(yè)合同管理部門往往依靠人工管理的模式，從各個(gè)部門抽調(diào)大量人員對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行監(jiān)督。這種監(jiān)督體系的運(yùn)行浪費(fèi)了企業(yè)大量的人力物力。管理者在管理過程中往往會(huì)出現(xiàn)細(xì)節(jié)錯(cuò)誤，最終導(dǎo)致管理效果不佳，影響企業(yè)在合同支持下的利潤(rùn)獲取，為企業(yè)合同管理埋下隱患。因此，應(yīng)建立更加完善的企業(yè)合同管理制度，設(shè)置專業(yè)的管理人員組織和監(jiān)督合同信息，并安排專門的管理人員監(jiān)督合同管理的進(jìn)度，組織進(jìn)度信息，并發(fā)布在企業(yè)工作專欄，方便相關(guān)人員隨時(shí)查詢。在合同管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中，將大大提高合同管理的效率和質(zhì)量，降低合同管理的成本。合同管理人員需要完善企業(yè)合同管理制度，優(yōu)化合同管理措施，建立健全合同管理全周期制度，跟蹤合同從預(yù)算到結(jié)算階段的合同管理信息，在此系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，企業(yè)可以不斷地完善企業(yè)的合同管理信息庫(kù)，將企業(yè)的合同管理工作體系化、系統(tǒng)化，為后續(xù)的企業(yè)合同管理工作提供數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)后續(xù)的合同管理提供數(shù)據(jù)支持。隨著企業(yè)合同管理系統(tǒng)的不斷完善，企業(yè)還可以利用合同管理系統(tǒng)對(duì)發(fā)票過程進(jìn)行跟蹤，并對(duì)合同所涉及的資源使用情況進(jìn)行更細(xì)致的監(jiān)督，提高企業(yè)的利潤(rùn)。

（三）構(gòu)建科學(xué)合理的合同管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系

全面分析表明，完善的企業(yè)合同管理制度是重要保證。比如在選擇合作單位時(shí)，要以信用為重要參照，選擇信用度高的企業(yè)進(jìn)行合作。同時(shí)，在合同執(zhí)行過程中，要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和綜合考慮。為盡可能減少損失，要高度重視異常發(fā)現(xiàn)，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)快速響應(yīng)，登記異常信息，判斷風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容。同時(shí)，合同管理者要加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)的化解，認(rèn)真調(diào)查可能的風(fēng)險(xiǎn)因素，設(shè)計(jì)應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。隨著信息時(shí)代的進(jìn)步，可以結(jié)合科學(xué)、現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查和實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高管理效率，充分發(fā)揮工程預(yù)算的重要作用。

（四）合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系的建立

為了降低企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)，還需要一個(gè)完善的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系。健全的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系包括風(fēng)險(xiǎn)信息、風(fēng)險(xiǎn)決策和風(fēng)險(xiǎn)溝通。企業(yè)需要通過仔細(xì)的信息分析，以最高的效率確定可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的因素，并在合同中明確責(zé)任人。將合同管理任務(wù)落實(shí)到每位管理人員，明確合同簽訂的關(guān)鍵信息，對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的合同簽訂進(jìn)行控制。通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控信息的分析，得出最有利于企業(yè)發(fā)展的合同簽訂條件，并根據(jù)不同的客戶情況調(diào)整具體的簽訂方式。

（五）補(bǔ)充流程管理體制

發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)整改，有效規(guī)避合同執(zhí)行中的各種風(fēng)險(xiǎn)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作，如果控制不到位，就會(huì)影響后續(xù)工作的順利實(shí)施。因此，做好合同管理，充分發(fā)揮其監(jiān)管職能是企業(yè)工作的重點(diǎn)。合同管理內(nèi)容包括前期的市場(chǎng)深入調(diào)查、合同條款制定、相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)性核對(duì)，最終簽訂、執(zhí)行及后期涉及分包轉(zhuǎn)讓等相關(guān)程序。每個(gè)階段都要有專人負(fù)責(zé)，將可能存在的風(fēng)險(xiǎn)分解，具體到個(gè)人，確保各個(gè)環(huán)節(jié)按照要求完成。此外，相關(guān)的監(jiān)察機(jī)構(gòu)，要安排專人進(jìn)行流程監(jiān)管，對(duì)于具體內(nèi)容實(shí)施情況要一一進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出并督促解決，保障合同的實(shí)施更加規(guī)范化。從實(shí)際狀況來看，目前出現(xiàn)的問題大多數(shù)是由于信譽(yù)度不夠引起的。對(duì)此，改變現(xiàn)狀的主要渠道，就是提高對(duì)相關(guān)參與者的信譽(yù)度評(píng)估力度，制定完善的評(píng)估體系。在實(shí)際執(zhí)行過程中，清除一切障礙，保障現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管順利開展。因此，在合同簽訂前要形成信用檔案，對(duì)甲乙雙方的資信都要深入調(diào)查，認(rèn)真評(píng)估，做好數(shù)據(jù)留存，以供后期參考。

（六）強(qiáng)化職工法律意識(shí)，提升合同管理能力

加強(qiáng)企業(yè)全體員工的經(jīng)濟(jì)合同法律意識(shí)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)教育，定期舉辦各類講座、培訓(xùn)，將合同法律意識(shí)融入各級(jí)人員思想中；另外加強(qiáng)廉政教育，強(qiáng)化遵守職業(yè)道德意識(shí)，杜絕違法違紀(jì)事項(xiàng)。對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的常用合同，企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式文本。重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭，會(huì)同合同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門共同起草，必要的時(shí)候聘請(qǐng)法律顧問。

四、結(jié)論

綜上所述，有效的合同管理，可降低經(jīng)濟(jì)損失的發(fā)生概率。為此，企業(yè)需完善企業(yè)管理制度，構(gòu)建科學(xué)合理的合同管理體系，同時(shí)培養(yǎng)全體職工的法律常識(shí)，避免被他人利用合同條款的變相闡述，損害自身的利益，并聘請(qǐng)法律顧問，從制度、體系到法律，多維度的保障企業(yè)權(quán)益。