淺談事業(yè)單位人事檔案管理

王志超 濟(jì)南市萊蕪老干部服務(wù)中心

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質(zhì)量要想得到顯著提升，就需要配備專業(yè)化、技能化的管理人員，而從實(shí)踐情況來(lái)看，在人事檔案管理工作中，相關(guān)的管理人員往往都不是專職的，其專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)嚴(yán)重不足，很多人員是從其他部門調(diào)去的，由此導(dǎo)致檔案管理效率不能得到充分提升，很多管理工作與相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)不夠吻合，整體質(zhì)量不容樂(lè)觀。在事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作，人事檔案管理工作是其中至關(guān)重要的組成部分，著重做好人事檔案管理工作，才能使事業(yè)單位人事管理工作效率顯著提升，并且進(jìn)一步適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更加良好的發(fā)展。當(dāng)前，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行更加規(guī)范化、科學(xué)化的管理，然而從實(shí)際情況來(lái)看，在人事檔案管理工作中仍然有很多的不足，對(duì)于事業(yè)單位的管理效率造成嚴(yán)重影響，對(duì)此，就需要進(jìn)一步提出切實(shí)可行的對(duì)策，使各項(xiàng)管理工作呈現(xiàn)更加良好的效益。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

我國(guó)人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事檔案這一措施。檔案分為很多種，人事檔案只是其中一個(gè)重要的方面，有它本身獨(dú)特的作用。人事檔案主要收錄員工的履歷、考核、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、工資等方面，員工的個(gè)人信息都會(huì)包括在里面，因此保密工作一定要做好，錯(cuò)誤率也應(yīng)該盡可能降低，這是對(duì)員工的一種安全保障，人事檔案也可以作為選拔人才的重要依據(jù)。人事檔案對(duì)于企業(yè)有很重要的意義，可以減少人員不合理分配的現(xiàn)象。人事檔案管理如果與信息化相結(jié)合，可以更加方便快捷，方便更改和調(diào)動(dòng)，大幅度提高管理效率?，F(xiàn)代化的設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片或者電子版，可以隨時(shí)隨地打印和復(fù)印，快捷方便，同時(shí)可以有效保障員工個(gè)人信息的安全性，對(duì)于員工而言可以更放心，同時(shí)更全身心投入到自己的工作崗位中。

二、事業(yè)單位人事檔案管理

（一）加大人事檔案工作的信息化建設(shè)力度

目前，在人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)全面落實(shí)信息化技術(shù)，制定完善的人事檔案管理信息化體系，這個(gè)方式也可進(jìn)一步解決人事檔案管理的質(zhì)量問(wèn)題。第一，在事業(yè)單位中，應(yīng)該在人事檔案管理部門適當(dāng)配備一些軟硬件器材，比如，計(jì)算機(jī)、管理軟件以及掃描儀等多個(gè)不同設(shè)備，這些設(shè)備都可以將圖片或文字形式逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，這樣就進(jìn)一步達(dá)到紙質(zhì)和電子格式互相儲(chǔ)存的目標(biāo)，在很大程度上提高歸檔工作效率。除此之外，還需結(jié)合一些相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步改善人事檔案管理工作內(nèi)容，從而為社會(huì)提供更加優(yōu)秀的檔案信息服務(wù)，這樣就可以在很大程度上解決人事檔案工作的質(zhì)量問(wèn)題，促進(jìn)相關(guān)工作可以更加穩(wěn)定的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，規(guī)范考核機(jī)制

在人力資源管理工作中，可以引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作人員的積極性，充分挖掘員工的潛能，合理配置人力資源，做到人盡其才。采用競(jìng)聘上崗制度，能夠避免傳統(tǒng)工作制度的影響，打破封閉化的單位運(yùn)作方式和一些腐敗現(xiàn)象。優(yōu)勝劣汰，招聘高素質(zhì)的工作人員。引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，將工作人員的日常表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力和績(jī)效掛鉤，規(guī)范績(jī)效考核機(jī)制，從而激發(fā)工作人員的積極性。

（三）注重由檔案管理者向信息開(kāi)發(fā)者之間的轉(zhuǎn)變

事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化不僅要重視設(shè)備的更新和技術(shù)的引進(jìn)，更重要的是轉(zhuǎn)變和提高人事檔案管理者的思想觀念和綜合素質(zhì)。信息化管理已經(jīng)是人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變趨勢(shì)，因此事業(yè)單位的管理者必須要給予充分的重視。檔案管理工作者的素質(zhì)甚至在某種程度上決定著人事檔案管理系統(tǒng)的興衰。新時(shí)期的人事檔案管理者不僅要注重信息的保存，實(shí)際上還要加上很多方面的工作，才能組成人事檔案管理系統(tǒng)。管理者除了要有掌握基礎(chǔ)設(shè)施的能力之外，還要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，每個(gè)人都有自己負(fù)責(zé)的板塊和區(qū)域，做好分內(nèi)工作的同時(shí)也要開(kāi)動(dòng)腦筋，及時(shí)更新自己的管理理念，從而提高工作效率，減少錯(cuò)誤率。另外，工作者一定要注重信息的開(kāi)發(fā)，及時(shí)更新檔案信息庫(kù)，為企業(yè)提供更多的用人參考。同時(shí)人事檔案管理者一定要注重自己觀念的轉(zhuǎn)變，及時(shí)上報(bào)更新自己的管理設(shè)備和管理系統(tǒng)，為事業(yè)單位和員工提供更高效、更快捷、更方便的服務(wù)。

（四）逐步完善人事檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)增加資金投入，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新工作管理手段，提高這項(xiàng)工作的管理水平。另外，應(yīng)該重視基本設(shè)施建設(shè)工作，以相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為主要依據(jù)，建設(shè)檔案閱讀室，為人事檔案存放提供良好的條件，保證其采光與通風(fēng)性能都符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)防潮與防盜保護(hù)措施，安全保存檔案。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該定期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)，保障人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前事業(yè)單位中，應(yīng)建立一種現(xiàn)代化人事檔案管理措施和具體方案，這可以在很大程度上提升職工自身的管理水平以及工作效率。根據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)狀，在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中仍然存在著一部分的問(wèn)題，比如相關(guān)工作人員沒(méi)有全面了解檔案管理中的重點(diǎn)、自身的管理能力比較弱等，因此，本文就事業(yè)單位人事檔案管理所發(fā)揮的重要作用以及其中出現(xiàn)的問(wèn)題提出一些相應(yīng)的對(duì)策，以便可以為事業(yè)單位人事檔案管理更加規(guī)范提供參考。