淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉鐸 山東鄒平市好生街道辦事處

本文重點論述的是檔案管理創(chuàng)新給檔案管理工作帶來的幫助，以及電子檔案的融入從多方面提高了檔案管理的服務質量。電子檔案管理工作對人社局的檔案管理有著非凡的意義，從工作原理上分析，其實就是將傳統(tǒng)的存儲模式轉變?yōu)樾畔⒕W絡模式，并將這些信息資源有效存入電子辦公設備中。我們都知道，存儲的內容形式多式多樣，如何有效保存聲音與圖像，永久存儲在檔案管理設備中，無疑是一個重要的課題，值得我們研究與探索，電子檔案管理在很大程度上改變了傳統(tǒng)管理的弊端，也是人社局檔案管理的未來重要發(fā)展方向。因此，檔案管理向電子檔案管理的轉變是當前最為重要的一項任務，需要人社局管理部門高度重視。

一、電子信息化管理模式建設的作用和優(yōu)勢

（一）提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對上述弊端方面進行了彌補，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯的概率。目前，對于檔案的檢索和應用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

（二）提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關工作人員和部門的協(xié)調配合。構建電子信息化檔案管理的平臺，在信息資源共享和各個部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時間，將工作效率大大提升。通過對以往的調查和工作經驗進行分析，電子信息化檔案管理平臺建立完成之后，企業(yè)對于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時間和工作的成本。

二、電子檔案管理呈現(xiàn)的主要問題

（一）檔案管理制度需要重新調整

近幾年來，隨著電子檔案的全面融入，檔案管理信息化已經全面融入人社局的管理工作中，之前的傳統(tǒng)管理模式中，管理部門缺乏電子檔案管理制度，對檔案管理信息化建設沒有充分認識與全面的投入，更沒有統(tǒng)一的科學化標準。因此，電子檔案管理仍然存在許多的問題沒有得到解決，電子檔案在管理過程中，管理制度非常重要，如果電子檔案在管理過程中不夠嚴謹細致，就會出現(xiàn)許多疏漏與不規(guī)范的情況，有關部門需要盡快建立完整的管理機制來規(guī)范電子檔案管理，電子檔案的融入，不但可以減輕檔案管理的壓力，同時也可以提高服務質量，拓展服務范圍，這對于檔案管理標準化有著非常重要的作用。

（二）網絡安全性需要高度重視

電子檔案已經逐漸被事業(yè)單位所認可，對于檔案管理的有效性也起到了很大促進作用，但從另一方面分析，科學技術的限制與電子檔案管理系統(tǒng)的缺乏，這也導致檔案資源的不完善以及出現(xiàn)疏漏的情況。雖然電子檔案管理離不開信息網絡的支撐，但是電子檔案也是網絡環(huán)境與管理系統(tǒng)的前提基礎與條件，因此，在對于電子檔案的管理過程中，需要建立一個穩(wěn)定安全的網絡平臺來促進管理效率，所以說，電子檔案管理的安全性至關重要。

三、新時期電子檔案的管理策略

（一）健全電子檔案安全管理組織機制

在電子檔案的安全管理過程中，最重要的是要具備合理的安全管理組織機制，能夠協(xié)調把控安全管理的各個方面。一方面，建立健全安全管理組織。特別是應加快建立健全電子檔案安全管理組織機構，在檔案館的工作崗位中，設置專門負責電子檔案安全管理的崗位，加快落實電子檔案安全管理工作的領導機制與電子檔案安全協(xié)調機制，明確職責，合理分工，一定要將檔案的安全管理作為日常性工作來開展，能夠在日常的檔案工作中收集和預測檔案的安全風險、識別安全風險、明確安全管理的職責、制定安全管理的對策，能夠根據(jù)實際情況靈活應變，有效處置各項安全風險，從而進一步提高電子檔案的安全管理水平。

（二）信息網絡安全在電子檔案管理中的重要意義

一方面，電子檔案的安全性可以有效避免檔案信息的儲存與查閱過程中出現(xiàn)的問題，可以有效對重點資料進行統(tǒng)一的審批與檢驗，而在收集檔案資源的過程中，有關部門要高度重視信息網絡的安全性，還要對網絡傳輸過程中容易出現(xiàn)的問題提前做出檢測與檢查，將風險性降低到最小值；另一方面，檔案管理部門還要注重維護管理人員的工作嚴謹性，確保檔案資源在傳輸中的穩(wěn)定性與全面性，從多方面保障電子檔案安全性的提升，根據(jù)當前的情況建立一套健全的管理機制與管理體系，以確保檔案管理人員在查閱過程中的全面性與安全性，這也是電子檔案管理的主要優(yōu)勢體現(xiàn)，在此過程中需要加強各方面的管理制度，確保人社局電子檔案管理制度的開發(fā)與進程。

（三）加大對檔案管理人員的培訓

在檔案電子化管理過程中，一些企業(yè)招聘的檔案管理人員專業(yè)能力不強，從而嚴重阻礙了檔案電子化管理進程。由于絕大多數(shù)檔案管理人員對信息技術的使用不熟悉，未能充分認識互聯(lián)網技術帶給檔案管理的便捷性，也缺乏電子信息技術的使用能力，對互聯(lián)網技術的應用模棱兩可，極其不利于檔案電子化管理工作的開展。因此，要積極對檔案管理人員進行培訓，提高其信息技術的使用能力，并正確認識檔案的電子化管理工作，不斷地提高工作能力，以促使檔案電子化管理工作取得較大的進展，邁向新的臺階。

四、結語

綜上所述，電子信息化管理模式的應用成為一種必然的發(fā)展趨勢，這也是各行各業(yè)對于檔案管理工作的要求，只有在實際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質量和水平，才能發(fā)揮檔案的應用價值，為行業(yè)的發(fā)展助力。