提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

王飛 東阿縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值

（一）提升檔案管理工作效率

事業(yè)單位在開展檔案管理過程中，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，針對(duì)一些存檔資料比較多的事業(yè)單位，通過推動(dòng)信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時(shí)間，同時(shí)也有利于管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。

（二）促使檔案管理更加規(guī)范

事業(yè)單位的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進(jìn)行填寫，受個(gè)體差異性影響，不同人員在填寫時(shí)字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對(duì)檔案管理也帶來了一定影響。通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。

（三）更有利于檔案安全存儲(chǔ)

傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)檔案形式存在，隨著時(shí)間的推移，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會(huì)出現(xiàn)破損問題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長時(shí)間的存儲(chǔ)會(huì)導(dǎo)致紙張本身也會(huì)變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無須占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢(shì)。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的相關(guān)措施

（一）健全事業(yè)單位檔案建設(shè)的管理制度

有一套完整的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，才能對(duì)從業(yè)人員的行為進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，保障事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作有序進(jìn)行。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理的完善性標(biāo)準(zhǔn)化程度，直接關(guān)系著每個(gè)部門每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率，同樣也是需要各部門共同協(xié)調(diào)配合來完成的。事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，將檔案管理制度納入單位內(nèi)的必行規(guī)章制度中去，首先需要對(duì)各模塊工作進(jìn)行分析，明確在檔案管理過程中的責(zé)任和義務(wù)，例如人事科需要提供比較精準(zhǔn)的實(shí)時(shí)更新的人事變動(dòng)情況，對(duì)人員入職、離職和調(diào)動(dòng)手續(xù)做好統(tǒng)計(jì)、整理和匯入檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案建設(shè)工作做好人事材料準(zhǔn)備。事業(yè)單位注重規(guī)范各崗位在檔案管理進(jìn)程中的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要求全員按照標(biāo)準(zhǔn)操作，對(duì)于信息篩查、統(tǒng)計(jì)等采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，便于后期的信息整合分析。

（二）完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃

為了使信息化檔案管理在實(shí)施過程中有明確的方向和依據(jù)，就要在事業(yè)單位檔案管理過程中明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。這樣檔案管理才能取得更好的效果，同時(shí)也能促進(jìn)事業(yè)單位的長期發(fā)展。首先要對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行仔細(xì)的研究和分析，然后規(guī)劃信息化發(fā)展的基本需求，之后再對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行完善。同時(shí)，檔案管理部門之間也要進(jìn)行及時(shí)溝通以及相互配合，使檔案管理的工作更加靈活，并擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。所以，為了提高事業(yè)單位管理工作的效率和質(zhì)量，就要在開展工作之前做好相關(guān)的規(guī)劃工作，使得檔案管理工作能夠有條不紊地進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

要實(shí)現(xiàn)高水平的檔案管理就需要聘請(qǐng)專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員進(jìn)行工作，同時(shí)也要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)技能。此外，還要注意人文關(guān)懷，在日常的工作與學(xué)習(xí)中，要注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行鼓勵(lì)，提高其學(xué)習(xí)的積極性，進(jìn)一步提升專業(yè)素養(yǎng)。為了引進(jìn)更多的專業(yè)人才，事業(yè)單位也要拓寬人才引進(jìn)的渠道，為事業(yè)單位注入更多的新鮮活力。

（四）制定檔案信息化監(jiān)督機(jī)制，做好涉密管理工作

為了持續(xù)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，還要建立健全完善的管理機(jī)制，監(jiān)督檔案管理人員的工作，保證信息的安全性和準(zhǔn)確性。在建立健全監(jiān)督機(jī)制的過程中，不僅要建立內(nèi)部監(jiān)督，還要建立外部監(jiān)督，這樣一來才能更好地發(fā)揮出監(jiān)督效果。檔案室也要定期開展檔案信息化設(shè)備和信息網(wǎng)站的檢查與維護(hù)工作，防止病毒攻擊網(wǎng)站，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不利的影響。此外，為了進(jìn)一步保證信息的安全性，要加大保密力度，防止檔案信息外露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（五）樹立積極向前的思想工作觀念

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作除了要做好技術(shù)方面的創(chuàng)新外，還要對(duì)工作人員的意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。增強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識(shí)，不僅能有效推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步，還能切實(shí)保障檔案管理信息化建設(shè)工作的效率，推動(dòng)信息檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程。通過這種方式促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段發(fā)生巨大的改變，提升管理工作效果，在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對(duì)人員思想工作觀念的培養(yǎng)而言，事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要注重自身言行，結(jié)合檔案管理相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意翻看檔案資料，也不能任意調(diào)用各類檔案信息，有效保障信息安全。

三、結(jié)束語

在信息化背景下，許多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化系統(tǒng)，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，使得信息化系統(tǒng)更合理地用于檔案管理工作中，同時(shí)，針對(duì)目前存在的一些問題要積極進(jìn)行探索，對(duì)問題出現(xiàn)的原因進(jìn)行分析，及時(shí)找到解決問題的方法，盡量避免影響后續(xù)的工作。