數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略分析

朱邕俊 廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院

近年來，我國大力開展公立醫(yī)院改革，醫(yī)院精細(xì)化管理勢在必行，而醫(yī)院檔案當(dāng)中保存著臨床以及醫(yī)政等重要信息，加強(qiáng)檔案管理、提高檔案利用率能夠充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)醫(yī)院改革發(fā)展。當(dāng)前，信息技術(shù)快速發(fā)展，為檔案管理信息化提供了條件，也給醫(yī)院檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院應(yīng)該抓住機(jī)遇，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案管理模式。

一、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

第一，檔案信息處理高效性。在數(shù)字信息化背景下，可以通過相應(yīng)的技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，繼而提高檔案信息處理的效率。第二，檔案信息存儲數(shù)字化。在數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院可以利用計算機(jī)等設(shè)備以及相關(guān)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。第三，在數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院可以利用信息共享平臺獲得更多的信息資源，滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，這也會促進(jìn)檔案信息管理的數(shù)字化，所以需要積極應(yīng)用信息技術(shù)完善檔案管理工作[1]。

二、數(shù)字信息化背景下創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的重要性

在數(shù)字信息化背景下，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作具有重要意義。第一，利用數(shù)字信息技術(shù)可以加大對人才的培養(yǎng)與利用力度，充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，提高醫(yī)院的運(yùn)營效率[2]。第二，檔案中包含著各個部門的信息，影響著各個部門政策的制定和規(guī)劃發(fā)展，而創(chuàng)新檔案管理有利于提高檔案管理質(zhì)量，繼而提高醫(yī)院管理水平。

三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院都在進(jìn)行整體的信息化建設(shè)工作，但是從實際情況來看，醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在諸多問題。首先，醫(yī)院對檔案管理的重視程度不足且缺乏信息化意識。檔案管理工作并不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以部分醫(yī)院管理者不愿意在檔案管理工作上投入太多時間。同時，管理者也沒有意識到檔案管理信息化的重要性，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)速度較慢。其次，醫(yī)院的檔案管理機(jī)制不夠健全。部分醫(yī)院沒有針對這一項工作制定統(tǒng)一的管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作具有較強(qiáng)的隨意性[3]。

四、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新策略

（一）增強(qiáng)檔案管理信息化意識

實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵就在于增強(qiáng)檔案管理信息化意識，所以醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對數(shù)字信息技術(shù)的研究，增強(qiáng)檔案管理信息化意識。首先，醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)以及各個部門都需要意識到數(shù)字信息化在檔案管理中的作用，為檔案管理信息化建設(shè)提供人力、物力以及財力支持。此外，各個部門需要積極學(xué)習(xí)信息化檔案管理的方法與技巧，部門之間也需要加強(qiáng)配合，共同推動檔案管理創(chuàng)新的深入。

（二）完善信息化檔案管理制度

管理機(jī)制在檔案管理工作中發(fā)揮著指導(dǎo)與約束的作用，所以醫(yī)院需要根據(jù)數(shù)字信息化以及檔案管理的特點(diǎn)完善信息化檔案管理制度。第一，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀與要求細(xì)化檔案管理流程，根據(jù)檔案的收集、處理、保存、利用等各個方面落實檔案管理部門以及各個部門的職責(zé)。第二，醫(yī)院需要完善人員考核制度，定期對檔案管理人員進(jìn)行理論及實踐兩方面的嚴(yán)格考核，增強(qiáng)管理人員的職責(zé)意識。第三，醫(yī)院可以將檔案管理信息化建設(shè)納入績效考核指標(biāo)的內(nèi)容。根據(jù)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)三級公立醫(yī)院績效考核工作的意見》（國辦發(fā)〔2019〕4 號）文件要求，將檔案管理工作的效果納入醫(yī)院績效改革的考核范圍內(nèi)，利用完善的考核制度對檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格考核。

（三）創(chuàng)新信息化檔案管理方法

醫(yī)院應(yīng)該積極利用數(shù)字信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方法，將傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化管理模式。首先，醫(yī)院檔案管理部門需要采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的檔案存儲方式。檔案管理部門可以利用數(shù)字信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、文本轉(zhuǎn)換，形成電子檔案之后，檔案管理部門需要設(shè)置專門的檔案數(shù)據(jù)庫，將這些檔案存儲在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這樣就可以讓檔案利用者直接在網(wǎng)絡(luò)上搜索和查閱檔案，也可以有效避免紙質(zhì)檔案被損壞，保存紙質(zhì)檔案當(dāng)中的原始數(shù)據(jù)。其次，檔案管理部門可以根據(jù)管理者、醫(yī)生、護(hù)士以及病人等不同人群查閱檔案的需求以及特點(diǎn)創(chuàng)新檔案管理手段，為檔案利用者提供自助信息查詢服務(wù)。此外，醫(yī)院可以根據(jù)自身的實際情況以及檔案管理需求研發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，若缺乏程序編寫人員，醫(yī)院可以與專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)企業(yè)合作共同研發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率、降低運(yùn)營成本。

（四）提高檔案管理人員的水平

提高檔案管理人員的管理能力是開展信息化檔案管理工作的關(guān)鍵，所以醫(yī)院應(yīng)該通過有效措施打造專業(yè)的檔案管理隊伍。首先，醫(yī)院可以根據(jù)需求招納經(jīng)驗豐富、有檔案管理知識且具備信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才，優(yōu)化檔案管理隊伍，充分發(fā)揮人才在檔案管理中的作用，提高檔案管理質(zhì)量。其次，醫(yī)院需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院可以邀請檔案管理專家開設(shè)講座，也可以定期安排部分檔案管理人員進(jìn)修，從而在豐富其管理經(jīng)驗的同時提高其數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用能力。

五、結(jié)語

數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作具有檔案信息處理高效性、檔案信息存儲數(shù)字化、檔案信息資源多元化等特征，創(chuàng)新檔案管理工作能夠促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展、實現(xiàn)信息的整合與共享，所以醫(yī)院應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理信息化意識、完善信息化檔案管理制度、利用數(shù)字信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方法、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)的實現(xiàn)。