優(yōu)化人事檔案管理措施提升人事工作服務(wù)水平的路徑探索

英穎穎 江蘇省連云港市東海縣青少年科技活動中心（東?？萍拣^）

一、人事檔案管理理論概述

（一）人事檔案管理的發(fā)展

人事檔案是指單位在職人員的基本信息，例如家庭成員、個(gè)人學(xué)習(xí)履歷、工作績效考核、職務(wù)任免晉升等等的記錄。是事業(yè)單位獎懲職工、調(diào)動人員、晉升選拔的主要參考依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理的發(fā)展不斷深入，逐漸進(jìn)入了一個(gè)嶄新的狀態(tài)。第一，人事檔案管理內(nèi)容逐漸多樣化、復(fù)雜化，其作為人才服務(wù)體系的組成部分，在工作過程中就要注重以人為本的理念。第二，人事檔案管理在不斷深入的探索和研究，人事檔案工作隊(duì)伍和人員的整體素質(zhì)也在不斷加強(qiáng)。第三，隨著信息化水平的不斷提升，人事檔案管理逐步走向現(xiàn)代化。專業(yè)化、智能化的人事檔案管理技術(shù)為現(xiàn)代人力資源管理提供支持。

（二）人事檔案管理與人事制度的關(guān)系

一方面，人事檔案管理是事業(yè)單位人事制度的重要體現(xiàn)，是促進(jìn)事業(yè)單位人力資源效率最大化的重要手段。良好的人事檔案管理可以為單位提供完整的信息鏈，人事部門的相關(guān)人員有需要的時(shí)候，可以通過人事檔案動態(tài)評估方法，跟蹤個(gè)體發(fā)展軌跡，進(jìn)而找到合適的人才。另一方面，人事檔案管理能夠規(guī)范、科學(xué)地預(yù)測人才需求，促進(jìn)事業(yè)單位不斷完善人事制度。良好的人事檔案管理有利于事業(yè)單位制定人才計(jì)劃，有利于員工的個(gè)人發(fā)展與創(chuàng)新，可以進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位人事制度的完善。

二、人事檔案管理相關(guān)理論依據(jù)

（一）人事檔案管理制度

制度作為各行業(yè)、單位的行事標(biāo)準(zhǔn)，對于規(guī)范工作流程、進(jìn)行人員管理、開展工作監(jiān)督來講是十分重要的。人事檔案管理制度，是單位內(nèi)部關(guān)于員工的檔案綜合管理標(biāo)準(zhǔn)，對于事業(yè)單位來講，開展有效的人事檔案管理活動，需建立完善的檔案管理制度，按照人事檔案管理制度來進(jìn)行人事檔案管理工作。目前，國家規(guī)定的人事檔案管理制度必須包括人事檔案管理的目的、使用的范圍、分類、存放環(huán)境等，除此之外，對于人事檔案的使用方式和有關(guān)手續(xù)都有特定的制度。

（二）人事檔案管理辦法

為了提高檔案管理水平，管理部門制定了多種管理辦法。具體管理方法包括明確人事檔案的管理內(nèi)容、實(shí)行人事檔案集中管理、專業(yè)管理人員進(jìn)行管理等。在這個(gè)管理過程中，管理人員對人事檔案進(jìn)行歸檔、登記、整理、補(bǔ)充、保管，對員工崗位、工資變動進(jìn)行登記，管理人員變動時(shí)進(jìn)行相關(guān)管理交接，方便相關(guān)部門人員出入。隨著時(shí)間的變化，人事檔案管理辦法也會隨之發(fā)生更改，比如出現(xiàn)單位性質(zhì)變更、部門變更、人事變動，或是現(xiàn)有的人事檔案管理辦法無法滿足現(xiàn)有的人事要求時(shí)，人事檔案管理辦法同樣會發(fā)生相應(yīng)的變化。不過通常情況下，人事檔案管理辦法是相對穩(wěn)定的，因?yàn)闄n案內(nèi)容管理復(fù)雜度高、內(nèi)容細(xì)化程度高，若持續(xù)發(fā)生制度變更的話，會造成人事管理工作的混亂。

三、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理措施較為單一

當(dāng)前，人事檔案管理模式還是有待進(jìn)一步優(yōu)化，工作缺乏規(guī)范化。主要表現(xiàn)為人事檔案管理措施較為單一、人事檔案管理工作方法落后。一部分事業(yè)單位人事檔案的管理仍以紙質(zhì)資料為主，不重視電子資料的保存和使用。紙質(zhì)的人事檔案不利于資料的保存，僅依靠管理者的低層次粗放管理模式，檔案資料內(nèi)容更新不及時(shí)，難以發(fā)揮人事檔案管理的作用。但是部分管理層人員對此并不重視，僅僅將人事檔案管理工作看作是簡單的“歸檔”工作，在專業(yè)性、規(guī)范性方面的水平均較低。因此也不會持續(xù)優(yōu)化人事檔案管理措施，只使用相對陳舊的制度。這樣一來，會造成既定制度無法滿足人事工作需求的情況，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理工作整體的滯后。

（二）人事檔案管理制度的不健全

目前事業(yè)單位管理中還存在著人事檔案管理制度不健全的問題，由于部分領(lǐng)導(dǎo)沒有太過于重視人事檔案管理，導(dǎo)致單位沒有健全的人事檔案管理工作制度和工作流程，這就往往會導(dǎo)致人事檔案資料不完善、人事檔案管理工作流程混亂、人事管理缺乏公信力等情況的發(fā)生。此種狀況下，若長期制度沒有得到完善，不僅會造成相關(guān)工作的滯后，還會引發(fā)員工“干好干壞無所謂”情緒的出現(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)一步落后。

（三）人事檔案管理意識有待提高

對于認(rèn)識檔案管理工作而言，管理意識的提升無疑是更為重要的。但是目前很多單位依舊沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)。尤其是在認(rèn)知上存在不足。他們覺得人事檔案管理會浪費(fèi)事業(yè)單位的人力、物力和財(cái)力，認(rèn)為在檔案工作中做到收集好、保存好，可以應(yīng)對基本的外調(diào)和查詢即可。正是由于思想認(rèn)識的缺失，使得人事檔案管理意識薄弱，人事檔案管理難以深入地進(jìn)行。與此同時(shí)，能力的不足也是阻礙管理事業(yè)發(fā)展的重要因素，檔案管理人員的管理思維、管理能力直接決定著檔案管理工作的效果，如果員工對人事檔案沒有進(jìn)行系統(tǒng)的整理，已很難滿足人事制度改革的需要。

（四）人事檔案管理缺乏有效的監(jiān)督

一方面，缺乏有效的自我監(jiān)督模式。人事檔案管理工作主要依靠內(nèi)部監(jiān)督來提高這一工作的質(zhì)量。但是目前，很多單位的檔案管理工作監(jiān)督模式過于簡單，只是偶爾進(jìn)行人工的抽查等，無法進(jìn)行有效的內(nèi)部監(jiān)督，不利于工作質(zhì)量的提升，另一方面，缺乏有效的外部監(jiān)督。外部監(jiān)督是檔案管理部門之外部門對其工作的監(jiān)督，目前，外部的監(jiān)督往往并不深入，不能發(fā)現(xiàn)其深層的問題，也就更不能有效的加以改善。

四、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)人事檔案管理，增強(qiáng)人力資源水平

加強(qiáng)人事檔案管理，增強(qiáng)人力資源水平是適應(yīng)事業(yè)單位管理體制改革發(fā)展的必然要求。因此，在一定程度上，將其納入日常管理考核參考信息中也是可行的。還要加大對人事檔案管理的支持力度，從而確保人事檔案管理工作有序進(jìn)行。

同時(shí)，人事檔案管理人員必須要正確看到這一工作，態(tài)度的端正是必備條件，同時(shí)，服務(wù)意識的有效提升也是基礎(chǔ)條件之一。為了提高人事檔案管理工作的效率，確保管理人員明確自己的職責(zé)與權(quán)限也是非常重要的。

（二）完善人事檔案管理體系，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

事業(yè)單位應(yīng)不斷完善人事檔案管理體系，加強(qiáng)相關(guān)人才的培養(yǎng)。目前，高素質(zhì)人才已經(jīng)越來越多，在這一背景下，人才培養(yǎng)模式也應(yīng)該得到進(jìn)一步的優(yōu)化，整體標(biāo)準(zhǔn)還應(yīng)再拔高，以適應(yīng)人才素養(yǎng)不斷提升的現(xiàn)狀。通過各種手段加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，不斷提高員工的人事檔案管理水平和能力，打造專業(yè)化隊(duì)伍。事業(yè)單位更要加強(qiáng)人力資源部門的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，建設(shè)具有專業(yè)素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)信息日益增多的今天，由于網(wǎng)上信息獲取渠道的增加，人才的培養(yǎng)也更加便利。事業(yè)單位還應(yīng)鼓勵人才積極進(jìn)行自我提升。

（三）建立健全人事檔案管理，提高人事人才文化

事業(yè)單位應(yīng)建立健全人事檔案管理，提高人事人才文化。人事檔案管理工作的進(jìn)行實(shí)際上與人事人才管理工作息息相關(guān)，根據(jù)人事檔案管理工作能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行合理的管控，并提高人才管理工作的效率。對于人事管理部門而言，人事檔案管理能夠反映很多信息，例如員工期望薪資、期望假期等信息，根據(jù)這些信息單位能夠重建人事人才文化，利于單位的發(fā)展。

比如針對檔案管理工作，可設(shè)置“節(jié)點(diǎn)考核”，針對考核結(jié)果進(jìn)行獎懲；日常工作中，還可多和其它部門進(jìn)行互動，在多進(jìn)行交流的基礎(chǔ)上，提升職工的幸福感。這樣在借助物質(zhì)、精神雙重獎勵的基礎(chǔ)上，能夠進(jìn)一步提高人事人才文化，促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

五、優(yōu)化人事檔案管理和人事工作服務(wù)水平的路徑

（一）建立完善人事檔案管理制度

事業(yè)單位要提高人事檔案工作服務(wù)水平，就要高度重視人事檔案管理制度的建設(shè)和實(shí)施，制定文件生成、收集、整理、分類、排序、歸檔、存儲、檢索、存取等一系列基本的規(guī)章制度。制定切實(shí)可行的人事檔案管理目標(biāo)、任務(wù)、政策及相關(guān)政策，并對全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高對人事檔案的重視程度。

（二）優(yōu)化人事檔案管理體系，提高考核的重要性

事業(yè)單位可以不斷優(yōu)化人事檔案管理體系，結(jié)合實(shí)際情況，制定人事檔案管理的工作流程和模式，完善人事檔案管理措施保障機(jī)制，規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容、流程和標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)人事檔案管理向著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。事業(yè)單位還應(yīng)建立有效的獎懲考核機(jī)制，提高考核的重要性。這樣一來，能夠充分調(diào)動檔案工作人員的工作積極性和責(zé)任心，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理高質(zhì)量的發(fā)展。

（三）人事檔案管理需要與信息化手段相結(jié)合

信息技術(shù)與人事檔案管理的有效結(jié)合已成為必然趨勢，事業(yè)單位應(yīng)不斷加大對于人事檔案管理方面的投入，比如對庫房環(huán)境進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測，加快事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，建立人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新、傳輸、處理和存儲，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)據(jù)共享，電子化形式的檔案更加便于管理，且檔案數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確，更加利于數(shù)據(jù)分析與共享。

六、結(jié)論

在信息化不斷發(fā)展的今天，事業(yè)單位人事檔案管理工作也應(yīng)在實(shí)踐中不斷進(jìn)步，事業(yè)單位需積極探索人事檔案管理現(xiàn)代化的途徑和方法，不斷提高人事檔案管理水平，提高人力資源部門的工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定高質(zhì)量的發(fā)展。