淺論人事檔案服務(wù)改革在人才合理流動中的保障作用

云海昆 唐山市人才市場有限責(zé)任公司

當(dāng)前處于經(jīng)濟全球化環(huán)境下，人事檔案服務(wù)、人才流動整體形勢也隨之發(fā)生變化，按照現(xiàn)行法律法規(guī)，人事檔案服務(wù)改革開始深入執(zhí)行，成為人才合理流動的保障。實際上人事檔案服務(wù)改革和市場經(jīng)濟發(fā)展的適應(yīng)性非常重要，應(yīng)該立足于改革觀念、人才檔案體制與機制、產(chǎn)業(yè)環(huán)境、人才培養(yǎng)與引進(jìn)等方面綜合分析，發(fā)揮人才合理流動的作用，助推市場經(jīng)濟發(fā)展。

人事檔案是所有工作人員職業(yè)資料的整合，其中涉及一些基礎(chǔ)的個人信息，例如學(xué)歷、工作經(jīng)驗，關(guān)系到工作人員薪資待遇、享受社會勞動保障、組織關(guān)系，而且具有法律效力，為人才培養(yǎng)提供了參考的依據(jù)。當(dāng)企事業(yè)單位規(guī)模擴大，工作人員結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜，導(dǎo)致人才流動過于頻繁，人事管理制度規(guī)范性也需要進(jìn)一步提升，甚至阻礙了人事管理工作的開展。另外，在信息化時代下企事業(yè)單位人事檔案服務(wù)和信息技術(shù)實現(xiàn)了整合，切實加強人事檔案管理規(guī)范性、有效性，為人才合理流動以及人事檔案服務(wù)效用最大化的實現(xiàn)提供了保障。

一、人才流動與人才合理流動

所謂人才流動，即專業(yè)技術(shù)人員所在服務(wù)單位、服務(wù)對象，在本人意愿發(fā)生改變之后作出的一系列行為，是常見的社會現(xiàn)象，在人事管理領(lǐng)域也是人員調(diào)配的常見形式，本質(zhì)上可以優(yōu)化人才社會結(jié)構(gòu)，挖掘人才潛力。一方面可以理解為專業(yè)技術(shù)人員為了使隸屬關(guān)系發(fā)生變化進(jìn)行的流動現(xiàn)象，另一方面也屬于保持隸屬關(guān)系基礎(chǔ)上的智力流動，一般是指人力資源借用、兼職等[1]。

從黨的十一屆三中全會開始，經(jīng)濟體制改革在我國開始全面、深入地展開，促使農(nóng)村、城市的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)出現(xiàn)改變。立足于客觀層面，人才所在地區(qū)、單位、部門分布出現(xiàn)了一些變化。因為人力資源是社會生產(chǎn)必不可少的一種資源，務(wù)必要保證流動有序性。當(dāng)人才開始流動之后，方可實現(xiàn)人力資源在各個領(lǐng)域的合理配置，提高人力資源利用率。在此基礎(chǔ)上延伸出人才合理流動的概念，在常規(guī)人才流動基礎(chǔ)上增添了“合理性”[2]。人才合理流動對于員工本身是有效的激勵形式，在企事業(yè)單位內(nèi)始終保持人才流動性，工作崗位經(jīng)過良性競爭之后安排給相應(yīng)的工作人員。為了免遭淘汰，工作人員必須快速提高專業(yè)能力，挖掘自身潛力，從而營造積極向上的氛圍。

二、人才合理流動原則

因為企事業(yè)單位、人才之間必須要解決適應(yīng)、不適應(yīng)這兩點問題，其間必然會導(dǎo)致人才流動。若企事業(yè)單位中的一些工作崗位始終安排給不適應(yīng)的人才，沒有及時展開人才合理流動，反而會不利于人才成長?；诖?，人才合理流動在企事業(yè)單位中是必須遵循的客觀規(guī)律。要想推動人才合理流動，要注意到以下四點原則：

（1）系統(tǒng)原則。即為整體性原則。立足于全局調(diào)整人才流動方向與結(jié)構(gòu)，做到實時跟蹤系統(tǒng)變化情況，通過持續(xù)性的調(diào)整優(yōu)化人才系統(tǒng)。（2）協(xié)調(diào)性原則。即為互補原則，根據(jù)人才組合群體結(jié)構(gòu)這一基本原理，在人才實際應(yīng)用、管理期間，既要對人才個體能級對應(yīng)情況予以考慮，又要了解人才群體能級組合協(xié)調(diào)性。（3）擇優(yōu)原則。即為人所長原則，在能級原則基礎(chǔ)上的一種人才流動原則。遵循擇優(yōu)原則，要求無論是人才培養(yǎng)、使用還是管理，均要以人才最佳成長方向為目標(biāo)，合理選拔人才，促進(jìn)人才在行業(yè)領(lǐng)域中的發(fā)展[3]。這里提到的擇優(yōu)即要保證最終選擇的正確性，確保所有人在工作崗位中都可以發(fā)揮出自己的長處、優(yōu)勢，開發(fā)潛在能力。尤其是人事檔案服務(wù)改革背景下，越來越多的人才選擇企事業(yè)單位，都將“能否促進(jìn)個人發(fā)展”作為關(guān)鍵指標(biāo)，隨后才是薪資待遇?；诖?，要想全面發(fā)揮出人才優(yōu)勢，務(wù)必要遵循擇優(yōu)原則。（4）約束性原則?？紤]到人事檔案服務(wù)改革要求，人才合理流動不僅要加強人才責(zé)任感，還必須遵循約束性原則，根據(jù)約束機制要求簽訂勞動合同，詳細(xì)指出企事業(yè)單位、人才分別要承擔(dān)的權(quán)利及義務(wù)。在此基礎(chǔ)上強化法制建設(shè)，特別是知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，合理配置人才，真正做到“人盡其才，人盡其用，才有所得”，方可促進(jìn)人事檔案服務(wù)改革[4]。

三、人事檔案服務(wù)改革現(xiàn)狀

如果企事業(yè)單位中的人員發(fā)生流動，對于這一部分人員的人事檔案，一般享有公共服務(wù)，包括：（1）檔案接收、轉(zhuǎn)遞。（2）檔案材料采集、識別、歸檔。（3）檔案整理與管理。（4）檔案查（借）閱。（5）按照檔案記載信息，為有需要的企事業(yè)單位或個人出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系證明。（6）企事業(yè)單位入黨、參軍、錄用與出國（境）等的政審（考察）服務(wù)提供依據(jù)。（7）接轉(zhuǎn)黨員組織關(guān)系。（8）評審職稱。結(jié)合人才合理流動基本情況，發(fā)現(xiàn)其與人事檔案服務(wù)改革之間有非常密切的關(guān)系。為了充分發(fā)揮出人事檔案服務(wù)改革對于人才合理流動的保障作用，必須要了解當(dāng)前改革工作實施存在問題[5]。

（一）檔案服務(wù)意識不強

在經(jīng)濟發(fā)展、人事改革的推動作用下，要想加強流動人員管理規(guī)范性、科學(xué)性，應(yīng)該加強流動人員的人事檔案管理，而且在改革過程中轉(zhuǎn)變檔案觀念。當(dāng)前在人事檔案服務(wù)這一層面存在諸多問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，一些人才流動服務(wù)機構(gòu)不是非常關(guān)注流動人員的人事檔案管理，尤其是人事檔案管理相對繁瑣，所以流動人員相對應(yīng)的人事檔案管理人員，在態(tài)度上不夠積極、主動，人事檔案服務(wù)也缺乏創(chuàng)新性。采集檔案資料時存在滯后且管理不夠規(guī)范的問題，給人事檔案價值的體現(xiàn)帶來阻礙。第二，流動人員群體沒有形成個人檔案重要性觀念，個人檔案作用缺少重要認(rèn)知，甚至有部分人員認(rèn)為體制外的企事業(yè)單位不會涉及檔案問題，所以在畢業(yè)之后“棄之不理”，導(dǎo)致出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，這也是流動人員人事檔案服務(wù)改革的關(guān)鍵影響因素[6]。

（二）人事檔案管理制度內(nèi)容不夠完善

盡管針對流動人員的人事檔案管理有相應(yīng)的制度，可以解決流動人員人事檔案管理、轉(zhuǎn)遞與采集等問題，但是制度內(nèi)容整體來說還需要完善，而且也與當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展情況、人事檔案服務(wù)改革要求不完全適應(yīng)。新時代環(huán)境下人才合理流動涉及的人事檔案服務(wù)逐漸出現(xiàn)新問題，需要有更加完善的管理制度將其解決。例如人才發(fā)生流動之后，人事檔案管理機構(gòu)按照管理要求對其檔案進(jìn)行處理，但實際上有權(quán)處理流動人員檔案的機構(gòu)比較有限，對人事檔案是否認(rèn)定為流動人員人事檔案的判斷也成為待解決的問題。另外，流動人員人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時，轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范性不強，部分人事檔案保管權(quán)限的機構(gòu)，面對已經(jīng)離職的工作人員人事檔案，沒有及時按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)的人才流動服務(wù)機構(gòu)，還有一些人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中沒有嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞規(guī)范手續(xù)，導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)遞期間存在管理疏忽，最終人事檔案遺失或是材料缺失。

企事業(yè)單位人才合理流動之后，采集到的人事檔案資料比較有限，而且相對應(yīng)的檔案資料采集與整理制度不夠完善，有很多檔案甚至成為死檔，對應(yīng)材料的補充、更新不及時，人才、用人單位均會因此而出現(xiàn)一些問題，必須以人才合理流動為前提加強人事檔案服務(wù)改革，建設(shè)完善的檔案管理機制，加強人事檔案管理規(guī)范性。

（三）檔案管理設(shè)備老舊

為了深入推進(jìn)人事檔案服務(wù)改革，需要對一些基礎(chǔ)設(shè)置及時更新，這就需要源源不斷地投入資金，給基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備更新?lián)Q代。在此前提下一些基層的人才流動服務(wù)機構(gòu)資金有限，人事檔案改革受財政經(jīng)費的影響比較深，再加上人力、物力、財力資源不足，導(dǎo)致人事檔案管理的設(shè)備嚴(yán)重滯后，一些檔案存儲保管設(shè)備老舊。一旦檔案設(shè)備出現(xiàn)問題，便會對人事檔案安全性帶來威脅。特別是在大數(shù)據(jù)與云計算普及的當(dāng)下，針對流動人員的人事檔案服務(wù)更應(yīng)該與時俱進(jìn)，以人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算為基礎(chǔ)，完善人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施，方可實現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)和人事檔案服務(wù)的深度融合。

（四）檔案信息資源開發(fā)與利用不到位

在人事檔案服務(wù)改革中，有時會出現(xiàn)行政意識僵化、過度關(guān)注檔案保密性、推卸責(zé)任的現(xiàn)象，以上問題均會引發(fā)流動人員人事檔案開發(fā)、利用方面的問題，從而制約人事檔案價值的體現(xiàn)。主、客觀條件與信息技術(shù)等的應(yīng)用是存在的現(xiàn)實問題，信息化技術(shù)在人事檔案開發(fā)、利用中的利用不夠深入，嚴(yán)重影響了檔案信息資源共享，這也是限制人事檔案服務(wù)改革對人才合理流動保障作用的重要因素。

（五）缺少人事檔案服務(wù)的人才

人才流動服務(wù)機構(gòu)中對于人事檔案服務(wù)的改革，有時會因為缺乏重視、資金與人力資源不足，降低了人事檔案服務(wù)水平。一方面檔案理論、實踐經(jīng)驗比較有限，另一方面缺少自我發(fā)展內(nèi)驅(qū)力，導(dǎo)致管理業(yè)務(wù)的創(chuàng)新不足，還會降低人事檔案服務(wù)質(zhì)量。

四、人事檔案服務(wù)改革的建議

（一）樹立信息化檔案管理觀念

人才合理流動必然要對檔案管理工作有全新的認(rèn)知，特別是作為人才流動服務(wù)機構(gòu)，需要了解到流動人員人事檔案管理的重要性，即在國家人才管理、企事業(yè)單位用人管理和個人職業(yè)發(fā)展三個方面的促進(jìn)作用。建議加大投入，在人才網(wǎng)平臺上加大宣傳、推廣力度，流動人員尤其要重視人事檔案，幫助檔案管理機構(gòu)及時轉(zhuǎn)接、補充材料，只有如此才能夠更好地維護(hù)個人利益。例如將流動人員人事檔案存放在檔案管理服務(wù)機構(gòu)，包括公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)和公共人才服務(wù)機構(gòu)，存檔人員身份不能因為不同的檔案管理服務(wù)機構(gòu)發(fā)生變化。當(dāng)勞動人員和用人單位解除了勞動關(guān)系之后，憑借和原單位解除勞動關(guān)系證明以及新單位接收證明，及時完成檔案轉(zhuǎn)遞。另外，在信息化時代下進(jìn)行人事檔案服務(wù)改革，必須樹立信息化管理意識，加強信息化建設(shè)，全面實現(xiàn)檔案信息在全國范圍內(nèi)的聯(lián)通，檔案數(shù)據(jù)資源向上集中，達(dá)到資源共享、異地查閱、線上申請轉(zhuǎn)遞與異地通辦等目的。

（二）完善流動人員檔案管理制度

為了適應(yīng)人才合理流動需求，對于流動人員的人事檔案管理應(yīng)該加強定制設(shè)計，結(jié)合現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展、人事改革趨勢，完善流動人員檔案管理制度，專門解決流動人員人事檔案服務(wù)的有關(guān)問題。

第一，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)。按照當(dāng)前形勢、流動人員數(shù)量以及其對企事業(yè)單位與國家經(jīng)濟發(fā)展的影響，調(diào)整人事檔案管理機構(gòu)與崗位設(shè)置。第二，從人事檔案管理全過程著手，制定配套的管理制度，加強人事檔案轉(zhuǎn)遞、資料補充等環(huán)節(jié)規(guī)范性，保證流動人員人事檔案的安全性，嚴(yán)禁杜絕檔案丟失、遺漏、資料缺失等問題。第三，做好流動人員檔案材料歸檔工作，定期檢查流動人員的人事檔案材料完整性，如果發(fā)現(xiàn)缺失應(yīng)該馬上補充、更新。第四，增加服務(wù)項目。人事檔案管理機構(gòu)可以在工作日的中午、下午適當(dāng)增加延時服務(wù)，有利于提高辦事效率、縮短服務(wù)時限。在大學(xué)生畢業(yè)季這種業(yè)務(wù)辦理高峰期，為了提高檔案管理效率，以免出現(xiàn)排隊扎堆問題，建議實施彈性排班制度。除此之外還可以增加預(yù)約服務(wù)，在業(yè)務(wù)辦理高峰期支持提前預(yù)約，認(rèn)識檔案管理機構(gòu)按照預(yù)約情況做好排班，以免因為業(yè)務(wù)過于集中而降低檔案服務(wù)效率。

（三）積極完善與更新檔案服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施

完善人事檔案服務(wù)設(shè)施，是非常重要的物質(zhì)保障，有利于促進(jìn)人才合理流動。作為人才流動服務(wù)機構(gòu)，所有檔案管理人員要樹立創(chuàng)新思維，在信息化時代下提高人事檔案服務(wù)效率，更加適應(yīng)人才合理流動需求。根據(jù)人事檔案保管要求，需要完善庫房基礎(chǔ)設(shè)施，配置完善的檔案管理設(shè)備，保證所有人事檔案資料的安全性。線上人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該定期檢查軟硬件配置，例如系統(tǒng)運行檢查，及時解決漏洞，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化存儲。

（四）提高人事檔案信息開發(fā)與利用率

基于人才合理流動的人事檔案服務(wù)工作，檔案資源的合理利用需要充分體現(xiàn)出檔案所具備的價值、擴大影響力。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理觀念，檔案保管、利用應(yīng)該雙管齊下，不斷提高流動人員人事檔案的開發(fā)、利用率，實現(xiàn)人事檔案的優(yōu)化配置。信息化時代下檔案管理與服務(wù)更加注重多元化，流動人員檔案管理也是如此。檔案信息利用形式實現(xiàn)多樣化轉(zhuǎn)型，如果檔案管理機構(gòu)條件允許，還可以引入人工智能技術(shù)，全面提高檔案資源率，在遠(yuǎn)程技術(shù)支持下發(fā)揮出人事檔案的實際價值。另外，應(yīng)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，全面且深入地挖掘人事檔案信息數(shù)據(jù)，將有實際應(yīng)用價值的信息加以提煉、整合，在人力資源管理、人才合理流動中加以利用，為人力資源開發(fā)、企事業(yè)單位人才配置提供參考。

（五）組建高素質(zhì)檔案服務(wù)團隊

當(dāng)前形勢下要求人事檔案服務(wù)全面實現(xiàn)信息化建設(shè)，創(chuàng)新流動人員人事檔案管理形式，這就必須要有素質(zhì)高、專業(yè)性強的檔案管理團隊。全面分析、采集人才素質(zhì)需求，逐漸專門針對流動人員的人事檔案素質(zhì)模型，設(shè)置從業(yè)條件，再以任職條件為依據(jù)招聘檔案管理人員，嚴(yán)把人員入口。對于所有檔案管理人員的培訓(xùn)，建議采用多樣化培訓(xùn)形式，提升人事檔案管理與服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。尤其要重視崗前培訓(xùn)，可以將流動人員人事檔案管理問題解決，加強檔案管理人員責(zé)任感，樹立檔案資料保密意識。各個工作崗位都應(yīng)該定期組織實踐培訓(xùn)，采用以老帶新方法，新入職人員接受老員工的指導(dǎo)，使其可以快速融入工作崗位中。人事檔案管理人員的考核要與獎罰制度掛鉤，最終考核結(jié)果還要與薪酬、職位晉升掛鉤，使其在工作中更具有積極性。

五、人事檔案服務(wù)改革對人才合理流動的作用

根據(jù)上述分析，發(fā)現(xiàn)人事檔案服務(wù)改革對于人才合理流動具有保障作用。勞動力、人才社會性流動體制機制在深入改革進(jìn)程中，更加關(guān)注民生檔案服務(wù)對勞動力、人才社會性流動的可行方法。加強流動渠道流暢性，為社會性流動注入活力。對于勞動力、人才社會性流動存在的一些問題，例如戶籍、檔案和培訓(xùn)成本等，需要及時處理，發(fā)揮公共服務(wù)改革在區(qū)域流動的作用、用人制度改革在單位之間的流動作用、檔案服務(wù)改革在職業(yè)轉(zhuǎn)換層面的作用，促使人才在各個區(qū)域、企事業(yè)單位中的合理流動。

基于經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展環(huán)境，社會性流動夯實基礎(chǔ)，提高了行政程序規(guī)范性，行政行為、自由裁量權(quán)等，有利于創(chuàng)建高效、公平、公開的行業(yè)環(huán)境，將企事業(yè)單位開辦時間縮短，也充分體現(xiàn)出銀行、小額貸款公司等融資途徑的優(yōu)勢，加強民營企業(yè)、中小微企業(yè)在融資方面的可獲得性，為不同所有制的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。推動人才合理流動，本身具有系統(tǒng)性、戰(zhàn)略性，而且同時涉及體制、機制、政策、環(huán)境等各項問題。在經(jīng)濟全球化環(huán)境下充分融合市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢，立足于觀念、體制機制、政策環(huán)境等各個方面提出改革措施，促使人才培養(yǎng)、引進(jìn)、使用、配置等更加合理，真正發(fā)揮出人事檔案服務(wù)改革在人才合理流動中的保障作用。

六、結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)人才合理流動，對于企事業(yè)單位而言可以調(diào)整人力資源組合，因為執(zhí)行的人才標(biāo)準(zhǔn)、薪資標(biāo)準(zhǔn)之間具有聯(lián)動關(guān)系，所以當(dāng)“人力資源”和企事業(yè)單位建立關(guān)系，便隨即產(chǎn)生了純粹經(jīng)濟關(guān)系。站在企事業(yè)單位角度，還需解決承受力方面的問題，一旦承受力無法滿足人才提出的加薪、升職要求，就會面臨人才流動的現(xiàn)象。當(dāng)人才流向市場后需要重新選拔、配置，為各個工作崗位選擇適合的人選，保證企事業(yè)單位人力資源組合始終為最佳狀態(tài)。此外，通過人事檔案服務(wù)改革，為解決流動人員檔案管理問題也拓展了方向，從而帶動行業(yè)創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理與服務(wù)的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化、智能化。