數(shù)字化背景下企業(yè)行政管理的新發(fā)問題與改善思路探析

韓芬燕 尹志遠(yuǎn) 圣奧科技股份有限公司

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度逐漸提升，企業(yè)現(xiàn)代化管理、數(shù)字化管理已經(jīng)成為眾多企業(yè)謀求成長的主要途徑，也是當(dāng)下重要的行業(yè)規(guī)劃?？v觀當(dāng)下的社會情況，企業(yè)面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要加快完善自身的管理模式，在行政管理工作中抓住時代步伐，探索成長之路，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)效益、社會效益最大化。

一、當(dāng)前企業(yè)行政管理的特點(diǎn)

（一）企業(yè)行政管理具有及時性

企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)具有鮮明的層次性和階段性，企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)人員具有決策權(quán)利，能夠結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段的經(jīng)營發(fā)展情況，向下級人員下達(dá)工作指令，下級人員將工作任務(wù)層層分發(fā)到基層職員中，在以上整個過程實(shí)施階段，各個部門之間互相協(xié)調(diào)、互相幫助，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息溝通，致力于獲得更加理想的企業(yè)經(jīng)營成果。能夠在行政管理工作出現(xiàn)問題的第一時間發(fā)現(xiàn)問題位置、詳細(xì)分析、制定有效的解決方式并上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)接收信息之后能夠基于宏觀層面對項(xiàng)目推進(jìn)階段進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，確保企業(yè)能夠以穩(wěn)定的步伐開展多樣化工作。

（二）企業(yè)行政管理具有強(qiáng)制性

企業(yè)行政管理制度不是“口頭文章”，而是通過相應(yīng)的規(guī)章制度約束的，行政管理制度在法律層面上的約束力與執(zhí)行力，是企業(yè)行政管理工作順利開展的關(guān)鍵保障，要求企業(yè)內(nèi)部工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作。且能夠樹立企業(yè)在工作人員心中的權(quán)威地位，有效推進(jìn)企業(yè)常態(tài)化、長效化發(fā)展。

（三）企業(yè)行政管理具有經(jīng)濟(jì)價值

企業(yè)的生產(chǎn)管理部門需要向社會市場提供產(chǎn)品和服務(wù)，獲取相對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價值。行政管理工作是否能夠穩(wěn)定推進(jìn)，直接影響企業(yè)既得利益。為了確保戰(zhàn)略牧目標(biāo)順利完成，企業(yè)需要在行政管理工作中借助人力資源、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金流等因素，對其進(jìn)行科學(xué)配置，聯(lián)合各個部門功協(xié)調(diào)配合，有效降低企業(yè)在經(jīng)營階段出現(xiàn)的不必要損失，提升企業(yè)利潤。

（四）企業(yè)行政管理具有實(shí)踐價值

提升企業(yè)內(nèi)部行政管理能夠有效增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，引導(dǎo)其朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。優(yōu)化行政管理制度的首要問題便是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，并將其應(yīng)用在基礎(chǔ)工作中，企業(yè)各個部門的工作人員需要嚴(yán)格按照制度開展工作。當(dāng)工作出現(xiàn)錯誤時能夠用于承擔(dān)責(zé)任，企業(yè)也要做到有章可循、賞罰分明。上級管理部門需要按照企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的數(shù)據(jù)做好決策工作，為企業(yè)前行指明方向，基層工作人員需要及時傳達(dá)指令，將工作詳細(xì)部署，確保既定任務(wù)能夠順利完成。逐漸形成層層滲透、統(tǒng)一管理、工作有序、賞罰有度的企業(yè)模式。

二、數(shù)字化背景下企業(yè)行政管理的內(nèi)涵

（一）合理化的管理制度

在企業(yè)開展行政管理工作時，需要結(jié)合自身的發(fā)展定位與需求，不可貿(mào)然照搬照抄其他企業(yè)的管理方式，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)考慮自身的人才結(jié)構(gòu)、發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)人力資源、社會資源、企業(yè)成本的和諧發(fā)展。

（二）人性化的管理手段

以人為本是現(xiàn)階段社會建設(shè)、企業(yè)發(fā)展中的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員需要尊重員工的人格和需求，給予其良好的工作環(huán)境、必要的工作保障，增強(qiáng)員工在企業(yè)中的歸屬感和忠誠度。企業(yè)需考慮員工的切實(shí)利益，幫助其在工作階段實(shí)現(xiàn)自身的職業(yè)規(guī)劃與成長目標(biāo)，構(gòu)建員工與企業(yè)的“雙贏”發(fā)展[1]。

（三）專業(yè)化的管理人才

現(xiàn)階段的市場競爭歸根結(jié)底是人才資源競爭。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)自身高質(zhì)量發(fā)展，務(wù)必要構(gòu)建一支具有職業(yè)能力高超、專業(yè)素養(yǎng)優(yōu)良的人才隊(duì)伍，才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理工作的全面升級。

（四）科學(xué)化的管理方式

企業(yè)行政管理工作中呈現(xiàn)出的管理方式能夠展示出企業(yè)文化、企業(yè)特點(diǎn)、行業(yè)發(fā)展趨勢等。進(jìn)而，企業(yè)需實(shí)施科學(xué)化的管理方式，確保企業(yè)開展工作的過程中能夠與自身需求、市場定位相適應(yīng)，將企業(yè)的固定資產(chǎn)、科研成果用于實(shí)踐，最大程度上增強(qiáng)企業(yè)資源利用效率，確保企業(yè)行政管理工作穩(wěn)定推進(jìn)。

三、數(shù)字化背景下企業(yè)行政管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）企業(yè)行政管理制度不健全

完善的規(guī)章制度是企業(yè)成長的必要保障。但是，在眾多企業(yè)中行政管理仍舊呈現(xiàn)“放養(yǎng)”的模式，認(rèn)為行政管理工作大同小異，可直接套用其他公司模板，極易造成“驢唇不對馬嘴”的管理尷尬現(xiàn)象，大大降低了企業(yè)行政管理工作的執(zhí)行力、約束力。行政管理制度是一種行為制約，也是一種行為引導(dǎo)。但很多企業(yè)現(xiàn)行的制度缺乏客觀性[2]，規(guī)章制度內(nèi)容漏洞百出，缺少必要的工作內(nèi)容、工作責(zé)任劃分，企業(yè)事務(wù)的處理流程復(fù)雜，在人工處理階段經(jīng)常受到主觀臆斷的影響。領(lǐng)導(dǎo)干部對行政部門的約束能力不同，卻可同時下達(dá)工作任務(wù)，基層員工面對不同工作規(guī)劃經(jīng)常無從下手。同時，在行政管理中任何工作都要上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，基層人員工作強(qiáng)度較低，而領(lǐng)導(dǎo)干部卻為了行政工作忙忙碌碌，長此以往工作人員的積極性和主動性逐漸降低，不利于企業(yè)文化、企業(yè)凝聚力形成和發(fā)展。

（二）企業(yè)行政管理模式不合理

結(jié)合文獻(xiàn)研究可知，我國大多數(shù)企業(yè)中行政管理部門工作人員基數(shù)較大，但工作內(nèi)容劃分混亂，工作責(zé)任歸屬不明，且每一位職員對自身工作乃至部門工作都有著不同的見解，增加部門信息整合、決策部署的難度。20 世紀(jì)我國實(shí)施計(jì)劃經(jīng)濟(jì)并取得良好成效，造成眾多企業(yè)中滯留了大量計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代的管理措施，尤其在行政管理工作中更加明顯。主要表現(xiàn)為崗位眾多卻無人敢于承擔(dān)責(zé)任、職員基數(shù)較大卻難于找到綜合性人才、行政管理工作頗豐卻大都流于形式等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)靈活、流暢的行政管理制度建設(shè)。且一些部門人員固化認(rèn)為這種管理形式在當(dāng)下實(shí)施無可厚非，導(dǎo)致企業(yè)行政部門工作趨向功利主義、形式主義方向發(fā)展，造成企業(yè)人力資源、固定資產(chǎn)、物力資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，甚至阻礙企業(yè)核心競爭力提升，限制了企業(yè)長效發(fā)展的速度[3]。

（三）行政管理人員專業(yè)性不足

當(dāng)下眾多企業(yè)設(shè)置了行政管理部門，然而部門工作卻不限于行政管理領(lǐng)域，部門更像是企業(yè)的“雜物間”，員工從事的均是簡單的日常工作，未展現(xiàn)出行政管理工作的專業(yè)性，導(dǎo)致大量工作人員出現(xiàn)消極懈怠的態(tài)度，“做一天和尚撞一天鐘”是眾多企業(yè)行政管理職員的“工作心得”。并且，企業(yè)對行政管理部門的監(jiān)督監(jiān)管工作不到位，甚至沒有詳細(xì)的行政部門規(guī)章制度，難以在企業(yè)內(nèi)部形成互相監(jiān)督、互相配合的工作環(huán)境，行政部門的存在價值不甚明顯。

雖然我國是公有制為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的經(jīng)濟(jì)體制，但是一部分企業(yè)中的少數(shù)管理人員仍保留著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制中的不良作風(fēng)。這類職員具有明顯的跟風(fēng)現(xiàn)象，將企業(yè)成長與個人利益分裂開來，在工作中缺少對企業(yè)生存發(fā)展的認(rèn)識和理解，一味照搬照抄傳統(tǒng)的行政管理模式，忽視工作實(shí)踐價值，認(rèn)為“大”“新”“全”便是最好形式，頻頻在企業(yè)行政管理中出現(xiàn)表面文章、紙上談兵現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)行政管理工作質(zhì)量。

四、數(shù)字化背景下企業(yè)行政管理工作的提升途徑

（一）提高對企業(yè)行政管理工作的重要性認(rèn)識

企業(yè)成長軌跡與領(lǐng)導(dǎo)干部能力之間有著密不可分的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)干部是否具備冷靜、沉著的應(yīng)變能力，堅(jiān)定、果斷的領(lǐng)導(dǎo)能力，是判定企業(yè)發(fā)展強(qiáng)度、經(jīng)營廣度的重要指標(biāo)。鑒于此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部需要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、數(shù)字化管理知識，從自身出發(fā)更新工作理念、完善工作方式，提升對行政管理工作的重視程度，加大對相關(guān)工作的考核力度，為企業(yè)行政工作完善與升級做好環(huán)境保障[4]。

企業(yè)管理工作不僅局限在財(cái)務(wù)報(bào)表、員工總結(jié)、部門會議中，更能夠體現(xiàn)在工作細(xì)節(jié)處，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)適當(dāng)“放下姿態(tài)”，走進(jìn)基層員工的工作環(huán)境，了解行政管理細(xì)枝末節(jié)處的情況，對企業(yè)發(fā)展進(jìn)行宏觀與微觀雙重分析，進(jìn)行科學(xué)布局、總體規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

（二）創(chuàng)新行政管理模式

由于企業(yè)以往的行政管理制度中存在大量歷史遺留問題，制約企業(yè)行政管理制度優(yōu)化與成長。鑒于此，企業(yè)不可因循守舊、閉門造車，一味固守陳舊的管理形式，而是應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)世界領(lǐng)域內(nèi)現(xiàn)代化管理形式，借助信息化、數(shù)字化的管理設(shè)備優(yōu)化企業(yè)整體結(jié)構(gòu)，確保當(dāng)下實(shí)施的管理機(jī)制與世界形勢、市場需求相適應(yīng)[5]。與此同時，企業(yè)需要樹立端正的自我認(rèn)知，明確當(dāng)下建設(shè)與成長的不足之處，通過政策調(diào)整、人才保障等形式加以規(guī)范，降低企業(yè)中不良因素、遺留問題的消極影響。

一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要具備創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識，優(yōu)化行政管理制度中的問題和隱患，將法治思想、人文思想融合在行政管理工作中。既能夠?yàn)閱T工提供良好的環(huán)境，尊重其人格和需求，又能夠借助規(guī)章制度的約束性調(diào)動其主觀能動性，實(shí)現(xiàn)更為理想的工作效果。另一方面，需要借助市場化、規(guī)范化的管理理念，不斷向企業(yè)結(jié)構(gòu)注入新鮮血液。在學(xué)習(xí)和借鑒其他企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的同時需要立足當(dāng)下、著眼未來，關(guān)注今時今日的需求，考慮階段發(fā)展定位。切不可盲目學(xué)習(xí)，造成企業(yè)文化、企業(yè)人力資源流失的不良現(xiàn)象[6]。

（三）構(gòu)建行政管理新體系、新制度

1.行政管理體系建設(shè)

企業(yè)行政管理體系建設(shè)與領(lǐng)導(dǎo)干部的重視息息相關(guān)，需在企業(yè)中形成自上而下的關(guān)注機(jī)制，確保各個部門工作人員認(rèn)識到行政管理工作開展的必要性和重要性。構(gòu)建管理體系的同時需重建企業(yè)崗位結(jié)構(gòu)，剔除冗雜部門、降低交叉工作與重復(fù)工作的比重、節(jié)約企業(yè)人力資源成本，形成責(zé)任明確、分工有序的行政管理機(jī)制。還需建設(shè)“一對一”的問責(zé)制度、溯源制度，一旦某項(xiàng)工作出現(xiàn)問題，能夠第一時間追溯到第一負(fù)責(zé)人處，設(shè)置嚴(yán)格的獎懲制度規(guī)范工作人員行為與思想，強(qiáng)化工作責(zé)任和質(zhì)量。

與此同時，為增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力、企業(yè)軟實(shí)力，需建立健全企業(yè)文化機(jī)制，在思想觀念上統(tǒng)一工作人員的價值觀念，增強(qiáng)其對企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感。增強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的先鋒模范作用。確保領(lǐng)導(dǎo)層能夠深入基層，參與細(xì)節(jié)工作，了解企業(yè)制度與需求，增強(qiáng)行政管理的辦事效率[7]。

2.設(shè)立科學(xué)激勵機(jī)制

激勵制度具有不同的表現(xiàn)形式，例如情感激勵、價值激勵等。合理實(shí)施獎懲機(jī)制對企業(yè)行政管理工作也有較大助益。企業(yè)在開展行政管理工作階段需要設(shè)置相應(yīng)的激勵制度，提升員工參與工作的主動性和積極性，在激烈的競爭環(huán)境中能夠大大提升工作質(zhì)量，獲取良好的管理成果。且工作人員績效與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益之間聯(lián)系密切，配合科學(xué)的獎懲機(jī)制能夠營造企業(yè)內(nèi)部良好的工作環(huán)境，引導(dǎo)員工認(rèn)識到自身成長與企業(yè)建設(shè)之間的關(guān)系。受到工作競爭壓力影響，員工可充分調(diào)動自身積極性、發(fā)揮專業(yè)能力、主觀能動性、創(chuàng)新意識、發(fā)散思維等。此時，企業(yè)需要對成績優(yōu)異員工給予相應(yīng)獎勵，提升績效薪酬等。對于工作狀態(tài)低迷，工作能力欠佳的員工則給予適當(dāng)懲罰。在競爭中進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，避免出現(xiàn)徇私舞弊行為，進(jìn)而有效增強(qiáng)企業(yè)人員工作效率，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

與此同時，企業(yè)可同時開展情感激勵制度。由于工作人員進(jìn)入企業(yè)之后的工作環(huán)境、工作內(nèi)容基本上不會出現(xiàn)較大變化，長時間面對相同內(nèi)容，一部分工作人員便會出現(xiàn)厭倦心理。在企業(yè)行政管理工作中實(shí)施情感激勵能夠?qū)β殕T的思想精神進(jìn)行鼓舞和幫助，領(lǐng)導(dǎo)可與員工交流談心，了解其工作、生活方面存在的問題和困境。并對其進(jìn)行具有針對性的關(guān)懷和幫助，使其能夠感受到企業(yè)給予他的溫暖，大大提升員工的向心力與歸屬感，自然而然在工作中付諸行動、匯報(bào)企業(yè)，將自身發(fā)展與企業(yè)建設(shè)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)雙方共贏的美好目標(biāo)。

（四）將行政管理落實(shí)在細(xì)節(jié)處、基層中

企業(yè)在成長與發(fā)展的過程中既能夠滿足自身的經(jīng)營需求，獲取更為豐厚的經(jīng)濟(jì)效益，還能夠?yàn)閰^(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)自身能力，并且在企業(yè)成長階段可為員工提供展示自己、發(fā)展自己的平臺，實(shí)現(xiàn)個人的“夢想”。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理工作的既定目標(biāo)，企業(yè)需要構(gòu)建完善的績效管理形式、員工激勵制度，將工作績效直接與員工升職加薪聯(lián)系起來，既能夠有效調(diào)動工作人員積極性，也能助力企業(yè)在行政管理中取得理想成績。

此外，在開展工作階段，需要緊密聯(lián)系自身情況和需求，避免出現(xiàn)“表面文章”、形式主義等不良現(xiàn)象。應(yīng)樹立求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)、踏踏實(shí)實(shí)的工作原則，將企業(yè)利益與個人利益緊密結(jié)合，在實(shí)現(xiàn)個人職業(yè)追求的同時助力企業(yè)發(fā)展。

（五）提高行政管理人員綜合素質(zhì)

1.強(qiáng)化既有員工素養(yǎng)，引進(jìn)現(xiàn)代化人才

企業(yè)員工的素養(yǎng)與能力直接影響企業(yè)各項(xiàng)工作開展的質(zhì)量和效率。鑒于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視工作人員教育培訓(xùn)工作，對于既有員工給予其完善的工作保障、理想的薪資福利待遇、宏觀的職業(yè)規(guī)劃[8]。在此期間，還要對其進(jìn)行職業(yè)教育，向其宣傳現(xiàn)代化的工作理念，介紹國內(nèi)和國際領(lǐng)域中具有代表性的企業(yè)管理案例，促進(jìn)員工在工作中充實(shí)自身能力、強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng)，以更為積極向上的態(tài)度面對工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)個人目標(biāo)。

與此同時，企業(yè)還需要面向社會領(lǐng)域招聘具有管理經(jīng)驗(yàn)和管理能力的人才，適當(dāng)提升人才入職“門檻”，對其專業(yè)能力、職業(yè)成長規(guī)劃、受教育程度、思想政治主張進(jìn)行全方位研究，確保招聘進(jìn)入企業(yè)的人才在能力與品德兩方面都可勝任企業(yè)工作。

2.引進(jìn)現(xiàn)代管理制度，實(shí)現(xiàn)“雙贏”目標(biāo)

在企業(yè)管理中有這樣的論述：企業(yè)內(nèi)員工都具有自身的職業(yè)規(guī)劃和需求，進(jìn)而才能接受企業(yè)給予他們的培訓(xùn)和教育，對于已經(jīng)設(shè)定好的職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)能夠通過在企業(yè)中完成工作、優(yōu)化自身實(shí)現(xiàn)。這便是“杠桿管理理論”。在這一理論的引導(dǎo)下，員工完成某項(xiàng)工作之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予員工肯定、獎勵等不同的形式，對其工作能力、工作成果加以表彰。并且領(lǐng)導(dǎo)人員也需要與員工溝通，明確其下一步實(shí)現(xiàn)自我的方式，通過企業(yè)與員工二者互相配合、互相信任，幫助其實(shí)現(xiàn)自我成長與職業(yè)規(guī)劃。在此期間，企業(yè)也需要設(shè)定經(jīng)營管理、項(xiàng)目推進(jìn)的階段性目標(biāo)，將其與員工成長融合，使之能夠在企業(yè)成長的同時獲得自身進(jìn)步。

企業(yè)管理者在向員工介紹企業(yè)目標(biāo)時，可借助PDCA 管理模式，即Plan、Do、Check、Adjust，分別指的是計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個環(huán)節(jié)。詳細(xì)來講便是員工在完成工作階段需要進(jìn)行詳細(xì)準(zhǔn)備，而后按照既定規(guī)劃完成任務(wù)內(nèi)容，確保各項(xiàng)工作都能夠有條不紊實(shí)施，而后對全部工作進(jìn)行檢查和反思。企業(yè)需要強(qiáng)化員工反思階段，引導(dǎo)其對自身職業(yè)生涯與成長產(chǎn)生正確理解，而后自我評價。有助于企業(yè)在行政管理中收獲具有指導(dǎo)意義的信息資源，提升對員工了解程度，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)。

五、結(jié)論

總而言之，做好企業(yè)內(nèi)部行政管理工作對于現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)是十分重要的。雖然當(dāng)下企業(yè)建設(shè)中仍舊存在一定的問題和矛盾。但是隨著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視、完善的行政管理制度構(gòu)建、充分的人力資源保障建設(shè)、行政素養(yǎng)在基層工作中落實(shí)等措施推出，我國企業(yè)在行政管理中必然能夠取得理想成績，助力企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。