基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作分析

孫秋潔 法爾勝泓昇集團有限公司

傳統(tǒng)的檔案管理工作側重于檔案的收、理、管、藏，較為依賴檔案的物理實體和實際人與人之間發(fā)生的收發(fā)行為，整體流程效率較低，檔案的潛在信息資源價值被弱化。近幾年隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，檔案管理擁有了高效的執(zhí)行手段，但是網(wǎng)絡平臺的數(shù)字化技術也給檔案管理帶來了一些亟待解決的問題，檔案信息的真實性、安全性和可靠性能否得到保障，有待管理思路和方式進行相應的優(yōu)化調(diào)整。如何利用好大數(shù)據(jù)背景下的信息技術，讓檔案管理更加科學有效，這是業(yè)內(nèi)人士普遍關注的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)

近幾年很多企業(yè)開始開展檔案數(shù)字化工作，檔案管理正在由粗放型向精細化管理邁進，一方面這符合國家對于無紙化辦公的倡導，另一方面為企業(yè)辦公提質(zhì)增效，使過去繁重低效的檔案管理“靈活”起來。借由大數(shù)據(jù)技術在數(shù)據(jù)海量存儲、自動分類、智能整合、快速檢索等方面的優(yōu)勢，檔案管理不再高度依賴于人的存在，能夠實現(xiàn)相對智能化的自動歸檔、快速傳閱，紙質(zhì)載體的檔案信息被轉化為數(shù)據(jù)存儲在檔案信息管理系統(tǒng)。通過信息技術的應用可以高效的處理相關信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來的數(shù)據(jù)出錯率非常小，也能有效防止信息被篡改、私下銷毀等違法行為。

但科技是把雙刃劍，很多企業(yè)的檔案管理數(shù)字化實踐經(jīng)驗尚淺，在嘗試檔案管理數(shù)字化改革時遭遇重重困難。由于信息人員在數(shù)字化管理的過程中扮演了十分重要的角色，而不少企業(yè)并沒有成熟的信息化團隊，有的企業(yè)直接是讓檔案管理員進行檔案數(shù)字化工作，可是檔案數(shù)字化管理的推進成效不佳。但是借助第三方團隊的力量（檔案數(shù)字化外包）又需大量的資金支持，并且還面臨企業(yè)信息安全的不可控性，這兩難的情況使很多企業(yè)遲遲不敢進行數(shù)字化管理嘗試。

二、當前檔案管理工作存在的問題和不足

（一）線上系統(tǒng)和線下操作“兩張皮”

由于缺少信息化培訓學習，檔案管理員的計算機信息技術素質(zhì)不滿足時代要求。與HR、財務等管理領域相比，檔案管理可能是信息化改革速度比較慢的一個模塊，很多業(yè)內(nèi)工作者已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)線下辦公的流程和速度，突然之間轉向線上勢必會造成一定程度的“不適”。當前不少企業(yè)檔案管理部門擁有線上管理系統(tǒng)，但檔案的收、理、管、藏還是高度依賴于人工，形成線上線下“兩張皮”，有的甚至會拒絕使用檔案信息管理系統(tǒng)，產(chǎn)生了脫節(jié)的問題。

（二）流程管控數(shù)字化程度不高

很多企業(yè)把檔案數(shù)字化工作重點放在對具有高保存價值和高利用的紙質(zhì)文件進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，檔案管理員在線上系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入、校驗和原文掛接，這僅僅只是檔案數(shù)字化的前端工作。對于后端管理流程和環(huán)節(jié)的管控還沒有做到數(shù)字化轉型，這一管理模塊是被忽略的。檔案管理員的績效表現(xiàn)、錄入信息的效率和信息安全性等指標缺少量化，使得檔案管理工作整體的優(yōu)化無從下手。作為一個管理職能，檔案管理串聯(lián)了多個部門主體、個人對象主體，只有利用大數(shù)據(jù)做好流程節(jié)點的跟蹤控制，才能真正提高檔案管理效率。

三、基于大數(shù)據(jù)時代背景下提升檔案管理工作效果的策略

（一）管理制度流程實現(xiàn)信息化

檔案管理對流程的合規(guī)性、安全性和可靠性要求很高，利用大數(shù)據(jù)技術可以對文件流轉、收發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)的詳細信息進行具體記錄，并分類保存。在設計管理系統(tǒng)時，要充分考慮各類操作人員對業(yè)務的具體需求，相應設計系統(tǒng)管理模塊。比如，可以對部分員工在提供權限許可的前提下開放查看檔案的入口，并與其工作系統(tǒng)相對接（如財務部門人員可以在自己的作業(yè)系統(tǒng)中直接進入檔案管理系統(tǒng)的會計檔案管理模塊）。

（二）過程管控員工績效工作量

利用大數(shù)據(jù)技術能夠有效提升檔案資料的使用效率，過去一份文件受限只能由一個主體查閱，現(xiàn)在線上可以多人同時查閱同一份檔案原文，也規(guī)避了檔案管理員在檔案借閱中的登記失誤，有效管控借閱流程節(jié)點?？梢岳么髷?shù)據(jù)技術對檔案管理工作和完成動態(tài)進行實時跟蹤和統(tǒng)計，并與人力資源管理系統(tǒng)相連接。在傳統(tǒng)的管理模式中難以考核的檔案收發(fā)及時性、合規(guī)性等問題，借由線上系統(tǒng)都能夠保留依據(jù)，這能給人力資源部針對檔案管理工作進行有效考核提供便利。信息技術只是提高管理效果的手段，只有系統(tǒng)與操作的人都完成優(yōu)化，才能保證數(shù)字化檔案管理的效果持續(xù)穩(wěn)定進步。

四、結束語

利用大數(shù)據(jù)技術優(yōu)化檔案管理效率和效果是必然趨勢，相關人員應該順應時代發(fā)展的要求，轉變管理思維和方式，利用好大數(shù)據(jù)技術帶來的機遇，強化管理和頂層設計規(guī)避科技帶來的風險和挑戰(zhàn)。針對當前檔案管理信息化轉型過程中存在線上線下“兩張皮”、流程管控數(shù)字化程度不高等問題。對此，必須強化檔案管理制度和流程的信息化，科學考核相關員工的績效，在大數(shù)據(jù)時代進一步轉變管理思路，扎實做好現(xiàn)代化的檔案管理工作。