大智移云時(shí)代對(duì)構(gòu)建理想合并報(bào)表信息化系統(tǒng)的思考

鐘翠紅 多倫科技股份有限公司

本文是基于各層級(jí)公司使用同一款財(cái)務(wù)核算云軟件的基礎(chǔ)上的思考。對(duì)于使用不同財(cái)務(wù)核算軟件的企業(yè)，還要考慮財(cái)務(wù)核算軟件本身的數(shù)據(jù)接口問(wèn)題，由于論文篇幅有限，本文不再贅述。

一、期望達(dá)到的理想效果

1.能靈活增加或減少各級(jí)子公司的合并范圍，靈活調(diào)整股權(quán)占比的增減變動(dòng)；自動(dòng)核對(duì)內(nèi)部往來(lái)、內(nèi)部交易、內(nèi)部現(xiàn)金流，自動(dòng)合并抵消，并可完成報(bào)表附注披露所需要的大部分財(cái)務(wù)信息。

2.通過(guò)云計(jì)算和云儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)只要錄入一次便能被反復(fù)提取使用，可共享給所有有權(quán)使用的部門(mén)自行取用，既能滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的需求，也能滿足管理會(huì)計(jì)的需求，使信息不再成為信息孤島。

3.報(bào)表體系能夠分兩類，一類為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表體系，能夠滿足會(huì)計(jì)準(zhǔn)則或法定披露要求，按是否控制，在每級(jí)母公司節(jié)點(diǎn)之上增設(shè)合并節(jié)點(diǎn)，只要選擇某級(jí)母公司合并節(jié)點(diǎn)即可自動(dòng)關(guān)聯(lián)選擇受該母公司控制的所有子公司，以解決下級(jí)子公司巨多，人工選擇時(shí)難免會(huì)有遺漏的現(xiàn)象。另一類為管理會(huì)計(jì)報(bào)表體系，該體系應(yīng)當(dāng)對(duì)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)建模，要能夠自由按事業(yè)部板塊、業(yè)務(wù)種類、業(yè)務(wù)區(qū)域甚至按業(yè)務(wù)員等單維度或多維度來(lái)靈活選擇合并范圍，靈活選擇合并年度、季度、月度、周或天，直至實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)報(bào)表，管理會(huì)計(jì)報(bào)表體系必須強(qiáng)調(diào)要能夠靈活選擇各維度合并范圍，而不需要系統(tǒng)后臺(tái)人工另行配置，并能夠做到管理會(huì)計(jì)報(bào)表可以從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表調(diào)整后的報(bào)表或科目余額表中取數(shù)。

4.可根據(jù)使用者自己的需要生成各類報(bào)表，例如原始報(bào)表、匹配自動(dòng)調(diào)整分錄或手動(dòng)調(diào)整分錄后的調(diào)表不調(diào)賬的調(diào)整后報(bào)表、報(bào)表調(diào)整分錄底稿匯總表、合并報(bào)表、合并報(bào)表調(diào)整分錄底稿匯總表、區(qū)域報(bào)表、部門(mén)報(bào)表、產(chǎn)品報(bào)表、業(yè)務(wù)員報(bào)表、合并報(bào)表的匯總科目余額及發(fā)生額表等等。

5.集成各部門(mén)軟件接口，如收銀系統(tǒng)、OA 審批系統(tǒng)、PMS 系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)等，通過(guò)預(yù)留的接口對(duì)接至財(cái)務(wù)核算軟件中，使其自動(dòng)生成收入憑證、收款憑證、費(fèi)用報(bào)銷憑證，按設(shè)置好的各部門(mén)人員或各項(xiàng)目人員信息自動(dòng)歸集、分配并生成應(yīng)付職工薪酬憑證，自助歸集工時(shí)數(shù)并自動(dòng)按工時(shí)分?jǐn)傊圃熨M(fèi)用；充分整合業(yè)務(wù)流與財(cái)務(wù)流，實(shí)現(xiàn)各流程的無(wú)縫對(duì)接，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。

6.增加系統(tǒng)的兼容性和可擴(kuò)展性，預(yù)留多功能數(shù)據(jù)源接口，并可不斷升級(jí)改造信息化系統(tǒng)，使之能滿足合并及信息披露的要求、滿足會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)政策調(diào)整的需要、滿足不斷精細(xì)化財(cái)務(wù)管理的需求。

二、理想信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）前期準(zhǔn)備

1.政策的統(tǒng)一

上合并系統(tǒng)軟件的各級(jí)子公司，包括聯(lián)營(yíng)或合營(yíng)公司，要想得到橫向縱向可比的財(cái)務(wù)信息，必須先統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策和核算規(guī)則，如折舊政策，資產(chǎn)殘值率，各類資產(chǎn)的折舊年限、折舊方法；折舊、職工薪酬等哪些歸集到成本類會(huì)計(jì)科目，哪些歸集到費(fèi)用類會(huì)計(jì)科目；房租、水電氣、物業(yè)費(fèi)、銷售優(yōu)惠券如何分?jǐn)側(cè)绾稳胭~等，都要形成書(shū)面的核算要求并下發(fā)或共享至各級(jí)公司嚴(yán)格執(zhí)行，只有按統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算規(guī)則入賬，進(jìn)行各板塊毛利率分析，以及其他的財(cái)務(wù)分析才是有意義的，特別是同一類業(yè)務(wù)的連鎖經(jīng)營(yíng)板塊的核算更要統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目的核算內(nèi)容，這樣的財(cái)務(wù)分析對(duì)公司戰(zhàn)略決策才有參考價(jià)值。

2.基礎(chǔ)設(shè)置的統(tǒng)一

1）會(huì)計(jì)科目至少要統(tǒng)一設(shè)置至二級(jí)明細(xì)會(huì)計(jì)科目，應(yīng)交稅費(fèi)科目至少要統(tǒng)一設(shè)置至三級(jí)明細(xì)科目，并收回已統(tǒng)一設(shè)置的各級(jí)次會(huì)計(jì)科目的下級(jí)公司修改或添加的權(quán)限，只開(kāi)放其他末級(jí)明細(xì)科目的修改或添加的權(quán)限；并對(duì)統(tǒng)一設(shè)置的科目設(shè)置統(tǒng)一的輔助核算，設(shè)置輔助核算時(shí)要考慮報(bào)表及附注提取數(shù)據(jù)的需要，盡可能多地設(shè)置輔助核算；對(duì)確需變更的已統(tǒng)一設(shè)置的科目應(yīng)先上報(bào)總部管理人員討論通過(guò)后，方可修改，并適用于所有系統(tǒng)內(nèi)的公司。

2）客商設(shè)置成內(nèi)部客商和外部客商兩類，內(nèi)部客商由存在股權(quán)關(guān)系或關(guān)聯(lián)關(guān)系的可能需要合并抵消的系統(tǒng)內(nèi)成員企業(yè)組成，便于后期自動(dòng)生成內(nèi)部債權(quán)債務(wù)等明細(xì)賬，執(zhí)行自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)合并抵消內(nèi)部交易及內(nèi)部往來(lái)的取數(shù)識(shí)別。沒(méi)有任何關(guān)系的則為外部客商。并可根據(jù)股權(quán)架構(gòu)調(diào)整或其他變化導(dǎo)致的內(nèi)部客商和外部客商的性質(zhì)變更作出修改。

3）客戶、供應(yīng)商及代碼要做到只要錄入系統(tǒng)，無(wú)論其是股東還是客商，各級(jí)公司都可以查詢和選擇分配給自己使用，在錄入客商名稱時(shí)可通過(guò)設(shè)置必須錄入客商的稅號(hào)，設(shè)置同一稅號(hào)只能錄入一次的限制，通過(guò)全國(guó)統(tǒng)一的稅號(hào)來(lái)防止同一客商因錄入的名稱不一致導(dǎo)致多頭掛賬；也可通過(guò)關(guān)聯(lián)企查查、國(guó)家公信網(wǎng)等平臺(tái)，以保證錄入的名稱不會(huì)添字漏字錯(cuò)字，保證錄入客商的唯一性，便于匯總輔助核算余額，方便報(bào)表附注的取數(shù)。

4）設(shè)置當(dāng)某一核算主體制作會(huì)計(jì)憑證選擇輔助核算為內(nèi)部客商時(shí)自動(dòng)推送該信息作為“待辦事項(xiàng)”給被選擇的內(nèi)部客商會(huì)計(jì)主管，待對(duì)方入賬后可自動(dòng)核銷該“待辦事項(xiàng)”，以減少內(nèi)部對(duì)賬的時(shí)間性差異，方便自動(dòng)合并抵消。

5）各公司在每月結(jié)賬前，須清理完各級(jí)內(nèi)部客商推送的“待辦事項(xiàng)”方可結(jié)賬，生成報(bào)表后，點(diǎn)擊“執(zhí)行上報(bào)”，合并報(bào)表及管理人員才可查看該公司報(bào)表。并且報(bào)表執(zhí)行上報(bào)后則不能修改，并按管理要求的上報(bào)時(shí)間執(zhí)行超期自動(dòng)上報(bào)。系統(tǒng)設(shè)置如不能按期完成報(bào)表的，則通過(guò)系統(tǒng)請(qǐng)求寬限上報(bào)天數(shù)并在延期到期前主動(dòng)點(diǎn)擊或延期到期時(shí)自動(dòng)“執(zhí)行上報(bào)”。以解決各級(jí)公司完成報(bào)表后不愿點(diǎn)擊“執(zhí)行上報(bào)”，合并人員因擔(dān)心其再修改報(bào)表而不敢貿(mào)然使用其未“執(zhí)行上報(bào)”的報(bào)表，以至于影響報(bào)表合并進(jìn)程。

3.輔助核算的無(wú)限細(xì)化

借鑒阿米巴核算的理念，強(qiáng)化核算的顆粒度，進(jìn)行多維度核算細(xì)化，按研發(fā)項(xiàng)目、訂單號(hào)、客戶、產(chǎn)品、地區(qū)、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、采購(gòu)員等設(shè)置輔助核算，增加初始核算的顆粒度，讓核算模塊化，方便后期管理會(huì)計(jì)靈活提取各模塊單元信息做準(zhǔn)備。

（二）多維度合并范圍的設(shè)置

1.通過(guò)股權(quán)投資數(shù)據(jù)維護(hù)設(shè)置，來(lái)選用客商名稱、股權(quán)占比及股權(quán)占比開(kāi)始時(shí)間，股權(quán)發(fā)生變更的則填寫(xiě)原股權(quán)占比結(jié)束時(shí)間，以形成某個(gè)期間的股權(quán)，便于合并報(bào)表時(shí)該投資期間收益的計(jì)算；填寫(xiě)是否控制，便于合并報(bào)表時(shí)只要選擇了某個(gè)母公司合并節(jié)點(diǎn)則可勾選“包含下級(jí)”自動(dòng)關(guān)聯(lián)受該母公司控制的各級(jí)子公司參與合并。為使合并節(jié)點(diǎn)層級(jí)清晰，可設(shè)計(jì)成層級(jí)折疊方式，并在組織編碼加后綴字母A 等方式區(qū)別合并節(jié)點(diǎn)。

2.按管理需要設(shè)置事業(yè)部維度、業(yè)務(wù)種類維度、業(yè)務(wù)部門(mén)維度、業(yè)務(wù)區(qū)域維度、業(yè)務(wù)員維度等的多維度核算，可自由組合管理會(huì)計(jì)的合并范圍，而不再需要費(fèi)時(shí)耗力地由后臺(tái)人工配置合并參數(shù)，以增強(qiáng)快捷合并，及時(shí)提供經(jīng)營(yíng)所需的財(cái)務(wù)信息。并可選擇從原始報(bào)表取數(shù)或從調(diào)整后報(bào)表取數(shù)或從輔助科目余額表取數(shù)等多途徑數(shù)據(jù)來(lái)源。

3.通過(guò)選擇合并開(kāi)始時(shí)間和合并結(jié)束時(shí)間，以形成可自由選擇的合并期間的管理會(huì)計(jì)合并報(bào)表，而不必拘泥于月結(jié)后才能出管理報(bào)表，以提高時(shí)效性。

（三）報(bào)表及調(diào)整分錄的設(shè)置

1.每個(gè)公司設(shè)置兩類報(bào)表，一類為原始個(gè)別報(bào)表，即由各公司會(huì)計(jì)執(zhí)行報(bào)表上報(bào)后的報(bào)表，合并層級(jí)的即為原始合并報(bào)表，即未進(jìn)行合并抵消的各子公司個(gè)別調(diào)整后報(bào)表的簡(jiǎn)單求和金額。

另一類為調(diào)整后個(gè)別報(bào)表，即原始個(gè)別報(bào)表匹配個(gè)別報(bào)表調(diào)整分錄后的調(diào)整后個(gè)別報(bào)表，合并層級(jí)的即為原始合并報(bào)表匹配合并報(bào)表調(diào)整分錄后的調(diào)整后合并報(bào)表。

2.設(shè)置調(diào)整分錄專區(qū)，分為個(gè)別報(bào)表調(diào)整分錄專區(qū)和合并報(bào)表調(diào)整分錄專區(qū)。設(shè)置個(gè)別報(bào)表調(diào)整分錄底稿匯總表和合并報(bào)表調(diào)整分錄底稿匯總表。

個(gè)別報(bào)表調(diào)整分錄專區(qū)，為手動(dòng)調(diào)整分錄，用于匯總對(duì)原始個(gè)別報(bào)表中錯(cuò)誤內(nèi)容的分錄調(diào)整、購(gòu)買(mǎi)日公允價(jià)值與賬面價(jià)值的差異調(diào)整及各期差異攤銷的滾動(dòng)調(diào)整等。個(gè)別報(bào)表調(diào)整分錄專區(qū)查詢權(quán)限下放到各個(gè)別報(bào)表主體的會(huì)計(jì)主管人員，并要求其在次月會(huì)計(jì)分錄中更正錯(cuò)誤內(nèi)容。

合并報(bào)表調(diào)整分錄專區(qū)，分為自動(dòng)調(diào)整分錄和手動(dòng)調(diào)整分錄，用于匯總自動(dòng)完成成本法轉(zhuǎn)權(quán)益法的調(diào)整分錄、自動(dòng)抵消母公司長(zhǎng)期股權(quán)投資和子公司所有者權(quán)益、自動(dòng)抵消母公司及少數(shù)股東投資收益和子公司利潤(rùn)分配的調(diào)整、自動(dòng)合并抵消內(nèi)部交易和內(nèi)部往來(lái)，以及內(nèi)部交易產(chǎn)生的資產(chǎn)和折舊等的滾調(diào)、自動(dòng)抵消內(nèi)部現(xiàn)金流等。對(duì)于暫時(shí)不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)調(diào)整的事項(xiàng)則編制手動(dòng)調(diào)整分錄。

調(diào)整分錄專區(qū)設(shè)置調(diào)整內(nèi)容摘要列、調(diào)整報(bào)表科目列，借方調(diào)整金額列、貸方調(diào)整金額列。并設(shè)置手動(dòng)調(diào)整和自動(dòng)調(diào)整標(biāo)識(shí)符，以區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)是否可聯(lián)查到源數(shù)據(jù)。調(diào)整分錄中的會(huì)計(jì)科目設(shè)置成選擇報(bào)表項(xiàng)目為一級(jí)科目、選擇憑證科目為二級(jí)科目，并設(shè)置與基礎(chǔ)會(huì)計(jì)科目相同的輔助核算，以便于匯總經(jīng)調(diào)整后的各維度數(shù)據(jù)。經(jīng)過(guò)借貸方調(diào)整的金額能根據(jù)科目的選用自動(dòng)匹配至輔助科目余額表和報(bào)表科目并過(guò)渡到合并底稿匯總表中的借貸方調(diào)整欄。

3.調(diào)整分錄底稿匯總表中分四列，第一列為原始個(gè)別報(bào)表金額（合并層級(jí)即為原始合并報(bào)表金額），第二列為借方調(diào)整金額（自動(dòng)匹配調(diào)整分錄專區(qū)的借方報(bào)表科目調(diào)整金額），第三列為貸方調(diào)整金額（自動(dòng)匹配調(diào)整分錄專區(qū)的貸方報(bào)表科目調(diào)整金額），第四列為調(diào)整后個(gè)別報(bào)表金額（合并層級(jí)即為調(diào)整后合并報(bào)表金額）。

4.設(shè)置每期的調(diào)整分錄可復(fù)制至下一期合并報(bào)表的調(diào)整分錄專區(qū)，并可手動(dòng)修改被復(fù)制的分錄。設(shè)置各報(bào)表或底稿行列單元格可編輯，使其如同電子表格般方便使用。

（四）附注的取數(shù)

按證券會(huì)要求的附注格式設(shè)置附注表，并可從調(diào)整后合并報(bào)表中提取數(shù)據(jù)、從匹配調(diào)整分錄后的合并范圍科目余額匯總表中提取數(shù)據(jù)?？梢跃幹瞥觯簣?bào)表附注項(xiàng)目的期初金額、期末金額、本期金額、上年同期金額、賬齡分析及計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的表格；資產(chǎn)及折舊攤銷的期初余額、本期增加、本期減少、期末余額等基本附注內(nèi)容。

三、結(jié)束語(yǔ)

以上，是筆者從理論上推斷可以充分利用信息化技術(shù)，通過(guò)建模取數(shù)自動(dòng)完成的工作，可以節(jié)省大量的人力成本和時(shí)間成本，大大提高工作效率。實(shí)際操作中是否可以完成的更多更好，以及有何完成的障礙，還需要進(jìn)一步的討論和研究。