項目管理中信息化制度建設(shè)必要性分析

魏錚 中國人民大學(xué)商學(xué)院

一、引言

項目管理流程眾多，實施過程相對復(fù)雜，在項目管理實施過程中融入信息化管理，建設(shè)項目信息化管理制度，能夠幫助企業(yè)規(guī)范項目實施的各項流程，保證項目數(shù)據(jù)分析與處理的準(zhǔn)確與高效，極大提高企業(yè)管理效率，推動企業(yè)戰(zhàn)略實施進(jìn)程，提升企業(yè)競爭水平。信息化時代，作為企業(yè)信息化建設(shè)的標(biāo)志性內(nèi)容，推進(jìn)企業(yè)項目管理信息化制度建設(shè)勢在必行。企業(yè)管理者需要以信息技術(shù)為抓手，深刻理解信息化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的重要意義以及信息化制度建設(shè)的必要性，深入分析當(dāng)前企業(yè)信息化制度建設(shè)存在的主要問題，在掌握企業(yè)發(fā)展實際的基礎(chǔ)上，運用信息化手段實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。

二、項目管理信息化制度建設(shè)的必要性

項目管理信息化建設(shè)主要是企業(yè)采取先進(jìn)的技術(shù)手段，將企業(yè)的各個項目管理中的客戶關(guān)系、會計、物流等流程實現(xiàn)數(shù)字化的過程，信息化制度就是這個數(shù)字化過程在制度保障。實施項目管理信息化制度建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)項目信息加工得到新的信息，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展、獲取市場發(fā)展機會、協(xié)調(diào)配置企業(yè)資源提供支持，從而提升企業(yè)競爭優(yōu)勢。盡管眾多企業(yè)都開展項目信息化建設(shè)，但是信息化制度還不夠完善，阻礙了項目管理的信息化發(fā)展。因此建好信息化制度，推進(jìn)企業(yè)項目管理信息化進(jìn)程，能夠有效滿足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略需求，信息化制度建設(shè)的必要性主要表現(xiàn)在：

（一）信息化制度建設(shè)符合企業(yè)新時代發(fā)展需求

1.信息化建設(shè)基礎(chǔ)不斷增強。新時代信息生產(chǎn)力能夠有效推動社會發(fā)展進(jìn)程，信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為全球性趨勢。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，政府對信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提出了更高要求，為企業(yè)信息化發(fā)展提供了良好的硬件基礎(chǔ)，為企業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展、實施信息化管理提供了機遇。因此需要不斷完善信息化制度建設(shè)，為企業(yè)信息化發(fā)展、項目管理效率的提升提供保障。

2.企業(yè)參與競爭的必然要求。外部市場環(huán)境不斷變化，企業(yè)為了應(yīng)對變幻莫測的外部環(huán)境，必須要建立信息化制度，為企業(yè)信息化建設(shè)予以保障，積極抓住新時代技術(shù)革命發(fā)展機遇，建立信息化項目管理體系，能夠有效提高項目資源配置效率，規(guī)范項目管理程序，提升企業(yè)管理水平，加快發(fā)展戰(zhàn)略實施進(jìn)程，增強企業(yè)市場競爭力。

3.新時代信息共享的發(fā)展要求。云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)已經(jīng)成為信息化管理的重要手段，隨之而產(chǎn)生的信息共享平臺受到各大企業(yè)的關(guān)注，對當(dāng)前的信息發(fā)展與協(xié)作模式提出了挑戰(zhàn)。企業(yè)建立信息化建設(shè)制度，能夠為其參與大范圍的信息共享提供基礎(chǔ)，為項目管理尋求新技術(shù)、新模式提供保障。

（二）有利于推動企業(yè)發(fā)展進(jìn)程

1.信息化制度建設(shè)能細(xì)化企業(yè)各部門職責(zé)分工。企業(yè)項目管理信息化建設(shè)是需要所有部門、所有員工共同參與的一項工作，會在一定程度上改變員工的工作方式和工作思路，在信息化建設(shè)開始階段，如果沒有相關(guān)的管理辦法或制度作為保障，很容易出現(xiàn)相關(guān)部門或員工推卸責(zé)任的情況，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程受阻，企業(yè)管理效率提高緩慢。因此信息化制度建設(shè)能夠幫助企業(yè)各個部門明確項目管理過程中的職責(zé)分工，有利于企業(yè)相關(guān)職能部門和員工積極參與信息化建設(shè)過程，共同協(xié)作解決難題。

2.信息化制度建設(shè)能規(guī)范項目管理流程。信息化建設(shè)水平對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，在信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的過程中，建立相配套的管理制度，可以為整合資源、厘清各個流程實施的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范提供保障。在制度建設(shè)時，應(yīng)該對項目信息化管理的步驟、實施范圍、相關(guān)系統(tǒng)培訓(xùn)等流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，讓參與信息化建設(shè)的有關(guān)工作人員可以更加直觀的理解相關(guān)管理流程，進(jìn)而提高信息化建設(shè)工作效率，避免在建設(shè)過程中出現(xiàn)流程混亂、無制度依據(jù)等問題的出現(xiàn)。

3.信息化制度建設(shè)能有效控制項目管理審批節(jié)點。項目管理的審批流程相對復(fù)雜，在具體審批過程中，往往沒有統(tǒng)一的時間節(jié)點，利用信息化管理系統(tǒng)可以明確項目審批時間階段，規(guī)定特定時間節(jié)點的項目審批人。尤其是工程項目建設(shè)往往存在一人多崗的情況，不同項目的員工需要承擔(dān)不同的角色，導(dǎo)致審批權(quán)限出現(xiàn)差別。因此進(jìn)行信息化制度建設(shè)，能夠?qū)㈨椖康膶徟?jié)點、審批權(quán)限和審批人員進(jìn)行明確規(guī)定，有效提高項目審批效率，避免因?qū)徟h(huán)節(jié)不暢導(dǎo)致項目無法正常開展的情況。

三、項目管理信息化制度建設(shè)中存在的問題

（一）管理者對信息化制度建設(shè)不夠重視

管理者對企業(yè)信息化制度建設(shè)重要性的認(rèn)識不夠充分，沒有理解信息化制度建設(shè)對企業(yè)信息化發(fā)展的重要意義。由于信息化制度建設(shè)需要投入一定的人力、財力和物力，運用實地調(diào)研等方式了解企業(yè)項目管理信息化建設(shè)實際情況后，才能夠進(jìn)行設(shè)計與完善，保證制度“接地氣”，但是管理者往往更加重視經(jīng)濟(jì)效益與投入回報，他們認(rèn)為信息化制度建設(shè)知識一項輔助工作，沒有必要浪費精力進(jìn)行專門建設(shè)，導(dǎo)致項目信息化建設(shè)缺乏制度或標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，進(jìn)程緩慢。投入管理者的不重視影響了他們對信息化制度建設(shè)的理解與認(rèn)識，沒有意識到信息化制度建設(shè)對企業(yè)項目信息化建設(shè)保障性作用。

（二）信息化制度建設(shè)實用性不強

信息化制度建設(shè)需要以企業(yè)發(fā)展實際為出發(fā)點，與企業(yè)主營業(yè)務(wù)相匹配，為業(yè)務(wù)提供服務(wù)與保障。但現(xiàn)在很多企業(yè)為了應(yīng)付了事，形成了制度不夠貼近企業(yè)業(yè)務(wù)，實用性不強，制度建設(shè)流于形式，無法得到有效落實。企業(yè)信息化建設(shè)經(jīng)驗不足是制度建設(shè)實用性不強的主要原因。企業(yè)在進(jìn)行制度建設(shè)過程中，往往根據(jù)先前判斷，采用拍腦袋的方式?jīng)Q定信息化建設(shè)的相關(guān)制度內(nèi)容，沒有成立專門的小組或機構(gòu)對其進(jìn)行研究與設(shè)計，參與制度建設(shè)的相關(guān)人員信息化建設(shè)的理解不夠，沒有最新的理論知識作指導(dǎo)，影響了信息化制度形成后的質(zhì)量水平，信息化制度建設(shè)呈現(xiàn)出“摸索中前進(jìn)”的情況。

（三）信息化制度建設(shè)人才不足

很多企業(yè)為了信息化建設(shè)進(jìn)行了相關(guān)的制度建設(shè)，但是信息系統(tǒng)的操作和使用需要具備一定的專業(yè)性，專業(yè)人才的指導(dǎo)下制度才能夠形成，但企業(yè)普遍信息化建設(shè)專業(yè)人才不足，而非專業(yè)工作人員對信息化建設(shè)活動理解程度不高，設(shè)計形成的信息化制度不夠完善，在制度中對信息化建設(shè)工作分工、職責(zé)、流程、權(quán)限等內(nèi)容不能進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，相關(guān)程序和要求的制定也不夠符合實際，沒有對項目信息化建設(shè)中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與實施措施進(jìn)行量化，導(dǎo)致該項工作的考核沒有標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的獎懲措施無法落實，影響員工參與信息化制度建設(shè)的積極性和主動性，阻礙制度建設(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

四、完善工程建設(shè)項目管理企業(yè)信息化制度建設(shè)的措施

（一）積極營造信息化建設(shè)氛圍

信息化建設(shè)是一個長期過程，需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行廣泛宣傳，營造良好的信息化建設(shè)氛圍，讓管理者和員工了解到信息化建設(shè)的必要性，以及形成制度性指導(dǎo)文件的重要意義。一是要提高管理者的重視程度，加大對信息化建設(shè)的投入力度，成立專門的小組和機構(gòu)開展信息化制度建設(shè)工作，在人力、財力和物力上予以足夠的支持；同時將信息化制度納入企業(yè)管理制度體系，信息化水平發(fā)展與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相融合，為制度建設(shè)提供戰(zhàn)略保障。二是應(yīng)該建立完善的激勵制度，在其中明確規(guī)定員工參與信息化建設(shè)的獎勵機制，采取激勵的方式讓員工參與到信息化制度建設(shè)過程中，鼓勵全員為制度建設(shè)提供意見和建議，一經(jīng)采納，即可獲得相應(yīng)的現(xiàn)金獎勵。用獎勵機制有效激發(fā)員工參與建設(shè)的主動性，確保制度建設(shè)順利開展。三是將信息化建設(shè)納入考核范圍，在信息化建設(shè)制度中，對員工考核標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，信息化建設(shè)內(nèi)容作為年中、年底績效考核結(jié)果的一部分，從而激發(fā)員工參與積極性，為加快企業(yè)信息化制度建設(shè)提供支持。

（二）開展信息化制度建設(shè)調(diào)研

調(diào)研能夠幫助制度設(shè)計相關(guān)人員了解企業(yè)信息化建設(shè)的實際情況，以及管理者和員工的真實看法，因此開展調(diào)研工作是進(jìn)行信息化制度建設(shè)的基礎(chǔ)。企業(yè)在進(jìn)行信息化制度建設(shè)前，應(yīng)該對管理者、員工、業(yè)務(wù)發(fā)展等進(jìn)行調(diào)查，了解企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展面臨的困境，以及相關(guān)人員的看法，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化的結(jié)果，設(shè)計與業(yè)務(wù)相匹配的信息化建設(shè)管理辦法，形成制度文件在公司信息系統(tǒng)中予以傳閱。一是對管理者進(jìn)行調(diào)研，了解管理者對項目信息化制度建設(shè)方面的需求，從戰(zhàn)略層面對制度建設(shè)提供指導(dǎo)。二是對員工進(jìn)行調(diào)研，從員工角度了解信息化制度建設(shè)實施需要具備的條件，以及她們對信息化建設(shè)的理解，收集制度建設(shè)的意見建議，為制度建設(shè)提供素材。三是對公司的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)查，了解當(dāng)前公司業(yè)務(wù)流程存在的不足之處，根據(jù)調(diào)研結(jié)果對流程進(jìn)行改進(jìn)與完善。通過調(diào)研，能夠讓制度設(shè)計者對公司內(nèi)部有個全面的了解，確保制度的實用性。企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)就是要打破固有的業(yè)務(wù)管理思維模式，激發(fā)員工的創(chuàng)新性和能動性，實施項目信息化建設(shè)過程中，不斷修訂現(xiàn)行的信息化管理制度，為項目信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

（三）培養(yǎng)信息化建設(shè)專業(yè)人才

人才不僅是信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，更是制度建設(shè)的重要保障。針對信息化建設(shè)人才不足的問題，企業(yè)應(yīng)該積極創(chuàng)造吸引信息技術(shù)人才條件，吸引外部專業(yè)性人才，培養(yǎng)內(nèi)部有潛力的信息技術(shù)人才，逐步形成信息化建設(shè)專業(yè)團(tuán)隊，從而推動企業(yè)信息化發(fā)展進(jìn)程。一是要優(yōu)化內(nèi)部條件，加大引才力度，為外部專業(yè)人才提供具有競爭力的薪資水平和良好的工作環(huán)境，確?？梢砸齺砣瞬拧６且哟笈嘤?xùn)力度，針對內(nèi)部有潛力的員工，要經(jīng)常性開展信息技術(shù)培訓(xùn)工作，破除信息技術(shù)的技術(shù)壁壘?？梢圆扇∪珕T培訓(xùn)、個別人員專訓(xùn)的方式，以介紹新技術(shù)、信息技術(shù)實際應(yīng)用為出發(fā)點，逐漸提高信息系統(tǒng)使用水平，培養(yǎng)員工以信息技術(shù)為工具，提高他們專業(yè)化水平。三是要將信息化建設(shè)與員工職業(yè)發(fā)展相融合，讓員工意識到信息化建設(shè)與他們密切相關(guān)，逐漸培養(yǎng)管理者和員工的信息化建設(shè)意識，鼓勵他們積極參與信息化制度建設(shè)過程。

五、結(jié)束語

企業(yè)信息化建設(shè)是一項需要長期堅持的工程，一個企業(yè)信息化建設(shè)水平可以從側(cè)面反映出項目管理水平的高低，而制度作為信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，對企業(yè)信息化發(fā)展具有重要意義。管理者作為企業(yè)發(fā)展推動者，應(yīng)該重視信息化建設(shè)工作，對信息化制度建設(shè)予以足夠的重視。制度不夠健全是企業(yè)信息化建設(shè)水平不高的主要原因之一，因此企業(yè)應(yīng)該重點對信息化建設(shè)的制度進(jìn)行優(yōu)化，明確信息化建設(shè)中相關(guān)流程、標(biāo)準(zhǔn)、各個部門的職責(zé)與分工等內(nèi)容。在進(jìn)行制度建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)該給予足夠的人力資源和經(jīng)濟(jì)資源等支持，完善內(nèi)部激勵機制和薪酬體系，積極營造良好的內(nèi)部環(huán)境，吸引優(yōu)秀的專業(yè)人才參與信息化建設(shè)過程，為制度建設(shè)提供人才保障。