大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略分析

鄒新根 清流縣融媒體中心

事業(yè)單位的檔案管理工作，就是幫助各個(gè)部門收集日常工作的信息，通過合理的手段，將事業(yè)單位各部門的工作實(shí)際情況反映出來。在新的發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)的整體建設(shè)水平不斷提高，檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)也因此不斷提高。事業(yè)單位的檔案管理模式處于不斷變化的狀態(tài)中，要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展情況，針對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)事業(yè)單位來說，要積極轉(zhuǎn)變檔案管理的態(tài)度和意識(shí)，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的粗放式管理模式，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位的檔案管理，不僅影響到員工的個(gè)人發(fā)展以及收入待遇，也是事業(yè)單位發(fā)展的歷史憑證，加強(qiáng)檔案管理，不僅僅是將資料做好整理和存放，還能為事業(yè)單位的發(fā)展提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)，因此提高檔案管理效率有重要意義，因此需要針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)和實(shí)際發(fā)展情況，制定更有效的管理方案和完善的管理制度。

一、關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的分析

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代

大數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)單來講就是大量的信息資料，而且信息量的規(guī)模較大無法通過人力來實(shí)施處理和整合，采用傳統(tǒng)的軟件也無法保證數(shù)據(jù)整理的效果和質(zhì)量，在大量信息中提取有用的信息有很大的難度。則可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)的整理和分析，從而在檔案管理中應(yīng)用發(fā)揮著重要的作用，提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用離不開互聯(lián)網(wǎng)的支持，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用是以云計(jì)算為基礎(chǔ)開展的，具有多樣性、高速性和精準(zhǔn)度高的特點(diǎn)，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開展有重要意義[1]。

（二）關(guān)于檔案管理工作

檔案管理工作就是將事業(yè)單位的工作人員在處理工作、學(xué)習(xí)、活動(dòng)中形成的數(shù)據(jù)和信息，通過多種儲(chǔ)存方式進(jìn)行保存的任務(wù)。檔案管理簡(jiǎn)單來講，就是針對(duì)檔案信息做好科學(xué)有效的管理和儲(chǔ)存，也是檔案室針對(duì)檔案實(shí)體和信息數(shù)據(jù)實(shí)施管理等服務(wù)的總稱。近幾年來，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展以及事業(yè)單位管理制度不斷改革和創(chuàng)新的情勢(shì)下，通過先進(jìn)的技術(shù)和手段，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，將檔案在事業(yè)單位中發(fā)揮的作用激發(fā)出來。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

（一）有助于提高檔案信息的真實(shí)性

事業(yè)單位在實(shí)施傳統(tǒng)手段開展管理的時(shí)候，針對(duì)檔案內(nèi)容造假的問題很難控制和規(guī)范，無法保障信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在事業(yè)單位的檔案管理工作中實(shí)施大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能夠提高管理的質(zhì)量還能提高管理效率，相比傳統(tǒng)管理對(duì)策有很大的優(yōu)勢(shì)，能夠解決很多問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，有助于保證檔案內(nèi)容的完善，還能提高檔案管理的安全性，提供檔案的有效保護(hù)，從而可減少文件丟失、文件損壞等情況的出現(xiàn)，因此通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作有重要意義，能夠提高檔案信息的真實(shí)性[2]。

（二）有助于豐富檔案信息管理的工具

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為事業(yè)單位中的檔案信息的儲(chǔ)存和管理都奠定積極的基礎(chǔ)。事業(yè)單位的檔案內(nèi)容，包括科研、文件等各個(gè)方面的內(nèi)容，在事業(yè)單位中的檔案管理工作中開展大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠妥善的儲(chǔ)存重要的信息，重視收集工作人員關(guān)于科研和專業(yè)技術(shù)等信息，從而促進(jìn)檔案內(nèi)容的豐富性。

（三）將檔案價(jià)值發(fā)揮的有效途徑

對(duì)事業(yè)單位來說，在發(fā)展過程中會(huì)形成大量的資料，在實(shí)施這些檔案資料管理的時(shí)候，大數(shù)據(jù)技術(shù)作為主要的管理手段，能夠幫助事業(yè)單位檔案管理人員實(shí)現(xiàn)信息的快速收集和整理，并且也提高了提取有價(jià)值信息的效率，從而提高檔案內(nèi)容的完善性和全面性，為領(lǐng)導(dǎo)層查閱職工的簡(jiǎn)歷和工作經(jīng)歷等提供便利，從而能更加合理的分配員工，充分發(fā)揮員工的職能，達(dá)到人盡其才的目的，也提高了事業(yè)單位的人力資源管理效果，為促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

三、大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析

（一）檔案管理工作的資源開發(fā)水平較差

為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，事業(yè)單位要針對(duì)檔案構(gòu)建數(shù)據(jù)資料庫，通過針對(duì)資料庫中的信息分析，可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)容的完善性和全面性較差，管理資料的水平也需要進(jìn)一步提高，特別是在資源信息的開發(fā)上需要給予高度重視[3]。對(duì)事業(yè)單位來說，檔案管理工作質(zhì)量直接影響了事業(yè)單位內(nèi)部管理效果及發(fā)展水平，如果檔案管理的價(jià)值無法發(fā)揮出來，則會(huì)導(dǎo)致檔案的作用無法充分發(fā)揮出來，導(dǎo)致檔案管理水平較差。要保證檔案資料滿足社會(huì)資源共享的要求，就需要合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，將檔案信息的價(jià)值發(fā)揮出來。

（二）檔案信息的安全性較差

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各種信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在我國社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和人們的工作生活中。信息安全問題也成為我們不得不關(guān)注的內(nèi)容。針對(duì)我國事業(yè)單位的信息化管理情況進(jìn)行分析，在檔案管理上，事業(yè)單位實(shí)施檔案管理的工作人員的信息安全意識(shí)需要進(jìn)一步提高，工作人員的信息安全意識(shí)的缺乏是導(dǎo)致檔案信息安全性較差的主要因素，則很容易遭到不法分子的利用，從而出現(xiàn)檔案信息的泄露等。同時(shí)，一些不法分子會(huì)通過木馬病毒襲擊檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)癱瘓，出現(xiàn)極大的安全漏洞，從而導(dǎo)致信息被竊取。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行信息的整理和歸納，但是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，需要管理人員掌握各種軟件和技術(shù)的使用方法，從而對(duì)其計(jì)算機(jī)操作能力提出了一定的要求。還要做好數(shù)據(jù)信息的維護(hù)和更新，及時(shí)處理數(shù)據(jù)的調(diào)閱請(qǐng)求，定期開展檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)，一旦發(fā)生安全隱患，就要制定合理的處理對(duì)策。由于事業(yè)單位的檔案管理退伍老齡化問題嚴(yán)重，缺乏先進(jìn)的專業(yè)人才，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高。

四、在大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展的對(duì)策

（一）提高檔案信息的開發(fā)和應(yīng)用水平

檔案管理中實(shí)施信息化技術(shù)發(fā)揮著積極的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠加深對(duì)檔案資料的挖掘和應(yīng)用，還能提高檔案資料的應(yīng)用效率。事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)施中，需要根據(jù)檔案目錄進(jìn)行管理制度的構(gòu)建，將一些分散的信息整合起來，在信息技術(shù)的幫助下深化對(duì)檔案信息的開發(fā)和應(yīng)用。在實(shí)施檔案信息的整合中，要構(gòu)建完善、有效的管理機(jī)制，針對(duì)檔案信息實(shí)施分級(jí)管理，從而將檔案在事業(yè)單位中應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮出來，提高事業(yè)單位的服務(wù)水平。

（二）重視保證檔案信息的安全性的對(duì)策

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)人們生活和工作的重要組成部分，檔案信息也被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)方式有效提高了檔案管理的效率，不過同時(shí)，也提高了信息的安全隱患。由于計(jì)算機(jī)具有開放性的特點(diǎn)，掌握高水平計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員，則會(huì)有入侵檔案信息庫的能力，從而對(duì)事業(yè)單位的檔案信息資料庫造成破壞，威脅到事業(yè)單位檔案信息的安全性。尤其是檔案庫受到黑客襲擊的時(shí)候，就可以利用檔案信息進(jìn)行非法交易，給人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全構(gòu)成威脅。因此，在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存和備份的時(shí)候，就要重視提高檔案管理的安全性。實(shí)施檔案管理的工作人員，不僅要提高安全管理意識(shí)，還要通過信息技術(shù)來維護(hù)檔案信息的安全性。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對(duì)當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理團(tuán)隊(duì)來說，存在著老齡化嚴(yán)重的問題，大多數(shù)管理人員缺乏計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，依然采用傳統(tǒng)的管理手段，無法提高檔案管理的效率和質(zhì)量。針對(duì)事業(yè)單位存在的人員綜合素質(zhì)較差的問題，就要根據(jù)檔案管理部門和工作人員的實(shí)際情況，制定有效的手段提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作水平[4]。第一，事業(yè)單位要積極組織檔案管理工作人員參與大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)大數(shù)據(jù)概念、特點(diǎn)和作用等有充分的理解，邀請(qǐng)專業(yè)人員到事業(yè)單位中舉辦講座，讓事業(yè)單位工作人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)有正確的認(rèn)識(shí)，樹立檔案信息的安全管理意識(shí)。第二，事業(yè)單位要從高校中聘請(qǐng)專業(yè)的人才開展檔案管理工作，可通過提高薪資、福利待遇等方式留住高素質(zhì)人才，促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理團(tuán)隊(duì)的壯大，提高事業(yè)單位檔案管理部門的工作效率，熟練應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)施檔案管理工作。第三，檔案管理的工作人員，要提高自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷探索和學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)等，緊跟時(shí)代發(fā)展，針對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的模式和手段，提高檔案管理效率。

五、小結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用帶來了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)在我們的生活和工作中發(fā)揮著積極的作用，促進(jìn)我們生活水平的提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員提出較高的要求，事業(yè)單位需要從提高管理人員綜合素質(zhì)、保證檔案信息安全性以及加強(qiáng)對(duì)信息的開發(fā)等方面，滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用需求，因此事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展情況，不斷深化檔案管理手段的創(chuàng)新改革，將檔案信息在事業(yè)單位中的價(jià)值發(fā)揮出來，推動(dòng)事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展。