數(shù)字時代下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)對策

尹佳 衡陽市第五人民醫(yī)院

進(jìn)入了數(shù)字時代后，醫(yī)院檔案的產(chǎn)生、應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，生產(chǎn)、存儲效率也顯著提升，在這一背景下，醫(yī)院的檔案管理工作需要緊跟社會形勢，改進(jìn)原有的工作流程，提升檔案管理工作效率，更好的為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

一、數(shù)字時代優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的必要性

（一）可提升醫(yī)院管理效率

為了促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，需要不斷改善醫(yī)院管理模式，當(dāng)前，醫(yī)院之間的競爭變得日趨激烈，患者也提出了更高要求，要促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，需要加強(qiáng)管理改革。檔案管理屬于醫(yī)院管理工作的重點內(nèi)容，在數(shù)字時代下，需要高度關(guān)注這項工作，從檔案學(xué)角度來分析、預(yù)判，幫助醫(yī)院科學(xué)制定發(fā)展規(guī)劃，創(chuàng)新原有的檔案管理模式，提升檔案管理水平和管理效率。

（二）滿足數(shù)字時代的要求

在數(shù)字時代下，各個行業(yè)的發(fā)展日新月異，數(shù)字資源成為影響國家發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著明顯的推動作用。在這一時代下，為了滿足數(shù)字時代的發(fā)展要求，醫(yī)院需要在檔案管理工作上與時俱進(jìn)的走信息化發(fā)展戰(zhàn)略，發(fā)揮出技術(shù)的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）保護(hù)珍貴的檔案資源

醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院各類工作、記錄的存檔，是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的重要資源，也與醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)[1]。為了促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院需高度關(guān)注檔案管理工作，對檔案資源進(jìn)行深度挖掘，滿足醫(yī)學(xué)研究等各方需求，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，分析出醫(yī)院管理工作中的問題，明確行業(yè)趨勢，為公民健康教育、人才資源分配、醫(yī)護(hù)人才培育提供資源支持。

二、數(shù)字時代下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)對策

（一）樹立數(shù)字化管理理念

對于醫(yī)院而言，檔案是在其長期發(fā)展進(jìn)程中累積的財富資源，是醫(yī)院服務(wù)能力、治療水平的表現(xiàn)，也反映著醫(yī)院的治療方法、接診患者數(shù)量、治療與護(hù)理效果等，挖掘檔案中的資源，能夠評估出醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)度、區(qū)域常見病特點、群眾健康基礎(chǔ)，是最為可靠的一手資料。數(shù)字時代下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)需要轉(zhuǎn)變管理理念，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對這一工作予以應(yīng)有重視，樹立“數(shù)字化”管理理念，在檔案的收集、分析和管理上，要有大局意識、創(chuàng)新意識，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式，推進(jìn)檔案信息化工作的順利開展[2]。醫(yī)院方面也要主動聘請相關(guān)人才，更新硬件與軟件技術(shù)，從信息技術(shù)、人才隊伍建設(shè)等方面著手，讓醫(yī)院的檔案管理工作可更好的順應(yīng)時代發(fā)展需求。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案的源頭管理

在醫(yī)院檔案管理工作上，不能只關(guān)注表面工作，還要根據(jù)用戶需求來找到突破點、把握管理重點，在為醫(yī)護(hù)人員、患者、大眾提供檔案咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，做好醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)工作，繼續(xù)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，在檔案分類、檔案流程、檔案網(wǎng)建以及檔案改革等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行革新，強(qiáng)化檔案的源頭管理，繼而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。目前，各個醫(yī)院對于檔案管理工作均予以了高度重視，但是依然存在遺留問題需要解決，醫(yī)院方面要做好檔案系統(tǒng)的一體化建設(shè)工作，讓各個環(huán)節(jié)檔案都能夠迅速、準(zhǔn)確的被納入到檔案管理系統(tǒng)中，優(yōu)化檔案的歸檔流程，充分挖掘各類醫(yī)院檔案的信息價值。同時，要做好醫(yī)院檔案的物質(zhì)保障工作，在檔案的開發(fā)、應(yīng)用環(huán)節(jié)，必須要提供相應(yīng)的物質(zhì)保障，缺乏了物質(zhì)保障，會導(dǎo)致后續(xù)工作的開展變得困難重重，因此，醫(yī)院方面要應(yīng)用各類數(shù)字化、現(xiàn)代化技術(shù)，強(qiáng)化人力資源管理，提供技術(shù)資源、物質(zhì)資源的保障工作，保障醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)、有效。

（三）強(qiáng)化檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)

在醫(yī)療檔案資源上，信息孤島問題存在的一個主要原因就是由于各自為政，在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)上存在問題，未將各個系統(tǒng)對接起來，為了解決上述問題，需要與檔案信息化發(fā)展動態(tài)結(jié)合，加強(qiáng)相關(guān)部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進(jìn)系統(tǒng)、軟件等各個領(lǐng)域的協(xié)調(diào)，構(gòu)建統(tǒng)一的醫(yī)療檔案標(biāo)準(zhǔn)。在辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)上，嚴(yán)格遵照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》要求，明確檔案歸檔要求，強(qiáng)化與各個部門人員之間的溝通，設(shè)置對應(yīng)的管理模塊，定期對功能進(jìn)行調(diào)試，若有問題，及時進(jìn)行整改；在電子檔案管理系統(tǒng)方面，需進(jìn)一步完善原有的功能，設(shè)置系統(tǒng)管理、電子檔案管理配置、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理等一系列功能，滿足統(tǒng)一管理要求。在檔案移交環(huán)節(jié)中，需引入CA 認(rèn)證中心、身份認(rèn)證、密鑰管理等功能，保證檔案管理的有效性與真實性；在基礎(chǔ)設(shè)施與安全管理工作上，需要配備相關(guān)的信息安全設(shè)施與基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提供保障措施，規(guī)范電子文件歸檔中的各項操作，優(yōu)化辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)，及時解決檔案管理工作中的各類技術(shù)問題。

（四）提升檔案管理的安全性

在數(shù)字時代，檔案存儲媒介也日新月異，存儲穩(wěn)定性得到了顯著提升，媒介容量也越來越大，但是，物理存儲介質(zhì)在運行過程中，總會遇到風(fēng)險，單一的存儲介質(zhì)風(fēng)險較高。為了提升檔案管理工作的安全性，需要做好安全防護(hù)系統(tǒng)的建設(shè)，配備獨立的硬件設(shè)施與程序軟件，設(shè)置全狀態(tài)監(jiān)測系統(tǒng)，優(yōu)化管理功能，明確權(quán)限的劃分，定期對防火墻進(jìn)行更新升級，設(shè)置實時告警功能。綜合利用加密技術(shù)、數(shù)據(jù)簽名技術(shù)、AI 安全防護(hù)技術(shù)等，構(gòu)建出多元化的安全保障系統(tǒng)，以技術(shù)為切入點，做好安全管理制度、安全組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，強(qiáng)化對醫(yī)護(hù)人員的培訓(xùn)，普及職業(yè)道德教育、信息保密教育、法律教育等，避免由于人為因素導(dǎo)致檔案泄露。同時，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御系統(tǒng)，在出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)入侵問題時，無論源頭在什么地方，都能夠?qū)n案提供保護(hù)措施，還能對自身保護(hù)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢測，滿足雙向保護(hù)要求。并提供網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng)，提前設(shè)置病毒防御陣地，對進(jìn)出數(shù)據(jù)進(jìn)行同時檢查，避免病毒傳播[3]。另外，還要提升檔案管理人員的安全意識，嚴(yán)謹(jǐn)在電腦中下載規(guī)定外的電腦程序，切斷病毒傳播途徑。

（五）強(qiáng)化醫(yī)院檔案人才的培育

為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，醫(yī)院需要加強(qiáng)對檔案人才隊伍的培育，要求檔案人才既要熟悉檔案管理、信息管理工作，還要熟悉醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)。對此，需定期派遣檔案人員參與培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動，提高其管理能力和管理意識，在日常檔案管理工作中，要注重問題案例的收集和整改，讓檔案人才對檔案的完整性、真實性、規(guī)范性有更深理解，改進(jìn)檔案工作質(zhì)量。另外，在檔案管理工作上，要順應(yīng)信息化時代的要求，利用與其他單位的合作關(guān)系，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，利用合作單位的優(yōu)勢技術(shù)、先進(jìn)理念來開展檔案信息化建設(shè)，利用檔案人員過硬的技術(shù)能力、管理水平和業(yè)務(wù)水平提升檔案管理工作質(zhì)量。

（六）提升主動服務(wù)意識

對于檔案管理工作者，需要提升自身的主動服務(wù)意識，檔案管理工作的開展是為了更好的為醫(yī)院發(fā)展、患者提供服務(wù)，在數(shù)字時代，是以電子檔案為主。檔案人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)有待改進(jìn)的內(nèi)容，醫(yī)療行業(yè)有其本身的特點，醫(yī)院中的各類數(shù)據(jù)平臺也十分復(fù)雜，為了發(fā)揮出檔案質(zhì)量，還需繼續(xù)優(yōu)化檔案工作流程，在檔案采集、傳輸、使用過程中提供資源共享[4]。檔案人員要從以往的單一檔案管理者成為“數(shù)據(jù)科學(xué)家”，不斷提高自身綜合技能，掌握更多的數(shù)學(xué)知識，可利用信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)分析模型，對數(shù)據(jù)分析有自己的獨到見解，主動迎合社會需求，提高服務(wù)意識，更好的為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。

三、結(jié)語

數(shù)字時代醫(yī)院的檔案內(nèi)容繁多、類型復(fù)雜，在數(shù)字時代，檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用也逐步凸顯出來，如何挖掘出檔案資源的價值，成為醫(yī)院關(guān)注的重點問題。各類數(shù)字技術(shù)的更新和發(fā)展對傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作造成了深刻影響，醫(yī)院方面需要切實認(rèn)識到社會發(fā)展的變化，以技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新來優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，改變思想觀念，提升管理質(zhì)量，挖掘檔案價值，為醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展奠定基礎(chǔ)。