大數(shù)據(jù)時代下合同管理標準化分析

安冶明 陜西省天然氣股份有限公司

合同在經(jīng)濟活動中起著十分重要的作用，在大數(shù)據(jù)時代，經(jīng)濟活動所涉及到的信息種類和數(shù)量都十分繁多，這就對企業(yè)管理者的管理力、洞察力、決策力提出了更高的要求，將標準化的合同管理引入到企業(yè)經(jīng)濟管理活動中能夠更好的約束和規(guī)范經(jīng)濟活動，從而促進企業(yè)良性發(fā)展。為此，文章結合大數(shù)據(jù)時代對企業(yè)經(jīng)濟活動開展提出的要求，就如何實現(xiàn)合同標準化管理進行探究。

一、大數(shù)據(jù)時代下合同管理標準化發(fā)展的必要性

在大數(shù)據(jù)時代背景下實現(xiàn)合同管理的標準化發(fā)展具備十分重要的意義，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，合同管理標準化是企業(yè)經(jīng)濟管理活動順應時代發(fā)展的要求。經(jīng)濟合同能夠從客觀層面上反映出企業(yè)生產(chǎn)、流通，且落實到物資物料采購、生產(chǎn)經(jīng)營運轉、獲取服務支持等各個環(huán)節(jié)。若雙方按約定將合同履行完畢，就對提升企業(yè)經(jīng)營管理水平和社會經(jīng)濟發(fā)展起到十分重要的推動作用。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)改革步伐加快，各個經(jīng)濟體的聯(lián)系日益密切，由此對約束并規(guī)范經(jīng)濟管理發(fā)展的合同管理方式提出了更高要求，合同管理標準化則是增強合同和經(jīng)濟發(fā)展協(xié)同性的重要體現(xiàn)。第二，合同管理標準化的實現(xiàn)能夠提升合同管理水平。實現(xiàn)合同管理標準化，能夠進一步提升經(jīng)濟合同履約率，在執(zhí)行合同的過程中減少一系列糾紛。第三，合同管理標準化能夠提高企業(yè)工作效率。通過合同管理標準化的實現(xiàn)能夠更好的規(guī)范各項業(yè)務活動的開展，盤活合同約定的經(jīng)濟活動，從而最大限度提升合同管理工作效率。

二、當前企業(yè)合同管理存在的問題

（一）企業(yè)管理者缺乏對合同管理的重視

從企業(yè)經(jīng)營管理活動發(fā)展實際情況來看，一些企業(yè)管理者僅對銷售業(yè)績保持關注，而對提供生產(chǎn)、訂單簽訂等流程的合同管理未予以足夠重視，某些企業(yè)甚至沒有制定規(guī)范的合同管理制度，也未配備專業(yè)人員負責合同管理，從而導致合同管理工作處于落后混亂的狀態(tài)。

（二）合同審核重點不清，缺乏風險防控機制

一些企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中并未設置專門的合規(guī)或法務部門，也未聘請法律顧問，即便有一些企業(yè)設置了合規(guī)或法務部門，但在實際操作中，合規(guī)或法務部門與主辦人員在合同履行及監(jiān)督方面存在權責不明的情況，最終無法充分發(fā)揮出合同在約束和規(guī)范企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用，在合同談判和簽訂的過程中容易出現(xiàn)合同條款表述模糊、引用法條不準確、權利義務約定不清晰等問題，最終給企業(yè)發(fā)展帶來較多風險。

（三）合同管理和履行效率低下

在實施合同管理的過程中企業(yè)沒有制定出科學、完善、合理的合同管理制度，審核及履約未實現(xiàn)有效閉環(huán)，由此使得合同的起草、審核、簽訂和履行缺乏密切的銜接，最終使得合同執(zhí)行過程缺乏監(jiān)督，合同履行效率低下。

（四）缺乏標準化的合同管理體系

在合同管理的過程中沒有制定出涵蓋合同起草、談判、簽訂、監(jiān)督等一體化、統(tǒng)一化的合同編碼管理體系，使得后期數(shù)據(jù)收集與分析階段存在障礙，難以通過大數(shù)據(jù)分析對企業(yè)資金流轉、生產(chǎn)運營等經(jīng)濟活動進行定性和預判。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)合同標準化管理對策

（一）制定動態(tài)化的合同管理制度

科學合理的合同管理制度是合同順利簽訂和履行的重要基礎，企業(yè)制定合同管理制度要充分考慮自身發(fā)展實際需要，并按照制度制定出可實際操作的合同管理流程。另外，合同管理制度還需要根據(jù)合同實際履行情況來做出相應的調(diào)整，增強合同內(nèi)容和企業(yè)實際需要的適應性，出現(xiàn)不適用的問題時，需要合規(guī)或法務部門予以及時調(diào)整，實現(xiàn)對合同的動態(tài)化管理，從而更好的發(fā)揮出合同標準對企業(yè)經(jīng)營管理的約束、規(guī)范作用。

（二）實現(xiàn)合同審核的分級管理

企業(yè)合同管理的工作的標準化開展離不開規(guī)范化合同審核流程的支持，為了能夠提升合同管理成效，合同管理流程要分級別、分層次進行。重大合同、特殊合同的審核、簽訂權限具體化處理，責任落實到個人，并根據(jù)實際執(zhí)行情況來不斷完善合同審核管理流程，規(guī)范合同管理工作發(fā)展。

（三）推行合同標準文本庫及合同信息管理系統(tǒng)

標準化合同文本可極大降低條款表述不清，權利義務不明等履約風險，提高合同審核效率，節(jié)省人力資源成本。企業(yè)可根據(jù)實際需求通過合規(guī)或法務部門，劃定常用合同類型后推行標準文本庫，同時將包含合同承辦部門代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等信息內(nèi)容錄入合同信息管理系統(tǒng)。通常合同承辦部門代碼能夠清晰的明確和表現(xiàn)合同承辦主體，合同編碼則能夠清晰的反映出合同的類型。通過合同信息管理系統(tǒng)能夠提升合同管理效率，簡化合同管理流程，并為企業(yè)的經(jīng)濟數(shù)據(jù)分析提供有力支撐。

（四）實現(xiàn)合同檔案的閉環(huán)管理

完善的合同管理體系囊括合同審簽、合同執(zhí)行、履約管控及合同檔案歸檔等環(huán)節(jié)。合同檔案管理是影響合同管理成效的一個關鍵，大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)所涉及到的合同數(shù)據(jù)信息更加繁雜，為此，更需要做好合同檔案管理工作。在具體實施操作中要求合同管理人、合同承辦人按照企業(yè)合同管理制度的規(guī)定來收集整理關聯(lián)數(shù)據(jù)，包含合同簽訂審批文件、合同考察咨詢記錄、合同法律條文、合同變更材料等，通過整理這些材料形成合同檔案的閉環(huán)管理，實現(xiàn)合同的日常標準化管理。

四、結束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來對企業(yè)合同管理工作的開展提出了更高的要求，在這樣的背景下為了能夠更好的發(fā)揮出合同在整個企業(yè)發(fā)展中的應用作用，需要企業(yè)相關人員立足實際情況，從制度制定、分級審核、打造標準化合同文本庫、推行合同管理系統(tǒng)及實現(xiàn)對合同檔案的日常管理等方面入手思考如何更好的提升經(jīng)濟合同管理水平，旨在更好的促進企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。